Bu eğitimde Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ve önceki sürümlerde adres mektup birleştirmenin nasıl yapıldığını derinlemesine inceleyeceğiz.

Birden fazla alıcıya kişiselleştirilmiş e-posta göndermeniz gerektiğinde, adres mektup birleştirme gerçek bir zaman tasarrufu sağlar. İş güncellemeleri, sezon tebrikleri ve benzerlerini göndermek için harika çalışır, böylece her alıcı, bu mesajın başka kime gönderildiğini bilmeden kendi bilgilerini içeren kişisel bir e-posta alır.

Outlook'ta adres mektup birleştirme yapmanın birkaç yolu vardır ve biz her bir yönteme yakından bakacağız.

Adres Mektup Birleştirme nedir?

Posta birleştirme bir veritabanından, elektronik tablodan veya diğer yapılandırılmış dosyalardan veri alarak her alıcı için özel olarak hazırlanmış toplu e-postalar oluşturma işlemidir.

Temel olarak, mesaj şablonunuzu uygun yerlere yer tutucular koyarak hazırlarsınız ve adres mektup birleştirme, alıcının ayrıntılarını (ad, e-posta adresi vb.) bir kaynak dosyadan alır ve bunları yer tutucuların yerine e-postaya ekler.

Sonunda herkes mutlu olur - alıcılar özel endişelerini ele alan bireysel bir mesaj alarak kendilerini benzersiz ve değerli hissederler ve siz de daha iyi bir etkileşim oranının keyfini çıkarırsınız ;)

Outlook'ta adres mektup birleştirme nasıl yapılır

Adreslemek istediğiniz tüm kişiler zaten Outlook Kişiler klasörünüzdeyse, doğrudan Outlook'tan bir adres mektup birleştirme işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Kolaylık sağlamak için, tüm süreci 6 anlamlı adıma ayıracağız.

Adım 1. Outlook kişilerinizi seçin

Öncelikle, hangi kişilerinize e-posta göndereceğinizi seçmeniz gerekir. Bunun için Outlook'unuza geçin İletişim (CTRL + 3 kısayolu sizi hemen oraya götürecektir), sol bölmede istediğiniz klasörü seçin ve ardından ilgilendiğiniz kişileri seçin.

Yararlı ipuçları:

• için alanları görsel olarak görmek birleştirme işleminde kullanılacak olan Telefon veya Liste üzerinde görüş Ev sekmesinde Güncel Görünüm Grup.
• Yapabilirsin kişileri sırala tarafından Kategori , Şirket veya Konum üzerindeki ilgili düğmeye tıklayarak Görünüm sekmesindeki Düzenleme Grup.
• Çünkü sadece ilgili kişilerin görünür olması şirket, ülke veya kategori bazında bir arama gerçekleştirin.
• Outlook kişileri, çoğu boş olan toplam 92 alan içerir. Adres mektup birleştirme işlemini kolaylaştırmak için şunları yapabilirsiniz yalnızca ilgili alanları görüntüleyin öğesini seçin ve ardından birleştirme için geçerli görünümdeki alanları kullanın.
• için ilgisiz sütunları kaldırın görünümünden sütun adına sağ tıklayın ve ardından Bu Sütunu Kaldır .
• için daha fazla sütun ekleyin geçerli görünümde, herhangi bir sütun adına sağ tıklayın, ardından Ayarları Görüntüle > Sütunlar... .

Aşağıdaki ekran görüntüsü, kategoriye göre gruplandırılmış Outlook kişilerini göstermektedir İş Dünyası kategori kişileri seçildi:

Adım 2. Outlook'ta adres mektup birleştirmeyi başlatın

Kişiler seçili durumdayken Ev tab> Eylemler grubunu seçin ve Adres Mektup Birleştirme Düğme.

Adım 3. Outlook'ta adres mektup birleştirme ayarlayın

İçinde Adres Mektup Birleştirme Kişileri iletişim kutusunda, sizin için en uygun olan seçenekleri seçin.

Altında İletişim Aşağıdakilerden birini seçiniz:

• Geçerli görünümdeki tüm kişiler - görünümünüzü yalnızca hedef kişiler görünecek şekilde filtrelediyseniz.
• Yalnızca seçilen kişiler - E-posta göndermek istediğiniz kişileri seçtiyseniz.

Altında Birleştirilecek alanlar , ikisinden birini seçin:

• Tüm iletişim alanları - tüm kişi alanlarının birleştirmede kullanılmasını istiyorsanız.
• Geçerli görünümdeki iletişim alanları - görünümünüzü yalnızca birleştirmeye dahil edilecek alanlar görüntülenecek şekilde yapılandırdıysanız.

Altında Belge dosyası , ikisinden birini seçin:

• Yeni belge - belge dosyasını sıfırdan oluşturmak için.
• Mevcut belge - Birleştirme için kullanmak istediğiniz mevcut belgeye göz atmak için.

Altında İletişim veri dosyası 'yi seçin. Kalıcı dosya Seçilen kişileri ve alanları ileride kullanmak üzere kaydetmek istiyorsanız onay kutusunu işaretleyin. Virgülle ayrılmış veriler bir Word belgesine (*.doc) kaydedilecektir.

Yapılandırma Birleştirme seçenekleri bu şekilde:

• İçin Belge türü , seç Form Mektupları .
• İçin Birleştirmek için , seçiniz E-posta .
• İçin Mesaj konu satırı uygun gördüğünüz konuyu yazın (daha sonra düzenleyebileceksiniz).

İşte örnek adres mektup birleştirme ayarlarımız:

Not: Eğer seçtiyseniz Geçerli görünüm seçeneğindeki iletişim alanları dahil olmak üzere birleştirme için amaçlanan tüm alanlardan emin olun. E-posta alanı!) geçerli görünümde görüntülenir.

Bitirdiğinizde, tıklayın TAMAM. Bu, Word'de adres mektup birleştirme belgesini açacaktır.

Adım 4. Word'de adres mektup birleştirme belgesi oluşturun

Normalde belge Word'de Postalar sekmesi seçili olarak, aşağıdakileri seçmeniz için hazır alanları birleştirme Bunları Word'e kişisel bilgileri nereye ekleyeceğini söyleyen bir tür yer tutucu olarak düşünebilirsiniz.

Belgeye bir birleştirme alanı eklemek için şu düğmelerden birini kullanın Write & Insert Alanları Grup:

Bir karşılama mesajı ekleyin

Tüm iyi iletişimler bir selamlama ile başladığından, ilk etapta eklemeniz gereken şey budur. Tebrik Hattı düğmesine basın ve e-postanız için istediğiniz karşılama biçimini seçin. Ayrıca, belirli bir alıcı için hiçbir bilgi bulunamadığında hangi karşılama biçiminin kullanılacağını belirtin.

Tıklayın TAMAM. ve sen de "GreetingLine" belgeye eklenen yer tutucu.

Yararlı ipuçları:

• Varsayılan " Sevgili ", " gibi istediğiniz herhangi bir selamlama yazabilirsiniz. Merhaba , " Hey ", vb.
• Altında Önizleme simgesine tıklayın. Sonraki / Önceki düğmesine basarak her alıcı için karşılama mesajının tam olarak nasıl görüneceğini görüntüleyin.
• Tebrik satırındaki bilgiler yanlışsa Eşleşme Alanları düğmesine basarak doğru alanı belirleyin.
• Benzer bir şekilde, ekleyebilirsiniz Adres Bloğu Gerekirse.

Mesaj metnini yazın

Karşılama satırından sonra, belgenizde yeni bir satır başlatmak için Enter tuşuna basın ve mesajınızın metnini yazın. Varsayılan Outlook imzanız eklenmeyeceğinden, sonuna bir imza eklemeyi unutmayın.

Birleştirme alanları ekleme

Bir mesaja diğer kişisel bilgileri eklemek için, uygun olan yerlere ilgili birleştirme alanlarını ekleyin:

1. İmleci tam olarak belirli bilgileri eklemek istediğiniz yere getirin.
2. Tıklayınız Birleştirme Alanı Ekle düğmesine basın.
3. Açılan iletişim kutusunda gerekli alanı seçin ve Ekleme .
4. Tüm alanları ekledikten sonra Kapat iletişim kutusunu kapatmak için.

Örnek olarak, bir cep telefonu ekliyoruz:

Her şey tamamlandığında, son halini almış belgeniz aşağıdaki gibi görünebilir:

İpucu: Eğer bazı önemli alanlar eksikse Birleştirme Alanı Ekle iletişim kutusu, kişileri Outlook'ta doğru ayarladığınızdan emin olsanız da, önce Outlook kişilerinizi Excel'e aktarmayı deneyin ve ardından veri kaynağı olarak bir Excel sayfası kullanın. Ne yazık ki, Outlook'un içinde neler olup bittiğini asla tam olarak bilemezsiniz :(

Adım 5. Adres mektup birleştirme sonuçlarını önizleyin

Kişiselleştirilmiş postalarınızı göndermeden önce, her e-postanın içeriğinin uygun olduğundan emin olmak için sonuçları önizlemek iyi bir fikirdir. Bunu yapmak için Önizleme Sonuçları üzerindeki Postalar sekmesine gidin ve ardından tüm e-postaları görüntülemek için ok düğmelerini kullanın.

Adım 6. Kişiselleştirilmiş toplu e-posta gönderin

Sadece birkaç tıklama daha ve postalarınız yola çıkmış olacak.

1. Üzerinde Postalar sekmesinde Bitirmek grubunu seçin, tıklayın Bitir & Birleştir 'yi seçin ve ardından E-posta Mesajları Gönderin... .

Tıklama TAMAM. Giden Kutusu klasörüne e-posta gönderir. Gönderme işlemi mevcut ayarlarınıza göre gerçekleştirilir: bağlandığında hemen veya her N dakikada bir.

İpucu: Eğer aradığınız Ekli Outlook Adres Mektup Birleştirme ardından bu ve diğer birçok kullanışlı özelliği içeren Paylaşılan E-posta Şablonları aracını deneyin.

Outlook kişilerini kullanarak Word'den adres mektup birleştirme

E-posta metninizin Word'de zaten yazılı olduğu durumlarda, buradan bir adres mektup birleştirme işlemi başlatabilirsiniz. Nihai sonuç, Outlook'tan başlatıldığında elde edilenle tamamen aynı olacaktır.

Word'de adres mektup birleştirme iki şekilde yapılabilir: Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı veya şeritteki eşdeğer seçenekler kullanılarak. Birleştirmeyi ilk kez gerçekleştiriyorsanız, sihirbazın rehberliği kullanışlı olabilir, bu yüzden onu kullanacağız.

1. Word'de yeni bir belge oluşturun. İletinizin metnini hemen yazabilir veya boş bir belge ile devam edebilirsiniz.
2. Başlat Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı Bunun için şu adrese gidin Postalar sekmesine tıklayın ve Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat > Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı .

Excel veri kaynağından adres mektup birleştirme nasıl yapılır

Adres mektup birleştirme bilgilerinin Outlook dışında depolanması durumunda, Word'de adres mektup birleştirme yaparken veri kaynağı olarak bir Excel çalışma sayfası veya Access veritabanı kullanabilirsiniz. Adımlar yukarıdaki örnekte olduğu gibi tamamen aynı olacaktır. Tek fark, Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nın 4. adımında Mevcut bir listeyi kullanma seçeneğini seçin ve ardından Excel dosyanıza göz atın.

Bu örnek için aşağıdaki Excel sayfası kullanılmıştır:

Sonuç olarak, bu kişiselleştirilmiş mesajı alırsınız:

Daha ayrıntılı talimatlara ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız, lütfen bu uçtan uca eğitime göz atın: Excel'den Word'e adres mektup birleştirme.

Kişiselleştirilmiş toplu postalar için Outlook Mail Merge eklentisi

Kişisel Outlook posta kutunuzdan özel olarak tasarlanmış toplu e-posta kampanyaları göndermenin bir yolunu arıyorsanız, Paylaşılan E-posta Şablonlarımızda bulunan yepyeni Adres Mektup Birleştirme özelliğini kesinlikle takdir edeceksiniz. Outlook'unkinden farkı nedir? İşte önemli noktalar:

• Adres mektup birleştirme kampanyalarını doğrudan Outlook'ta oluşturabilir ve çalıştırabilirsiniz Word olmadan veya başka herhangi bir uygulama.
• Ekleyebilirsiniz EKLER ve görüntüler posta birleştirme işleminize.
• Dahili tasarımların yardımıyla sağlam ve güzel tasarımlar oluşturabilirsiniz. posta birleştirme şablonları veya kendi HTML tabanlı olanlarınız.
• Toplu postalarınızı herhangi bir posta ile kişiselleştirebilirsiniz. özel birleştirme alanları .
• Bir dizi nedeniyle uyarlanabilir düzenler mesajlarınız ister Windows için Outlook, ister Gmail veya Apple Mail olsun, tüm e-posta istemcilerinde harika görünecektir.
• Adres mektup birleştirme şurada çalıştırılabilir herhangi bir Outlook uygulaması : Windows için, Mac için ve Outlook Online.

Bir bakışın bin kelimeden daha iyi olduğunu söylerler, bu yüzden onu iş başında görelim :)

1. Excel sayfasında bir posta listesi oluşturun

Dağıtım listeniz, alıcıların e-posta adreslerini ve birleştirme alanları için kişisel verileri içeren bir Excel tablosudur.

• Çalışma kitabı OneDrive'da depolanmalıdır.
• Tüm veriler bir Excel tablosu içinde olmalıdır.
• E-posta adresleri en soldaki sütuna yerleştirilmelidir. E-posta .

İşte bu örnek için kullanacağımız bir Excel tablosu:

2. Adres mektup birleştirme şablonu oluşturun

Adres mektup birleştirme şablonu oluşturmak için yapmanız gerekenler şunlardır:

1. Paylaşılan E-posta Şablonları bölmesinde, şablon klasörlerinizden herhangi birine sağ tıklayın ve ardından Yeni Adres Mektup Birleştirme Şablonu bağlam menüsünden:

   

2. Hazır düzenlerden birini seçin veya Özel HTML 'a tıklayarak kendi şablonunuzu yapıştırın ve ardından Sonraki :

   

3. Tercih ettiğiniz renk temasını seçin ve Bitirmek :

   

4. Adres mektup birleştirme şablonu kullanımınız için hazırdır - yer tutucu metinleri, resimleri ve köprüleri gerçek olanlarla değiştirmeniz yeterlidir.

İpucu: Başka bir kaynaktan kopyalarken, metni biçimlendirmeden yapıştırmak için Ctrl + Shift + V kısayolunu kullanın.

3. Birleştirme alanlarını kullanarak e-posta şablonunuzu kişiselleştirin

E-posta kişiselleştirmesi şu araçların yardımıyla yapılır ~%MergeField makro. Çevrimiçi dokümanlarımızda, nasıl kullanılacağına dair ayrıntılı talimatları bulabilirsiniz. Burada size sadece sonucu göstereceğim:

Gördüğünüz gibi, iki birleştirme alanı ekledik: İlk isim ve Bağlantı . İlki açıktır - bilgileri aşağıdaki sistemden çeker İlk isim Diğeri ise çok daha ilginç - her bir kişiye ismiyle hitap etmek için bir bireysel bağlantı 'deki bir web sayfası adresine dayalı olarak her alıcı için Bağlantı Sadece kişiye özel bir url eklemek değil, aynı zamanda bunu güzel bir köprü haline getirmek istediğimiz için HTML görüntüleyiciye geçiyoruz ve makroyu href Bunun gibi bir özellik:

aboneli̇k plani

İpucu. eklenti ekle adres mektup birleştirme için ~%Attach makrolar. Mevcut makroların tam listesi burada.

4. Outlook'ta adres mektup birleştirme kampanyası nasıl ayarlanır

Adres mektup birleştirme kampanyası oluşturmak çocuk oyuncağıdır - tüm parçaları bir araya getirmeniz yeterlidir:

1. Yeni kampanyanıza bir isim verin.
2. için metni yazın Konu Hat.
3. İsteğe bağlı olarak, yanıtlar için e-posta adresini belirtin.
4. Posta listenizi içe aktarın.
5. Bir e-posta şablonu seçin.
6. Toplu e-posta gönderimini daha sonraki bir tarih için planlayın veya hemen başlayın.

İşte bu kadar! Kişiselleştirilmiş toplu postalarınız yola çıktığında, alıcının açtığı e-posta istemcisi uygulaması ne olursa olsun her e-postanın iyi görüneceğinden kesinlikle emin olabilirsiniz (tabii ki uyarlanabilir düzenlerimizi kullandıysanız).

Outlook Adres Mektup Birleştirme e-posta sınırları

Outlook'un kendisinde maksimum alıcı sayısı için bir sınır yoktur. Ancak Office 365 ve Outlook.com'da bu tür sınırlar mevcuttur.

Outlook 365

• Günde 10.000 alıcı
• Dakikada 30 e-posta

Daha fazla ayrıntı için Microsoft 365 alma ve gönderme sınırları bölümüne bakın.

Outlook.com

Ücretsiz hesaplar için sınırlamalar kullanım geçmişine bağlı olarak değişir.

Microsoft 365 aboneleri için kısıtlamalar şunlardır:

• Günlük 5.000 alıcı
• 1.000 günlük ilişkiniz olmayan alıcı (yani daha önce hiç e-posta göndermediğiniz biri)

Daha fazla ayrıntı için lütfen Outlook.com'da limit gönderme bölümüne bakın.

Ayrıca, giden mesaj sayısına ilişkin sınırlar şu şekilde belirlenir İnternet ve e-posta hizmet sağlayıcıları Bu nedenle, posta birleştirme yapmadan önce, posta yöneticinize veya İnternet servis sağlayıcınıza günde ve bir saat içinde kaç e-posta göndermenize izin verildiğini kontrol ettiğinizden emin olun. Genel olarak, günde 500 iletinin altında kaldığınız sürece herhangi bir sorunla karşılaşmanız olası değildir.

Outlook'ta adres mektup birleştirme bu şekilde yapılır. Okuduğunuz için teşekkür ediyor ve gelecek hafta sizi blogumuzda görmeyi dört gözle bekliyorum!