Bu dərslikdə Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 və daha əvvəlki versiyalarda poçt birləşmələrinin necə aparılacağına ətraflı nəzər salacağıq.

Birdən çox alıcıya fərdi e-poçt göndərmək lazım olduqda, məktubların birləşməsi real vaxta qənaət edir. O, biznes yenilikləri, mövsüm təbrikləri və s. göndərmək üçün əla işləyir, beləliklə, hər bir alıcı bu mesajın başqa kimə göndərildiyini bilmədən öz məlumatı olan şəxsi e-poçt məktubu alır.

Bir neçə var. Outlook-da məktubların birləşdirilməsinin yolları və biz hər bir metodu yaxından nəzərdən keçirəcəyik.

Mail Merge nədir?

Mail Merge verilənlər bazasından, elektron cədvəldən və ya digər strukturlaşdırılmış fayldan məlumat götürərək hər bir alıcı üçün uyğunlaşdırılmış kütləvi e-poçtların yaradılması prosesidir.

Əsasən, siz lazımi yerə yertutanlar qoyaraq mesaj şablonunuzu hazırlayırsınız və məktubların birləşməsi e-poçt ünvanını çəkir. mənbə faylından alıcının təfərrüatlarını (məsələn, ad, e-poçt ünvanı və s.) alır və onları yer tutanların yerinə e-poçta daxil edir.

Nəticədə, hər kəs xoşbəxtdir - alıcılar fərdi şəxsi əldə edərkən unikal və dəyərli hiss edirlər. onların spesifik narahatlıqlarına toxunan mesaj və siz təkmilləşdirilmiş məşğulluq nisbətindən zövq alırsınız ;)

Outlook-da məktubların birləşməsini necə etmək olar

Əgər ünvanlamaq istədiyiniz insanlar artıq Outlook Əlaqə qovluğunuzdadır, siz birbaşa Outlook-dan məktubların birləşməsini həyata keçirə bilərsiniz. Rahatlıq üçün,Poçt.

Onlar deyirlər ki, görünüş daha yaxşıdır. min sözdən daha çox, buna görə də onu hərəkətdə görək :)

1. Excel vərəqində poçt siyahısı yaradın

Paylaşım siyahınız, alıcıların e-poçt ünvanlarını və birləşmə sahələri üçün şəxsi məlumatlarını ehtiva edən Excel cədvəlidir.

• İş kitabı OneDrive-da saxlanmalıdır. .
• Bütün məlumatlar Excel cədvəlində olmalıdır.
• E-poçt ünvanları E-poçt adlı ən sol sütunda yerləşdirilməlidir.

Budur, bu misal üçün istifadə edəcəyimiz Excel cədvəli:

2. Poçt birləşməsi şablonu yaradın

Məktubların birləşdirilməsi şablonu yaratmaq üçün sizə bunu etmək lazımdır:

1. Paylaşılan E-poçt Şablonları panelində şablon qovluqlarınızdan hər hansı birini sağ klikləyin , sonra kontekst menyusundan Yeni Poçt Birləşməsi Şablonu seçin:

   

2. Konservləşdirilmiş planlardan birini seçin və ya Fərdi HTML üzərinə klikləyin. öz şablonunuzu yapışdırmaq üçün Növbəti :

   

3. Tercih etdiyiniz rəng mövzusunu seçin və Bitir :

   üzərinə klikləyin

4. Məktubların birləşmə şablonu istifadəniz üçün hazırdır - sadəcə olaraq yertutan mətnləri, şəkilləri və hiperlinkləri real olanlarla əvəz edin.

İpucu. Başqa mənbədən kopyalayarkən, mətni formatlaşdırmadan yapışdırmaq üçün Ctrl + Shift + V qısa yolundan istifadə edin.

3. E-poçt şablonunuzu fərdiləşdirinbirləşmə sahələrindən istifadə etməklə

E-poçtun fərdiləşdirilməsi ~%MergeField makrosunun köməyi ilə həyata keçirilir. Onlayn sənədlərimizdə ondan necə istifadə olunacağına dair ətraflı təlimatları tapa bilərsiniz. Burada mən sizə sadəcə nəticəni göstərəcəyəm:

Gördüyünüz kimi biz iki birləşmə sahəsi daxil etdik: Ad və Link . Birincisi aydındır - o, hər bir əlaqəyə adla müraciət etmək üçün Ad sütunundan məlumat alır. Digəri daha maraqlıdır - o, Link sütununda veb-səhifə ünvanına əsasən hər bir alıcı üçün fərdi keçid yaradır. Biz sadəcə kontakta xüsusi url daxil etmək deyil, onu gözəl hiperlink etmək istədiyimiz üçün biz HTML görüntüləyicisinə keçirik və makronu href atributunun içərisinə belə yerləşdiririk:

subscription plan

İpucu. Poçt birləşmənizə qoşma əlavə etmək üçün ~%Attach makrolarından birini istifadə edin. Mövcud makroların tam siyahısı buradadır.

4. Outlook-da məktubların birləşmə kampaniyasını necə qurmaq olar

Məktubların birləşməsi kampaniyasının qurulması sadə işdir - siz sadəcə olaraq bütün hissələri bir yerə yığırsınız:

1. Yeni kampaniyanızın adını verin.
2. Mövzu sətri üçün mətni yazın.
3. İstəyə görə, cavablar üçün e-poçt ünvanını göstərin.
4. E-poçt siyahınızı idxal edin.
5. E-poçt şablonu seçin.
6. Toplu e-poçt göndərilməsini daha sonrakı tarixə planlaşdırın və ya dərhal başlayın.

Budur! Nə vaxtfərdiləşdirilmiş kütləvi poçt göndərişləriniz sönür, siz tam əmin ola bilərsiniz ki, hər bir e-poçt, alıcının onu açdığı hər hansı e-poçt müştəri proqramında yaxşı görünəcək (əlbəttə ki, adaptiv tərtibatımızdan istifadə etmisinizsə).

Outlook Poçt Birləşməsi e-poçt məhdudiyyətləri

Outlook-un özündə maksimum alıcı sayına məhdudiyyət yoxdur. Bununla belə, Office 365 və Outlook.com-da belə məhdudiyyətlər mövcuddur.

Outlook 365

• Gündə 10.000 alıcı
• dəqiqədə 30 e-poçt

Ətraflı məlumat üçün Microsoft 365 qəbul və göndərmə limitlərinə baxın.

Outlook.com

Pulsuz hesablar üçün məhdudiyyətlər fərqlidir istifadə tarixçəsi.

Microsoft 365 abunəçiləri üçün məhdudiyyətlər bunlardır:

• 5000 gündəlik alıcı
• 1000 gündəlik qeyri-rəsmi alıcı (yəni heç vaxt e-poçt göndərmədiyiniz şəxs) əvvəl)

Ətraflı məlumat üçün Outlook.com-da Göndərmə limitlərinə baxın.

Bundan əlavə, gedən mesajların sayına məhdudiyyətlər İnternet və Spamı azaltmaq və e-poçt serverlərinin həddindən artıq yüklənməsinin qarşısını almaq üçün e-poçt xidməti təminatçıları . Beləliklə, məktubların birləşməsini etməzdən əvvəl poçt administratorunuzdan və ya İnternet xidmət provayderinizdən gündə və bir saat ərzində neçə e-poçt göndərməyə icazə verildiyini yoxlayın. Ümumiyyətlə, gündə 500 mesajdan az qaldığınız müddətcə hər hansı problemlə üzləşməyiniz ehtimalı azdır.

Outlook-da məktubların birləşməsini belə etmək olar. Oxuyub baxdığınız üçün təşəkkür edirəmsizi gələn həftə bloqumuzda görməyə səbirsizliklə!

Addım 1. Outlook kontaktlarınızı seçin

İlk olaraq siz hansı kontaktlarınıza e-poçt göndərəcəyinizi seçməlisiniz. Bunun üçün Outlook Kontaktlar -a keçin (CTRL + 3 qısayolu sizi dərhal oraya aparacaq), sol paneldə istədiyiniz qovluğu seçin və sonra maraqlanan insanları seçin.

Faydalı məsləhətlər:

• Birləşmədə istifadə olunacaq sahələrə vizual baxmaq üçün Telefon və ya Siyahı görünüşünü seçin Ev nişanında, Cari Görünüş qrupunda.
• Siz kontaktları Kateqoriya , <1 üzrə çeşidləyə bilərsiniz>Şirkət və ya Məkan , Aranjman qrupunda Görünüş nişanında müvafiq düyməni klikləməklə.
• Yalnız <8 üçün>müvafiq kontaktların görünməsi üçün , şirkət, ölkə və ya kateqoriya əsasında axtarış aparın.
• Outlook kontaktlarında bir çoxu boş olan cəmi 92 sahə var. Poçt poçtlarının birləşməsini asanlaşdırmaq üçün siz yalnız müvafiq sahələri göstərə bilərsiniz və sonra birləşmə üçün cari görünüşdəki sahələrdən istifadə edə bilərsiniz.
• aidiyyətsiz sütunları silmək üçün görüntüləyin, sütun adını sağ klikləyin və sonra Bu Sütunu Sil üzərinə klikləyin.
• Cari görünüşə daha çox sütun əlavə etmək üçün istənilən sütun adını sağ klikləyin, Parametrlərə Baxın > Sütunlar... klikləyin.

Aşağıdakı skrinşot kateqoriyalara görə qruplaşdırılmış Outlook kontaktlarını göstərir. Biznes kateqoriyası kontaktları seçildi:

Addım 2. Outlook-da məktubların birləşməsinə başlayın

Kontaktlar seçilmiş halda, gedin Ev tab > Fəaliyyətlər qrupunu və Məktub Birləşməsi düyməsini klikləyin.

Addım 3. Ayarlayın Outlook-da poçt birləşməsi

Əməktub Birləşməsi Kontaktları dialoq qutusunda sizin üçün ən uyğun variantları seçin.

Kontaktlar altında seçin. aşağıdakılardan biri:

• Cari görünüşdəki bütün kontaktlar - görünüşünüzü yalnız hədəf kontaktların görünməsi üçün filtrləmisinizsə.
• Yalnız seçilmiş kontaktlar - e-məktub göndərmək istədiyiniz kontaktları seçmisinizsə.

Birləşəcək sahələr altından birini seçin:

• Bütün əlaqə sahələri - əgər siz bütün əlaqə sahələrinin birləşmədə istifadə edilməsini istəyirsinizsə.
• Cari görünüşdəki əlaqə sahələri - əgər siz' görünüşünüzü elə konfiqurasiya etdiniz ki, yalnız birləşməyə daxil ediləcək sahələr göstərilsin.

Sənəd faylı altından birini seçin:

• Yeni sənəd - sənəd faylını sıfırdan yaratmaq üçün.
• Mövcud sənəd - birləşmə üçün istifadə etmək istədiyiniz mövcud sənədə baxmaq üçün.

Əlaqə məlumatı faylı altında, seçilmiş kontaktları və sahələri gələcək istifadə üçün saxlamaq istəyirsinizsə, Daimi fayl qutusunu seçin. Vergüllə ayrılmış məlumatlar Word sənədində (*.doc) saxlanacaq.

Konfiqurasiya Birləşmə variantları bu şəkildə:

• Sənəd növü üçün Forma məktubları seçin.
• <1 üçün> ilə birləşdirin, E-poçt seçin.
• Mesajın mövzu xətti üçün uyğun gördüyünüz mövzunu yazın (sonra redaktə edə biləcəksiniz).

Nümunə poçt birləşməsi üçün parametrlər bunlardır:

Qeyd. Əgər Cari görünüşdə əlaqə sahələri seçimi seçmisinizsə, birləşmə üçün nəzərdə tutulan bütün sahələrin ( E-poçt sahəsi daxil olmaqla!) cari görünüşdə göstərildiyinə əmin olun.

Bitirdikdən sonra OK klikləyin. Bu, Word-də məktubların birləşdirilməsi sənədini açacaq.

Addım 4. Word-də məktubların birləşməsi sənədi yaradın

Adətən, sənəd Word-də Mailings nişanı seçilməklə açılır, birləşmə sahələrini seçməyə hazırsınız. Siz onları Word-ə şəxsi təfərrüatların hara daxil ediləcəyini bildirəcək bir növ yertutan kimi düşünə bilərsiniz.

Sənədə birləşmə sahəsi əlavə etmək üçün Yaz & Sahələri Daxil et qrupu:

Salam daxil edin

Bütün yaxşı ünsiyyət salamlaşma ilə başladığı üçün ilk olaraq bunu əlavə etməlisiniz yer. Beləliklə, lentdəki Salam Xətti düyməsini klikləyin və e-poçtunuz üçün istədiyiniz salamlama formatını seçin. Əlavə olaraq, konkret alıcı üçün heç bir məlumat tapılmadıqda hansı salamlamadan istifadə edəcəyinizi müəyyənləşdirin.

OK düyməsini klikləyin və sizdə «Salamlama Xətti» olacaq.sənədə yer tutucu daxil edilib.

Faydalı məsləhətlər:

• Defolt " Hörmətli " əvəzinə siz yaza bilərsiniz " Salam , " Salam " və s. kimi xoşunuza gələn hər hansı salam.
• Önizləmə altında, Növbəti<2 üzərinə klikləyin> / Əvvəlki düyməsi salamlama xəttinin hər bir alıcı üçün necə görünəcəyini dəqiq görmək üçün.
• Salamlama xəttindəki məlumat yanlışdırsa, Sahələri Uyğunlaşdır düyməsini klikləyin. düzgün sahəni müəyyən etmək üçün.
• Oxşar şəkildə, lazım gələrsə, siz Ünvan Bloku əlavə edə bilərsiniz.

Mesaj mətnini yazın

Salam sətirdən sonra sənədinizdə yeni sətir başlamaq və mesajınızın mətnini daxil etmək üçün Enter düyməsini sıxın. Defolt Outlook imzanız daxil edilməyəcəyi üçün sonuna imza əlavə etməyi unutmayın.

Birləşmə sahələrini daxil edin

Digər şəxsi təfərrüatları mesaja daxil etmək üçün uyğun olan yerdə müvafiq birləşmə sahələrini daxil edin. Budur:

1. Kursoru konkret məlumat daxil etmək istədiyiniz yerə qoyun.
2. Lentdəki Birləşmə sahəsini daxil et düyməsini klikləyin.
3. Görünən dialoq qutusunda tələb olunan sahəni seçin və Daxil et düyməsini basın. .
4. Bütün sahələri daxil etdikdən sonra dialoq qutusunu bağlamaq üçün Bağla üzərinə klikləyin.

Nümunə olaraq, mobil telefon əlavə edirik:

Hər şey tamamlandıqdan sonra yekun sənədiniz bu kimi görünə bilər:

İpucu. Əgər Birləşmə sahəsini daxil edin dialoq qutusunda bəzi mühüm sahələr yoxdur, baxmayaraq ki, kontaktları Outlook-da düzgün qurduğunuza əminsiniz, əvvəlcə Outlook kontaktlarınızı Excel-ə ixrac etməyə çalışın və sonra məlumat kimi Excel vərəqindən istifadə edin. mənbə. Təəssüf ki, siz Outlook daxilində nə baş verdiyini heç vaxt dəqiq bilməyəcəksiniz :(

Addım 5. Poçt birləşmələrinin nəticələrini əvvəlcədən nəzərdən keçirin

Fərdiləşdirilmiş poçt göndərişlərinizi göndərməzdən əvvəl, nəticələrə nəzər salmağınız yaxşı olar. hər bir e-poçtun məzmunu qaydasındadır. Bunu etmək üçün Maillər tabındakı Nəticələri nəzərdən keçirin düyməsini klikləyin və sonra bütün e-məktublara baxmaq üçün ox düymələrindən istifadə edin.

Addım 6. Fərdiləşdirilmiş toplu e-poçt göndərin

Sadəcə bir neçə kliklə, məktublarınız yolda olacaq.

1. Aktivdir. Maillər nişanı, Bitir qrupunda, Bitir və Birləşdir üzərinə klikləyin və sonra E-poçt Mesajları Göndər... seçin.

OK klikləmək e-poçtu Gedənlər qutusu qovluğuna göndərir. Göndərmə aşağıdakılara əsasən həyata keçiriləcək cari parametrləriniz: qoşulduqda dərhal və ya hər N dəqiqədən bir.

İpucu. Əgər Outlook Mail Merge ilə qoşma axtarırsınızsa, o zaman bu və bir çox başqalarını ehtiva edən Paylaşılan E-poçt Şablonları alətini sınayın.faydalı xüsusiyyətlər.

Outlook kontaktlarından istifadə edərək Word-dən məktubların birləşməsini necə etmək olar

E-poçtunuzun mətni Word-də artıq yazılmışsa, oradan məktubların birləşdirilməsi prosesinə başlaya bilərsiniz. Yekun nəticə Outlook-dan işə salındıqda olduğu kimi olacaq.

Word-da məktubların birləşdirilməsi iki yolla həyata keçirilə bilər: Poçt Birləşməsi Sihirbazından və ya lentdəki ekvivalent seçimlərdən istifadə etməklə. Birləşməni ilk dəfə yerinə yetirirsinizsə, sehrbazın təlimatı faydalı ola bilər, ona görə də biz ondan istifadə edəcəyik.

1. Word-da yeni sənəd yaradın. Siz indi mesajınızın mətnini daxil edə və ya boş sənədlə davam edə bilərsiniz.
2. Mail Merge Wizard -a başlayın. Bunun üçün Maillər nişanına keçin və Məktubların Birləşdirilməsinə Başla > Addım-Addım Poçt Birləşdirilməsi Sihirbazı üzərinə klikləyin.

Excel məlumat mənbəyindən məktubların birləşməsini necə etmək olar

Məktubların birləşməsi üçün məlumat xaricində saxlanılırsa Outlook, Word-də məktubların birləşməsini həyata keçirərkən məlumat mənbəyi kimi Excel iş vərəqindən və ya Access verilənlər bazasından istifadə edə bilərsiniz. Theaddımlar yuxarıdakı nümunədə olduğu kimi eyni olacaq. Yeganə fərq, Poçt Birləşməsi Sihirbazının 4-cü addımıdır, burada siz Mövcud siyahıdan istifadə edin seçimini seçirsiniz və sonra Excel faylınızı axtarırsınız.

Bu misal üçün aşağıdakı Excel cədvəlindən istifadə olunur:

Nəticədə bu fərdiləşdirilmiş mesajı alırsınız:

Əgər sizə daha ətraflı təlimatlara ehtiyacınız olduğunu hiss edirsinizsə, lütfən, bu başdan-başa təlimatı yoxlayın: Excel-dən Word-ə məktubların birləşməsini necə etmək olar.

Fərdiləşdirilmiş kütləvi göndərişlər üçün Outlook Poçt Birləşməsi əlavəsi

Əgər siz şəxsi Outlook poçt qutunuzdan xüsusi hazırlanmış toplu e-poçt kampaniyaları göndərmək üçün bir yol axtarırsınızsa, o zaman Paylaşılan E-poçt Şablonlarımıza daxil olan yeni Poçt Birləşməsi funksiyasını mütləq qiymətləndirəcəksiniz. O, Outlook-dan nə ilə fərqlənir? Əsas məqamlar bunlardır:

• Siz birbaşa Outlook Word və ya hər hansı digər proqram olmadan məktub birləşməsi kampaniyaları yarada və işlədə bilərsiniz.
• Siz <8 əlavə edə bilərsiniz. poçt birləşməsi üçün>qoşmalar və şəkillər .
• Daxili poçt birləşməsi şablonları və ya öz HTML-inizin köməyi ilə möhkəm və gözəl dizaynlar yarada bilərsiniz. əsaslananlar.
• Kütləvi göndərişlərinizi istənilən xüsusi birləşmə sahələri ilə fərdiləşdirə bilərsiniz.
• Bir sıra uyğunlaşdırılan tərtibatlar sayəsində mesajlarınız İstənilən e-poçt müştərisində, istər Windows, Gmail və ya Apple üçün Outlook olsun