Mail Merge v programu Outlook: posamično pošiljanje e-pošte v razsutem stanju

  • Deliti To
Michael Brown

V tem vodniku si bomo podrobno ogledali, kako združiti pošto v programu Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 in prejšnjih.

Ko morate več prejemnikom poslati prilagojena e-poštna sporočila, je združitev pošte pravi prihranek časa. Odlično se obnese pri pošiljanju poslovnih novic, sezonskih pozdravov in podobnega, tako da vsak prejemnik prejme osebno e-poštno sporočilo s svojimi podatki in ne ve, komu drugemu je bilo to sporočilo poslano.

V programu Outlook lahko združite pošto na več načinov, zato si bomo podrobneje ogledali vsako metodo.

    Kaj je Mail Merge?

    Združitev pošte je postopek ustvarjanja množičnih e-poštnih sporočil, prilagojenih vsakemu prejemniku, s prevzemanjem podatkov iz zbirke podatkov, preglednice ali druge strukturirane datoteke.

    Načeloma pripravite predlogo sporočila, v katero po potrebi vstavite nadomestne znake, združitev pošte pa iz izvorne datoteke pobere podatke prejemnika (na primer ime, e-poštni naslov itd.) in jih namesto nadomestnih znakov vstavi v e-poštno sporočilo.

    Na koncu so vsi zadovoljni - prejemniki se počutijo edinstveno in cenjeno, ko dobijo individualno sporočilo, ki obravnava njihove specifične težave, vi pa imate izboljšano stopnjo vključenosti ;)

    Kako združiti pošto v programu Outlook

    Če so vse osebe, ki jih želite nasloviti, že v mapi z imeniki v programu Outlook, lahko združitev pošte izvedete neposredno iz programa Outlook. Zaradi priročnosti bomo celoten postopek razdelili v 6 smiselnih korakov.

    Korak 1. Izberite stike v programu Outlook

    Najprej morate izbrati stike, ki jim boste poslali e-poštno sporočilo. V ta namen preklopite v Outlook Kontakti (bližnjica CTRL + 3 vas bo tja pripeljala takoj), izberite želeno mapo v levem podoknu in nato izberite osebe, ki vas zanimajo.

    Koristni nasveti:

    • Na naslov vizualno si oglejte polja. ki bodo uporabljeni pri združevanju, izberite Telefon ali Seznam pogled na Domov v zavihku Trenutni pogled skupina.
    • Lahko razvrščanje stikov po Kategorija , Podjetje ali Lokacija s klikom na ustrezen gumb na Oglejte si v zavihku Ureditev skupina.
    • Samo za vidnost ustreznih stikov. , opravite iskanje na podlagi podjetja, države ali kategorije.
    • Stiki v programu Outlook vsebujejo skupno 92 polj, od katerih so številna prazna. Če želite olajšati združevanje pošte, lahko prikažite samo ustrezna polja. in nato za združitev uporabite polja v trenutnem pogledu.
    • Na naslov odstranite nepomembne stolpce. iz pogleda, desno kliknite ime stolpca in nato kliknite Odstranite ta stolpec .
    • Na naslov dodajte več stolpcev v trenutnem pogledu, z desno tipko miške kliknite katero koli ime stolpca, kliknite Prikaži nastavitve > Stolpci... .

    Spodnja zaslonska slika prikazuje stike v programu Outlook, razvrščene po kategorijah, z Poslovni izbrane kategorije stikov:

    Korak 2. Začetek združevanja pošte v programu Outlook

    Ko imate izbrane stike, pojdite na Domov zavihek> Ukrepi in kliknite skupino Mail Merge gumb.

    Korak 3. Nastavitev združevanja pošte v programu Outlook

    V Mail Merge Stiki pogovornega okna, izberite možnosti, ki vam najbolj ustrezajo.

    Pod naslovom Kontakti , izberite eno od naslednjih možnosti:

    • Vsi stiki v trenutnem pogledu - če ste pogled filtrirali tako, da so vidni samo ciljni stiki.
    • Samo izbrani stiki - če ste izbrali stike, ki jim želite poslati e-pošto.

    Pod naslovom Polja za združevanje , izberite eno od naslednjih možnosti:

    • Vsa polja za stike - če želite, da se pri združevanju uporabijo vsa polja stikov.
    • Polja za stike v trenutnem pogledu - če ste pogled konfigurirali tako, da so prikazana samo polja, ki bodo vključena v združitev.

    Pod naslovom Datoteka z dokumenti , izberite eno od naslednjih možnosti:

    • Nov dokument - za ustvarjanje datoteke dokumenta od začetka.
    • Obstoječi dokument - za iskanje obstoječega dokumenta, ki ga želite uporabiti za združitev.

    Pod naslovom Datoteka s podatki o stikih , izberite Stalna datoteka če želite shraniti izbrane stike in polja za prihodnjo uporabo. Podatki, ločeni z vejico, bodo shranjeni v Wordov dokument (*.doc).

    Konfiguracija spletne strani Možnosti združevanja na ta način:

    • Za Vrsta dokumenta , izberite Obrazec Pisma .
    • Za Združitev z , izberite E-pošta .
    • Za Vrstica predmeta sporočila vnesite temo, ki se vam zdi primerna (pozneje jo boste lahko urejali).

    Tukaj so nastavitve za naš vzorec združevanja pošte:

    Opomba: Če ste izbrali Polja za stike v možnosti trenutnega pogleda , se prepričajte, da so vsa polja, namenjena združevanju (vključno s poljem E-pošta polje!) so prikazani v trenutnem pogledu.

    Ko končate, kliknite V REDU . To bo odprlo dokument za združitev pošte v programu Word.

    Korak 4. Ustvarjanje dokumenta za združitev pošte v Wordu

    Običajno se dokument odpre v programu Word z Pošta izbrani zavihek, ki je pripravljen za izbiro združevanje polj Lahko si jih predstavljate kot nekakšne nadomestne znake, ki bodo programu Word povedali, kam naj vstavi osebne podatke.

    Če želite v dokument dodati polje za združevanje, uporabite enega od teh gumbov v Pisanje & amp; Vstavljanje polj skupina:

    Vstavite pozdrav

    Ker se vsa dobra komunikacija začne s pozdravom, morate najprej dodati ta pozdrav. Pozdravna vrstica gumb na traku in izberite želeno obliko pozdravnega sporočila za e-pošto. Poleg tega določite, kateri pozdrav naj se uporabi, če za določenega prejemnika ni mogoče najti nobenih informacij.

    Kliknite . V REDU in imeli boste na voljo "GreetingLine" nadomestni nosilec, vstavljen v dokument.

    Koristni nasveti:

    • Namesto privzetega " Spoštovani ", lahko vnesete poljuben pozdrav, na primer " Pozdravljeni , " Hej " itd.
    • Pod naslovom Predogled , kliknite na Naslednji / Prejšnji da si ogledate, kako bo videti pozdravna vrstica za vsakega prejemnika.
    • Če so podatki v pozdravni vrstici napačni, kliknite Polja za ujemanje gumb za prepoznavanje pravilnega polja.
    • Na podoben način lahko dodate Naslovni blok po potrebi.

    Vnesite besedilo sporočila

    Po pozdravni vrstici pritisnite Enter, da začnete novo vrstico v dokumentu in vnesete besedilo sporočila. Na koncu ne pozabite dodati podpisa, saj vaš privzeti podpis v programu Outlook ne bo vstavljen.

    Vstavljanje polj za združevanje

    Če želite v sporočilo vključiti druge osebne podatke, vstavite ustrezna polja za združevanje, kjer je to primerno:

    1. Kazalec postavite točno tja, kamor želite vstaviti določene informacije.
    2. Kliknite na Vstavljanje polja za združevanje na traku.
    3. V pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite zahtevano polje in kliknite Vstavite .
    4. Ko vstavite vsa polja, kliknite Zapri da zaprete pogovorno okno.

    Kot primer dodajamo mobilni telefon:

    Ko je vse končano, je lahko končni dokument videti približno takole:

    Nasvet. Če v podatkih manjkajo nekatera pomembna polja Vstavljanje polja za združevanje pogovorno okno, čeprav ste prepričani, da ste stike v programu Outlook pravilno nastavili, poskusite najprej izvoziti stike iz programa Outlook v Excel in nato uporabite Excelov list kot vir podatkov. Žal nikoli ne veste natančno, kaj se dogaja v programu Outlook :(

    Korak 5. Predogled rezultatov združevanja pošte

    Preden pošljete prilagojeno pošto, je dobro pregledati rezultate in se prepričati, da je vsebina vsakega e-poštnega sporočila v redu. Če želite to narediti, kliknite Rezultati predogleda gumb na Pošta in si s puščicami oglejte vsa e-poštna sporočila.

    Korak 6. Pošljite prilagojeno skupinsko e-pošto

    Samo še nekaj klikov in vaše poštne pošiljke bodo na poti.

    1. Na Pošta v zavihku Zaključek skupino, kliknite Zaključek & Združitev , nato pa izberite Pošiljanje e-poštnih sporočil... .

  • V Združevanje v e-pošto pogovorno okno, preglejte možnosti sporočila in, če je vse pravilno, kliknite V REDU za zagon združevanja.
  • Klik na V REDU pošlje e-pošto v mapo Prejeto. Pošiljanje se izvede glede na trenutne nastavitve: takoj, ko je vzpostavljena povezava, ali vsakih N minut.

    Nasvet. Če iščete Outlook Mail Merge s priponko potem preizkusite orodje za skupne e-poštne predloge, ki vključuje to in številne druge uporabne funkcije.

    Kako združiti pošto iz Worda z uporabo stikov v programu Outlook

    Če imate besedilo e-pošte že napisano v Wordu, lahko postopek združevanja pošte začnete od tam. Končni rezultat bo popolnoma enak kot pri začetku iz programa Outlook.

    V Wordu lahko združitev pošte izvedete na dva načina: z uporabo čarovnika za združitev pošte ali enakovrednih možnosti na traku. Če združitev izvajate prvič, vam lahko vodenje čarovnika pride prav, zato ga bomo uporabili.

    1. V programu Word ustvarite nov dokument. Besedilo sporočila lahko vnesete takoj ali pa nadaljujete s praznim dokumentom.
    2. Začnite Čarovnik za združitev pošte Za to pojdite v Pošta in kliknite zavihek Začetek združevanja pošte > Čarovnik Mail Merge korak za korakom .

  • Spletna stran Mail Merge Na desni strani dokumenta se bo odprla plošča. V koraku 1 izberete vrsto dokumenta, ki je E-poštna sporočila in nato kliknite Naslednji za nadaljevanje.

  • V 2. koraku čarovnika pustite polje Uporaba trenutnega dokumenta izbrana možnost in kliknite Naslednji .

  • V tretjem koraku morate izbrati prejemnike. Ker bomo ponovno uporabili stike iz programa Outlook, kliknite Izberite iz stikov programa Outlook . Ker je lahko več kot ena Kontakti mape v programu Outlook, kliknite Izberite mapo za stike , nato pa izberite mapo, ki jo želite uporabiti.

    Opomba: Če želite uporabiti stike iz programa Outlook za združitev pošte v programu Word, mora biti Outlook nastavljen kot privzeti e-poštni program.

  • Ko izberete mapo Stiki, se Prejemniki za združitev pošte Pojavilo se bo pogovorno okno, v katerem lahko izberete ciljne osebe. Razvrsti , Filter in . Iskanje dvojnikov se lahko izkažejo za koristne.

  • V četrtem koraku čarovnika napišete sporočilo in vstavite polja za združevanje, kjer je to potrebno. Postopek je popolnoma enak kot v prejšnjem primeru, zato se z njim ne bomo ukvarjali in bomo samo prikazali rezultat:

  • V 5. koraku si lahko ogledate vsa e-poštna sporočila, ki bodo dejansko poslana, in izključite določene prejemnike.

  • V zadnjem koraku kliknite Elektronska pošta , nato pa konfigurirajte končni Možnosti sporočila :
    • V Na naslov v spustnem oknu izberite E-poštni_naslov .
    • V Predmetna vrstica vnesite predmet sporočila.
    • V Format pošte v spustnem oknu izberite želeno obliko: HTML, navadno besedilo ali priloga.

    Kliknite V redu, da zaženete združitev pošte.

  • Kako narediti združitev pošte iz vira podatkov Excel

    Če so podatki za združitev pošte shranjeni zunaj programa Outlook, lahko pri združevanju pošte v programu Word kot vir podatkov uporabite delovni list programa Excel ali zbirko podatkov Access. Koraki bodo popolnoma enaki kot v zgornjem primeru. Edina razlika je korak 4 čarovnika za združitev pošte, v katerem izberete Uporaba obstoječega seznama in nato poiščite datoteko Excel.

    V tem primeru je uporabljen naslednji list Excel:

    Rezultat je to prilagojeno sporočilo:

    Če menite, da potrebujete podrobnejša navodila, si oglejte to celovito navodilo: Kako združiti pošto iz programa Excel v program Word.

    Dodatek Outlook Mail Merge za prilagojeno množično pošiljanje pošte

    Če iščete način za pošiljanje po meri prilagojenih množičnih e-poštnih kampanj iz osebnega e-poštnega predala programa Outlook, boste zagotovo cenili povsem novo funkcijo Mail Merge, ki je vključena v naše skupne e-poštne predloge. Kako se razlikuje od tiste v programu Outlook? Tukaj so ključne točke:

    • Kampanje za združevanje pošte lahko ustvarite in izvajate neposredno v programu Outlook brez besede ali katero koli drugo aplikacijo.
    • Dodate lahko priloge in . slike v združitev pošte.
    • S pomočjo vgrajenih orodij lahko ustvarite robustne in čudovite zasnove. predloge za združitev pošte ali lastne, ki temeljijo na HTML.
    • Množično pošto lahko prilagodite s katerim koli polja za združevanje po meri .
    • Zaradi niza prilagodljive postavitve , bodo vaša sporočila videti odlično v katerem koli odjemalcu e-pošte, ne glede na to, ali gre za Outlook za Windows, Gmail ali Apple Mail.
    • Združitev pošte lahko zaženete v katero koli aplikacijo Outlook : za Windows, za Mac in Outlook Online.

    Pravijo, da je pogled boljši kot tisoč besed, zato si ga oglejmo v akciji :)

    1. Sestavite seznam za pošiljanje v Excelovem listu

    Vaš distribucijski seznam je tabela Excel, ki vsebuje e-poštne naslove prejemnikov in osebne podatke za polja za združevanje.

    • Delovni zvezek mora biti shranjen v storitvi OneDrive.
    • Vsi podatki morajo biti v tabeli Excel.
    • E-poštne naslove je treba vnesti v skrajni levi stolpec z imenom E-pošta .

    Tukaj je tabela Excel, ki jo bomo uporabili za ta primer:

    2. Ustvarite predlogo za združitev pošte

    Če želite ustvariti predlogo za združevanje pošte, morate storiti naslednje:

    1. V podoknu Skupne e-poštne predloge desno kliknite katero koli mapo s predlogami in nato izberite Nova predloga Mail Merge iz kontekstnega menija:

    2. Izberite eno od pripravljenih postavitev ali kliknite HTML po meri in prilepite svojo predlogo, nato pa kliknite Naslednji :

    3. Izberite želeno barvno temo in kliknite Zaključek :

    4. Predloga za združevanje pošte je pripravljena za uporabo - preprosto zamenjajte nadomestna besedila, slike in hiperpovezave s pravimi.

    Nasvet: Pri kopiranju iz drugega vira uporabite bližnjico Ctrl + Shift + V, da prilepite besedilo brez oblikovanja.

    3. Prilagodite predlogo e-pošte z uporabo polj za združevanje

    Personalizacija e-pošte se izvaja s pomočjo ~%MergeField V naših spletnih dokumentih lahko najdete podrobna navodila za uporabo. Tukaj vam bom pokazal samo rezultat:

    Kot vidite, smo vstavili dve polji za združevanje: Ime in priimek in . Povezava Prva je očitna - informacije črpa iz Ime in priimek stolpcu, da vsak stik naslovite z imenom. Drugi je veliko bolj zanimiv - ustvari posamezna povezava za vsakega prejemnika na podlagi naslova spletne strani v Povezava Ker ne želimo le vstaviti url naslova za posamezen stik, temveč želimo, da je to lepa hiperpovezava, preklopimo na pregledovalnik HTML in makro vstavimo v stolpec href takšen atribut:

    načrt naročnine

    Nasvet. Za dodajte priponko v združitev pošte, uporabite enega od ~%Priključi Popoln seznam razpoložljivih makrov je na voljo tukaj.

    4. Kako nastaviti kampanjo za združitev pošte v programu Outlook

    Vzpostavitev kampanje za združitev pošte je preprosta stvar - preprosto sestavite vse dele:

    1. Poimenujte svojo novo kampanjo.
    2. Vnesite besedilo za Zadeva linija.
    3. Po želji določite e-poštni naslov za odgovore.
    4. Uvozite svoj poštni seznam.
    5. Izberite predlogo e-pošte.
    6. Načrtujte množično pošiljanje e-pošte za poznejši datum ali začnite takoj.

    To je to! Ko se vaše prilagojeno množično pošiljanje odpre, ste lahko popolnoma prepričani, da bo vsako e-poštno sporočilo videti dobro v katerem koli odjemalcu e-pošte, ki ga odpre prejemnik (seveda, če ste uporabili naše prilagodljive postavitve).

    Outlook Mail Merge e-poštne omejitve

    V samem programu Outlook največje število prejemnikov ni omejeno. Vendar pa take omejitve obstajajo v storitvah Office 365 in Outlook.com.

    Outlook 365

    • 10.000 prejemnikov na dan
    • 30 e-poštnih sporočil na minuto

    Za več podrobnosti glejte Omejitve prejemanja in pošiljanja v Microsoft 365.

    Outlook.com

    Pri brezplačnih računih so omejitve odvisne od zgodovine uporabe.

    Za naročnike storitve Microsoft 365 so omejitve naslednje:

    • 5.000 dnevnih prejemnikov
    • 1.000 dnevnih prejemnikov, ki niso v razmerju (tj. nekdo, ki mu še nikoli niste poslali e-pošte)

    Za več podrobnosti glejte poglavje Pošiljanje omejitev v programu Outlook.com.

    Poleg tega so omejitve števila odhodnih sporočil določene z Internet in . ponudniki e-poštnih storitev Preden začnete združevati pošto, pri upravitelju pošte ali ponudniku internetnih storitev preverite, koliko sporočil lahko pošljete na dan in v eni uri. Na splošno je malo verjetno, da boste imeli težave, če ne boste pošiljali več kot 500 sporočil na dan.

    To je način združevanja pošte v programu Outlook. Zahvaljujem se vam za branje in se veselim, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!

    Michael Brown je predan tehnološki navdušenec s strastjo do poenostavljanja kompleksnih procesov z uporabo programskih orodij. Z več kot desetletnimi izkušnjami v tehnološki industriji je svoje veščine izpopolnil v Microsoft Excelu in Outlooku ter Google Preglednicah in Dokumentih. Michaelov blog je namenjen deljenju svojega znanja in strokovnega znanja z drugimi ter ponuja preproste nasvete in vadnice za izboljšanje produktivnosti in učinkovitosti. Ne glede na to, ali ste izkušen strokovnjak ali začetnik, Michaelov blog ponuja dragocene vpoglede in praktične nasvete, kako kar najbolje izkoristiti ta osnovna programska orodja.