I denne vejledning vil vi se nærmere på, hvordan du kan sammenføje mails i Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 og tidligere.

Når du har brug for at sende personlige e-mails til flere modtagere, er sammenføjning af mails en reel tidsbesparelse. Det fungerer fantastisk til at sende virksomhedsopdateringer, sæsonhilsner og lignende, så hver modtager får en personlig e-mail med sine egne oplysninger, uden at vide hvem andre modtagerne har fået denne besked.

Der er et par måder at lave en sammenlægning af post i Outlook på, og vi vil se nærmere på hver enkelt metode.

Hvad er Mail Merge?

Post sammenlægning er en proces, hvor der oprettes masse-e-mails, der er skræddersyet til hver enkelt modtager ved at tage data fra en database, et regneark eller en anden struktureret fil.

Du forbereder din meddelelsesskabelon ved at indsætte pladsholdere, hvor det er relevant, og en sammenføjningsmail henter modtagerens oplysninger (f.eks. navn, e-mail-adresse osv.) fra en kildefil og indsætter dem i en e-mail i stedet for pladsholderne.

I sidste ende er alle tilfredse - modtagerne føler sig unikke og værdsat, når de får en individuel besked, der tager fat på deres specifikke problemer, og du har en forbedret engagementrate ;)

Sådan laver du en sammenlægning af post i Outlook

Hvis alle de personer, du vil adressere, allerede er i din Outlook-kontaktmappe, kan du udføre en sammenlægning direkte fra Outlook. For nemheds skyld vil vi opdele hele processen i 6 meningsfulde trin.

Trin 1. Vælg dine Outlook-kontakter

Først og fremmest skal du vælge, hvilke af dine kontakter du vil sende en e-mail til. Kontakter (genvejen CTRL + 3 fører dig derhen med det samme), vælg den ønskede mappe i venstre rude, og vælg derefter de personer, du er interesseret i.

Nyttige tips:

• Til visuelt se felterne der skal bruges i sammenlægningen, skal du vælge den Telefon eller Liste på den Hjem under fanen, i fanen Nuværende visning gruppe.
• Du kan sortere kontakter af Kategori , Virksomhed eller Placering ved at klikke på den tilsvarende knap på Se i fanen i Arrangement gruppe.
• For kun den relevante kontakter skal være synlige , foretage en søgning baseret på virksomhed, land eller kategori.
• Outlook-kontakter indeholder i alt 92 felter, hvoraf mange er tomme. For at gøre sammenlægningen lettere kan du kun vise relevante felter , og brug derefter felterne i den aktuelle visning til sammenlægningen.
• Til fjerne irrelevante kolonner fra visning, højreklik på kolonnens navn, og klik derefter på Fjern denne kolonne .
• Til tilføje flere kolonner til den aktuelle visning, højreklik på et kolonnenavn, klik på Vis indstillinger > Søjler... .

Skærmbilledet nedenfor viser Outlook-kontakter grupperet efter kategori, med den Virksomhed kategori kontakter valgt:

Trin 2. Start postsamkøring i Outlook

Når kontakterne er valgt, skal du gå til Hjem faneblad> Foranstaltninger gruppe, og klik på Sammenlægning af post knap.

Trin 3. Opsætning af post sammenlægning i Outlook

I den Mail Merge-kontakter dialogboksen, og vælg de indstillinger, der fungerer bedst for dig.

Under Kontakter , vælge en af følgende:

• Alle kontakter i den aktuelle visning - hvis du har filtreret din visning, så kun målkontakterne er synlige.
• Kun udvalgte kontakter - hvis du har valgt de kontakter, som du vil sende en e-mail til.

Under Felter, der skal slås sammen , vælg enten:

• Alle kontaktfelter - hvis du ønsker, at alle kontaktfelter skal bruges i sammenlægningen.
• Kontaktfelter i den aktuelle visning - hvis du har konfigureret visningen, så kun de felter, der skal indgå i sammenlægningen, vises.

Under Dokumentfil , vælg enten:

• Nyt dokument - for at oprette dokumentfilen fra bunden.
• Eksisterende dokument - for at søge efter det eksisterende dokument, som du ønsker at bruge til sammenlægningen.

Under Kontaktdatafil , vælg den Permanent fil afkrydsningsfeltet, hvis du ønsker at gemme de valgte kontakter og felter til senere brug. De kommaseparerede data gemmes i et Word-dokument (*.doc).

Konfigurer Muligheder for sammenlægning på denne måde:

• Til Dokumenttype , vælg Formularbreve .
• Til Fletning til , vælg E-mail .
• Til Emnelinje for meddelelsen , skriv det emne, du finder passende (du kan redigere det senere).

Her er indstillingerne for vores eksempel på post sammenlægning:

Bemærk. Hvis du har valgt den Kontaktfelter i den aktuelle visningsindstilling , skal du sikre dig, at alle de felter, der er beregnet til sammenlægningen (herunder den E-mail feltet!) vises i den aktuelle visning.

Når du er færdig, skal du klikke på OK Dette åbner postsamlingsdokumentet i Word.

Trin 4. Opret postfletningsdokument i Word

Normalt åbnes dokumentet i Word med Mailinger fanen er valgt, klar til at du kan vælge den sammenlægningsfelter Du kan betragte dem som en slags pladsholdere, der fortæller Word, hvor de personlige oplysninger skal indsættes.

Hvis du vil tilføje et flettefelt til dokumentet, skal du bruge en af disse knapper i Skriv & Indsæt felter gruppe:

Indsæt en hilsen

Da al god kommunikation starter med en hilsen, er det denne, du skal tilføje i første omgang. Så klik på Hilsen linje på båndet, og vælg det ønskede hilsenformat for din e-mail. Du kan også angive, hvilken hilsen der skal bruges, når der ikke findes nogen oplysninger om en bestemt modtager.

Klik på OK , og du vil have den "GreetingLine" pladsholder, der indsættes i dokumentet.

Nyttige tips:

• I stedet for standard " Kære ", kan du skrive en hvilken som helst hilsen, som du vil, f.eks. Hej , " Hej " osv.
• Under Forhåndsvisning , klik på Næste / Forrige for at se præcis, hvordan hilsen vil se ud for hver enkelt modtager.
• Hvis oplysningerne i hilsen er forkerte, skal du klikke på Match felter for at finde det rigtige felt.
• På samme måde kan du tilføje Adresseblok om nødvendigt.

Indtast beskedteksten

Efter hilsen skal du trykke på Enter for at starte en ny linje i dokumentet og skrive teksten til din besked. Husk at tilføje en signatur til sidst, da din standard Outlook-signatur ikke vil blive indsat.

Indsæt flettefelter

Hvis du vil inkludere andre personlige oplysninger i en besked, skal du indsætte de tilsvarende sammenlægningsfelter, hvor det er relevant. Sådan gør du:

1. Placer markøren præcis der, hvor du ønsker at indsætte bestemte oplysninger.
2. Klik på den Indsæt flettefelt knappen på båndet.
3. Vælg det ønskede felt i den dialogboks, der vises, og klik på Indsæt .
4. Når du har indsat alle felterne, skal du klikke på Luk for at lukke dialogboksen.

Vi tilføjer f.eks. en mobiltelefon:

Når det hele er færdigt, kan dit færdige dokument se nogenlunde sådan her ud:

Tip. Hvis der mangler nogle vigtige felter i Indsæt flettefelt dialogboks, selvom du er ret sikker på, at du har oprettet kontakterne rigtigt i Outlook, så prøv at eksportere dine Outlook-kontakter til Excel først, og brug derefter et Excel-ark som datakilde. Desværre ved du aldrig præcis, hvad der foregår inde i Outlook :(

Trin 5. Få vist et eksempel på resultaterne af postfletning

Før du sender dine personlige udsendelser, er det en god idé at få vist et eksempel på resultaterne for at sikre, at indholdet af hver e-mail er i orden. Du kan gøre det ved at klikke på knappen Resultater i et eksempel på knappen på Mailinger fanen, og brug derefter pileknapperne til at få vist alle e-mails.

Trin 6. Send personlige masse-e-mails ud

Bare et par klik mere, og så er dine forsendelser på vej.

1. På den Mailinger under fanen, i fanen Færdig gruppe, klik på Afslut & sammenlægning , og vælg derefter Send e-mails... .

Klik på OK sender e-mail til mappen Udbakke. Afsendelsen udføres på grundlag af dine aktuelle indstillinger: straks, når der er oprettet forbindelse, eller hvert N minut.

Tip. Hvis du leder efter Outlook Mail Merge med vedhæftede fil , så prøv værktøjet Delte e-mail-skabeloner, som indeholder denne og mange andre nyttige funktioner.

Sådan samles post fra Word ved hjælp af Outlook-kontakter

Hvis du allerede har teksten til din e-mail skrevet i Word, kan du starte en sammenføjningsproces derfra. Det endelige resultat vil være nøjagtig det samme som når du starter fra Outlook.

I Word kan en sammenlægning foretages på to måder: ved hjælp af guiden til sammenlægning af postforsendelser eller de tilsvarende muligheder på båndet. Hvis det er første gang, du udfører sammenlægningen, kan guiden være nyttig, så vi vil bruge den.

1. Opret et nyt dokument i Word. Du kan skrive teksten til din besked nu eller fortsætte med et tomt dokument.
2. Start den Guiden til sammenlægning af post Gå til Mailinger fanen, og klik på Start sammenlægning af post > Trin for trin-guide til sammenlægning af post .

Sådan laver du post sammenlægning fra Excel-datakilde

Hvis oplysningerne til sammenlægningen er gemt uden for Outlook, kan du bruge et Excel-regneark eller en Access-database som datakilde, når du laver en sammenlægning i Word. Trinene vil være nøjagtig de samme som i ovenstående eksempel. Den eneste forskel er trin 4 i guiden til sammenlægning, hvor du vælger den Brug en eksisterende liste og søg derefter efter din Excel-fil.

I dette eksempel anvendes følgende Excel-ark:

Som resultat får du denne personlige besked:

Hvis du føler, at du har brug for mere detaljerede instruktioner, kan du se denne vejledning fra ende til anden: Sådan samles post sammenføjning fra Excel til Word.

Outlook Mail Merge add-in til personlige masseudsendelser

Hvis du leder efter en måde at sende skræddersyede masse-e-mailkampagner fra din personlige Outlook-postkasse, så vil du helt sikkert sætte pris på den helt nye Mail Merge-funktion, der er inkluderet i vores Shared Email Templates. Hvordan adskiller den sig fra Outlook's? Her er de vigtigste punkter:

• Du kan oprette og køre mail merge-kampagner direkte i Outlook uden Word eller enhver anden applikation.
• Du kan tilføje vedhæftede filer og billeder til din mail merge.
• Du kan skabe robuste og smukke designs ved hjælp af de indbyggede skabeloner til post sammenføjning eller dine egne HTML-baserede.
• Du kan tilpasse dine masseudsendelser med enhver brugerdefinerede flettefelter .
• På grund af et sæt af adaptive layouts vil dine beskeder se godt ud i alle e-mail-klienter, uanset om det er Outlook til Windows, Gmail eller Apple Mail.
• En sammenføjning kan køres i enhver Outlook-app : til Windows, til Mac og Outlook Online.

Man siger, at et kig er bedre end tusind ord, så lad os se det i aktion :)

1. Lav en postliste i Excel-ark

Din distributionsliste er en Excel-tabelle, der indeholder modtagernes e-mailadresser og personlige data til flettefelter.

• Arbejdsmappen skal være gemt i OneDrive.
• Alle data skal være i en Excel-tabelle.
• E-mail-adresser skal placeres i kolonnen længst til venstre, der hedder E-mail .

Her er en Excel-tabelle, som vi skal bruge til dette eksempel:

2. Opret en mail merge-skabelon

Du skal gøre følgende for at oprette en mail merge-skabelon:

1. Højreklik på en af dine skabelonmapper i ruden Delte e-mail-skabeloner, og vælg derefter Ny mail merge-skabelon fra kontekstmenuen:

   

   Se også: Sådan laver du en afhængig (kaskade-) drop-down liste i Excel
2. Vælg et af de standardlayouts, eller klik på Brugerdefineret HTML for at indsætte din egen skabelon, og klik derefter på Næste :

   

3. Vælg dit foretrukne farvetema, og klik på Færdig :

   

4. En mail merge-skabelon er klar til brug - du skal blot erstatte pladsholdertekster, billeder og hyperlinks med de rigtige tekster, billeder og hyperlinks.

Tip. Når du kopierer fra en anden kilde, kan du bruge genvejen Ctrl + Shift + V til at indsætte tekst uden formatering.

3. Personliggør din e-mailskabelon ved hjælp af flettefelter

Personalisering af e-mail sker ved hjælp af den ~%MergeField I vores online-dokumentation kan du finde en detaljeret vejledning om, hvordan du bruger den. Her vil jeg blot vise dig resultatet:

Som du kan se, har vi indsat to sammenlægningsfelter: Fornavn og Link Den første er indlysende - den henter oplysningerne fra Fornavn kolonne for at adressere hver kontakt ved navn. Den anden er meget mere interessant - den skaber en individuelt link for hver modtager baseret på en websideadresse i Link kolonne. Da vi ikke blot ønsker at indsætte en kontaktspecifik url, men også at gøre det til et smukt hyperlink, skifter vi til HTML-fremviseren og placerer makroen inden for kolonnen href attribut som denne:

abonnementsplan

Tip. Til tilføje vedhæftede fil til din mail merge, skal du bruge en af de ~%Binde Den komplette liste over tilgængelige makroer findes her.

4. Sådan opretter du en mail merge-kampagne i Outlook

Det er nemt at oprette en mail merge-kampagne - du skal blot sætte alle delene sammen:

1. Giv din nye kampagne et navn.
2. Indtast teksten til Emneord linje.
3. Angiv eventuelt e-mail-adressen til svar.
4. Importer din mailingliste.
5. Vælg en e-mail-skabelon.
6. Planlæg masseforsendelser af e-mails til en senere dato eller start med det samme.

Når dine personlige masseudsendelser sendes af sted, kan du være helt sikker på, at hver e-mail vil se godt ud, uanset hvilken e-mail-klient-app modtageren åbner den (selvfølgelig hvis du har brugt vores tilpassede layouts).

Outlook Mail Merge e-mail grænser

I selve Outlook er der ingen grænse for det maksimale antal modtagere, men der findes sådanne grænser i Office 365 og Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 modtagere pr. dag
• 30 e-mails pr. minut

Du kan finde flere oplysninger under Microsoft 365-grænser for modtagelse og afsendelse.

Outlook.com

For gratis konti varierer begrænsningerne afhængigt af forbrugshistorik.

For Microsoft 365-abonnenter er begrænsningerne følgende:

• 5.000 daglige modtagere
• 1.000 daglige modtagere, der ikke har et forhold til dig (dvs. nogen, du aldrig har sendt en e-mail til før)

Du kan finde flere oplysninger under Afsendelse af grænser i Outlook.com.

Derudover er der grænser for antallet af udgående meddelelser fastsat af Internet og udbydere af e-mail-tjenester for at reducere spam og forhindre overbelastning af e-mail-servere. Så før du laver en sammenlægning, skal du tjekke med din mailadministrator eller internetudbyder, hvor mange e-mails du må sende om dagen og inden for en time. Generelt er det usandsynligt, at du vil få problemer, så længe du holder dig under 500 meddelelser om dagen.

Det er sådan, man kan sammenføje post i Outlook. Jeg takker dig for at læse og glæder mig til at se dig på vores blog i næste uge!