Kazalo
V tem vodniku si bomo podrobno ogledali, kako združiti pošto v programu Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 in prejšnjih.
Ko morate več prejemnikom poslati prilagojena e-poštna sporočila, je združitev pošte pravi prihranek časa. Odlično se obnese pri pošiljanju poslovnih novic, sezonskih pozdravov in podobnega, tako da vsak prejemnik prejme osebno e-poštno sporočilo s svojimi podatki in ne ve, komu drugemu je bilo to sporočilo poslano.
V programu Outlook lahko združite pošto na več načinov, zato si bomo podrobneje ogledali vsako metodo.
Kaj je Mail Merge?
Združitev pošte je postopek ustvarjanja množičnih e-poštnih sporočil, prilagojenih vsakemu prejemniku, s prevzemanjem podatkov iz zbirke podatkov, preglednice ali druge strukturirane datoteke.
Načeloma pripravite predlogo sporočila, v katero po potrebi vstavite nadomestne znake, združitev pošte pa iz izvorne datoteke pobere podatke prejemnika (na primer ime, e-poštni naslov itd.) in jih namesto nadomestnih znakov vstavi v e-poštno sporočilo.
Na koncu so vsi zadovoljni - prejemniki se počutijo edinstveno in cenjeno, ko dobijo individualno sporočilo, ki obravnava njihove specifične težave, vi pa imate izboljšano stopnjo vključenosti ;)
Kako združiti pošto v programu Outlook
Če so vse osebe, ki jih želite nasloviti, že v mapi z imeniki v programu Outlook, lahko združitev pošte izvedete neposredno iz programa Outlook. Zaradi priročnosti bomo celoten postopek razdelili v 6 smiselnih korakov.
Korak 1. Izberite stike v programu Outlook
Najprej morate izbrati stike, ki jim boste poslali e-poštno sporočilo. V ta namen preklopite v Outlook Kontakti (bližnjica CTRL + 3 vas bo tja pripeljala takoj), izberite želeno mapo v levem podoknu in nato izberite osebe, ki vas zanimajo.
Koristni nasveti:
- Na naslov vizualno si oglejte polja. ki bodo uporabljeni pri združevanju, izberite Telefon ali Seznam pogled na Domov v zavihku Trenutni pogled skupina.
- Lahko razvrščanje stikov po Kategorija , Podjetje ali Lokacija s klikom na ustrezen gumb na Oglejte si v zavihku Ureditev skupina.
- Samo za vidnost ustreznih stikov. , opravite iskanje na podlagi podjetja, države ali kategorije.
- Stiki v programu Outlook vsebujejo skupno 92 polj, od katerih so številna prazna. Če želite olajšati združevanje pošte, lahko prikažite samo ustrezna polja. in nato za združitev uporabite polja v trenutnem pogledu.
- Na naslov odstranite nepomembne stolpce. iz pogleda, desno kliknite ime stolpca in nato kliknite Odstranite ta stolpec .
- Na naslov dodajte več stolpcev v trenutnem pogledu, z desno tipko miške kliknite katero koli ime stolpca, kliknite Prikaži nastavitve > Stolpci... .
Spodnja zaslonska slika prikazuje stike v programu Outlook, razvrščene po kategorijah, z Poslovni izbrane kategorije stikov:
Korak 2. Začetek združevanja pošte v programu Outlook
Ko imate izbrane stike, pojdite na Domov zavihek> Ukrepi in kliknite skupino Mail Merge gumb.
Korak 3. Nastavitev združevanja pošte v programu Outlook
V Mail Merge Stiki pogovornega okna, izberite možnosti, ki vam najbolj ustrezajo.
Pod naslovom Kontakti , izberite eno od naslednjih možnosti:
- Vsi stiki v trenutnem pogledu - če ste pogled filtrirali tako, da so vidni samo ciljni stiki.
- Samo izbrani stiki - če ste izbrali stike, ki jim želite poslati e-pošto.
Pod naslovom Polja za združevanje , izberite eno od naslednjih možnosti:
- Vsa polja za stike - če želite, da se pri združevanju uporabijo vsa polja stikov.
- Polja za stike v trenutnem pogledu - če ste pogled konfigurirali tako, da so prikazana samo polja, ki bodo vključena v združitev.
Pod naslovom Datoteka z dokumenti , izberite eno od naslednjih možnosti:
- Nov dokument - za ustvarjanje datoteke dokumenta od začetka.
- Obstoječi dokument - za iskanje obstoječega dokumenta, ki ga želite uporabiti za združitev.
Pod naslovom Datoteka s podatki o stikih , izberite Stalna datoteka če želite shraniti izbrane stike in polja za prihodnjo uporabo. Podatki, ločeni z vejico, bodo shranjeni v Wordov dokument (*.doc).
Konfiguracija spletne strani Možnosti združevanja na ta način:
- Za Vrsta dokumenta , izberite Obrazec Pisma .
- Za Združitev z , izberite E-pošta .
- Za Vrstica predmeta sporočila vnesite temo, ki se vam zdi primerna (pozneje jo boste lahko urejali).
Tukaj so nastavitve za naš vzorec združevanja pošte:
Opomba: Če ste izbrali Polja za stike v možnosti trenutnega pogleda , se prepričajte, da so vsa polja, namenjena združevanju (vključno s poljem E-pošta polje!) so prikazani v trenutnem pogledu.
Ko končate, kliknite V REDU . To bo odprlo dokument za združitev pošte v programu Word.
Korak 4. Ustvarjanje dokumenta za združitev pošte v Wordu
Običajno se dokument odpre v programu Word z Pošta izbrani zavihek, ki je pripravljen za izbiro združevanje polj Lahko si jih predstavljate kot nekakšne nadomestne znake, ki bodo programu Word povedali, kam naj vstavi osebne podatke.
Če želite v dokument dodati polje za združevanje, uporabite enega od teh gumbov v Pisanje & amp; Vstavljanje polj skupina:
Vstavite pozdrav
Ker se vsa dobra komunikacija začne s pozdravom, morate najprej dodati ta pozdrav. Pozdravna vrstica gumb na traku in izberite želeno obliko pozdravnega sporočila za e-pošto. Poleg tega določite, kateri pozdrav naj se uporabi, če za določenega prejemnika ni mogoče najti nobenih informacij.
Kliknite . V REDU in imeli boste na voljo "GreetingLine" nadomestni nosilec, vstavljen v dokument.
Koristni nasveti:
- Namesto privzetega " Spoštovani ", lahko vnesete poljuben pozdrav, na primer " Pozdravljeni , " Hej " itd.
- Pod naslovom Predogled , kliknite na Naslednji / Prejšnji da si ogledate, kako bo videti pozdravna vrstica za vsakega prejemnika.
- Če so podatki v pozdravni vrstici napačni, kliknite Polja za ujemanje gumb za prepoznavanje pravilnega polja.
- Na podoben način lahko dodate Naslovni blok po potrebi.
Vnesite besedilo sporočila
Po pozdravni vrstici pritisnite Enter, da začnete novo vrstico v dokumentu in vnesete besedilo sporočila. Na koncu ne pozabite dodati podpisa, saj vaš privzeti podpis v programu Outlook ne bo vstavljen.
Vstavljanje polj za združevanje
Če želite v sporočilo vključiti druge osebne podatke, vstavite ustrezna polja za združevanje, kjer je to primerno:
- Kazalec postavite točno tja, kamor želite vstaviti določene informacije.
- Kliknite na Vstavljanje polja za združevanje na traku.
- V pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite zahtevano polje in kliknite Vstavite .
- Ko vstavite vsa polja, kliknite Zapri da zaprete pogovorno okno.
Kot primer dodajamo mobilni telefon:
Ko je vse končano, je lahko končni dokument videti približno takole:
Nasvet. Če v podatkih manjkajo nekatera pomembna polja Vstavljanje polja za združevanje pogovorno okno, čeprav ste prepričani, da ste stike v programu Outlook pravilno nastavili, poskusite najprej izvoziti stike iz programa Outlook v Excel in nato uporabite Excelov list kot vir podatkov. Žal nikoli ne veste natančno, kaj se dogaja v programu Outlook :(
Korak 5. Predogled rezultatov združevanja pošte
Preden pošljete prilagojeno pošto, je dobro pregledati rezultate in se prepričati, da je vsebina vsakega e-poštnega sporočila v redu. Če želite to narediti, kliknite Rezultati predogleda gumb na Pošta in si s puščicami oglejte vsa e-poštna sporočila.
Korak 6. Pošljite prilagojeno skupinsko e-pošto
Samo še nekaj klikov in vaše poštne pošiljke bodo na poti.
- Na Pošta v zavihku Zaključek skupino, kliknite Zaključek & Združitev , nato pa izberite Pošiljanje e-poštnih sporočil... .
Klik na V REDU pošlje e-pošto v mapo Prejeto. Pošiljanje se izvede glede na trenutne nastavitve: takoj, ko je vzpostavljena povezava, ali vsakih N minut.
Nasvet. Če iščete Outlook Mail Merge s priponko potem preizkusite orodje za skupne e-poštne predloge, ki vključuje to in številne druge uporabne funkcije.
Kako združiti pošto iz Worda z uporabo stikov v programu Outlook
Če imate besedilo e-pošte že napisano v Wordu, lahko postopek združevanja pošte začnete od tam. Končni rezultat bo popolnoma enak kot pri začetku iz programa Outlook.
V Wordu lahko združitev pošte izvedete na dva načina: z uporabo čarovnika za združitev pošte ali enakovrednih možnosti na traku. Če združitev izvajate prvič, vam lahko vodenje čarovnika pride prav, zato ga bomo uporabili.
- V programu Word ustvarite nov dokument. Besedilo sporočila lahko vnesete takoj ali pa nadaljujete s praznim dokumentom.
- Začnite Čarovnik za združitev pošte Za to pojdite v Pošta in kliknite zavihek Začetek združevanja pošte > Čarovnik Mail Merge korak za korakom .
Opomba: Če želite uporabiti stike iz programa Outlook za združitev pošte v programu Word, mora biti Outlook nastavljen kot privzeti e-poštni program.
- V Na naslov v spustnem oknu izberite E-poštni_naslov .
- V Predmetna vrstica vnesite predmet sporočila.
- V Format pošte v spustnem oknu izberite želeno obliko: HTML, navadno besedilo ali priloga.
Kliknite V redu, da zaženete združitev pošte.
Kako narediti združitev pošte iz vira podatkov Excel
Če so podatki za združitev pošte shranjeni zunaj programa Outlook, lahko pri združevanju pošte v programu Word kot vir podatkov uporabite delovni list programa Excel ali zbirko podatkov Access. Koraki bodo popolnoma enaki kot v zgornjem primeru. Edina razlika je korak 4 čarovnika za združitev pošte, v katerem izberete Uporaba obstoječega seznama in nato poiščite datoteko Excel.
V tem primeru je uporabljen naslednji list Excel:
Rezultat je to prilagojeno sporočilo:
Če menite, da potrebujete podrobnejša navodila, si oglejte to celovito navodilo: Kako združiti pošto iz programa Excel v program Word.
Dodatek Outlook Mail Merge za prilagojeno množično pošiljanje pošte
Če iščete način za pošiljanje po meri prilagojenih množičnih e-poštnih kampanj iz osebnega e-poštnega predala programa Outlook, boste zagotovo cenili povsem novo funkcijo Mail Merge, ki je vključena v naše skupne e-poštne predloge. Kako se razlikuje od tiste v programu Outlook? Tukaj so ključne točke:
- Kampanje za združevanje pošte lahko ustvarite in izvajate neposredno v programu Outlook brez besede ali katero koli drugo aplikacijo.
- Dodate lahko priloge in . slike v združitev pošte.
- S pomočjo vgrajenih orodij lahko ustvarite robustne in čudovite zasnove. predloge za združitev pošte ali lastne, ki temeljijo na HTML.
- Množično pošto lahko prilagodite s katerim koli polja za združevanje po meri .
- Zaradi niza prilagodljive postavitve , bodo vaša sporočila videti odlično v katerem koli odjemalcu e-pošte, ne glede na to, ali gre za Outlook za Windows, Gmail ali Apple Mail.
- Združitev pošte lahko zaženete v katero koli aplikacijo Outlook : za Windows, za Mac in Outlook Online.
Pravijo, da je pogled boljši kot tisoč besed, zato si ga oglejmo v akciji :)
1. Sestavite seznam za pošiljanje v Excelovem listu
Vaš distribucijski seznam je tabela Excel, ki vsebuje e-poštne naslove prejemnikov in osebne podatke za polja za združevanje.
- Delovni zvezek mora biti shranjen v storitvi OneDrive.
- Vsi podatki morajo biti v tabeli Excel.
- E-poštne naslove je treba vnesti v skrajni levi stolpec z imenom E-pošta .
Tukaj je tabela Excel, ki jo bomo uporabili za ta primer:
2. Ustvarite predlogo za združitev pošte
Če želite ustvariti predlogo za združevanje pošte, morate storiti naslednje:
- V podoknu Skupne e-poštne predloge desno kliknite katero koli mapo s predlogami in nato izberite Nova predloga Mail Merge iz kontekstnega menija:
- Izberite eno od pripravljenih postavitev ali kliknite HTML po meri in prilepite svojo predlogo, nato pa kliknite Naslednji :
- Izberite želeno barvno temo in kliknite Zaključek :
- Predloga za združevanje pošte je pripravljena za uporabo - preprosto zamenjajte nadomestna besedila, slike in hiperpovezave s pravimi.
Nasvet: Pri kopiranju iz drugega vira uporabite bližnjico Ctrl + Shift + V, da prilepite besedilo brez oblikovanja.
3. Prilagodite predlogo e-pošte z uporabo polj za združevanje
Personalizacija e-pošte se izvaja s pomočjo ~%MergeField V naših spletnih dokumentih lahko najdete podrobna navodila za uporabo. Tukaj vam bom pokazal samo rezultat:
Kot vidite, smo vstavili dve polji za združevanje: Ime in priimek in . Povezava Prva je očitna - informacije črpa iz Ime in priimek stolpcu, da vsak stik naslovite z imenom. Drugi je veliko bolj zanimiv - ustvari posamezna povezava za vsakega prejemnika na podlagi naslova spletne strani v Povezava Ker ne želimo le vstaviti url naslova za posamezen stik, temveč želimo, da je to lepa hiperpovezava, preklopimo na pregledovalnik HTML in makro vstavimo v stolpec href takšen atribut:
načrt naročnine
Nasvet. Za dodajte priponko v združitev pošte, uporabite enega od ~%Priključi Popoln seznam razpoložljivih makrov je na voljo tukaj.
4. Kako nastaviti kampanjo za združitev pošte v programu Outlook
Vzpostavitev kampanje za združitev pošte je preprosta stvar - preprosto sestavite vse dele:
- Poimenujte svojo novo kampanjo.
- Vnesite besedilo za Zadeva linija.
- Po želji določite e-poštni naslov za odgovore.
- Uvozite svoj poštni seznam.
- Izberite predlogo e-pošte.
- Načrtujte množično pošiljanje e-pošte za poznejši datum ali začnite takoj.
To je to! Ko se vaše prilagojeno množično pošiljanje odpre, ste lahko popolnoma prepričani, da bo vsako e-poštno sporočilo videti dobro v katerem koli odjemalcu e-pošte, ki ga odpre prejemnik (seveda, če ste uporabili naše prilagodljive postavitve).
Outlook Mail Merge e-poštne omejitve
V samem programu Outlook največje število prejemnikov ni omejeno. Vendar pa take omejitve obstajajo v storitvah Office 365 in Outlook.com.
Outlook 365
- 10.000 prejemnikov na dan
- 30 e-poštnih sporočil na minuto
Za več podrobnosti glejte Omejitve prejemanja in pošiljanja v Microsoft 365.
Outlook.com
Pri brezplačnih računih so omejitve odvisne od zgodovine uporabe.
Za naročnike storitve Microsoft 365 so omejitve naslednje:
- 5.000 dnevnih prejemnikov
- 1.000 dnevnih prejemnikov, ki niso v razmerju (tj. nekdo, ki mu še nikoli niste poslali e-pošte)
Za več podrobnosti glejte poglavje Pošiljanje omejitev v programu Outlook.com.
Poleg tega so omejitve števila odhodnih sporočil določene z Internet in . ponudniki e-poštnih storitev Preden začnete združevati pošto, pri upravitelju pošte ali ponudniku internetnih storitev preverite, koliko sporočil lahko pošljete na dan in v eni uri. Na splošno je malo verjetno, da boste imeli težave, če ne boste pošiljali več kot 500 sporočil na dan.
To je način združevanja pošte v programu Outlook. Zahvaljujem se vam za branje in se veselim, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!