Dalam tutorial ini, kami akan melihat secara mendalam tentang cara menggabungkan mel dalam Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 dan lebih awal.

Setiap kali anda perlu menghantar e-mel yang diperibadikan kepada berbilang penerima, cantuman mel ialah penjimat masa sebenar. Ia berfungsi hebat untuk menghantar kemas kini perniagaan, sapaan musim dan seumpamanya, supaya setiap penerima mendapat e-mel peribadi dengan maklumat mereka sendiri, tanpa mengetahui kepada siapa lagi mesej ini telah dihantar.

Terdapat beberapa cara untuk melakukan cantuman mel dalam Outlook, dan kita akan melihat dengan teliti setiap kaedah.

Apakah itu Cantuman Mel?

Gabungan Mel ialah proses mencipta e-mel besar-besaran yang disesuaikan untuk setiap penerima dengan mengambil data daripada pangkalan data, hamparan atau fail berstruktur lain.

Pada asasnya, anda menyediakan templat mesej anda meletakkan ruang letak di mana sesuai, dan cantuman mel menarik butiran penerima (seperti nama, alamat e-mel, dsb.) daripada fail sumber dan memasukkannya ke dalam e-mel sebagai ganti ruang letak.

Akhirnya, semua orang gembira - penerima berasa unik dan dihargai mendapat individu mesej yang menangani kebimbangan khusus mereka dan anda menikmati kadar penglibatan yang dipertingkatkan ;)

Cara melakukan cantuman mel dalam Outlook

Jika semua t orang yang anda ingin tuju sudah berada dalam folder Kenalan Outlook anda, anda boleh melakukan cantuman mel terus daripada Outlook. Untuk kemudahan,Mel.

Mereka mengatakan penampilan adalah lebih baik daripada seribu perkataan, jadi mari kita lihat dalam tindakan :)

1. Buat senarai mel dalam helaian Excel

Senarai pengedaran anda ialah jadual Excel yang mengandungi alamat e-mel dan data peribadi penerima untuk medan gabungan.

• Buku kerja mesti disimpan dalam OneDrive .
• Semua data mesti berada dalam jadual Excel.
• Alamat e-mel hendaklah diletakkan di lajur paling kiri, bernama E-mel .

Berikut ialah jadual Excel yang akan kami gunakan untuk contoh ini:

2. Cipta templat cantum mel

Untuk mencipta templat cantum mel, ini yang anda perlu lakukan:

1. Pada anak tetingkap Templat E-mel Dikongsi, klik kanan mana-mana folder templat anda , dan kemudian pilih Templat Cantuman Mel Baharu daripada menu konteks:

   

2. Pilih salah satu reka letak dalam tin atau klik HTML Tersuai untuk menampal templat anda sendiri, dan kemudian klik Seterusnya :

   

3. Pilih tema warna pilihan anda dan klik Selesaikan :

   

4. Templat cantuman mel sedia untuk anda gunakan - cuma gantikan teks pemegang tempat, imej dan hiperpautan dengan yang sebenar.

Petua. Apabila menyalin daripada sumber lain, gunakan pintasan Ctrl + Shift + V untuk menampal teks tanpa memformat.

3. Peribadikan templat e-mel andamenggunakan medan gabungan

Pemperibadian e-mel dilakukan dengan bantuan makro ~%MergeField . Dalam dokumen dalam talian kami, anda boleh mendapatkan arahan terperinci tentang cara menggunakannya. Di sini, saya hanya akan menunjukkan kepada anda hasilnya:

Seperti yang anda lihat, kami telah memasukkan dua medan gabungan: Nama pertama dan Pautan . Yang pertama adalah jelas - ia menarik maklumat daripada lajur Nama pertama untuk menangani setiap kenalan mengikut nama. Yang satu lagi adalah lebih menarik - ia mencipta pautan individu untuk setiap penerima berdasarkan alamat halaman web dalam lajur Pautan . Kerana kami bukan sahaja mahu memasukkan url khusus kenalan, tetapi menjadikannya hiperpautan yang cantik, kami beralih kepada pemapar HTML dan meletakkan makro di dalam atribut href seperti ini:

subscription plan

Petua. Untuk menambah lampiran pada cantuman mel anda, gunakan salah satu makro ~%Attach . Senarai lengkap makro yang tersedia ada di sini.

4. Cara untuk menyediakan kempen cantum mel dalam Outlook

Menyediakan kempen cantum mel adalah satu perkara yang sukar - anda hanya meletakkan semua bahagian bersama-sama:

1. Namakan kempen baharu anda.
2. Taip teks untuk baris Subjek .
3. Secara pilihan, nyatakan alamat e-mel untuk balasan.
4. Import senarai mel anda.
5. Pilih templat e-mel.
6. Jadualkan penghantaran e-mel pukal untuk tarikh kemudian atau mulakan segera.

Itu sahaja! Bilamel besar-besaran yang diperibadikan anda dimatikan, anda boleh benar-benar yakin bahawa setiap e-mel akan kelihatan baik dalam apa jua apl klien e-mel yang dibuka oleh penerima (sudah tentu, jika anda telah menggunakan reka letak penyesuaian kami).

Outlook Mail Merge had e-mel

Dalam Outlook sendiri, tiada had kepada bilangan maksimum penerima. Walau bagaimanapun, had sedemikian wujud dalam Office 365 dan Outlook.com.

Outlook 365

• 10,000 penerima sehari
• 30 e-mel seminit

Untuk butiran lanjut, lihat had penerimaan dan penghantaran Microsoft 365.

Outlook.com

Untuk akaun percuma, pengehadan berbeza-beza bergantung pada sejarah penggunaan.

Untuk pelanggan Microsoft 365, sekatannya ialah:

• 5,000 penerima harian
• 1,000 penerima bukan perhubungan harian (iaitu seseorang yang anda tidak pernah menghantar e-mel sebelum)

Untuk butiran lanjut, sila lihat Had penghantaran dalam Outlook.com.

Selain itu, had kepada bilangan mesej keluar ditetapkan oleh Internet dan penyedia perkhidmatan e-mel untuk mengurangkan spam dan mengelakkan lebihan beban pelayan e-mel. Jadi, sebelum melakukan cantuman mel, pastikan anda menyemak dengan pentadbir mel anda atau pembekal perkhidmatan Internet berapa banyak e-mel yang anda dibenarkan hantar setiap hari dan dalam masa sejam. Secara amnya, anda tidak mungkin menghadapi sebarang isu selagi anda berada di bawah 500 mesej setiap hari.

Begitulah cara menggabungkan mel dalam Outlook. Saya berterima kasih kerana membaca dan melihatsemoga berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!

Langkah 1. Pilih kenalan Outlook anda

Mula-mula, anda perlu memilih kenalan anda untuk menghantar e-mel. Untuk ini, tukar kepada Outlook Kenalan anda (pintasan CTRL + 3 akan membawa anda ke sana serta-merta), pilih folder yang diingini pada anak tetingkap kiri dan kemudian pilih orang yang diminati.

Petua berguna:

• Untuk melihat secara visual medan yang akan digunakan dalam gabungan, pilih paparan Telefon atau Senarai pada tab Laman Utama , dalam kumpulan Paparan Semasa .
• Anda boleh mengisih kenalan mengikut Kategori , Syarikat atau Lokasi dengan mengklik butang yang sepadan pada tab Lihat dalam kumpulan Susunan .
• Hanya untuk kenalan yang berkaitan untuk kelihatan , lakukan carian berdasarkan syarikat, negara atau kategori.
• Kenalan Outlook mengandungi sejumlah 92 medan, kebanyakannya kosong. Untuk menjadikan cantuman mel lebih mudah, anda boleh memaparkan medan yang berkaitan sahaja dan kemudian menggunakan medan dalam paparan semasa untuk cantuman.
• Untuk mengalih keluar lajur yang tidak berkaitan daripada lihat, klik kanan nama lajur dan kemudian klik Alih Keluar Lajur Ini .
• Untuk menambah lebih banyak lajur pada paparan semasa, klik kanan mana-mana nama lajur, klik Lihat Tetapan > Lajur… .

Tangkapan skrin di bawah menunjukkan kenalan Outlook dikumpulkan mengikut kategori, dengankenalan kategori Perniagaan dipilih:

Langkah 2. Mulakan cantuman mel dalam Outlook

Dengan kenalan yang dipilih, pergi ke Tab Laman Utama > Tindakan kumpulan dan klik butang Gabung Mel .

Langkah 3. Tetapkan sehingga cantum mel dalam Outlook

Dalam kotak dialog Mail Cantuman Kenalan , pilih pilihan yang paling sesuai untuk anda.

Di bawah Kenalan , pilih salah satu daripada yang berikut:

• Semua kenalan dalam paparan semasa - jika anda telah menapis paparan anda supaya hanya kenalan sasaran kelihatan.
• Hanya kenalan terpilih - jika anda telah memilih kenalan yang ingin anda hantarkan e-mel.

Di bawah Medan untuk digabungkan , pilih sama ada:

• Semua medan kenalan - jika anda mahu semua medan kenalan digunakan dalam gabungan.
• Medan kenalan dalam paparan semasa - jika anda' telah mengkonfigurasi paparan anda supaya hanya medan yang akan disertakan dalam gabungan dipaparkan.

Di bawah Fail dokumen , pilih sama ada:

• Dokumen baharu - untuk mencipta fail dokumen dari awal.
• Dokumen sedia ada - untuk menyemak imbas dokumen sedia ada yang ingin anda gunakan untuk penggabungan.

Di bawah Fail data kenalan , pilih kotak semak Fail kekal jika anda ingin menyimpan kenalan dan medan yang dipilih untuk kegunaan masa hadapan. Data yang dipisahkan koma akan disimpan dalam dokumen Word (*.doc).

Konfigurasikan Pilihan gabungan dengan cara ini:

• Untuk Jenis dokumen , pilih Surat Borang .
• Untuk Gabung ke , pilih E-mel .
• Untuk Baris subjek mesej , taip apa sahaja subjek yang anda rasa sesuai (anda boleh mengeditnya kemudian).

Berikut ialah tetapan untuk cantuman mel sampel kami:

Nota. Jika anda telah memilih Medan Kenalan dalam pilihan paparan semasa , pastikan semua medan yang dimaksudkan untuk gabungan (termasuk medan E-mel !) dipaparkan dalam paparan semasa.

Apabila selesai, klik OK . Ini akan membuka dokumen cantum mel dalam Word.

Langkah 4. Buat dokumen cantum mel dalam Word

Biasanya, dokumen itu dibuka dalam Word dengan tab Mailings dipilih, sedia untuk anda memilih medan gabungan . Anda boleh menganggapnya sebagai jenis ruang letak yang akan memberitahu Word tempat untuk memasukkan butiran peribadi.

Untuk menambah medan gabungan pada dokumen, gunakan salah satu butang ini dalam Tulis & Sisip Medan kumpulan:

Sisipkan ucapan

Memandangkan semua komunikasi yang baik bermula dengan sapaan, inilah yang anda perlu tambahkan pada yang pertama tempat. Jadi, klik butang Barisan Ucapan pada reben dan pilih format ucapan yang diingini untuk e-mel anda. Selain itu, nyatakan ucapan apa yang hendak digunakan apabila tiada maklumat ditemui untuk penerima tertentu.

Klik OK dan anda akan mendapat «GreetingLine» pemegang tempat dimasukkan dalam dokumen.

Petua berguna:

• Daripada lalai " Sayang ", anda boleh menaip sebarang ucapan yang anda suka seperti " Hello , " Hei ", dll.
• Di bawah Pratonton , klik Seterusnya / Sebelumnya butang untuk melihat dengan tepat bagaimana baris ucapan akan kelihatan bagi setiap penerima.
• Jika maklumat dalam baris ucapan salah, klik butang Padankan Medan untuk mengenal pasti medan yang betul.
• Dengan cara yang sama, anda boleh menambah Blok Alamat jika perlu.

Taip teks mesej

Selepas baris ucapan, tekan Enter untuk memulakan baris baharu dalam dokumen anda dan taip teks mesej anda. Ingat untuk menambah tandatangan pada penghujungnya, kerana tandatangan Outlook lalai anda tidak akan dimasukkan.

Sisipkan medan cantum

Untuk memasukkan butiran peribadi lain dalam mesej, masukkan medan cantum yang sepadan jika sesuai. Begini caranya:

1. Letakkan kursor tepat di tempat anda ingin memasukkan maklumat tertentu.
2. Klik butang Sisipkan Medan Gabungan pada reben.
3. Dalam kotak dialog yang muncul, pilih medan yang diperlukan dan klik Sisipkan .
4. Selepas memasukkan semua medan, klik Tutup untuk menutup kotak dialog.

Sebagai contoh, kami menambah telefon mudah alih:

Apabila semua selesai, dokumen muktamad anda mungkin kelihatan seperti ini:

Petua. Jikabeberapa medan penting tiada dalam kotak dialog Sisipkan Medan Gabungan , walaupun anda cukup pasti anda menyediakan kenalan itu betul-betul dalam Outlook, cuba eksport kenalan Outlook anda ke Excel dahulu, dan kemudian gunakan helaian Excel sebagai data sumber. Malangnya, anda tidak pernah tahu dengan tepat apa yang berlaku di dalam Outlook :(

Langkah 5. Pratonton hasil cantuman mel

Sebelum menghantar mel peribadi anda, adalah idea yang baik untuk melihat keputusan untuk memastikan kandungan setiap e-mel tidak mengapa. Untuk melakukannya, klik butang Pratonton Keputusan pada tab Mel dan kemudian gunakan butang anak panah untuk melihat semua e-mel.

Langkah 6. Hantarkan e-mel pukal yang diperibadikan

Hanya beberapa klik lagi dan mel anda akan dihantar.

1. Dihidupkan tab Mel , dalam kumpulan Selesai , klik Selesai & Cantumkan , dan kemudian pilih Hantar Mesej E-mel... .

Mengklik OK menghantar e-mel ke folder Peti Keluar. Penghantaran akan dilakukan berdasarkan tetapan semasa anda: serta-merta apabila disambungkan atau setiap N minit.

Petua. Jika anda mencari Gabung Mel Outlook dengan lampiran , kemudian cuba alat Templat E-mel Kongsi yang menyertakan ini dan banyak lagiciri yang berguna.

Cara untuk cantum mel daripada Word menggunakan kenalan Outlook

Dalam situasi apabila anda sudah mempunyai teks e-mel anda ditulis dalam Word, anda boleh memulakan proses cantum mel dari sana. Hasil akhir akan sama seperti semasa dimulakan dari Outlook.

Dalam Word, cantuman mel boleh dilakukan dalam dua cara: dengan menggunakan Wizard Cantuman Mel atau pilihan yang setara pada reben. Jika anda melakukan gabungan buat kali pertama, panduan wizard mungkin berguna, jadi kami akan menggunakannya.

1. Dalam Word, buat dokumen baharu. Anda boleh menaip teks mesej anda sekarang atau meneruskan dengan dokumen kosong.
2. Mulakan Mail Cantuman Wizard . Untuk ini, pergi ke tab Mel dan klik Mulakan Cantuman Mel > Wizard Cantuman Mel Langkah demi Langkah .

Cara melakukan cantuman mel daripada sumber data Excel

Sekiranya maklumat untuk cantuman mel disimpan di luar Outlook, anda boleh menggunakan lembaran kerja Excel atau pangkalan data Access sebagai sumber data apabila melakukan cantuman mel dalam Word. Thelangkah akan betul-betul sama seperti dalam contoh di atas. Satu-satunya perbezaan ialah langkah 4 Wizard Gabungan Mel, di mana anda memilih pilihan Gunakan senarai sedia ada dan kemudian semak imbas fail Excel anda.

Untuk contoh ini, helaian Excel berikut digunakan:

Dalam hasilnya, anda mendapat mesej diperibadikan ini:

Jika anda rasa anda memerlukan arahan yang lebih terperinci, sila lihat tutorial hujung ke hujung ini: Cara untuk menggabungkan mel daripada Excel ke Word.

Tambahan Outlook Mel Merge untuk mel besar-besaran yang diperibadikan

Jika anda sedang mencari cara untuk menghantar kempen e-mel pukal tersuai dari peti mel Outlook peribadi anda, maka anda pasti akan menghargai ciri Cantuman Mel serba baharu yang disertakan dengan Templat E-mel Dikongsi kami. Bagaimanakah ia berbeza daripada Outlook? Berikut ialah perkara utama:

• Anda boleh membuat dan menjalankan kempen cantum mel terus dalam Outlook tanpa Word atau mana-mana aplikasi lain.
• Anda boleh menambah lampiran dan imej pada cantuman mel anda.
• Anda boleh mencipta reka bentuk yang mantap dan cantik dengan bantuan templat cantuman mel terbina atau HTML anda sendiri- yang berasaskan.
• Anda boleh memperibadikan mel besar-besaran anda dengan mana-mana medan cantum tersuai .
• Disebabkan satu set reka letak suai , mesej anda akan kelihatan hebat dalam mana-mana klien e-mel, sama ada Outlook untuk Windows, Gmail atau Apple