Бұл оқулықта Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 және одан бұрынғы нұсқаларында пошталарды біріктіру жолын тереңірек қарастырамыз.

Бірнеше алушыға жекелендірілген электрондық хаттарды жіберу қажет болғанда, біріктіру нақты уақытты үнемдейді. Ол іскери жаңартуларды, маусымдық құттықтауларды және т.б. жіберу үшін тамаша жұмыс істейді, осылайша әрбір алушы бұл хабардың кімге жіберілгенін білмей, өз ақпараты бар жеке электрондық поштаны алады.

Бірнеше хабарлама бар. Outlook бағдарламасында пошталарды біріктіруді орындау жолдары және біз әрбір әдісті мұқият қарастырамыз.

Пошталарды біріктіру дегеніміз не?

Пошталарды біріктіру — дерекқордан, электрондық кестеден немесе басқа құрылымдық файлдан деректерді алу арқылы әрбір алушы үшін бейімделген жаппай электрондық хаттарды жасау процесі.

Негізінде, толтырғыштарды сәйкесінше қою арқылы хабар үлгісін дайындайсыз және пошталарды біріктіру алушының мәліметтерін (мысалы, аты, электрондық пошта мекенжайы, т.б.) бастапқы файлдан алады және оларды толтырғыштардың орнына электрондық поштаға кірістіреді.

Ақырында, әрбір адам бақытты - алушылар жеке тұлғаны алуды бірегей және құнды сезінеді. олардың нақты мәселелерін қарастыратын хабарлама және сіз жақсартылған қатысу жылдамдығына ие боласыз ;)

Outlook-та біріктіруді қалай жасауға болады

Егер Сіз хабарласқыңыз келетін адамдар Outlook контактілері қалтасында әлдеқашан болса, біріктіруді тікелей Outlook бағдарламасынан орындауға болады. Ыңғайлы болу үшін,Пошта.

Олар сыртқы түрі жақсы дейді. мың сөзден гөрі, оны іс жүзінде көрейік :)

1. Excel парағында тарату тізімін жасаңыз

Тарату тізіміңіз – алушылардың электрондық пошта мекенжайлары мен біріктіру өрістеріне арналған жеке деректерін қамтитын Excel кестесі.

• Жұмыс кітабы OneDrive ішінде сақталуы керек. .
• Барлық деректер Excel кестесінде болуы керек.
• Электрондық пошта мекенжайлары Электрондық пошта деп аталатын ең сол жақ бағанға орналастырылуы керек.

Міне, біз осы мысал үшін қолданатын Excel кестесі:

2. Біріктіру үлгісін жасау

Біріктіру үлгісін жасау үшін мынаны орындау керек:

1. Ортақ электрондық пошта үлгілері тақтасында үлгі қалталарының кез келгенін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз. , содан кейін мәтінмәндік мәзірден Жаңа біріктіру үлгісі таңдаңыз:

   

2. Қосылған орналасулардың бірін таңдаңыз немесе Теңшелетін HTML түймесін басыңыз. өз үлгіңізді қою үшін, содан кейін Келесі :

   

3. Қалаулы түс тақырыбын таңдап, Аяқтау :

   түймесін басыңыз.

4. Пошталарды біріктіру үлгісі пайдалануға дайын - жай ғана толтырғыш мәтіндерін, кескіндерді және гиперсілтемелерді нақтылармен ауыстырыңыз.

Кеңес. Басқа көзден көшіру кезінде мәтінді пішімдеусіз қою үшін Ctrl + Shift + V пернелер тіркесімін пайдаланыңыз.

3. Электрондық пошта үлгісін жекелендіріңізбіріктіру өрістерін пайдалану

Электрондық поштаны жекелендіру ~%MergeField макросының көмегімен орындалады. Біздің онлайн құжаттарымызда оны пайдалану туралы егжей-тегжейлі нұсқауларды таба аласыз. Мұнда мен сізге нәтижені көрсетемін:

Көріп отырғаныңыздай, біз екі біріктіру өрісін енгіздік: Аты және Сілтеме . Біріншісі анық - ол әрбір контактіні аты бойынша жіберу үшін Аты бағанынан ақпаратты алады. Екіншісі әлдеқайда қызықты - ол әрбір алушы үшін Сілтеме бағанындағы веб-бет мекенжайы негізінде жеке сілтеме жасайды. Біз тек контактіге арналған URL мекенжайын енгізіп қана қоймай, оны әдемі гиперсілтемеге айналдырғымыз келгендіктен, біз HTML қарау құралына ауысамыз және макросты href атрибутының ішіне келесідей орналастырамыз:

subscription plan

Кеңес. Біріктіруге тіркеме қосу үшін ~%Attach макростарының бірін пайдаланыңыз. Қол жетімді макростардың толық тізімі мына жерде.

4. Outlook бағдарламасында біріктіру науқанын қалай орнатуға болады

Пошталарды біріктіру науқанын орнату оңай емес - сіз жай ғана барлық бөліктерді біріктіресіз:

1. Жаңа науқаныңызды атаңыз.
2. Тақырып жолының мәтінін теріңіз.
3. Қосымша, жауаптар үшін электрондық пошта мекенжайын көрсетіңіз.
4. Хабарлама тізімін импорттаңыз.
5. Электрондық пошта үлгісін таңдаңыз.
6. Жаппай электрондық поштаны жіберуді кейінгі күнге жоспарлаңыз немесе дереу бастаңыз.

Болды! Қашанжекелендірілген жаппай жіберулер өшірілсе, әр электрондық поштаның алушы оны ашатын кез келген электрондық пошта клиенті қолданбасында жақсы көрінетініне толық сенімді бола аласыз (әрине, бейімделген орналасуларымызды пайдалансаңыз).

Outlook Mail Merge электрондық пошта шектеулері

Outlook-тың өзінде алушылардың ең көп санына шектеу жоқ. Дегенмен, мұндай шектеулер Office 365 және Outlook.com сайттарында бар.

Outlook 365

• Күніне 10 000 алушы
• минутына 30 электрондық хат

Қосымша мәліметтер алу үшін Microsoft 365 қабылдау және жіберу шектеулерін қараңыз.

Outlook.com

Тегін тіркелгілер үшін шектеулер әр түрлі болады пайдалану тарихы.

Microsoft 365 жазылушылары үшін шектеулер:

• күнделікті 5000 алушы
• 1000 күнделікті қарым-қатынассыз алушы (яғни, сіз ешқашан электрондық хат жібермеген адам) бұрын)

Толығырақ мәлімет алу үшін Outlook.com сайтындағы Жіберу шектеулері бөлімін қараңыз.

Сонымен қатар, шығыс хабарлар санына шектеулер Интернет және арқылы орнатылады. электрондық пошта қызметінің провайдерлері спамды азайту және электрондық пошта серверлерінің шамадан тыс жүктелуін болдырмау. Сондықтан, біріктіру жасамас бұрын, пошта әкімшісінен немесе Интернет провайдерінен күніне және бір сағат ішінде қанша электрондық хат жіберуге рұқсат етілгенін тексеріңіз. Жалпы алғанда, күніне 500 хабардан аспайтын болсаңыз, сізде қандай да бір мәселе туындамауы екіталай.

Ол Outlook бағдарламасында пошталарды біріктіру әдісі. Оқып, қарап шыққандарыңызға рахмет айтамынСізді келесі аптада біздің блогта күтеміз!

1-қадам. Outlook контактілерін таңдаңыз

Біріншіден, электрондық пошта хабарын жіберу үшін контактілердің қайсысына таңдау керек. Ол үшін Outlook Контактілер бөліміне ауысыңыз (CTRL + 3 пернелер тіркесімі сізді бірден сол жерге апарады), сол жақ тақтада қажетті қалтаны таңдаңыз, содан кейін қызықты адамдарды таңдаңыз.

Пайдалы кеңестер:

• Біріктіру кезінде пайдаланылатын өрістерді көзбен көру үшін Телефон немесе Тізім көрінісін таңдаңыз. Басты қойындысындағы Ағымдағы көрініс тобында.
• Сіз контактілерді Санат , <1 бойынша сұрыптай аласыз>Компания немесе Орналасу үшін Орналасу тобындағы Көру қойындысындағы сәйкес түймені басу арқылы таңдаңыз.
• Тек <8 үшін>көрінетін болуы үшін тиісті контактілер , компания, ел немесе санат негізінде іздеуді орындаңыз.
• Outlook контактілерінде барлығы 92 өріс бар, олардың көпшілігі бос. Пошталарды біріктіруді жеңілдету үшін тек сәйкес өрістерді көрсетуге болады, содан кейін біріктіру үшін ағымдағы көріністегі өрістерді пайдалануға болады.
• Қатыссыз бағандарды жою үшін көру, баған атауын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, содан кейін Осы бағанды ​​жою түймесін басыңыз.
• Ағымдағы көрініске қосымша бағандар қосу үшін кез келген баған атауын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз, Параметрлерді қарау > Бағандар... түймесін басыңыз.

Төмендегі скриншот санат бойынша топтастырылған Outlook контактілерін көрсетеді. Бизнес санаты контактілері таңдалды:

2-қадам. Outlook бағдарламасында біріктіруді бастау

Таңдалған контактілермен <тармағына өтіңіз. 1>Басты бет қойындысы > Әрекеттер тобына өтіп, Пошталарды біріктіру түймесін басыңыз.

3-қадам. Орнату Outlook бағдарламасында біріктірілген поштаны біріктіру

Біріктіру контактілері тілқатысу терезесінде сізге ең қолайлы опцияларды таңдаңыз.

Контактілер астында таңдаңыз. төмендегілердің бірі:

• Ағымдағы көріністегі барлық контактілер - мақсатты контактілер ғана көрінетіндей көріністі сүзген болсаңыз.
• Тек таңдалған контактілер - электрондық пошта жіберілетін контактілерді таңдаған болсаңыз.

Біріктірілетін өрістер астында мыналардың бірін таңдаңыз:

• Барлық контакт өрістері - біріктіруде барлық контакт өрістерінің пайдаланылуын қаласаңыз.
• Ағымдағы көріністегі контакт өрістері - егер сіз' көріністі біріктіруге қосылатын өрістер ғана көрсетілетін етіп конфигурацияладыңыз.

Құжат файлы астында мыналардың бірін таңдаңыз:

• Жаңа құжат - құжат файлын нөлден жасау.
• Бар құжат - біріктіру үшін пайдаланғыңыз келетін бар құжатты шолу.

Контакт деректерінің файлы астында таңдалған контактілер мен өрістерді болашақта пайдалану үшін сақтағыңыз келсе, Тұрақты файл құсбелгісін қойыңыз. Үтірмен бөлінген деректер Word құжатында (*.doc) сақталады.

Конфигурациялау Біріктіру опциялары осылайша:

• Құжат түрі үшін Пішін әріптері таңдаңыз.
• <1 үшін> біріктіру, Электрондық пошта тармағын таңдаңыз.
• Хабар тақырыбы жолы үшін өзіңізге сәйкес келетін тақырыпты теріңіз (оны кейінірек өңдеуге болады).

Міне, біріктіру үлгісінің параметрлері:

Ескертпе. Ағымдағы көріністегі контакт өрістері опциясын таңдаған болсаңыз, біріктіруге арналған барлық өрістердің (соның ішінде Электрондық пошта өрісін!) ағымдағы көріністе көрсетілгенін тексеріңіз.

Дайын болғаннан кейін Жарайды түймесін басыңыз. Бұл Word бағдарламасында біріктіру құжатын ашады.

4-қадам. Word бағдарламасында біріктіру құжатын жасау

Әдетте құжат Word бағдарламасында Пошта жіберу қойындысы таңдалған кезде ашылады. біріктіру өрістерін таңдауға дайын. Оларды Word бағдарламасына жеке мәліметтерді қай жерге енгізу керектігін көрсететін толтырғыштар ретінде қарастыруға болады.

Құжатқа біріктіру өрісін қосу үшін Жазу & Өрістерді кірістіру тобы:

Сәлемдесуді кірістіру

Барлық жақсы қарым-қатынас сәлемдесуден басталатындықтан, біріншіге осыны қосу керек. орын. Сонымен, таспадағы Сәлемдесу сызығы түймесін басып, электрондық поштаңызға қажетті сәлемдесу пішімін таңдаңыз. Сонымен қатар, белгілі бір алушы үшін ақпарат табылмаған кезде қандай сәлемдесу қажет екенін көрсетіңіз.

OK түймесін басыңыз, сонда сізде «Сәлемдесу сызығы» болады.құжатқа толтырғыш енгізілген.

Пайдалы кеңестер:

• Әдепкі " Құрметті " орнына теруге болады. Сізге ұнайтын кез келген сәлемдесу, мысалы, " Сәлем , " Сәлем ", т.б.
• Алдын ала қарау астында Келесі<2 түймесін басыңыз> / Алдыңғы түймесі әрбір алушы үшін сәлемдесу жолының дәл қалай көрінетінін көру үшін.
• Егер сәлемдесу жолындағы ақпарат қате болса, Сәйкестік өрістері түймесін басыңыз. дұрыс өрісті анықтау үшін.
• Ұқсас жолмен қажет болса, Мекенжай блогын қосуға болады.

Хабар мәтінін теріңіз

Сәлемдесу жолынан кейін құжатта жаңа жолды бастау және хабарлама мәтінін теру үшін Enter пернесін басыңыз. Соңында қолтаңбаны қосуды ұмытпаңыз, себебі әдепкі Outlook қолтаңбасы енгізілмейді.

Біріктіру өрістерін кірістіру

Хабарға басқа жеке мәліметтерді қосу үшін сәйкес жерде сәйкес біріктіру өрістерін енгізіңіз. Міне:

1. Меңзерді нақты ақпаратты енгізгіңіз келетін жерге дәл қойыңыз.
2. Таспадағы Біріктіру өрісін кірістіру түймесін басыңыз.
3. Шығарылатын диалогтық терезеде қажетті өрісті таңдап, Кірістіру түймесін басыңыз. .
4. Барлық өрістерді енгізгеннен кейін диалогтық терезені жабу үшін Жабу түймесін басыңыз.

Мысал ретінде біз ұялы телефонды қосамыз:

Барлығы аяқталғаннан кейін, аяқталған құжатыңыз келесідей болуы мүмкін:

Кеңес. Егер Біріктіру өрісін кірістіру тілқатысу терезесінде кейбір маңызды өрістер жоқ, дегенмен контактілерді Outlook бағдарламасында дұрыс орнатқаныңызға сенімді болсаңыз да, алдымен Outlook контактілерін Excel бағдарламасына экспорттап көріңіз, содан кейін деректер ретінде Excel парағын пайдаланыңыз. көзі. Өкінішке орай, сіз Outlook ішінде не болып жатқанын ешқашан білмейсіз :(

5-қадам. Біріктіру нәтижелерін алдын ала қарау

Жекелендірілген хаттарды жібермес бұрын, нәтижелерді алдын ала қарап шыққаныңыз жөн. әрбір электрондық поштаның мазмұны дұрыс. Оны орындау үшін Пошталар қойындысындағы Нәтижелерді алдын ала қарау түймесін басыңыз, содан кейін барлық электрондық хаттарды көру үшін көрсеткі түймелерді пайдаланыңыз.

6-қадам. Жекелендірілген жаппай электрондық поштаны жіберіңіз

Тағы бір-екі рет бассаңыз, хаттарыңыз жолға шығады.

1. Қосу. Хабарламалар қойындысының Аяқтау тобындағы Аяқтау және біріктіру түймесін басып, Электрондық пошта хабарларын жіберу... опциясын таңдаңыз.

OK түймесін басу Шығыс қалтасына электрондық поштаны жібереді. Жіберу мыналар негізінде орындалады. ағымдағы параметрлер: қосылған кезде бірден немесе N минут сайын.

Кеңес. Тіркемесі бар Outlook пошталарын біріктіру іздесеңіз, осы және басқа да көптеген басқаларды қамтитын Ортақ электрондық пошта үлгілері құралын қолданып көріңіз.пайдалы мүмкіндіктер.

Outlook контактілерін пайдаланып Word бағдарламасынан біріктіру әдісі

Сізде Word бағдарламасында электрондық поштаның мәтіні бұрыннан бар болған жағдайда, біріктіру процесін сол жерден бастауға болады. Соңғы нәтиже Outlook бағдарламасынан іске қосылған кездегідей болады.

Word бағдарламасында біріктіру екі жолмен орындалуы мүмкін: біріктіру шеберін немесе таспадағы баламалы опцияларды пайдалану арқылы. Біріктіруді бірінші рет орындасаңыз, шебердің нұсқауы пайдалы болуы мүмкін, сондықтан біз оны қолданамыз.

1. Word бағдарламасында жаңа құжат жасаңыз. Хабардың мәтінін дәл қазір теруге немесе бос құжатпен жалғастыруға болады.
2. Пошталарды біріктіру шеберін іске қосыңыз. Ол үшін Пошта жіберулер қойындысына өтіп, Біріктіруді бастау > Біріктірудің қадамдық шебері түймесін басыңыз.

Excel деректер көзінен біріктіру әдісі

Біріктіруге арналған ақпарат келесіден тыс сақталған жағдайда Outlook бағдарламасында Word бағдарламасында біріктіруді орындаған кезде деректер көзі ретінде Excel жұмыс парағын немесе Access дерекқорын пайдалануға болады. Theқадамдар жоғарыдағы мысалдағыдай болады. Жалғыз айырмашылық - біріктіру шеберінің 4-қадамы, мұнда Бар тізімді пайдалану опциясын таңдап, Excel файлын шолыңыз.

Бұл мысал үшін келесі Excel парағы пайдаланылады:

Нәтижеде сіз мына жеке хабарды аласыз:

Егер сізге егжей-тегжейлі нұсқаулар қажет болса, мына оқулықты қарап шығыңыз: Excel бағдарламасынан Word бағдарламасына поштаны біріктіру жолы.

Жекелендірілген жаппай жіберуге арналған Outlook біріктіру қондырмасы

Егер сіз жеке Outlook пошта жәшігіңізден теңшелген жаппай электрондық пошта науқандарын жіберудің жолын іздесеңіз, ортақ электрондық пошта үлгілерінде қамтылған жаңа біріктіру мүмкіндігін бағалайтыны сөзсіз. Оның Outlook бағдарламасынан айырмашылығы неде? Мұнда негізгі нүктелер берілген:

• Біріктіру науқандарын Outlook Word сыз немесе кез келген басқа қолданбасыз тікелей жасауға және іске қосуға болады.
• Сіз <8 қосуға болады>біріктіруге арналған>тіркемелер және суреттер .
• Кіріктірілген біріктіру үлгілері немесе өзіңіздің HTML- көмегімен сенімді және әдемі дизайн жасауға болады. негізделген.
• Жаппай жіберулерді кез келген арнаулы біріктіру өрістері арқылы жекелендіруге болады.
• бейімделетін орналасулар жиынтығының арқасында хабарларыңыз келесідей болады: Windows, Gmail немесе Apple үшін Outlook болсын, кез келген электрондық пошта клиентінде тамаша көрінеді