I den här handledningen får vi en djupgående titt på hur du kan sammanföra e-postmeddelanden i Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 och tidigare.

Det fungerar utmärkt för att skicka företagsuppdateringar, säsongshälsningar och liknande, så att varje mottagare får ett personligt e-postmeddelande med sin egen information, utan att veta vem det har skickats till.

Det finns några olika sätt att göra en sammanslagning i Outlook, och vi kommer att titta närmare på varje metod.

Vad är Mail Merge?

Sammanföring av brev är en process för att skapa massmejl som är skräddarsydda för varje mottagare genom att hämta data från en databas, ett kalkylblad eller en annan strukturerad fil.

I princip förbereder du din meddelandemall genom att sätta in platshållare där det är lämpligt, och en sammanslagning hämtar mottagarens uppgifter (t.ex. namn, e-postadress osv.) från en källfil och infogar dem i ett e-postmeddelande i stället för platshållarna.

I slutändan är alla nöjda - mottagarna känner sig unika och uppskattade när de får ett individuellt meddelande som tar upp deras specifika problem, och du får en bättre engagemangskvot ;)

Hur man gör en sammanslagning i Outlook

Om alla personer som du vill adressera redan finns i mappen Outlook-kontakter kan du utföra en sammanslagning direkt från Outlook. För att underlätta delar vi upp hela processen i sex meningsfulla steg.

Steg 1. Välj dina Outlook-kontakter

Först och främst måste du välja vilka av dina kontakter du vill skicka ett e-postmeddelande till. För att göra det, växla till din Outlook Kontakter (genvägen CTRL + 3 tar dig dit direkt), välj den önskade mappen i den vänstra rutan och välj sedan de personer som du är intresserad av.

Användbara tips:

• Till visuellt se fälten som kommer att användas vid sammanslagningen, välj den Telefon eller . Lista om den Hem på fliken Nuvarande vy grupp.
• Du kan sortera kontakter av Kategori , Företag eller . Plats genom att klicka på motsvarande knapp i Visa på fliken Arrangemang grupp.
• För endast den Relevanta kontakter ska vara synliga. , göra en sökning på företag, land eller kategori.
• Outlook-kontakter innehåller totalt 92 fält, varav många är tomma. För att göra mailsammanslagningen enklare kan du visa endast relevanta fält och sedan använda fälten i den aktuella vyn för sammanslagningen.
• Till ta bort irrelevanta kolumner från vyn, högerklicka på kolumnnamnet och klicka sedan på Ta bort denna kolumn .
• Till lägga till fler kolumner i den aktuella vyn, högerklicka på ett kolumnnamn, klicka på Visa inställningar > Kolumner... .

Skärmbilden nedan visar Outlook-kontakter grupperade efter kategori, med Företag kategorikontakter som valts:

Steg 2. Starta postsammanläggning i Outlook

När du har valt kontakterna går du till Hem flik> Åtgärder gruppen och klicka på Sammanfogning av brev knapp.

Steg 3. Ställ in postsammanställning i Outlook

I Mail Merge-kontakter Välj de alternativ som passar dig bäst i dialogrutan.

Under Kontakter Välj ett av följande alternativ:

• Alla kontakter i den aktuella vyn - om du har filtrerat vyn så att endast målkontakterna är synliga.
• Endast utvalda kontakter - om du har valt de kontakter som du vill skicka e-post till.

Under Fält som ska slås samman , välj antingen:

• Alla kontaktfält - om du vill att alla kontaktfält ska användas i sammanslagningen.
• Kontaktfält i den aktuella vyn - om du har konfigurerat vyn så att endast de fält som ska ingå i sammanslagningen visas.

Under Dokumentfil , välj antingen:

• Nytt dokument - för att skapa dokumentfilen från grunden.
• Befintligt dokument - för att söka efter det befintliga dokument som du vill använda för sammanslagningen.

Under Fil med kontaktuppgifter , välj den Permanent fil kryssrutan om du vill spara de valda kontakterna och fälten för framtida användning. De kommatecknade uppgifterna sparas i ett Word-dokument (*.doc).

Konfigurera Alternativ för sammanslagning på detta sätt:

• För Typ av dokument , välj Formulärbrev .
• För Slå ihop till , välj E-post .
• För Meddelandets ämnesrad Skriv det ämne du vill (du kan redigera det senare).

Här är inställningarna för vårt exempel på postsammanställning:

Observera: Om du har valt Kontaktfält i alternativet för aktuell vy se till att alla fält som är avsedda för sammanslagningen (inklusive E-post fältet!) visas i den aktuella vyn.

När du är klar klickar du på OK Detta öppnar postsammanläggningsdokumentet i Word.

Steg 4. Skapa ett dokument med postsammanställning i Word

Normalt öppnas dokumentet i Word med Utskick är markerad, redo för dig att välja den sammanslagna fält Du kan se dem som ett slags platshållare som talar om för Word var de personliga uppgifterna ska infogas.

Om du vill lägga till ett sammanslagningsfält i dokumentet använder du en av dessa knappar i Skriv & infoga fält grupp:

Infoga en hälsning

Eftersom all bra kommunikation börjar med en hälsning är det detta som du måste lägga till i första hand. Hälsningslinje på bandet och välj det önskade hälsningsformatet för e-postmeddelandet. Ange dessutom vilken hälsning som ska användas när ingen information hittas för en viss mottagare.

Klicka på OK , och du har den "Hälsningslinje" platshållare som infogas i dokumentet.

Användbara tips:

• Istället för standardvärdet " Kära ", kan du skriva vilken hälsning du vill, t.ex. " Hej , " Hej ", osv.
• Under Förhandsgranska , klicka på Nästa / Föregående för att se exakt hur hälsningsraden kommer att se ut för varje mottagare.
• Om informationen på hälsningsraden är felaktig klickar du på Matchningsfält för att identifiera rätt fält.
• På samma sätt kan du lägga till Adressblock om det behövs.

Skriv in meddelandetexten

Efter hälsningsraden trycker du på Enter för att starta en ny rad i dokumentet och skriver texten i meddelandet. Kom ihåg att lägga till en signatur i slutet, eftersom din Outlook-signatur som standard inte kommer att läggas in.

Infoga sammanslagningsfält

Om du vill inkludera andra personuppgifter i ett meddelande infogar du motsvarande sammanslagningsfält där det är lämpligt. Så här gör du:

1. Placera markören exakt där du vill infoga specifik information.
2. Klicka på Infoga sammanslagningsfält på bandet.
3. I dialogrutan som öppnas markerar du det fält som krävs och klickar på Infoga .
4. När du har infogat alla fält klickar du på Stäng för att stänga dialogrutan.

Som exempel lägger vi till en mobiltelefon:

När allt är klart kan det färdiga dokumentet se ut ungefär så här:

Tips: Om några viktiga fält saknas i Infoga sammanslagningsfält även om du är ganska säker på att du har ställt in kontakterna rätt i Outlook, försök att exportera dina Outlook-kontakter till Excel först, och använd sedan ett Excel-ark som datakälla. Tyvärr vet du aldrig exakt vad som händer i Outlook :(

Steg 5. Förhandsgranska resultatet av postsammanställningen

Innan du skickar ut dina personliga utskick är det en bra idé att förhandsgranska resultaten för att se till att innehållet i varje e-postmeddelande är okej. För att göra det klickar du på Förhandsgranska resultat på knappen på Utskick och använd sedan pilknapparna för att visa alla e-postmeddelanden.

Steg 6. Skicka ut personliga massutskick

Bara ett par klick till och dina utskick är på väg.

1. På den Utskick på fliken Slutförande grupp, klicka på Avsluta & sammanfoga och välj sedan Skicka e-postmeddelanden... .

Klicka på OK skickar e-post till mappen Utlåningslåda. Sändningen sker enligt dina aktuella inställningar: omedelbart när du är ansluten eller var N minut.

Tips: Om du söker efter Outlook Mail Merge med bilaga prova då verktyget Delade e-postmallar som innehåller detta och många andra användbara funktioner.

Hur du mailsammanfogar från Word med hjälp av Outlook-kontakter

Om du redan har texten till ditt e-postmeddelande skriven i Word kan du starta en sammanslagningsprocess därifrån. Slutresultatet blir exakt detsamma som när du startar från Outlook.

I Word kan en sammanslagning göras på två sätt: genom att använda guiden Sammanslagning eller motsvarande alternativ på bandet. Om du utför sammanslagningen för första gången kan guiden vara till hjälp, så vi kommer att använda den.

1. Skapa ett nytt dokument i Word. Du kan skriva texten till ditt meddelande nu eller fortsätta med ett tomt dokument.
2. Starta den Guiden Mail Merge För detta går du till Utskick och klickar på Starta Mail Merge > Steg-för-steg-guide för sammanslagning av brev .

Hur man gör en postsammanställning från Excel-datakällan

Om informationen för sammanslagning lagras utanför Outlook kan du använda ett Excel-arbetsblad eller en Access-databas som datakälla när du gör en sammanslagning i Word. Stegen kommer att vara exakt desamma som i exemplet ovan. Den enda skillnaden är steg 4 i guiden för sammanslagning, där du väljer Använda en befintlig lista och bläddra sedan till din Excel-fil.

I det här exemplet används följande Excel-ark:

I resultatet får du det här personliga meddelandet:

Om du känner att du behöver mer detaljerade instruktioner kan du läsa den här handledningen från början till slut: Hur man sammanfogar post från Excel till Word.

Outlook Mail Merge add-in för personliga massutskick

Om du letar efter ett sätt att skicka skräddarsydda massutskick från din personliga Outlook-brevlåda, kommer du säkert att uppskatta den helt nya Mail Merge-funktionen som ingår i våra delade e-postmallar. Hur skiljer den sig från Outlooks en? Här är de viktigaste punkterna:

• Du kan skapa och köra e-postsammanställningskampanjer direkt i Outlook. utan ord eller något annat program.
• Du kan lägga till Bilagor och bilder till din brevutväxling.
• Du kan skapa robusta och vackra konstruktioner med hjälp av inbyggda mallar för posthantering eller dina egna HTML-baserade.
• Du kan anpassa dina massutskick med valfri anpassade fält för sammanslagning .
• På grund av en uppsättning anpassningsbara layouter Med denna funktion ser dina meddelanden bra ut i alla e-postklienter, oavsett om det är Outlook för Windows, Gmail eller Apple Mail.
• En sammanslagning kan köras i någon Outlook-app : för Windows, för Mac och Outlook Online.

Det sägs att en titt är bättre än tusen ord, så låt oss se den i aktion :)

1. Gör en sändlista i Excel-ark.

Din distributionslista är en Excel-tabell som innehåller mottagarnas e-postadresser och personuppgifter för sammanslagningsfält.

• Arbetsboken måste lagras i OneDrive.
• Alla uppgifter måste finnas i en Excel-tabell.
• E-postadresser ska placeras i kolumnen längst till vänster, med namnet E-post .

Här är en Excel-tabell som vi kommer att använda i det här exemplet:

2. Skapa en mall för post sammanfogning

Så här gör du för att skapa en mall för posthantering:

1. Högerklicka på någon av dina mallmappar i rutan Delade e-postmallar och välj sedan Ny mall för posthantering från kontextmenyn:

   

2. Välj en av de standardiserade layouterna eller klicka på Anpassad HTML för att klistra in din egen mall och klicka sedan på Nästa :

   

3. Välj ditt önskade färgtema och klicka på Slutförande :

   

4. En mall för post sammanläggning är klar att användas - det är bara att ersätta platshållartexter, bilder och hyperlänkar med riktiga texter.

Tips: När du kopierar från en annan källa kan du använda genvägen Ctrl + Shift + V för att klistra in text utan formatering.

3. Anpassa din e-postmall med hjälp av sammanslagningsfält

Personalisering av e-post görs med hjälp av ~%MergeField makro. I vår online-dokumentation finns detaljerade instruktioner om hur du använder den. Här ska jag bara visa dig resultatet:

Som du ser har vi lagt in två sammanslagningsfält: Förnamn och Länk Den första är uppenbar - den hämtar informationen från Förnamn kolumnen för att adressera varje kontakt med namn. Den andra är mycket mer intressant - den skapar en enskild länk för varje mottagare baserat på en webbsidaadress i Länk Eftersom vi inte bara vill infoga en kontaktspecifik url utan också göra den till en vacker hyperlänk, byter vi till HTML-läsaren och placerar makrot i href attribut på följande sätt:

abonnemangsplan

Tips: Till lägga till en bilaga till din brevutgåva, använd ett av följande alternativ ~%Fäst En fullständig lista över tillgängliga makron finns här.

4. Så här ställer du in en kampanj för sammanslagning av e-postmeddelanden i Outlook

Det är enkelt att skapa en mailmerge-kampanj - du sätter bara ihop alla delar:

1. Namnge din nya kampanj.
2. Skriv texten för Ämne linje.
3. Ange eventuellt e-postadressen för svar.
4. Importera din e-postlista.
5. Välj en e-postmall.
6. Schemalägg massutskick av e-post till ett senare datum eller börja omedelbart.

Så är det! När dina personliga massutskick skickas ut kan du vara helt säker på att varje e-postmeddelande kommer att se bra ut oavsett vilken e-postklient som mottagaren öppnar det (om du har använt våra anpassningsbara layouter).

Outlook Mail Merge e-postgränser

I själva Outlook finns det ingen gräns för det maximala antalet mottagare, men sådana gränser finns i Office 365 och Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 mottagare per dag
• 30 e-postmeddelanden per minut

För mer information, se Microsoft 365-gränser för mottagning och sändning.

Outlook.com

För gratiskonton varierar begränsningarna beroende på användningshistorik.

För Microsoft 365-prenumeranter är begränsningarna följande:

• 5 000 dagliga mottagare
• 1 000 dagliga mottagare som inte har någon relation (dvs. någon som du aldrig har skickat e-post till tidigare).

För mer information, se Skicka gränser i Outlook.com.

Dessutom kan antalet utgående meddelanden begränsas genom att Internet och leverantörer av e-posttjänster för att minska skräppost och förhindra överbelastning av e-postservrar. Innan du gör en sammanslagning av e-postmeddelanden bör du kontrollera med din e-postadministratör eller internetleverantör hur många e-postmeddelanden du får skicka per dag och inom en timme. Generellt sett är det osannolikt att du stöter på några problem så länge du håller dig under 500 meddelanden per dag.

Så gör du för att sammanfoga post i Outlook. Tack för att du läste och jag ser fram emot att se dig på vår blogg nästa vecka!