在本教程中，我们将深入了解如何在Outlook 365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016及以前的版本中进行邮件合并。

每当你需要向多个收件人发送个性化的电子邮件时，邮件合并是一个真正的省时方法。 它在发送业务更新、季节性问候等方面非常有效，这样每个收件人都能收到带有他们自己信息的个人邮件，而不知道这个信息还发给了谁。

有几种方法可以在Outlook中进行邮件合并，我们将仔细研究每种方法。

什么是邮件合并？

邮件合并 是一个通过从数据库、电子表格或其他结构化文件中获取数据，为每个收件人量身定做的电子邮件群发过程。

基本上，你准备好你的邮件模板，在适当的地方放上占位符，然后邮件合并从源文件中提取收件人的详细信息（如姓名、电子邮件地址等），并将它们插入到电子邮件中，以取代占位符的位置。

最终，每个人都很高兴--收件人感到自己的独特和有价值，得到了解决他们具体问题的个别信息，而你也享受到了更高的参与率；)

如何在Outlook中进行邮件合并

如果你想找的人都已经在你的Outlook联系人文件夹中，你可以直接从Outlook中执行邮件合并。 为了方便，我们将整个过程分成6个有意义的步骤。

第1步：选择你的Outlook联系人

首先，你需要选择你的联系人来发送电子邮件。 为此，切换到你的Outlook 联系我们 (CTRL + 3的快捷键会带你到那里)，在左窗格中选择所需的文件夹，然后挑选感兴趣的人。

有用的提示。

• 拟 视觉上看到的领域 将在合并中使用，选择 电话 或 列表 观点 首页 选项卡，在 当前视图 组。
• 你可以 对联系人进行分类 由 类别 , 公司 或 地点 通过点击 查看 中的选项卡。 安排 组。
• 因为只有 相关的联系人是可见的 ，根据公司、国家或类别进行搜索。
• Outlook联系人总共包含92个字段，其中许多是空的。 为了使邮件合并更容易，你可以 只显示相关字段 ，然后使用当前视图中的字段进行合并。
• 拟 删除不相关的栏目 从视图中，右键单击列名，然后单击 删除此列 .
• 拟 添加更多的列 到当前视图，右键单击任何列名，单击 查看设置 > 专栏... .

下面的截图显示了按类别分组的Outlook联系人，其中包括 商业 选择的类别联系人。

第2步：在Outlook中启动邮件合并功能

选定联系人后，进入 首页 标签> 行动 组，并点击 邮件合并 按钮。

第3步：在Outlook中设置邮件合并功能

在 邮件合并联系人 对话框，选择最适合你的选项。

隶属 联系我们 ，请选择以下一项。

• 当前视图中的所有联系人 - 如果你已经过滤了你的视图，以便只有目标联系人可见。
• 只有选定的联系人 - 如果你已经选择了你想发送电子邮件给的联系人。

隶属 要合并的字段 ，选择其中之一。

• 所有联系领域 - 如果你想在合并中使用所有的联系人字段。
• 当前视图中的联系字段 - 如果你已经配置了你的视图，以便只显示合并中包含的字段。

隶属 文件档案 ，选择其中之一。

• 新文件 - 来从头开始创建文档文件。
• 现有的文件 - 来浏览你希望用于合并的现有文件。

隶属 联系数据文件 ，选择 永久档案 逗号分隔的数据将被保存在Word文档（*.doc）中，如果你想保存所选的联系人和字段供将来使用，请勾选该选项。

配置 合并选项 以这种方式。

• 对于 文件类型 , 挑选 表格信 .
• 对于 合并到 , 选择 电子邮件 .
• 对于 信息主题行 ，输入你认为合适的主题（你以后可以编辑）。

下面是我们的邮件合并样本的设置。

注意：如果你已经选择了 当前视图选项中的联系字段 ，确保所有打算用于合并的字段（包括 电子邮件 字段！）在当前视图中显示。

完成后，点击 认可 这将在Word中打开邮件合并文件。

第4步：在Word中创建邮件合并文件

通常情况下，文档在Word中打开时，会有一个 邮件发送 选项卡已被选中，准备让你选择 合并字段 你可以把它们看作是一种占位符，它将告诉Word在哪里插入个人详细资料。

要在文档中添加一个合并字段，请使用这些按钮中的一个。 写& 插入字段 组。

插入一个问候语

由于所有良好的沟通都是从问候开始的，这是你首先需要添加的内容。 所以，请点击 问候语 此外，指定在没有找到特定收件人信息的情况下使用何种问候语。

点击 认可 ，你会有 "GreetingLine" 在文件中插入的占位符。

有用的提示。

• 而不是默认的" 亲爱的 "，你可以输入任何你喜欢的问候语，如：" 你好 , " 唏嘘 "，等等。
• 隶属 预览 ，点击 下一页 / 上一篇 按钮来查看每个收件人的问候语到底是什么样子。
• 如果问候语中的信息是错误的，请点击 匹配字段 按钮来识别正确的字段。
• 以类似的方式，你可以将 地址区 如果需要的话。

键入信息文本

在问候行之后，按回车键在你的文档中开始一个新的行，并输入你的信息文本。 记得在最后添加一个签名，因为你的默认Outlook签名将不会被插入。

插入合并字段

要在信息中包括其他的个人资料，请在适当的地方插入相应的合并字段。 下面是方法。

1. 将光标准确地放在你想插入特定信息的地方。
2. 点击 插入合并字段 按钮在功能区。
3. 在弹出的对话框中，选择需要的字段，并点击 插入 .
4. 插入所有字段后，点击 关闭 来关闭该对话框。

作为一个例子，我们正在添加一个移动电话。

全部完成后，你的最终文件可能看起来像这样。

提示：如果一些重要的字段遗漏在 插入合并字段 遗憾的是，你永远不知道Outlook内部到底发生了什么 :(

第5步：预览邮件合并结果

在发送你的个性化邮件之前，预览结果是一个好主意，以确保每封邮件的内容没有问题。 要做到这一点，点击 预览结果 上的按钮。 邮件发送 选项卡，然后使用箭头按钮来查看所有的电子邮件。

第6步：发送个性化的群发邮件

只要再点击几下，你的邮件就会被送达。

1. 关于 邮件发送 选项卡，在 完成 组，点击 完成& 合并 ，然后选择 发送电子邮件信息... .

点击 认可 发送电子邮件到发件箱。 发送将根据您当前的设置进行：连接时立即发送或每隔N分钟发送。

提示：如果你正在寻找 带附件的Outlook邮件合并 然后，尝试一下共享电子邮件模板工具，它包括这个和许多其他有用的功能。

如何使用Outlook联系人从Word进行邮件合并

如果你已经在Word中写好了你的电子邮件的文本，你可以从那里开始一个邮件合并过程。 最终的结果将与从Outlook开始时完全一样。

在Word中，可以通过两种方式进行邮件合并：使用邮件合并向导或功能区的相应选项。 如果你是第一次进行合并，向导的指导可能会派上用场，所以我们要使用它。

1. 在Word中，创建一个新的文档。 你可以现在就输入你的信息文本，或者继续使用一个空白文档。
2. 开始 邮件合并向导 关于这一点，请访问 邮寄 标签，并点击 开始邮件合并 > 一步一步的邮件合并向导 .

如何从Excel数据源进行邮件合并

如果邮件合并的信息存储在Outlook之外，在Word中进行邮件合并时，你可以使用Excel工作表或Access数据库作为数据源。 其步骤与上例完全相同。 唯一不同的是邮件合并向导的第4步，你在这里选择 使用现有名单 选项，然后浏览你的Excel文件。

在这个例子中，使用了以下Excel表格。

在结果中，你得到这个个性化的信息。

如果你觉得你需要更详细的说明，请查看这个端到端的教程：如何从Excel到Word进行邮件合并。

用于个性化邮件群发的Outlook邮件合并插件

如果你正在寻找一种方法，从你的个人Outlook邮箱发送定制的批量电子邮件活动，那么你一定会喜欢我们的共享电子邮件模板中包含的全新的邮件合并功能。 它与Outlook的有什么不同？ 以下是关键点。

• 你可以直接在Outlook中创建和运行邮件合并活动 无字 或任何其他应用。
• 你可以添加 附件 和 图像 到你的邮件合并中。
• 你可以在内置的帮助下创建强大和美丽的设计。 邮件合并模板 或你自己的基于HTML的内容。
• 你可以在你的群发邮件中使用任何个性化的 自定义合并字段 .
• 由于一套 适应性布局 你的信息在任何电子邮件客户端都会看起来很好，无论是Outlook for Windows、Gmail，还是Apple Mail。
• 邮件合并可以在 任何Outlook应用程序 浏览器：适用于Windows，适用于Mac，以及Outlook Online。

俗话说，百闻不如一见，所以让我们看看它的实际效果吧。）

1.在Excel表格中制作一份邮件列表

你的分发列表是一个Excel表格，包含收件人的电子邮件地址和合并字段的个人数据。

• 该工作簿必须存储在OneDrive中。
• 所有的数据必须在一个Excel表格内。
• 电子邮件地址应放在最左边的一栏中，名为 电子邮件 .

这里有一个Excel表格，我们将在这个例子中使用。

2.创建一个邮件合并模板

要创建一个邮件合并模板，这是你需要做的。

1. 在共享的电子邮件模板窗格中，右键点击任何一个模板文件夹，然后选择 新的邮件合并模板 从上下文菜单中选择。

   

2. 选择一个预制的布局或点击 自定义HTML 来粘贴你自己的模板，然后点击 下一页 :

   

3. 选择你喜欢的颜色主题并点击 完成 :

   

4. 一个邮件合并模板已准备好供您使用--只需将占位符文本、图像和超链接替换为真正的文本、图像和超链接。

提示：当从其他来源复制时，使用Ctrl + Shift + V快捷键来粘贴没有格式化的文本。

3.使用合并字段个性化你的电子邮件模板

电子邮件的个性化是在以下的帮助下完成的 ~%合并字段 在我们的在线文档中，你可以找到关于如何使用它的详细说明。 在这里，我只向你展示结果。

如你所见，我们已经插入了两个合并字段。 名字 和 链接 第一个是显而易见的--它把信息来自于 名字 另一个是更有趣的--它创建了一个名为 "我是谁？"的栏目来称呼每个联系人。 个人链接 根据一个网页地址，为每个收件人提供 链接 因为我们不仅要插入一个特定的联系人网址，而且要使它成为一个漂亮的超链接，所以我们切换到HTML浏览器，将宏放在 命名 像这样的属性。

订阅计划

提示：对 添加附件 到你的邮件合并中，使用其中一个 ~%Attach 可用的宏的完整列表在这里。

4.如何在Outlook中设置一个邮件合并活动

设置一个邮件合并活动是小菜一碟--你只需把所有的碎片放在一起。

1. 命名你的新运动。
2. 键入文本，用于 主题 行。
3. 可选的是，指定用于回复的电子邮件地址。
4. 导入你的邮件列表。
5. 选择一个电子邮件模板。
6. 将电子邮件群发安排在稍后日期或立即开始。

就是这样！当你的个性化邮件群发时，你可以绝对相信每封邮件在收件人打开的任何电子邮件客户端应用程序中都会看起来很好（当然，如果你已经使用了我们的自适应布局）。

Outlook邮件合并电子邮件的限制

在Outlook本身，没有最大收件人数量的限制。 然而，在Office 365和Outlook.com中存在这种限制。

Outlook 365

• 每天10,000名接收者
• 每分钟30封电子邮件

更多详情，请参阅Microsoft 365接收和发送限制。

瞭望网

对于免费账户，限制根据使用历史而有所不同。

对于微软365的用户来说，这些限制是。

• 每天有5,000名接收者
• 每天1,000个非关系收件人（即你以前从未发过电子邮件的人）。

更多细节，请参见Outlook.com中的发送限制。

此外，外发信息的数量限制是由 互联网 和 电子邮件服务提供者 因此，在进行邮件合并之前，一定要向你的邮件管理员或互联网服务提供商查询你每天和一小时内允许发送多少封邮件。 一般来说，只要你每天保持在500封以下，你就不太可能遇到任何问题。

这就是如何在Outlook中进行邮件合并。 我感谢你的阅读，并期待着下周在我们的博客上看到你!