V tem vodniku si bomo podrobno ogledali, kako združiti pošto v programu Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 in prejšnjih.

Ko morate več prejemnikom poslati prilagojena e-poštna sporočila, je združitev pošte pravi prihranek časa. Odlično se obnese pri pošiljanju poslovnih novic, sezonskih pozdravov in podobnega, tako da vsak prejemnik prejme osebno e-poštno sporočilo s svojimi podatki in ne ve, komu drugemu je bilo to sporočilo poslano.

V programu Outlook lahko združite pošto na več načinov, zato si bomo podrobneje ogledali vsako metodo.

Kaj je Mail Merge?

Združitev pošte je postopek ustvarjanja množičnih e-poštnih sporočil, prilagojenih vsakemu prejemniku, s prevzemanjem podatkov iz zbirke podatkov, preglednice ali druge strukturirane datoteke.

Načeloma pripravite predlogo sporočila, v katero po potrebi vstavite nadomestne znake, združitev pošte pa iz izvorne datoteke pobere podatke prejemnika (na primer ime, e-poštni naslov itd.) in jih namesto nadomestnih znakov vstavi v e-poštno sporočilo.

Na koncu so vsi zadovoljni - prejemniki se počutijo edinstveno in cenjeno, ko dobijo individualno sporočilo, ki obravnava njihove specifične težave, vi pa imate izboljšano stopnjo vključenosti ;)

Kako združiti pošto v programu Outlook

Če so vse osebe, ki jih želite nasloviti, že v mapi z imeniki v programu Outlook, lahko združitev pošte izvedete neposredno iz programa Outlook. Zaradi priročnosti bomo celoten postopek razdelili v 6 smiselnih korakov.

Korak 1. Izberite stike v programu Outlook

Najprej morate izbrati stike, ki jim boste poslali e-poštno sporočilo. V ta namen preklopite v Outlook Kontakti (bližnjica CTRL + 3 vas bo tja pripeljala takoj), izberite želeno mapo v levem podoknu in nato izberite osebe, ki vas zanimajo.

Koristni nasveti:

• Na naslov vizualno si oglejte polja. ki bodo uporabljeni pri združevanju, izberite Telefon ali Seznam pogled na Domov v zavihku Trenutni pogled skupina.
• Lahko razvrščanje stikov po Kategorija , Podjetje ali Lokacija s klikom na ustrezen gumb na Oglejte si v zavihku Ureditev skupina.
• Samo za vidnost ustreznih stikov. , opravite iskanje na podlagi podjetja, države ali kategorije.
• Stiki v programu Outlook vsebujejo skupno 92 polj, od katerih so številna prazna. Če želite olajšati združevanje pošte, lahko prikažite samo ustrezna polja. in nato za združitev uporabite polja v trenutnem pogledu.
• Na naslov odstranite nepomembne stolpce. iz pogleda, desno kliknite ime stolpca in nato kliknite Odstranite ta stolpec .
• Na naslov dodajte več stolpcev v trenutnem pogledu, z desno tipko miške kliknite katero koli ime stolpca, kliknite Prikaži nastavitve > Stolpci... .

Spodnja zaslonska slika prikazuje stike v programu Outlook, razvrščene po kategorijah, z Poslovni izbrane kategorije stikov:

Korak 2. Začetek združevanja pošte v programu Outlook

Ko imate izbrane stike, pojdite na Domov zavihek> Ukrepi in kliknite skupino Mail Merge gumb.

Korak 3. Nastavitev združevanja pošte v programu Outlook

V Mail Merge Stiki pogovornega okna, izberite možnosti, ki vam najbolj ustrezajo.

Pod naslovom Kontakti , izberite eno od naslednjih možnosti:

• Vsi stiki v trenutnem pogledu - če ste pogled filtrirali tako, da so vidni samo ciljni stiki.
• Samo izbrani stiki - če ste izbrali stike, ki jim želite poslati e-pošto.

Pod naslovom Polja za združevanje , izberite eno od naslednjih možnosti:

• Vsa polja za stike - če želite, da se pri združevanju uporabijo vsa polja stikov.
• Polja za stike v trenutnem pogledu - če ste pogled konfigurirali tako, da so prikazana samo polja, ki bodo vključena v združitev.

Pod naslovom Datoteka z dokumenti , izberite eno od naslednjih možnosti:

• Nov dokument - za ustvarjanje datoteke dokumenta od začetka.
• Obstoječi dokument - za iskanje obstoječega dokumenta, ki ga želite uporabiti za združitev.

Pod naslovom Datoteka s podatki o stikih , izberite Stalna datoteka če želite shraniti izbrane stike in polja za prihodnjo uporabo. Podatki, ločeni z vejico, bodo shranjeni v Wordov dokument (*.doc).

Konfiguracija spletne strani Možnosti združevanja na ta način:

• Za Vrsta dokumenta , izberite Obrazec Pisma .
• Za Združitev z , izberite E-pošta .
• Za Vrstica predmeta sporočila vnesite temo, ki se vam zdi primerna (pozneje jo boste lahko urejali).

Tukaj so nastavitve za naš vzorec združevanja pošte:

Opomba: Če ste izbrali Polja za stike v možnosti trenutnega pogleda , se prepričajte, da so vsa polja, namenjena združevanju (vključno s poljem E-pošta polje!) so prikazani v trenutnem pogledu.

Ko končate, kliknite V REDU . To bo odprlo dokument za združitev pošte v programu Word.

Korak 4. Ustvarjanje dokumenta za združitev pošte v Wordu

Običajno se dokument odpre v programu Word z Pošta izbrani zavihek, ki je pripravljen za izbiro združevanje polj Lahko si jih predstavljate kot nekakšne nadomestne znake, ki bodo programu Word povedali, kam naj vstavi osebne podatke.

Če želite v dokument dodati polje za združevanje, uporabite enega od teh gumbov v Pisanje & amp; Vstavljanje polj skupina:

Vstavite pozdrav

Ker se vsa dobra komunikacija začne s pozdravom, morate najprej dodati ta pozdrav. Pozdravna vrstica gumb na traku in izberite želeno obliko pozdravnega sporočila za e-pošto. Poleg tega določite, kateri pozdrav naj se uporabi, če za določenega prejemnika ni mogoče najti nobenih informacij.

Kliknite . V REDU in imeli boste na voljo "GreetingLine" nadomestni nosilec, vstavljen v dokument.

Koristni nasveti:

• Namesto privzetega " Spoštovani ", lahko vnesete poljuben pozdrav, na primer " Pozdravljeni , " Hej " itd.
• Pod naslovom Predogled , kliknite na Naslednji / Prejšnji da si ogledate, kako bo videti pozdravna vrstica za vsakega prejemnika.
• Če so podatki v pozdravni vrstici napačni, kliknite Polja za ujemanje gumb za prepoznavanje pravilnega polja.
• Na podoben način lahko dodate Naslovni blok po potrebi.

Vnesite besedilo sporočila

Po pozdravni vrstici pritisnite Enter, da začnete novo vrstico v dokumentu in vnesete besedilo sporočila. Na koncu ne pozabite dodati podpisa, saj vaš privzeti podpis v programu Outlook ne bo vstavljen.

Vstavljanje polj za združevanje

Če želite v sporočilo vključiti druge osebne podatke, vstavite ustrezna polja za združevanje, kjer je to primerno:

1. Kazalec postavite točno tja, kamor želite vstaviti določene informacije.
2. Kliknite na Vstavljanje polja za združevanje na traku.
3. V pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite zahtevano polje in kliknite Vstavite .
4. Ko vstavite vsa polja, kliknite Zapri da zaprete pogovorno okno.

Kot primer dodajamo mobilni telefon:

Ko je vse končano, je lahko končni dokument videti približno takole:

Nasvet. Če v podatkih manjkajo nekatera pomembna polja Vstavljanje polja za združevanje pogovorno okno, čeprav ste prepričani, da ste stike v programu Outlook pravilno nastavili, poskusite najprej izvoziti stike iz programa Outlook v Excel in nato uporabite Excelov list kot vir podatkov. Žal nikoli ne veste natančno, kaj se dogaja v programu Outlook :(

Korak 5. Predogled rezultatov združevanja pošte

Preden pošljete prilagojeno pošto, je dobro pregledati rezultate in se prepričati, da je vsebina vsakega e-poštnega sporočila v redu. Če želite to narediti, kliknite Rezultati predogleda gumb na Pošta in si s puščicami oglejte vsa e-poštna sporočila.

Korak 6. Pošljite prilagojeno skupinsko e-pošto

Samo še nekaj klikov in vaše poštne pošiljke bodo na poti.

1. Na Pošta v zavihku Zaključek skupino, kliknite Zaključek & Združitev , nato pa izberite Pošiljanje e-poštnih sporočil... .

Klik na V REDU pošlje e-pošto v mapo Prejeto. Pošiljanje se izvede glede na trenutne nastavitve: takoj, ko je vzpostavljena povezava, ali vsakih N minut.

Nasvet. Če iščete Outlook Mail Merge s priponko potem preizkusite orodje za skupne e-poštne predloge, ki vključuje to in številne druge uporabne funkcije.

Kako združiti pošto iz Worda z uporabo stikov v programu Outlook

Če imate besedilo e-pošte že napisano v Wordu, lahko postopek združevanja pošte začnete od tam. Končni rezultat bo popolnoma enak kot pri začetku iz programa Outlook.

V Wordu lahko združitev pošte izvedete na dva načina: z uporabo čarovnika za združitev pošte ali enakovrednih možnosti na traku. Če združitev izvajate prvič, vam lahko vodenje čarovnika pride prav, zato ga bomo uporabili.

1. V programu Word ustvarite nov dokument. Besedilo sporočila lahko vnesete takoj ali pa nadaljujete s praznim dokumentom.
2. Začnite Čarovnik za združitev pošte Za to pojdite v Pošta in kliknite zavihek Začetek združevanja pošte > Čarovnik Mail Merge korak za korakom .

Kako narediti združitev pošte iz vira podatkov Excel

Če so podatki za združitev pošte shranjeni zunaj programa Outlook, lahko pri združevanju pošte v programu Word kot vir podatkov uporabite delovni list programa Excel ali zbirko podatkov Access. Koraki bodo popolnoma enaki kot v zgornjem primeru. Edina razlika je korak 4 čarovnika za združitev pošte, v katerem izberete Uporaba obstoječega seznama in nato poiščite datoteko Excel.

V tem primeru je uporabljen naslednji list Excel:

Rezultat je to prilagojeno sporočilo:

Če menite, da potrebujete podrobnejša navodila, si oglejte to celovito navodilo: Kako združiti pošto iz programa Excel v program Word.

Dodatek Outlook Mail Merge za prilagojeno množično pošiljanje pošte

Če iščete način za pošiljanje po meri prilagojenih množičnih e-poštnih kampanj iz osebnega e-poštnega predala programa Outlook, boste zagotovo cenili povsem novo funkcijo Mail Merge, ki je vključena v naše skupne e-poštne predloge. Kako se razlikuje od tiste v programu Outlook? Tukaj so ključne točke:

• Kampanje za združevanje pošte lahko ustvarite in izvajate neposredno v programu Outlook brez besede ali katero koli drugo aplikacijo.
• Dodate lahko priloge in . slike v združitev pošte.
• S pomočjo vgrajenih orodij lahko ustvarite robustne in čudovite zasnove. predloge za združitev pošte ali lastne, ki temeljijo na HTML.
• Množično pošto lahko prilagodite s katerim koli polja za združevanje po meri .
• Zaradi niza prilagodljive postavitve , bodo vaša sporočila videti odlično v katerem koli odjemalcu e-pošte, ne glede na to, ali gre za Outlook za Windows, Gmail ali Apple Mail.
• Združitev pošte lahko zaženete v katero koli aplikacijo Outlook : za Windows, za Mac in Outlook Online.

Pravijo, da je pogled boljši kot tisoč besed, zato si ga oglejmo v akciji :)

1. Sestavite seznam za pošiljanje v Excelovem listu

Vaš distribucijski seznam je tabela Excel, ki vsebuje e-poštne naslove prejemnikov in osebne podatke za polja za združevanje.

• Delovni zvezek mora biti shranjen v storitvi OneDrive.
• Vsi podatki morajo biti v tabeli Excel.
• E-poštne naslove je treba vnesti v skrajni levi stolpec z imenom E-pošta .

Tukaj je tabela Excel, ki jo bomo uporabili za ta primer:

2. Ustvarite predlogo za združitev pošte

Če želite ustvariti predlogo za združevanje pošte, morate storiti naslednje:

1. V podoknu Skupne e-poštne predloge desno kliknite katero koli mapo s predlogami in nato izberite Nova predloga Mail Merge iz kontekstnega menija:

   

2. Izberite eno od pripravljenih postavitev ali kliknite HTML po meri in prilepite svojo predlogo, nato pa kliknite Naslednji :

   

3. Izberite želeno barvno temo in kliknite Zaključek :

   

4. Predloga za združevanje pošte je pripravljena za uporabo - preprosto zamenjajte nadomestna besedila, slike in hiperpovezave s pravimi.

Nasvet: Pri kopiranju iz drugega vira uporabite bližnjico Ctrl + Shift + V, da prilepite besedilo brez oblikovanja.

3. Prilagodite predlogo e-pošte z uporabo polj za združevanje

Personalizacija e-pošte se izvaja s pomočjo ~%MergeField V naših spletnih dokumentih lahko najdete podrobna navodila za uporabo. Tukaj vam bom pokazal samo rezultat:

Kot vidite, smo vstavili dve polji za združevanje: Ime in priimek in . Povezava Prva je očitna - informacije črpa iz Ime in priimek stolpcu, da vsak stik naslovite z imenom. Drugi je veliko bolj zanimiv - ustvari posamezna povezava za vsakega prejemnika na podlagi naslova spletne strani v Povezava Ker ne želimo le vstaviti url naslova za posamezen stik, temveč želimo, da je to lepa hiperpovezava, preklopimo na pregledovalnik HTML in makro vstavimo v stolpec href takšen atribut:

načrt naročnine

Nasvet. Za dodajte priponko v združitev pošte, uporabite enega od ~%Priključi Popoln seznam razpoložljivih makrov je na voljo tukaj.

4. Kako nastaviti kampanjo za združitev pošte v programu Outlook

Vzpostavitev kampanje za združitev pošte je preprosta stvar - preprosto sestavite vse dele:

1. Poimenujte svojo novo kampanjo.
2. Vnesite besedilo za Zadeva linija.
3. Po želji določite e-poštni naslov za odgovore.
4. Uvozite svoj poštni seznam.
5. Izberite predlogo e-pošte.
6. Načrtujte množično pošiljanje e-pošte za poznejši datum ali začnite takoj.

To je to! Ko se vaše prilagojeno množično pošiljanje odpre, ste lahko popolnoma prepričani, da bo vsako e-poštno sporočilo videti dobro v katerem koli odjemalcu e-pošte, ki ga odpre prejemnik (seveda, če ste uporabili naše prilagodljive postavitve).

Outlook Mail Merge e-poštne omejitve

V samem programu Outlook največje število prejemnikov ni omejeno. Vendar pa take omejitve obstajajo v storitvah Office 365 in Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 prejemnikov na dan
• 30 e-poštnih sporočil na minuto

Za več podrobnosti glejte Omejitve prejemanja in pošiljanja v Microsoft 365.

Outlook.com

Pri brezplačnih računih so omejitve odvisne od zgodovine uporabe.

Za naročnike storitve Microsoft 365 so omejitve naslednje:

• 5.000 dnevnih prejemnikov
• 1.000 dnevnih prejemnikov, ki niso v razmerju (tj. nekdo, ki mu še nikoli niste poslali e-pošte)

Za več podrobnosti glejte poglavje Pošiljanje omejitev v programu Outlook.com.

Poleg tega so omejitve števila odhodnih sporočil določene z Internet in . ponudniki e-poštnih storitev Preden začnete združevati pošto, pri upravitelju pošte ali ponudniku internetnih storitev preverite, koliko sporočil lahko pošljete na dan in v eni uri. Na splošno je malo verjetno, da boste imeli težave, če ne boste pošiljali več kot 500 sporočil na dan.

To je način združevanja pošte v programu Outlook. Zahvaljujem se vam za branje in se veselim, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!