في هذا البرنامج التعليمي ، سنلقي نظرة متعمقة على كيفية دمج البريد في Outlook 365 و Outlook 2021 و Outlook 2019 و Outlook 2016 والإصدارات الأقدم.

متى احتجت إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى عدة مستلمين ، فإن دمج البريد يوفر الوقت الحقيقي. إنه يعمل بشكل رائع لإرسال تحديثات الأعمال وتحية الموسم وما شابه ذلك ، بحيث يحصل كل مستلم على بريد إلكتروني شخصي بمعلوماته الخاصة ، دون معرفة من تم إرسال هذه الرسالة إليه.

هناك القليل منها. طرق للقيام بدمج البريد في Outlook ، وسوف ننظر عن كثب في كل طريقة.

ما هو دمج المراسلات؟

دمج المراسلات هي عملية إنشاء رسائل بريد إلكتروني جماعية مخصصة لكل مستلم عن طريق أخذ البيانات من قاعدة بيانات أو جدول بيانات أو ملف منظم آخر. تفاصيل المستلم (مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني وما إلى ذلك) من ملف المصدر وإدراجها في بريد إلكتروني في مكان العناصر النائبة. رسالة تعالج مخاوفهم المحددة ، وتستمتع بمعدل مشاركة محسّن ؛)

كيفية القيام بدمج البريد في Outlook

إذا كان كل شيء الأشخاص الذين تريد مخاطبتهم موجودون بالفعل في مجلد جهات اتصال Outlook الخاص بك ، يمكنك إجراء دمج البريد مباشرة من Outlook. للراحة،Mail.

يقولون إن المظهر أفضل من ألف كلمة ، لذلك دعونا نراها في العمل :)

1. قم بإنشاء قائمة بريدية في ورقة Excel

قائمة التوزيع الخاصة بك هي جدول Excel يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين والبيانات الشخصية لحقول الدمج.

• يجب تخزين المصنف في OneDrive .
• يجب أن تكون جميع البيانات ضمن جدول Excel.
• يجب وضع عناوين البريد الإلكتروني في العمود الموجود في أقصى اليسار ، باسم البريد الإلكتروني .

هذا جدول Excel سنستخدمه في هذا المثال:

2. إنشاء قالب لدمج المراسلات

لإنشاء قالب لدمج المراسلات ، هذا ما تحتاج إلى القيام به:

1. في جزء قوالب البريد الإلكتروني المشتركة ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من مجلدات القوالب الخاصة بك ، ثم اختر قالب دمج بريد جديد من قائمة السياق:

   

2. اختر أحد التخطيطات الجاهزة أو انقر فوق HTML مخصص للصق القالب الخاص بك ، ثم انقر فوق التالي :

   

3. اختر نسق اللون المفضل لديك وانقر فوق إنهاء :

   

4. قالب دمج المراسلات جاهز للاستخدام - ما عليك سوى استبدال نصوص العناصر النائبة والصور والارتباطات التشعبية بالنصوص الحقيقية.

نصيحة. عند النسخ من مصدر آخر ، استخدم اختصار Ctrl + Shift + V للصق النص بدون تنسيق.

3. إضفاء الطابع الشخصي على قالب البريد الإلكتروني الخاص بكباستخدام حقول الدمج

يتم تخصيص البريد الإلكتروني بمساعدة الماكرو ~٪ MergeField . في مستنداتنا عبر الإنترنت ، يمكنك العثور على الإرشادات التفصيلية حول كيفية استخدامها. هنا ، سأعرض لك النتيجة:

كما ترى ، قمنا بإدراج حقلي دمج: الاسم الأول و الرابط . الأول واضح - يسحب المعلومات من عمود الاسم الأول لمعالجة كل جهة اتصال بالاسم. الآخر أكثر إثارة للاهتمام - فهو ينشئ رابطًا فرديًا لكل مستلم استنادًا إلى عنوان صفحة الويب في العمود رابط . نظرًا لأننا لا نريد فقط إدراج عنوان url خاص بجهة اتصال ، ولكننا نريد أن نجعله ارتباطًا تشعبيًا جميلًا ، فإننا ننتقل إلى عارض HTML ونضع الماكرو داخل السمة href على النحو التالي:

subscription plan

نصيحة. لإضافة مرفق إلى دمج المراسلات ، استخدم إحدى وحدات الماكرو ~٪ إرفاق . القائمة الكاملة لوحدات الماكرو المتوفرة هنا.

4. كيفية إعداد حملة دمج البريد في Outlook

يعد إعداد حملة دمج البريد أمرًا رائعًا - يمكنك ببساطة تجميع كل الأجزاء معًا:

1. قم بتسمية حملتك الجديدة.
2. اكتب النص لسطر الموضوع .
3. اختياريًا ، حدد عنوان البريد الإلكتروني للردود.
4. استيراد قائمتك البريدية.
5. اختر قالب بريد إلكتروني.
6. جدولة إرسال البريد الإلكتروني المجمع بتاريخ لاحق أو ابدأ على الفور.

هذا كل شيء! متيتنفجر مراسلاتك الجماعية الشخصية ، يمكنك أن تكون واثقًا تمامًا من أن كل بريد إلكتروني سيبدو جيدًا في أي تطبيق عميل بريد إلكتروني يفتحه المستلم (بالطبع ، إذا كنت قد استخدمت تخطيطاتنا التكيفية).

Outlook Mail Merge حدود البريد الإلكتروني

في Outlook نفسه ، لا يوجد حد أقصى لعدد المستلمين. ومع ذلك ، توجد مثل هذه الحدود في Office 365 و Outlook.com.

Outlook 365

• 10000 مستلم يوميًا
• 30 رسالة بريد إلكتروني في الدقيقة

لمزيد من التفاصيل ، راجع حدود الاستلام والإرسال في Microsoft 365.

Outlook.com

بالنسبة للحسابات المجانية ، تختلف القيود اعتمادًا على سجل الاستخدام.

بالنسبة لمشتركي Microsoft 365 ، القيود هي:

• 5000 مستلم يوميًا
• 1،000 مستلم يوميًا غير مرتبطين (أي شخص لم ترسل إليه بريدًا إلكترونيًا مطلقًا قبل)

لمزيد من التفاصيل ، الرجاء مراجعة حدود الإرسال في Outlook.com.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تعيين حدود عدد الرسائل الصادرة بواسطة الإنترنت و مقدمو خدمة البريد الإلكتروني لتقليل البريد العشوائي ومنع التحميل الزائد على خوادم البريد الإلكتروني. لذلك ، قبل القيام بدمج البريد ، تأكد من مراجعة مسؤول البريد أو مزود خدمة الإنترنت الخاص بك عن عدد رسائل البريد الإلكتروني المسموح لك بإرسالها يوميًا وفي غضون ساعة. بشكل عام ، من غير المحتمل أن تواجه أي مشكلات طالما بقيت أقل من 500 رسالة في اليوم.

هذه هي طريقة دمج البريد في Outlook. أشكرك على القراءة والنظرنتطلع إلى رؤيتك على مدونتنا الأسبوع المقبل!

الخطوة الأولى. حدد جهات اتصال Outlook الخاصة بك

أولاً ، تحتاج إلى اختيار أي من جهات الاتصال الخاصة بك لإرسال بريد إلكتروني إليها. لهذا ، قم بالتبديل إلى Outlook جهات الاتصال (سيأخذك الاختصار CTRL + 3 إلى هناك على الفور) ، حدد المجلد المطلوب في الجزء الأيمن ، ثم اختر الأشخاص الذين تهتم بهم.

نصائح مفيدة:

• لرؤية الحقول بصريًا التي سيتم استخدامها في الدمج ، حدد عرض الهاتف أو قائمة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة العرض الحالي .
• يمكنك فرز جهات الاتصال حسب الفئة ، شركة أو الموقع بالنقر فوق الزر المقابل في علامة التبويب عرض في مجموعة الترتيب .
• للمجموعة <8 فقط> جهات الاتصال ذات الصلة لتكون مرئية ، قم بإجراء بحث بناءً على الشركة أو الدولة أو الفئة.
• تحتوي جهات اتصال Outlook على إجمالي 92 حقلاً ، العديد منها فارغ. لتسهيل عملية دمج المراسلات ، يمكنك عرض الحقول ذات الصلة فقط ، ثم استخدام الحقول في طريقة العرض الحالية للدمج.
• إلى إزالة الأعمدة غير ذات الصلة من طريقة العرض ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم العمود ، ثم انقر فوق إزالة هذا العمود .
• لإضافة المزيد من الأعمدة إلى طريقة العرض الحالية ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي اسم عمود ، انقر فوق عرض الإعدادات & gt ؛ الأعمدة ... .

توضح لقطة الشاشة أدناه جهات اتصال Outlook مجمعة حسب الفئة ، مع جهات اتصال الأعمال المحددة:

الخطوة 2. ابدأ دمج البريد في Outlook

مع تحديد جهات الاتصال ، انتقل إلى الصفحة الرئيسية علامة التبويب & gt ؛ الإجراءات المجموعة ، وانقر فوق الزر دمج المراسلات .

الخطوة الثالثة. حتى دمج البريد في Outlook

في مربع الحوار جهات اتصال دمج المراسلات ، حدد الخيارات التي تناسبك.

ضمن جهات الاتصال ، اختر واحد مما يلي:

• جميع جهات الاتصال في العرض الحالي - إذا قمت بتصفية العرض الخاص بك بحيث تكون جهات الاتصال المستهدفة فقط مرئية.
• جهات الاتصال المحددة فقط - إذا حددت جهات الاتصال التي تريد إرسال بريد إلكتروني إليها.

تحت الحقول المراد دمجها ، حدد إما:

• جميع حقول جهات الاتصال - إذا كنت تريد استخدام جميع حقول جهات الاتصال في الدمج.
• حقول جهات الاتصال في العرض الحالي - إذا كنت ' لقد قمت بتكوين طريقة العرض الخاصة بك بحيث يتم عرض الحقول المراد تضمينها في الدمج فقط.

ضمن ملف المستند ، حدد إما:

• مستند جديد - لإنشاء ملف المستند من البداية.
• المستند الحالي - لاستعراض المستند الحالي الذي ترغب في استخدامه للدمج.

ضمن ملف بيانات جهة الاتصال ، حدد خانة الاختيار الملف الدائم إذا كنت ترغب في حفظ جهات الاتصال والحقول المحددة للاستخدام في المستقبل. سيتم حفظ البيانات المحددة بفواصل في مستند Word (* .doc).

تكوين خيارات الدمج بهذه الطريقة:

• بالنسبة إلى نوع المستند ، اختر نموذج الأحرف .
• بالنسبة إلى دمج إلى ، حدد بريد إلكتروني .
• بالنسبة إلى سطر موضوع الرسالة ، اكتب أي موضوع تراه مناسبًا (يمكنك تحريره لاحقًا).

فيما يلي إعدادات نموذج دمج المراسلات:

ملاحظة. إذا حددت الخيار حقول جهات الاتصال في طريقة العرض الحالية ، فتأكد من عرض جميع الحقول المخصصة للدمج (بما في ذلك حقل البريد الإلكتروني !) في طريقة العرض الحالية.

عند الانتهاء ، انقر فوق موافق . سيؤدي هذا إلى فتح مستند دمج المراسلات في Word.

الخطوة 4. إنشاء مستند دمج المراسلات في Word

عادةً ، يتم فتح المستند في Word مع تحديد علامة التبويب المراسلات ، جاهز لك لاختيار دمج الحقول . يمكنك اعتبارها نوعًا من العناصر النائبة التي ستخبر Word بمكان إدراج التفاصيل الشخصية.

لإضافة حقل دمج إلى المستند ، استخدم أحد هذه الأزرار في اكتب & amp؛ أدخل الحقول المجموعة:

أدخل تحية

نظرًا لأن كل الاتصالات الجيدة تبدأ بتحية ، فهذا ما تحتاج إلى إضافته في الأول مكان. لذلك ، انقر فوق الزر خط الترحيب الموجود على الشريط وحدد تنسيق الترحيب المطلوب لبريدك الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، حدد التحية التي تريد استخدامها عندما لا يتم العثور على معلومات لمستلم معين.

انقر فوق موافق ، وسيكون لديك «خط الترحيب» تم إدراج العنصر النائب في المستند.

نصائح مفيدة:

• بدلاً من الافتراضي " عزيزي " ، يمكنك كتابة أي تحية تحبها مثل " مرحبًا ،" مرحبًا "، إلخ.
• ضمن معاينة ، انقر فوق التالي / السابق الزر لعرض كيف سيبدو خط الترحيب بالضبط لكل مستلم.
• إذا كانت المعلومات الموجودة في سطر الترحيب خاطئة ، فانقر فوق الزر تطابق الحقول لتحديد الحقل الصحيح.
• بطريقة مماثلة ، يمكنك إضافة كتلة العنوان إذا لزم الأمر.

اكتب نص الرسالة

بعد سطر الترحيب ، اضغط على Enter لبدء سطر جديد في المستند واكتب نص رسالتك. تذكر إضافة توقيع في النهاية ، حيث لن يتم إدراج توقيع Outlook الافتراضي الخاص بك.

أدخل حقول الدمج

لتضمين تفاصيل شخصية أخرى في رسالة ، أدخل حقول الدمج المقابلة حيثما كان ذلك مناسبًا. وإليك الطريقة:

1. ضع المؤشر بالضبط حيث تريد إدراج معلومات معينة.
2. انقر فوق الزر إدراج حقل دمج على الشريط.
3. في مربع الحوار المنبثق ، حدد الحقل المطلوب ، وانقر فوق إدراج .
4. بعد إدخال جميع الحقول ، انقر فوق إغلاق لإغلاق مربع الحوار.

كمثال ، نقوم بإضافة هاتف محمول:

عند الانتهاء من كل شيء ، قد يبدو المستند النهائي على النحو التالي:

تلميح. إذابعض الحقول المهمة مفقودة في مربع الحوار إدراج حقل دمج ، على الرغم من أنك متأكد تمامًا من إعداد جهات الاتصال مباشرة في Outlook ، فحاول تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel أولاً ، ثم استخدم ورقة Excel كبيانات مصدر. للأسف ، لا تعرف أبدًا ما يحدث بالضبط داخل Outlook :(

الخطوة الخامسة. معاينة نتائج دمج البريد

قبل إرسال الرسائل البريدية المخصصة ، من الجيد معاينة النتائج للتأكد من محتوى كل بريد إلكتروني على ما يرام. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر معاينة النتائج في علامة التبويب المراسلات ، ثم استخدم أزرار الأسهم لعرض كافة رسائل البريد الإلكتروني.

الخطوة 6. أرسل بريدًا إلكترونيًا مجمّعًا مخصصًا

بضع نقرات إضافية ، وستكون مراسلاتك في طريقها إليك.

1. قيد التشغيل علامة التبويب المراسلات ، في المجموعة إنهاء ، انقر فوق إنهاء ودمج ، ثم حدد إرسال رسائل البريد الإلكتروني ... .

النقر فوق موافق يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى مجلد صندوق الصادر. سيتم تنفيذ الإرسال بناءً على إعداداتك الحالية: على الفور عند الاتصال أو كل N دقيقة.

نصيحة. إذا كنت تبحث عن دمج بريد Outlook مع المرفقات ، فجرّب أداة قوالب البريد الإلكتروني المشتركة التي تتضمن هذا والعديد من الأدوات الأخرىميزات مفيدة.

كيفية دمج المراسلات من Word باستخدام جهات اتصال Outlook

في الحالة التي يكون فيها نص بريدك الإلكتروني مكتوبًا في Word ، يمكنك بدء عملية دمج المراسلات من هناك. ستكون النتيجة النهائية هي نفسها تمامًا كما كانت عند البدء من Outlook.

في Word ، يمكن إجراء دمج المراسلات بطريقتين: باستخدام معالج دمج المراسلات أو الخيارات المكافئة على الشريط. إذا قمت بإجراء الدمج لأول مرة ، فقد تكون إرشادات المعالج مفيدة ، لذلك سنستخدمها.

1. في Word ، قم بإنشاء مستند جديد. يمكنك كتابة نص رسالتك الآن أو المتابعة مع مستند فارغ.
2. ابدأ معالج دمج المراسلات . لهذا ، انتقل إلى علامة التبويب المراسلات ، وانقر فوق بدء دمج المراسلات & gt؛ معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة .

كيفية القيام بدمج البريد من مصدر بيانات Excel

في حالة تخزين معلومات دمج المراسلات خارج Outlook ، يمكنك استخدام ورقة عمل Excel أو قاعدة بيانات Access كمصدر بيانات عند القيام بدمج البريد في Word. الستكون الخطوات هي نفسها تمامًا كما في المثال أعلاه. الاختلاف الوحيد هو الخطوة 4 من معالج دمج المراسلات ، حيث تحدد الخيار استخدام قائمة موجودة ، ثم استعرض ملف Excel الخاص بك.

في هذا المثال ، يتم استخدام ورقة Excel التالية:

في النتيجة ، تحصل على هذه الرسالة المخصصة:

إذا كنت تشعر أنك بحاجة إلى مزيد من الإرشادات التفصيلية ، فالرجاء مراجعة هذا البرنامج التعليمي الشامل: كيفية دمج البريد من Excel إلى Word.

الوظيفة الإضافية لدمج البريد في Outlook للمراسلات الجماعية المخصصة

إذا كنت تبحث عن طريقة لإرسال حملات بريد إلكتروني مجمعة مصممة خصيصًا من صندوق بريد Outlook الشخصي ، فستقدر بالتأكيد ميزة دمج المراسلات الجديدة المضمنة في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة الخاصة بنا. كيف تختلف عن Outlook؟ فيما يلي النقاط الأساسية:

• يمكنك إنشاء حملات دمج المراسلات وتشغيلها مباشرةً في Outlook بدون Word أو أي تطبيق آخر.
• يمكنك إضافة المرفقات و الصور لدمج البريد الخاص بك.
• يمكنك إنشاء تصميمات قوية وجميلة بمساعدة قوالب دمج البريد أو HTML الخاصة بك. القائمة على أساس.
• يمكنك تخصيص المراسلات الجماعية الخاصة بك مع أي حقول دمج مخصصة .
• نظرًا لمجموعة من التخطيطات التكيفية ، فإن رسائلك سوف تبدو رائعة في أي عميل بريد إلكتروني ، سواء كان Outlook لنظام التشغيل Windows أو Gmail أو Apple