У цьому уроці ми детально розглянемо, як об'єднувати пошту в Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 і більш ранніх версіях.

Щоразу, коли вам потрібно надіслати персоналізовані електронні листи кільком одержувачам, злиття пошти - це справжня економія часу. Воно чудово підходить для розсилки ділових новин, привітань із святами тощо, так що кожен одержувач отримує персональний електронний лист із власною інформацією, не знаючи, кому ще було надіслано це повідомлення.

Існує кілька способів злиття пошти в Outlook, і ми розглянемо кожен з них.

Що таке Mail Merge?

Злиття пошти це процес створення масових електронних листів, адаптованих для кожного одержувача, шляхом взяття даних з бази даних, електронної таблиці або іншого структурованого файлу.

По суті, ви готуєте шаблон повідомлення, використовуючи заповнювачі там, де це необхідно, а злиття пошти витягує дані одержувача (такі як ім'я, адреса електронної пошти тощо) з вихідного файлу і вставляє їх в електронний лист замість заповнювачів.

Зрештою, всі задоволені - одержувачі відчувають себе унікальними та цінними, отримуючи індивідуальне повідомлення, яке вирішує їхні конкретні проблеми, а ви насолоджуєтесь покращеним рівнем залученості ;)

Як зробити злиття пошти в Outlook

Якщо всі люди, до яких ви хочете звернутися, вже є у вашій папці "Контакти" в Outlook, ви можете виконати злиття листів безпосередньо з Outlook. Для зручності ми розбиваємо весь процес на 6 змістовних кроків.

Крок 1: Виберіть контакти в Outlook

Перш за все, вам потрібно вибрати, кому з ваших контактів відправити лист. Для цього перейдіть до вашого Outlook Контакти (комбінація клавіш CTRL + 3 відразу переведе вас туди), виберіть потрібну папку на лівій панелі, а потім виберіть людей, які вас цікавлять.

Корисні поради:

• До візуально бачити поля які будуть використовуватися при об'єднанні, виберіть Телефон або Список погляд на Головна сторінка у вкладці Поточний вигляд група.
• Ви можете сортувати контакти по Категорія , Компанія або Місцезнаходження натиснувши відповідну кнопку на сторінці Вид у вкладці Домовленість група.
• Адже лише за відповідні контакти повинні бути видимими , здійснити пошук за компанією, країною або категорією.
• Контакти Outlook містять в цілому 92 поля, багато з яких порожні. Щоб спростити злиття пошти, ви можете відображати тільки релевантні поля а потім використовуйте поля в поточному поданні для злиття.
• До видалити несуттєві колонки в режимі перегляду клацніть правою кнопкою миші по назві стовпця, а потім натисніть Вилучити цю колонку .
• До додати більше колонок в поточному поданні клацніть правою кнопкою миші по будь-якій назві стовпця, натисніть Перегляд налаштувань > Колони... .

На скріншоті нижче показано контакти Outlook, згруповані за категоріями, з Бізнес вибрані контакти категорії:

Крок 2. Запустіть злиття пошти в Outlook

Вибравши контакти, перейдіть до розділу Головна сторінка вкладка> Дії і натисніть кнопку Злиття пошти кнопку.

Крок 3. Налаштування злиття пошти в Outlook

В рамках проекту Контакти для злиття пошти оберіть опції, які вам найбільше підходять.

Під Контакти оберіть один з наступних варіантів:

• Всі контакти в поточному поданні - якщо ви відфільтрували перегляд так, щоб побачити тільки цільові контакти.
• Тільки вибрані контакти - якщо ви вибрали контакти, яким хочете надіслати листа.

Під Поля для об'єднання виберіть будь-яку з них:

• Всі контактні поля - якщо ви хочете, щоб всі поля контактів були використані при злитті.
• Поля контактів у поточному поданні - якщо ви налаштували подання таким чином, щоб відображалися тільки ті поля, які будуть включені в злиття.

Під Файл документа виберіть будь-яку з них:

• Новий документ - створити файл документа з нуля.
• Існуючий документ - для пошуку існуючого документа, який Ви бажаєте використати для об'єднання.

Під Файл контактних даних виберіть пункт Постійна справа якщо Ви бажаєте зберегти вибрані контакти та поля для подальшого використання. Дані через кому будуть збережені в документі Word (*.doc).

Налаштувати Параметри злиття таким чином:

• За Тип документа вибери Форми листів .
• За Об'єднатися в виберіть Електронна пошта .
• За Тема повідомлення , введіть будь-яку тему, яку вважаєте за потрібне (пізніше ви зможете її відредагувати).

Ось налаштування для нашого прикладу злиття пошти:

Примітка: якщо ви обрали опцію Поля контактів у поточному варіанті перегляду переконайтеся, що всі поля, призначені для злиття (включаючи Електронна пошта поле!) відображаються в поточному поданні.

По завершенню натисніть ГАРАЗД. Це відкриє документ об'єднання пошти у програмі Word.

Крок 4. Створіть документ злиття пошти у Word

Зазвичай документ відкривається у програмі Word за допомогою кнопки Поштові розсилки Вибрана вкладка, готова до вибору об'єднати поля Ви можете розглядати їх як своєрідні заповнювачі, які вказують Word, куди вставити особисті дані.

Щоб додати поле злиття в документ, скористайтеся однією з цих кнопок на панелі Заповнення та вставка полів група:

Вставити привітання

Оскільки будь-яке хороше спілкування починається з привітання, саме його потрібно додати в першу чергу. Отже, натисніть на кнопку Лінія привітання на стрічці та оберіть потрібний формат привітання для вашого листа. Додатково вкажіть, яке привітання використовувати, якщо для певного адресата не знайдено інформації.

Натисніть ГАРАЗД. і у вас буде "Вітальна лінія" в документ вставлено заповнювач.

Корисні поради:

• Замість значення за замовчуванням " Шановний ", ви можете ввести будь-яке вподобане привітання, наприклад, " Доброго дня , " Привіт. " тощо.
• Під Попередній перегляд натисніть на кнопку Далі / Попередній щоб переглянути, як саме виглядатиме рядок привітання для кожного одержувача.
• Якщо інформація у рядку привітання невірна, натисніть кнопку Матчеві поля для визначення потрібного поля.
• Аналогічним чином можна додати Адресний блок якщо знадобиться.

Введіть текст повідомлення

Після рядка привітання натисніть Enter, щоб почати новий рядок у документі, і введіть текст повідомлення. Не забудьте додати підпис в кінці, оскільки підпис за замовчуванням Outlook не буде вставлений.

Вставити поля злиття

Щоб включити в повідомлення інші персональні дані, вставте відповідні поля злиття там, де це необхідно. Ось як це зробити:

1. Помістіть курсор точно в те місце, де ви хочете вставити конкретну інформацію.
2. Натисніть на кнопку Вставити поле об'єднання кнопку на стрічці.
3. У діалоговому вікні, що з'явилося, виберіть потрібне поле і натисніть кнопку Вставка .
4. Після вставки всіх полів натисніть Закрити щоб закрити діалогове вікно.

Як приклад, ми додаємо мобільний телефон:

Коли все буде зроблено, ваш остаточний документ може виглядати приблизно так:

Порада: якщо в формі не заповнені деякі важливі поля Вставити поле об'єднання хоча ви впевнені, що налаштували контакти саме в Outlook, спробуйте спочатку експортувати контакти з Outlook в Excel, а потім використовувати лист Excel як джерело даних. На жаль, ви ніколи не знаєте точно, що відбувається всередині Outlook :(

Крок 5. Перегляд результатів злиття пошти

Перш ніж відправляти персоналізовані розсилки, бажано попередньо переглянути результати, щоб переконатися, що зміст кожного листа в порядку. Щоб зробити це, натисніть кнопку Попередній перегляд результатів на кнопці Поштові розсилки а потім за допомогою кнопок зі стрілками перегляньте всі листи.

Крок 6. Розсилка персоналізованої масової розсилки

Ще пару кліків, і ваші розсилки будуть в дорозі.

1. Про це йдеться на Поштові розсилки у вкладці Фініш групу, натисніть Finish & Merge , а потім виберіть Надіслати повідомлення на електронну пошту... .

Натискання ГАРАЗД. надсилає електронну пошту до папки "Вихідні". Відправка буде здійснюватися відповідно до ваших поточних налаштувань: одразу при підключенні або кожні N хвилин.

Порада: якщо ви шукаєте Об'єднання пошти Outlook з вкладенням то спробуйте інструмент "Загальні шаблони електронної пошти", який включає в себе цю та багато інших корисних функцій.

Як об'єднати пошту з Word за допомогою контактів Outlook

У ситуації, коли у вас вже є текст листа, написаний у програмі Word, ви можете запустити процес злиття листів саме звідти. Кінцевий результат буде точно таким же, як і при запуску з Outlook.

У Word злиття листів можна виконати двома способами: за допомогою Майстра злиття листів або еквівалентних опцій на стрічці. Якщо ви виконуєте злиття вперше, підказки майстра можуть стати в нагоді, тож скористаємося ними.

1. Створіть новий документ у текстовому редакторі Word. Ви можете набрати текст свого повідомлення прямо зараз або продовжити з чистого аркуша.
2. Розпочніть кампанію Майстер злиття пошти Для цього перейдіть за посиланням Поштові розсилки та натисніть кнопку Запустити злиття пошти > Покроковий майстер злиття пошти .

Як зробити злиття пошти з джерела даних Excel

Якщо інформація для злиття пошти зберігається за межами Outlook, ви можете використовувати таблицю Excel або базу даних Access як джерело даних при виконанні злиття пошти в Word. Кроки будуть точно такими ж, як у наведеному вище прикладі. Єдина відмінність полягає в кроці 4 майстра злиття пошти, де ви обираєте опцію Використовуйте існуючий список а потім знайдіть свій файл у форматі Excel.

Для цього прикладу використовується наступний аркуш Excel:

В результаті ви отримуєте ось таке персоналізоване повідомлення:

Якщо ви відчуваєте, що вам потрібні більш детальні інструкції, будь ласка, перегляньте цей повний посібник: Як об'єднати пошту з Excel у Word.

Надбудова Outlook Mail Merge для персоналізованих масових розсилок

Якщо ви шукаєте спосіб надсилати персоналізовані масові розсилки зі своєї особистої поштової скриньки Outlook, то ви, безсумнівно, оціните нову функцію злиття пошти, включену до наших спільних шаблонів. Чим вона відрізняється від функції Outlook? Нижче наведено ключові моменти:

• Ви можете створювати та запускати кампанії злиття пошти безпосередньо в Outlook без слів або будь-яку іншу заяву.
• Ви можете додати вкладення і зображення на вашу поштову скриньку.
• Ви можете створювати міцні і красиві конструкції за допомогою вбудованих шаблони злиття пошти або власні на основі HTML.
• Ви можете персоналізувати свої масові розсилки за допомогою будь-яких кастомні поля злиття .
• Завдяки комплексу адаптивні макети Ваші повідомлення будуть чудово виглядати в будь-якому поштовому клієнті, будь то Outlook для Windows, Gmail або Apple Mail.
• Злиття пошти можна запустити в будь-яка програма Outlook для Windows, Mac та Outlook Online.

Кажуть, що один раз побачити - краще, ніж тисяча слів, тож давайте подивимось на це в дії :)

1. зробити список розсилки в таблиці Excel

Ваш список розсилки - це таблиця Excel, яка містить адреси електронної пошти одержувачів та персональні дані для полів злиття.

• Робоча книга повинна зберігатися в OneDrive.
• Всі дані повинні бути у вигляді таблиці в форматі Excel.
• Адреси електронної пошти слід розміщувати в крайній лівій колонці під назвою Електронна пошта .

Ось таблиця Excel, яку ми будемо використовувати для цього прикладу:

2. створіть шаблон злиття пошти

Для створення шаблону злиття пошти потрібно зробити ось що:

1. На панелі "Загальні шаблони" клацніть правою кнопкою миші будь-яку з папок шаблонів і виберіть Новий шаблон злиття пошти з контекстного меню:

   

2. Виберіть один з готових макетів або натисніть Спеціальний HTML щоб вставити власний шаблон, а потім натисніть Далі :

   

3. Виберіть бажану колірну тему і натисніть Фініш :

   

4. Шаблон злиття листів готовий до використання - просто замініть заповнювачі текстів, зображень та гіперпосилань на справжні.

Порада. При копіюванні з іншого джерела використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + Shift + V для вставки тексту без форматування.

3. персоналізуйте свій шаблон за допомогою полів злиття

Персоналізація розсилки здійснюється за допомогою ~%MergeField В наших онлайн документах ви можете знайти детальну інструкцію, як ним користуватися. Тут же я просто покажу вам результат:

Як бачите, ми вставили два поля злиття: Ім'я та прізвище і Посилання Перша з них очевидна - вона витягує інформацію з Ім'я та прізвище щоб звертатися до кожного контакту по імені. Інша функція набагато цікавіша - вона створює колонку індивідуальне посилання для кожного одержувача на підставі адреси веб-сторінки в Посилання Оскільки ми хочемо не просто вставити URL-адресу контакту, а зробити її красивим гіперпосиланням, переходимо в HTML-переглядач і поміщаємо макрос всередину стовпця href такий атрибут, як цей:

план підписки

Порада. додати вкладення для злиття пошти, скористайтеся одним із способів ~%Attach Повний перелік доступних макросів знаходиться тут.

4. як налаштувати кампанію злиття пошти в Outlook

Налаштування кампанії злиття пошти - це простіше простого - ви просто складаєте всі частини разом:

1. Назвіть свою нову кампанію.
2. Введіть текст для Тема Лінія.
3. За бажанням, вкажіть електронну адресу для відповідей.
4. Імпортуйте список розсилки.
5. Оберіть шаблон листа.
6. Заплануйте масову розсилку електронних листів на більш пізній термін або почніть негайно.

Ось і все! Коли ваші персоналізовані масові розсилки будуть запущені, ви можете бути абсолютно впевнені, що кожен лист буде добре виглядати в будь-якому поштовому клієнті, з якого його відкриє одержувач (звісно, якщо ви використовували наші адаптивні макети).

Ліміти електронної пошти Outlook Mail Merge

У самому Outlook немає обмежень на максимальну кількість одержувачів, однак такі обмеження існують в Office 365 та Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 одержувачів на день
• 30 листів за хвилину

Більш детальну інформацію можна знайти в розділі "Ліміти отримання та відправлення в Microsoft 365".

Outlook.com

Для безкоштовних облікових записів обмеження залежать від історії використання.

Для передплатників Microsoft 365 обмеження становлять:

• 5 000 одержувачів щодня
• 1 000 щоденних одержувачів, які не пов'язані з вами (тобто ті, кому ви ніколи раніше не писали)

Для більш детальної інформації, будь ласка, зверніться до розділу "Ліміти на відправлення в Outlook.com".

Додатково ліміти на кількість вихідних повідомлень встановлюються Інтернет і постачальники послуг електронної пошти зменшити кількість спаму та запобігти перевантаженню поштових серверів. Тому перед тим, як робити злиття пошти, обов'язково уточніть у свого поштового адміністратора або інтернет-провайдера, скільки листів вам дозволено надсилати на день та протягом години. Загалом, ви навряд чи зіткнетеся з будь-якими проблемами, якщо не перевищуватимете 500 повідомлень на день.

Ось так виконується злиття пошти в Outlook. Дякую за увагу і з нетерпінням чекаю зустрічі з вами на нашому блозі наступного тижня!