Ebben a bemutatóban részletesen megnézzük, hogyan lehet az Outlook 365, az Outlook 2021, az Outlook 2019, az Outlook 2016 és korábbi Outlookokban leveleket összevonni.

Amikor személyre szabott e-maileket kell küldenie több címzettnek, a levelek egyesítése valódi időmegtakarítást jelent. Remekül működik üzleti frissítések, szezonális üdvözletek és hasonlók küldéséhez, így minden címzett személyes e-mailt kap a saját adataival, anélkül, hogy tudná, ki másnak küldték ezt az üzenetet.

Az Outlookban többféleképpen is végezhetünk egyesített levelezést, és most minden egyes módszert alaposan megvizsgálunk.

Mi az a Mail Merge?

Postai egyesítés egy olyan folyamat, amelynek során az egyes címzettekre szabott tömeges e-maileket hozunk létre egy adatbázisból, táblázatból vagy más strukturált fájlból származó adatok felhasználásával.

Alapvetően elkészíti az üzenet sablonját, és a megfelelő helyekre helyezi a helyőrzőket, az egyesített levelek pedig a címzett adatait (például nevet, e-mail címet stb.) egy forrásfájlból veszi ki, és a helyőrzők helyére beilleszti őket az e-mailbe.

Végül mindenki elégedett lesz - a címzettek úgy érzik, hogy egyedi és értékes, hogy egyedi üzenetet kapnak, amely az ő konkrét problémáikkal foglalkozik, és te is élvezheted a jobb elkötelezettségi arányt ;)

Hogyan készítsünk levelek egyesítését az Outlookban

Ha az összes megszólítani kívánt személy már az Outlook névjegyzékében van, akkor közvetlenül az Outlookból végezhetünk levelek egyesítését. A könnyebbség kedvéért az egész folyamatot 6 értelmes lépésre bontjuk.

Lépés 1. Válassza ki az Outlook névjegyeit

Először is, ki kell választania, hogy melyik névjegyének küldjön e-mailt. Ehhez váltson át az Outlook Kapcsolat (a CTRL + 3 billentyűkombinációval rögtön oda is juthat), válassza ki a kívánt mappát a bal oldali ablaktáblán, majd válassza ki az érdeklődő személyeket.

Hasznos tippek:

• A címre. vizuálisan látni a mezőket amelyet az összevonás során használni fogunk, válasszuk ki a Telefon vagy Lista nézet a Home lapon, a Jelenlegi nézet csoport.
• Megteheti kapcsolatok rendezése a Kategória , Cég vagy Helyszín a megfelelő gombra kattintva a A megtekintése fülön a Elrendezés csoport.
• Mert csak a releváns kapcsolatok láthatóvá tétele , keresést végezhet vállalat, ország vagy kategória alapján.
• Az Outlook névjegyek összesen 92 mezőt tartalmaznak, amelyek közül sok üres. A levelek összevonásának megkönnyítése érdekében a következőket teheti csak a releváns mezők megjelenítése , majd az aktuális nézet mezőit használja az összevonáshoz.
• A címre. irreleváns oszlopok eltávolítása nézetből, kattintson a jobb gombbal az oszlop nevére, majd kattintson a Ez az oszlop eltávolítása .
• A címre. további oszlopok hozzáadása az aktuális nézethez, kattintson a jobb gombbal bármelyik oszlop nevére, kattintson a Beállítások megtekintése > Oszlopok... .

Az alábbi képernyőképen az Outlook névjegyek kategóriák szerint csoportosítva láthatók. Üzleti kategória kapcsolatok kiválasztása:

2. lépés. Indítsa el a levelek összevonását az Outlookban

Ha a kapcsolatok ki vannak jelölve, lépjen a Home tab> Tevékenységek csoport, és kattintson a Mail Merge gomb.

3. lépés. Állítsa be a levelek összevonását az Outlookban

A Mail Merge kapcsolatok párbeszédpanelen válassza ki az Ön számára legmegfelelőbb beállításokat.

A címen. Kapcsolat , válasszon egyet a következők közül:

• Minden kapcsolat az aktuális nézetben - ha úgy szűrte a nézetet, hogy csak a célkapcsolatok legyenek láthatóak.
• Csak kiválasztott kapcsolatok - ha kiválasztotta azokat a kapcsolatokat, amelyeknek e-mailt szeretne küldeni.

A címen. Összevonandó mezők , válasszon a következő lehetőségek közül:

• Minden kapcsolat mező - ha azt szeretné, hogy az összes kapcsolati mezőt felhasználja az összevonás során.
• Kapcsolat mezők az aktuális nézetben - ha úgy konfigurálta a nézetet, hogy csak az összevonásban szereplő mezők jelenjenek meg.

A címen. Dokumentum fájl , válasszon a következő lehetőségek közül:

• Új dokumentum - hogy a dokumentumfájlt a semmiből hozza létre.
• Meglévő dokumentum - az egyesítéshez használni kívánt meglévő dokumentum kereséséhez.

A címen. Kapcsolat adatfájl , válassza ki a Állandó fájl jelölőnégyzetet, ha a kiválasztott kapcsolatokat és mezőket későbbi használatra el kívánja menteni. A vesszővel elválasztott adatok egy Word-dokumentumba (*.doc) kerülnek mentésre.

A beállítása Összevonási lehetőségek így:

• A oldalon. Dokumentum típusa , válasszon Formanyomtatványok .
• A oldalon. Összevonás a , válasszon E-mail .
• A oldalon. Üzenet tárgya , írjon be bármilyen témát, amit jónak lát (később szerkesztheti).

Íme a minta sorközi levelek beállításai:

Megjegyzés: Ha a Kapcsolat mezők az aktuális nézetben opció , győződjön meg róla, hogy az összes összevonásra szánt mező (beleértve a E-mail mező!) az aktuális nézetben jelenik meg.

Ha kész, kattintson a OK Ez megnyitja az összevont levelezési dokumentumot a Wordben.

4. lépés. Sorközi dokumentum létrehozása Wordben

Normál esetben a dokumentum a Wordben a Postai küldemények fül van kiválasztva, készen arra, hogy kiválassza a összevonási mezők Gondolhat rájuk úgy is, mint egyfajta helyőrzőkre, amelyek megmondják a Wordnek, hogy hova illessze be a személyes adatokat.

Az összevonási mező hozzáadásához a dokumentumhoz használja a következő gombok egyikét a Write & Insert Fields (Mezők beillesztése) csoport:

Üdvözlés beillesztése

Mivel minden jó kommunikáció egy üdvözléssel kezdődik, ezt kell először is hozzáadnia. Kattintson tehát a Üdvözlő sor gombot a szalagon, és válassza ki a kívánt üdvözlő formátumot az e-mailhez. Ezenkívül adja meg, hogy milyen üdvözlést használjon, ha nem talál információt egy adott címzettről.

Kattintson a címre. OK , és meglesz a "GreetingLine" a dokumentumba beillesztett helyőrző.

Hasznos tippek:

• Az alapértelmezett " Kedves ", bármilyen üdvözlést beírhat, például " Hello , " Szia ", stb.
• A címen. Előnézet , kattintson a Következő / Előző gomb megnyomásával pontosan megnézheti, hogyan fog kinézni az üdvözlő sor az egyes címzettek számára.
• Ha a köszöntő sorban szereplő információ hibás, kattintson a Egyezés mezők gombot a megfelelő mező azonosításához.
• Hasonló módon hozzáadhatja a Cím blokk ha szükséges.

Írja be az üzenet szövegét

Az üdvözlő sor után nyomja meg az Enter billentyűt, hogy új sort kezdjen a dokumentumban, és írja be az üzenet szövegét. Ne felejtsen el aláírást hozzáadni a végére, mivel az Outlook alapértelmezett aláírása nem kerül beillesztésre.

Összevonási mezők beszúrása

Ha más személyes adatokat is be szeretne illeszteni egy üzenetbe, illessze be a megfelelő összevonási mezőkbe, ahol szükséges. Íme, hogyan:

1. Helyezze a kurzort pontosan oda, ahová be akarja illeszteni az adott információt.
2. Kattintson a Összevonási mező beillesztése gombot a szalagon.
3. A megjelenő párbeszédpanelen jelölje ki a kívánt mezőt, majd kattintson a Beillesztés .
4. Miután beillesztette az összes mezőt, kattintson a Zárja be a a párbeszédpanel bezárásához.

Példaként egy mobiltelefont adunk hozzá:

Ha minden elkészült, a véglegesített dokumentum valahogy így nézhet ki:

Tipp. Ha néhány fontos mező hiányzik a Összevonási mező beillesztése párbeszédpanelen, bár biztos vagy benne, hogy az Outlookban helyesen állítottad be a névjegyeket, próbáld meg először exportálni az Outlook névjegyeidet Excelbe, majd használj egy Excel-táblát adatforrásként. Sajnos, soha nem tudhatod pontosan, hogy mi történik az Outlookban :(

5. lépés. A levelek összevonásának eredményeinek előnézete

A személyre szabott levelek kiküldése előtt érdemes előnézetben megnézni az eredményeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az egyes e-mailek tartalma rendben van-e. Ehhez kattintson a Előnézeti eredmények gombot a Postai küldemények lapot, majd a nyílgombok segítségével tekintse meg az összes e-mailt.

6. lépés. Személyre szabott tömeges e-mail küldése

Már csak néhány kattintás, és a küldeményei már úton is vannak.

1. A Postai küldemények lapon, a Befejezés csoport, kattintson a Finish & Merge , majd válassza ki E-mail üzenetek küldése... .

Kattintás OK az e-maileket a Kimenő mappába küldi. A küldés az aktuális beállítások alapján történik: azonnal, amikor csatlakozik, vagy N percenként.

Tipp. Ha a Outlook Mail Merge mellékletekkel , akkor próbálja ki a Megosztott e-mail sablonok eszközt, amely tartalmazza ezt és sok más hasznos funkciót.

Hogyan lehet a Word-ből az Outlook kapcsolatok segítségével egyesíteni a leveleket

Abban az esetben, ha az e-mail szövege már meg van írva a Wordben, onnan is elindíthatja az egyesítési folyamatot. A végeredmény pontosan ugyanaz lesz, mintha az Outlookból indítaná el.

A Wordben kétféleképpen végezhetünk egyesítést: a Sorkönyvvarázsló vagy a szalag megfelelő opciói segítségével. Ha először végezzük el az egyesítést, jól jöhet a varázsló útmutatása, ezért ezt fogjuk használni.

1. A Wordben hozzon létre egy új dokumentumot. Most rögtön beírhatja az üzenet szövegét, vagy folytathatja egy üres dokumentummal.
2. Indítsa el a Mail Merge varázsló Ehhez menjen a Postai küldemények fülre, és kattintson a Mail Merge indítása > Lépésről lépésre a Mail Merge varázsló .

Hogyan lehet az Excel adatforrásból levelek egyesítését elvégezni?

Abban az esetben, ha a levelek összevonásához szükséges információkat az Outlookon kívül tárolja, a Wordben történő levelek összevonásakor adatforrásként használhat egy Excel munkalapot vagy Access adatbázist. A lépések pontosan ugyanazok lesznek, mint a fenti példában. Az egyetlen különbség a levelek összevonása varázsló 4. lépése, ahol kiválasztja a(z) Meglévő lista használata opciót, majd keresse meg az Excel fájlt.

Ehhez a példához a következő Excel-táblázatot használjuk:

Az eredményben ezt a személyre szabott üzenetet kapja:

Ha úgy érzi, hogy részletesebb utasításokra van szüksége, kérjük, tekintse meg ezt a végponttól végpontig tartó bemutatót: Hogyan kell az Excelből a Wordbe levelet egyesíteni.

Outlook Mail Merge add-in a személyre szabott tömeges levelezéshez

Ha egy módot keres arra, hogy személyre szabott tömeges e-mail kampányokat küldjön személyes Outlook postafiókjából, akkor biztosan értékelni fogja a megosztott e-mail sablonjainkban található vadonatúj Mail Merge funkciót. Miben különbözik az Outlooktól? Íme a legfontosabb pontok:

• Közvetlenül az Outlookban hozhat létre és futtathat sorközvetítő kampányokat Word nélkül vagy bármely más alkalmazás.
• Hozzáadhat mellékletek és képek a levelek összevonásához.
• Robusztus és gyönyörű formaterveket hozhat létre a beépített Sorkönyvsablonok vagy a saját HTML-alapúakat.
• Személyre szabhatja tömeges küldeményeit bármelyik egyéni összevonási mezők .
• Egy sor adaptív elrendezések , az üzenetek bármelyik e-mail kliensben jól fognak kinézni, legyen az Outlook for Windows, Gmail vagy Apple Mail.
• Az egyesített levelek futtathatók a bármely Outlook alkalmazás : for Windows, for Mac és Outlook Online.

Azt mondják, egy pillantás jobb, mint ezer szó, úgyhogy lássuk a gyakorlatban :)

1. Készítsen levelezési listát Excel táblázatban

A terjesztési lista egy Excel-táblázat, amely tartalmazza a címzettek e-mail címeit és az összevonási mezők személyes adatait.

• A munkafüzetet a OneDrive-on kell tárolni.
• Minden adatnak egy Excel-táblázatban kell lennie.
• Az e-mail címeket a legbaloldali oszlopban kell elhelyezni, a következő elnevezéssel E-mail .

Íme egy Excel-táblázat, amelyet ehhez a példához fogunk használni:

2. Hozzon létre egy sorkönyvsablont

Egy sorközlő sablon létrehozásához a következőket kell tennie:

1. A Megosztott e-mail sablonok ablaktáblán kattintson a jobb gombbal bármelyik sablonmappára, majd válassza a Új Mail Merge sablon a kontextusmenüből:

   

2. Válassza ki a konzervált elrendezések egyikét, vagy kattintson a Egyéni HTML a saját sablon beillesztéséhez, majd kattintson a Következő :

   

3. Válassza ki a kívánt színtémát, és kattintson a Befejezés :

   

4. A sorkönyvsablon készen áll a használatra - egyszerűen cserélje ki a helyőrző szövegeket, képeket és hiperlinkeket a valódiakra.

Tipp. Más forrásból történő másoláskor a Ctrl + Shift + V billentyűkombinációval formázás nélkül illesztheti be a szöveget.

3. Személyre szabhatja e-mail sablonját az egyesítőmezők használatával

Az e-mail személyre szabása a ~%MergeField makró. Az online dokumentumainkban részletes utasításokat talál a használatához. Itt csak az eredményt mutatom meg:

Amint látja, két összevonási mezőt illesztettünk be: Keresztnév és Link Az első nyilvánvaló - az információkat a Keresztnév oszlopban, hogy minden egyes kontaktot név szerint szólítson meg. A másik sokkal érdekesebb - létrehoz egy egyéni link minden egyes címzett számára a weboldal címe alapján a Link oszlopban. Mivel nem csak egy elérhetőség-specifikus url-t akarunk beilleszteni, hanem egy szép hiperhivatkozást is, átváltunk a HTML nézetre, és a makrót a href attribútumot, mint ez:

előfizetési terv

Tipp. melléklet hozzáadása a levelek egyesítéséhez, használja az egyik ~%Attach A rendelkezésre álló makrók teljes listája itt található.

4. Hogyan állítsunk be egy sorközvetítő kampányt az Outlookban?

Az egyesített levelezési kampány beállítása gyerekjáték - egyszerűen csak össze kell rakni az összes darabot:

1. Nevezd el az új kampányodat.
2. Írja be a szöveget a Tárgy: vonal.
3. Opcionálisan adja meg a válaszok e-mail címét.
4. Importálja a levelezési listáját.
5. Válasszon egy e-mail sablont.
6. Ütemezze a tömeges e-mail küldést egy későbbi időpontra vagy indítsa el azonnal.

Ennyi! Amikor a személyre szabott tömeges levelek elindulnak, teljesen biztos lehet benne, hogy minden egyes e-mail jól fog kinézni, bármilyen e-mail kliens alkalmazással nyitja is meg a címzett (természetesen, ha adaptív elrendezéseinket használta).

Outlook Mail Merge e-mail korlátok

Magában az Outlookban nincs korlátozás a címzettek maximális számára. Az Office 365-ben és az Outlook.com-ban azonban léteznek ilyen korlátozások.

Outlook 365

• 10,000 címzett naponta
• 30 e-mail percenként

További részletekért lásd: Microsoft 365 fogadási és küldési korlátozások.

Outlook.com

Az ingyenes fiókok esetében a korlátozások a használati előzményektől függően változnak.

A Microsoft 365 előfizetők számára a korlátozások a következők:

• 5,000 napi címzett
• 1000 napi nem kapcsolati címzett (azaz valaki, akinek még sosem küldtél e-mailt)

További részletekért lásd: Korlátok küldése az Outlook.com-ban.

Ezen kívül a kimenő üzenetek számának korlátozását a Internet és e-mail szolgáltatók a spamek csökkentése és az e-mail szerverek túlterhelésének megelőzése érdekében. Mielőtt tehát levelek egyesítését végezné, mindenképpen ellenőrizze a levelezőadminisztrátorával vagy internetszolgáltatójával, hogy naponta és egy órán belül hány e-mailt küldhet. Általában véve nem valószínű, hogy bármilyen problémába ütközik, amíg napi 500 üzenet alatt marad.

Így kell az Outlookban összevonni a leveleket. Köszönöm, hogy elolvastad, és várom, hogy jövő héten találkozzunk a blogon!