В този урок ще разгледаме подробно как да обединяваме пощата в Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 и по-рано.

Когато трябва да изпратите персонализирани имейли до няколко получатели, обединяването на имейли е истинско средство за спестяване на време. То работи чудесно за изпращане на бизнес актуализации, поздравления за сезона и други подобни, така че всеки получател да получи личен имейл със собствената си информация, без да знае до кого другиго е изпратено това съобщение.

Има няколко начина за обединяване на пощата в Outlook и ще разгледаме внимателно всеки метод.

Какво е Mail Merge?

Обединяване на пощата е процес на създаване на масови имейли, пригодени за всеки получател, чрез вземане на данни от база данни, електронна таблица или друг структуриран файл.

По принцип подготвяте шаблона на съобщението, като поставяте заместители, където е необходимо, а при сливането на пощата данните на получателя (като име, имейл адрес и др.) се извличат от изходния файл и се вмъкват в имейл на мястото на заместителите.

В крайна сметка всички са доволни - получателите се чувстват уникални и ценени, получавайки индивидуално съобщение, адресиращо конкретните им проблеми, а вие се радвате на подобрена степен на ангажираност ;)

Как да направите сливане на пощата в Outlook

Ако всички хора, към които искате да се обърнете, вече са в папката с контакти на Outlook, можете да извършите сливане на пощата директно от Outlook. За удобство ще разделим целия процес на 6 смислени стъпки.

Стъпка 1. Изберете контактите си в Outlook

Първо, трябва да изберете на кои от контактите си да изпратите имейл. За тази цел преминете към вашия Outlook Контакти (клавишната комбинация CTRL + 3 ще ви отведе там веднага), изберете желаната папка в левия прозорец и след това изберете хората, които ви интересуват.

Полезни съвети:

• За визуално да видите полетата които ще се използват при сливането, изберете Телефон или Списък поглед върху Начало в раздела Текущ изглед група.
• Можете да сортиране на контакти от Категория , Компания или Местоположение като щракнете върху съответния бутон в Вижте в раздела Подреждане група.
• Само за да се виждат съответните контакти. , извършете търсене въз основа на компанията, страната или категорията.
• Контактите в Outlook съдържат общо 92 полета, много от които са празни. За да улесните обединяването на пощата, можете да показване само на съответните полета и след това използвайте полетата в текущия изглед за сливането.
• За премахване на нерелевантни колони от изгледа, щракнете с десния бутон върху името на колоната и след това щракнете върху Премахване на тази колона .
• За добавяне на повече колони в текущия изглед, щракнете с десния бутон върху името на някоя колона, щракнете върху Преглед на настройките > Колони... .

Екранната снимка по-долу показва контакти от Outlook, групирани по категории, с Бизнес избрана категория контакти:

Стъпка 2. Стартиране на сливането на пощата в Outlook

След като изберете контактите, отидете в Начало tab> Действия и щракнете върху Обединяване на пощата бутон.

Стъпка 3. Настройка на сливане на пощата в Outlook

В Mail Merge Контакти диалогов прозорец, изберете най-подходящите за вас опции.

Под Контакти , изберете един от следните варианти:

• Всички контакти в текущия изглед - ако сте филтрирали изгледа си така, че да се виждат само целевите контакти.
• Само избрани контакти - ако сте избрали контактите, до които искате да изпратите имейл.

Под Полета за сливане , изберете едно от двете:

• Всички полета за контакт - ако искате всички полета за контакт да бъдат използвани при сливането.
• Полета за контакт в текущия изглед - ако сте конфигурирали изгледа си така, че да се показват само полетата, които ще бъдат включени в сливането.

Под Файл с документи , изберете едно от двете:

• Нов документ - за да създадете документалния файл от нулата.
• Съществуващ документ - за да прегледате съществуващия документ, който искате да използвате за сливането.

Под Файл с данни за контакт , изберете Постоянен файл Поставете отметка, ако желаете да запазите избраните контакти и полета за бъдеща употреба. Данните, разделени със запетая, ще бъдат запазени в документ на Word (*.doc).

Конфигуриране на Опции за сливане по този начин:

• За Вид на документа , изберете Формулярни писма .
• За Сливане към , изберете Имейл .
• За Тема на съобщението , напишете темата, която смятате за подходяща (ще можете да я редактирате по-късно).

Ето настройките за примерното сливане на пощата:

Забележка. Ако сте избрали Полета за контакт в опцията за текущия изглед , уверете се, че всички полета, предназначени за сливане (включително Имейл поле!) се показват в текущия изглед.

Когато приключите, щракнете върху ОК . Това ще отвори документа за сливане на пощата в Word.

Стъпка 4. Създаване на документ за сливане на пощата в Word

Обикновено документът се отваря в Word с Пощенски съобщения таб, готов за избор на полета за сливане Можете да си ги представите като заместители, които указват на Word къде да вмъкне личните данни.

За да добавите поле за сливане в документа, използвайте един от тези бутони в Напишете & Вмъкнете полета група:

Поставяне на поздрав

Тъй като всяка добра комуникация започва с поздрав, трябва да добавите на първо място този поздрав. Линия за поздрави бутона на лентата и изберете желания формат на поздрава за вашия имейл. Освен това посочете какъв поздрав да се използва, когато не е намерена информация за определен получател.

Кликнете върху ОК и ще имате "GreetingLine" заместител, вмъкнат в документа.

Полезни съвети:

• Вместо подразбиращия се " Уважаеми ", можете да въведете какъвто и да е поздрав, например " Здравейте , " Здравей " и т.н.
• Под Преглед , щракнете върху Следваща / Предишна за да видите как точно ще изглежда поздравителният ред за всеки получател.
• Ако информацията в поздравителния ред е грешна, щракнете върху Полета за съвпадение за да определите правилното поле.
• По подобен начин можете да добавите Блок с адреси ако е необходимо.

Въведете текста на съобщението

След поздравителния ред натиснете Enter, за да започнете нов ред в документа и въведете текста на съобщението си. Не забравяйте да добавите подпис в края, тъй като подписът по подразбиране на Outlook няма да бъде поставен.

Вмъкване на полета за сливане

За да включите други лични данни в съобщението, вмъкнете съответните полета за сливане, където е подходящо. Ето как:

1. Поставете курсора точно там, където искате да вмъкнете определена информация.
2. Щракнете върху Вмъкване на поле за сливане на лентата.
3. В диалоговия прозорец, който се появява, изберете необходимото поле и щракнете върху Вмъкване на .
4. След като вмъкнете всички полета, щракнете върху Затвори за да затворите диалоговия прозорец.

Като пример добавяме мобилен телефон:

Когато всичко е готово, вашият завършен документ може да изглежда по следния начин:

Съвет. Ако някои важни полета липсват в Вмъкване на поле за сливане диалогов прозорец, въпреки че сте сигурни, че сте настроили контактите правилно в Outlook, опитайте първо да експортирате контактите си от Outlook в Excel и след това използвайте лист от Excel като източник на данни. За съжаление никога не знаете какво точно се случва в Outlook :(

Стъпка 5. Преглед на резултатите от сливането на пощата

Преди да изпратите персонализираните си писма, е добре да прегледате резултатите, за да се уверите, че съдържанието на всеки имейл е наред. За да го направите, щракнете върху Резултати от предварителния преглед на бутона Пощенски съобщения и след това използвайте бутоните със стрелки, за да видите всички имейли.

Стъпка 6. Изпращане на персонализиран групов имейл

Само още няколко кликвания и пощенските ви пратки ще бъдат изпратени.

1. На Пощенски съобщения в раздела Завършете група, щракнете върху Завършете & Обединяване , след което изберете Изпращане на съобщения по електронна поща... .

Кликване върху ОК изпраща имейли в папката "Изходяща поща". Изпращането ще се извършва въз основа на текущите ви настройки: веднага при свързване или на всеки N минути.

Съвет. Ако търсите Outlook Mail Merge с прикачен файл , тогава изпробвайте инструмента за споделени имейл шаблони, който включва тази и много други полезни функции.

Как да слеете пощата от Word, като използвате контактите на Outlook

В случаите, когато вече имате текста на имейла, написан в Word, можете да стартирате процеса на сливане на имейли оттам. Крайният резултат ще бъде точно същият, както при стартирането му от Outlook.

В Word сливането на пощата може да се извърши по два начина: с помощта на съветника за сливане на пощата или с еквивалентните опции в лентата. Ако извършвате сливането за първи път, указанията на съветника могат да ви бъдат полезни, затова ще ги използваме.

1. В Word създайте нов документ. Можете да въведете текста на съобщението си в момента или да продължите с празен документ.
2. Започнете Съветник за сливане на пощата За тази цел отидете в Пощенски съобщения и щракнете върху Стартиране на Mail Merge > Стъпка по стъпка съветник за сливане на пощата .

Как да направите сливане на пощата от източник на данни в Excel

В случай че информацията за сливането на пощата се съхранява извън Outlook, можете да използвате работен лист на Excel или база данни на Access като източник на данни, когато правите сливане на пощата в Word. Стъпките ще бъдат абсолютно същите като в горния пример. Единствената разлика е стъпка 4 от съветника за сливане на пощата, където избирате Използване на съществуващ списък и след това прегледайте файла на Excel.

За този пример се използва следният лист на Excel:

В резултат на това получавате това персонализирано съобщение:

Ако смятате, че се нуждаете от по-подробни инструкции, разгледайте това ръководство от край до край: Как да обединим пощата от Excel в Word.

Добавка за Outlook Mail Merge за персонализирани масови съобщения

Ако търсите начин да изпращате персонализирани кампании за масови имейли от личната си пощенска кутия в Outlook, със сигурност ще оцените чисто новата функция Mail Merge, включена в нашите Шаблони за споделени имейли. Как се различава от тази на Outlook? Ето основните моменти:

• Можете да създавате и стартирате кампании за сливане на имейли директно в Outlook без Word или друго приложение.
• Можете да добавите прикачени файлове и изображения към вашето сливане на пощата.
• Можете да създавате стабилни и красиви дизайни с помощта на вградените шаблони за сливане на пощата или ваши собствени, базирани на HTML.
• Можете да персонализирате масовите си писма с всякакви персонализирани полета за сливане .
• Поради набор от адаптивни оформления , съобщенията ви ще изглеждат чудесно във всеки клиент за електронна поща, независимо дали става дума за Outlook за Windows, Gmail или Apple Mail.
• Сливането на пощата може да се стартира в всяко приложение на Outlook : за Windows, за Mac и Outlook Online.

Казват, че погледът е по-добър от хиляда думи, така че нека го видим в действие :)

1. Изгответе пощенски списък в лист на Excel

Вашият списък за разпространение е таблица в Excel, която съдържа имейл адресите на получателите и лични данни за полетата за сливане.

• Работната книга трябва да се съхранява в OneDrive.
• Всички данни трябва да се намират в таблица на Excel.
• Имейл адресите трябва да се поставят в най-лявата колона, наречена Имейл .

Ето таблицата на Excel, която ще използваме за този пример:

2. Създаване на шаблон за сливане на пощата

За да създадете шаблон за сливане на пощата, трябва да направите следното:

1. В прозореца Споделени имейл шаблони щракнете с десния бутон на мишката върху някоя от папките с шаблони, след което изберете Нов шаблон за сливане на пощата от контекстното меню:

   

2. Изберете едно от консервираните оформления или щракнете върху Потребителски HTML за да поставите свой шаблон, след което щракнете върху Следваща :

   

3. Изберете предпочитаната от вас цветова тема и щракнете върху Завършете :

   

4. Шаблонът за сливане на писма е готов за използване - просто заменете текстовете, изображенията и хипервръзките с истинските.

Съвет: Когато копирате от друг източник, използвайте клавишната комбинация Ctrl + Shift + V, за да поставите текст без форматиране.

3. Персонализирайте шаблона на имейла си с помощта на полета за сливане

Персонализирането на имейли се извършва с помощта на ~%MergeField В нашите онлайн документи можете да намерите подробни инструкции как да го използвате. Тук само ще ви покажа резултата:

Както виждате, вмъкнахме две полета за сливане: Първо име и Връзка . Първата е очевидна - тя извлича информацията от Първо име колона, за да се обръщате към всеки контакт по име. Другата колона е много по-интересна - тя създава индивидуална връзка за всеки получател въз основа на адрес на уеб страница в Връзка Тъй като искаме не само да вмъкнем URL адрес, а и да го превърнем в красива хипервръзка, преминаваме към браузъра HTML и поставяме макроса в href атрибут като този:

абонаментен план

Съвет. За добавяне на прикачен файл към вашето сливане на пощата, използвайте един от ~%прикачване Пълният списък на наличните макроси е тук.

4. Как да настроите кампания за сливане на имейли в Outlook

Създаването на кампания за сливане на имейли е лесна задача - просто трябва да съберете всички елементи:

1. Дайте име на новата си кампания.
2. Въведете текста за Тема линия.
3. По желание посочете имейл адреса за отговори.
4. Импортирайте списъка си с имейли.
5. Изберете шаблон на имейл.
6. Планирайте изпращането на масови имейли за по-късна дата или започнете веднага.

Това е всичко! Когато персонализираните ви масови писма се изпращат, можете да сте напълно сигурни, че всеки имейл ще изглежда добре в приложението за електронна поща, което получателят отваря (разбира се, ако сте използвали нашите адаптивни оформления).

Outlook Mail Merge имейл ограничения

В самия Outlook няма ограничение за максимален брой получатели. Такива ограничения обаче съществуват в Office 365 и Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 получатели на ден
• 30 имейла в минута

За повече информация вижте Microsoft 365 лимити за получаване и изпращане.

Outlook.com

За безплатните акаунти ограниченията варират в зависимост от историята на използване.

За абонатите на Microsoft 365 ограниченията са:

• 5 000 получатели дневно
• 1 000 получатели, които не са свързани с връзката (т.е. някой, на когото никога не сте изпращали имейли преди)

За повече подробности вижте Изпращане на лимити в Outlook.com.

Освен това ограниченията за броя на изходящите съобщения се определят от Интернет и доставчици на имейл услуги Затова, преди да извършите сливане на имейли, проверете при администратора на пощата или доставчика на интернет услуги колко имейла ви е позволено да изпращате на ден и в рамките на един час. Като цяло е малко вероятно да се сблъскате с проблеми, ако не надхвърляте 500 съобщения на ден.

Това е начинът за обединяване на пощата в Outlook. Благодаря ви, че прочетохте, и с нетърпение очаквам да ви видя в нашия блог следващата седмица!