इस ट्यूटोरियल में, हम आउटलुक 365, आउटलुक 2021, आउटलुक 2019, आउटलुक 2016 और इससे पहले के मेल मर्ज के बारे में गहराई से देखेंगे।

जब भी आपको कई प्राप्तकर्ताओं को वैयक्तिकृत ईमेल भेजने की आवश्यकता होती है, तो मेल मर्ज वास्तविक समय बचाने वाला होता है। यह व्यावसायिक अपडेट, सीज़न की बधाई और इसी तरह की अन्य चीज़ों को भेजने के लिए बहुत अच्छा काम करता है, ताकि प्रत्येक प्राप्तकर्ता को अपनी जानकारी के साथ एक व्यक्तिगत ईमेल प्राप्त हो, बिना यह जाने कि यह संदेश और किसे भेजा गया है।

कुछ ही हैं आउटलुक में मेल मर्ज करने के तरीके, और हम प्रत्येक विधि को बारीकी से देखने जा रहे हैं।

मेल मर्ज क्या है?

मेल मर्ज डेटाबेस, स्प्रेडशीट, या अन्य संरचित फ़ाइल से डेटा लेकर प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए बड़े पैमाने पर ईमेल बनाने की एक प्रक्रिया है। एक स्रोत फ़ाइल से प्राप्तकर्ता का विवरण (जैसे नाम, ईमेल पता, आदि) और उन्हें प्लेसहोल्डर के स्थान पर एक ईमेल में सम्मिलित करता है। संदेश उनकी विशिष्ट चिंताओं को संबोधित करता है, और आप एक बेहतर जुड़ाव दर का आनंद लेते हैं;)

आउटलुक में मेल मर्ज कैसे करें

यदि सभी टी जिन लोगों को आप संबोधित करना चाहते हैं वे पहले से ही आपके आउटलुक संपर्क फ़ोल्डर में हैं, आप सीधे आउटलुक से मेल मर्ज कर सकते हैं। सुविधा के लिए,Mail.

वे कहते हैं कि एक नज़र बेहतर है एक हजार शब्दों से अधिक, तो चलिए इसे क्रिया में देखते हैं :)

1. एक्सेल शीट में एक मेलिंग सूची बनाएं

आपकी वितरण सूची एक एक्सेल तालिका है जिसमें प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते और मर्ज फ़ील्ड के लिए व्यक्तिगत डेटा शामिल है।

• कार्यपुस्तिका को वनड्राइव में संग्रहित किया जाना चाहिए .
• सारा डेटा एक्सेल तालिका में होना चाहिए।
• ईमेल पते सबसे बाएँ कॉलम में रखे जाने चाहिए, जिसका नाम ईमेल है।

यहां एक एक्सेल तालिका है जिसका हम इस उदाहरण के लिए उपयोग करने जा रहे हैं:

2। मेल मर्ज टेम्प्लेट बनाएं

मेल मर्ज टेम्प्लेट बनाने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. साझा ईमेल टेम्प्लेट फलक पर, अपने किसी भी टेम्प्लेट फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें , और फिर संदर्भ मेनू से नया मेल मर्ज टेम्प्लेट चुनें:

   

2. डिब्बाबंद लेआउट में से कोई एक चुनें या कस्टम HTML क्लिक करें अपना टेम्प्लेट पेस्ट करने के लिए, और फिर अगला क्लिक करें:

   

3. अपनी पसंदीदा रंग थीम चुनें और समाप्त करें :

   क्लिक करें

4. मेल मर्ज टेम्प्लेट आपके उपयोग के लिए तैयार है - बस प्लेसहोल्डर टेक्स्ट, इमेज और हाइपरलिंक को वास्तविक टेक्स्ट से बदल दें।

युक्ति। किसी अन्य स्रोत से कॉपी करते समय, टेक्स्ट को बिना फ़ॉर्मेट किए पेस्ट करने के लिए Ctrl + Shift + V शॉर्टकट का उपयोग करें।

3. अपने ईमेल टेम्पलेट को वैयक्तिकृत करेंमर्ज फ़ील्ड का उपयोग करना

ईमेल वैयक्तिकरण ~%MergeField मैक्रो की मदद से किया जाता है। हमारे ऑनलाइन डॉक्स में, आप इसका उपयोग करने के तरीके के बारे में विस्तृत निर्देश प्राप्त कर सकते हैं। यहां, मैं आपको केवल परिणाम दिखाऊंगा:

जैसा कि आप देखते हैं, हमने दो मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित किए हैं: प्रथम नाम और लिंक । पहला वाला स्पष्ट है - यह प्रत्येक संपर्क को नाम से संबोधित करने के लिए प्रथम नाम कॉलम से जानकारी खींचता है। दूसरा बहुत अधिक दिलचस्प है - यह लिंक कॉलम में एक वेबपेज पते के आधार पर प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक व्यक्तिगत लिंक बनाता है। क्योंकि हम न केवल एक संपर्क-विशिष्ट url सम्मिलित करना चाहते हैं, बल्कि इसे एक सुंदर हाइपरलिंक बनाना चाहते हैं, हम HTML व्यूअर पर स्विच करते हैं और मैक्रो को href विशेषता के अंदर इस तरह रखते हैं:

subscription plan

युक्ति। अपने मेल मर्ज में अटैचमेंट जोड़ने के लिए, ~%अटैच मैक्रोज़ में से किसी एक का उपयोग करें। उपलब्ध मैक्रोज़ की पूरी सूची यहाँ है।

4. आउटलुक में एक मेल मर्ज अभियान कैसे स्थापित करें

मेल मर्ज अभियान की स्थापना केक का एक टुकड़ा है - आप बस सभी टुकड़ों को एक साथ रखते हैं:

1. अपने नए अभियान को नाम दें।
2. विषय पंक्ति के लिए टेक्स्ट टाइप करें।
3. वैकल्पिक रूप से, उत्तरों के लिए ईमेल पता निर्दिष्ट करें।
4. अपनी मेलिंग सूची आयात करें।
5. एक ईमेल टेम्पलेट चुनें।
6. बाद की तारीख के लिए बल्क ईमेल भेजना शेड्यूल करें या तुरंत शुरू करें।

बस! कबआपकी वैयक्तिकृत जन डाक बंद हो जाती है, आप पूरी तरह से आश्वस्त हो सकते हैं कि प्रत्येक ईमेल उस ईमेल क्लाइंट ऐप में अच्छा लगेगा जिसे प्राप्तकर्ता इसे खोलता है (निश्चित रूप से, यदि आपने हमारे अनुकूली लेआउट का उपयोग किया है)।

आउटलुक मेल मर्ज ईमेल सीमा

स्वयं आउटलुक में, प्राप्तकर्ताओं की अधिकतम संख्या की कोई सीमा नहीं है। हालाँकि, ऐसी सीमाएँ Office 365 और Outlook.com में मौजूद हैं।

अधिक विवरण के लिए, Microsoft 365 प्राप्त करने और भेजने की सीमाएँ देखें।

Outlook.com

मुफ़्त खातों के लिए, सीमाएँ अलग-अलग होती हैं उपयोग इतिहास।

Microsoft 365 सदस्यों के लिए, प्रतिबंध हैं:

• 5,000 दैनिक प्राप्तकर्ता
• 1,000 दैनिक गैर-संबंध प्राप्तकर्ता (यानी कोई ऐसा व्यक्ति जिसे आपने कभी ईमेल नहीं किया है पहले)

अधिक विवरण के लिए, कृपया Outlook.com में भेजने की सीमा देखें।

इसके अतिरिक्त, आउटगोइंग संदेशों की संख्या की सीमा इंटरनेट द्वारा निर्धारित की जाती है और ईमेल सेवा प्रदाता स्पैम को कम करने और ईमेल सर्वरों के ओवरलोडिंग को रोकने के लिए। इसलिए, मेल मर्ज करने से पहले, अपने मेल व्यवस्थापक या इंटरनेट सेवा प्रदाता से यह सुनिश्चित कर लें कि आपको प्रति दिन और एक घंटे के भीतर कितने ईमेल भेजने की अनुमति है। आमतौर पर, जब तक आप प्रति दिन 500 संदेशों से कम रहते हैं, तब तक आपको किसी भी समस्या का सामना करने की संभावना नहीं है।

आउटलुक में मेल मर्ज करने का तरीका यही है। पढ़ने और देखने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूंअगले सप्ताह आपको हमारे ब्लॉग पर देखने के लिए तत्पर हैं!

चरण 1. अपने आउटलुक संपर्कों का चयन करें

सबसे पहले, आपको यह चुनने की आवश्यकता है कि आप अपने किन संपर्कों को ईमेल भेजना चाहते हैं। इसके लिए, अपने Outlook संपर्कों पर स्विच करें (CTRL + 3 शॉर्टकट आपको तुरंत वहां ले जाएगा), बाएं फलक पर वांछित फ़ोल्डर का चयन करें, और फिर रुचि के लोगों को चुनें।

उपयोगी युक्तियाँ:

• फ़ील्ड देखने के लिए जिनका उपयोग मर्ज में किया जाएगा, फ़ोन या सूची दृश्य चुनें होम टैब पर, वर्तमान दृश्य समूह में।
• आप श्रेणी , <1 द्वारा संपर्क सॉर्ट कर सकते हैं व्यवस्था समूह में दृश्य टैब पर संबंधित बटन पर क्लिक करके कंपनी या स्थान ।
• केवल <8 के लिए>दिखने के लिए प्रासंगिक संपर्क , कंपनी, देश या श्रेणी के आधार पर खोज करें।
• आउटलुक संपर्कों में कुल 92 फ़ील्ड होते हैं, जिनमें से कई खाली हैं। मेल मर्ज को आसान बनाने के लिए, आप केवल प्रासंगिक फ़ील्ड प्रदर्शित कर सकते हैं , और फिर मर्ज के लिए वर्तमान दृश्य में फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।
• से अप्रासंगिक कॉलम हटाने के लिए देखें, कॉलम नाम पर राइट-क्लिक करें, और फिर इस कॉलम को हटाएं पर क्लिक करें। सेटिंग देखें > कॉलम... क्लिक करें।

नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट Outlook संपर्कों को श्रेणी के आधार पर समूहीकृत दिखाता है व्यावसायिक श्रेणी संपर्क चयनित:

चरण 2. Outlook में मेल मर्ज प्रारंभ करें

चयनित संपर्कों के साथ, <पर जाएं 1>होम टैब > कार्रवाइयां समूह, और मेल मर्ज बटन पर क्लिक करें।

चरण 3. सेट करें आउटलुक में अप मेल मर्ज

मेल मर्ज संपर्क संवाद बॉक्स में, उन विकल्पों का चयन करें जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करते हैं।

संपर्कों के तहत, चुनें निम्न में से कोई एक:

• वर्तमान दृश्य में सभी संपर्क - यदि आपने अपना दृश्य फ़िल्टर किया है ताकि केवल लक्षित संपर्क दिखाई दे सकें।
• केवल चयनित संपर्क - यदि आपने उन संपर्कों का चयन किया है जिन्हें आप ईमेल करना चाहते हैं।

मर्ज करने के लिए फ़ील्ड के अंतर्गत, या तो चुनें:

दस्तावेज़ फ़ाइल के अंतर्गत, या तो चुनें:

• नया दस्तावेज़ - शुरुआत से दस्तावेज़ फ़ाइल बनाने के लिए।
• मौजूदा दस्तावेज़ - उस मौजूदा दस्तावेज़ को ब्राउज़ करने के लिए जिसे आप मर्ज के लिए उपयोग करना चाहते हैं।

यदि आप भविष्य में उपयोग के लिए चयनित संपर्कों और फ़ील्ड को सहेजना चाहते हैं, तो संपर्क डेटा फ़ाइल के अंतर्गत, स्थायी फ़ाइल चेक बॉक्स का चयन करें। अल्पविराम-सीमांकित डेटा एक Word दस्तावेज़ (*.doc) में सहेजा जाएगा।

कॉन्फ़िगर करें मर्ज विकल्प इस तरह से:

• दस्तावेज़ प्रकार के लिए, फ़ॉर्म लेटर चुनें।
• <1 के लिए> में मर्ज करें, ईमेल चुनें।
• संदेश विषय पंक्ति के लिए, जो भी विषय आपको ठीक लगे उसे टाइप करें (आप इसे बाद में संपादित कर सकेंगे)।

हमारे नमूना मेल मर्ज की सेटिंग यहां दी गई हैं:

नोट। यदि आपने वर्तमान दृश्य विकल्प में संपर्क फ़ील्ड का चयन किया है, तो सुनिश्चित करें कि मर्ज के लिए इच्छित सभी फ़ील्ड ( ईमेल फ़ील्ड सहित!) वर्तमान दृश्य में प्रदर्शित हैं।

जब हो जाए, तो ठीक क्लिक करें। यह Word में मेल मर्ज दस्तावेज़ को खोलेगा।

चरण 4. Word में मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाएँ

सामान्य रूप से, दस्तावेज़ चयनित मेलिंग टैब के साथ Word में खुलता है, आपके लिए मर्ज फ़ील्ड चुनने के लिए तैयार है। आप उन्हें ऐसे प्लेसहोल्डर्स के रूप में सोच सकते हैं जो वर्ड को बताएंगे कि व्यक्तिगत विवरण कहां डालना है।

दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड जोड़ने के लिए, लिखें और amp; इन्सर्ट फील्ड्स ग्रुप:

एक ग्रीटिंग इन्सर्ट करें

चूंकि सभी अच्छे कम्युनिकेशन ग्रीटिंग्स से शुरू होते हैं, इसलिए सबसे पहले आपको यही जोड़ना होगा स्थान। तो, रिबन पर ग्रीटिंग लाइन बटन पर क्लिक करें और अपने ईमेल के लिए वांछित ग्रीटिंग प्रारूप का चयन करें। इसके अतिरिक्त, निर्दिष्ट करें कि किसी विशेष प्राप्तकर्ता के लिए कोई जानकारी नहीं मिलने पर किस अभिवादन का उपयोग किया जाए।

ठीक क्लिक करें, और आपके पास «ग्रीटिंगलाइन» होगादस्तावेज़ में प्लेसहोल्डर डाला गया।

उपयोगी टिप्स:

• डिफ़ॉल्ट " Dear " के बजाय, आप टाइप कर सकते हैं कोई भी अभिवादन जो आपको पसंद हो जैसे " हैलो , " अरे ", आदि।
• पूर्वावलोकन के अंतर्गत, अगला / पिछला बटन यह देखने के लिए कि प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए ग्रीटिंग लाइन कैसी दिखेगी।
• अगर ग्रीटिंग लाइन में दी गई जानकारी गलत है, तो फ़ील्ड मिलान करें बटन पर क्लिक करें सही फ़ील्ड की पहचान करने के लिए।
• इसी तरह, यदि आवश्यक हो तो आप एड्रेस ब्लॉक जोड़ सकते हैं।

संदेश टेक्स्ट टाइप करें

ग्रीटिंग लाइन के बाद, अपने दस्तावेज़ में एक नई लाइन शुरू करने के लिए एंटर दबाएं और अपने संदेश का टेक्स्ट टाइप करें। अंत में एक हस्ताक्षर जोड़ना याद रखें, क्योंकि आपका डिफ़ॉल्ट आउटलुक हस्ताक्षर डाला नहीं जाएगा।

मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें

किसी संदेश में अन्य व्यक्तिगत विवरण शामिल करने के लिए, जहाँ उपयुक्त हो, संबंधित मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें। यहां बताया गया है:

1. कर्सर को ठीक वहीं रखें जहाँ आप विशिष्ट जानकारी सम्मिलित करना चाहते हैं।
2. रिबन पर मर्ज फील्ड डालें बटन पर क्लिक करें। .
3. सभी फ़ील्ड डालने के बाद, संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए बंद करें पर क्लिक करें।

उदाहरण के तौर पर, हम एक मोबाइल फ़ोन जोड़ रहे हैं:

सब कुछ हो जाने के बाद, आपका अंतिम रूप दिया गया दस्तावेज़ कुछ इस तरह दिख सकता है:

युक्ति। यदि मर्ज फ़ील्ड डालें डायलॉग बॉक्स में कुछ महत्वपूर्ण फ़ील्ड गायब हैं, हालाँकि आपको पूरा यकीन है कि आपने आउटलुक में कॉन्टैक्ट्स को सही तरीके से सेट किया है, पहले अपने आउटलुक कॉन्टैक्ट्स को एक्सेल में एक्सपोर्ट करने की कोशिश करें, और फिर डेटा के रूप में एक्सेल शीट का इस्तेमाल करें स्रोत। दुर्भाग्य से, आप कभी नहीं जानते कि आउटलुक के अंदर क्या चल रहा है :(

चरण 5. मेल मर्ज परिणामों का पूर्वावलोकन करें

अपनी व्यक्तिगत मेलिंग भेजने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए परिणामों का पूर्वावलोकन करना एक अच्छा विचार है प्रत्येक ईमेल की सामग्री ठीक है। इसे पूरा करने के लिए, मेलिंग टैब पर पूर्वावलोकन परिणाम बटन पर क्लिक करें, और फिर सभी ईमेल देखने के लिए तीर बटन का उपयोग करें।

चरण 6. वैयक्तिकृत बल्क ईमेल भेजें

बस कुछ और क्लिक करें, और आपकी डाक भेजी जाएगी।

1. चालू मेलिंग टैब, समाप्त समूह में, समाप्त करें और मर्ज करें क्लिक करें, और फिर ई-मेल संदेश भेजें... चुनें.

ओके पर क्लिक करने से आउटबॉक्स फोल्डर को ईमेल भेजा जाता है। भेजने के आधार पर प्रदर्शन किया जाएगा आपकी वर्तमान सेटिंग: कनेक्ट होने पर तुरंत या प्रत्येक N मिनट में।<3

युक्ति। यदि आप अटैचमेंट के साथ आउटलुक मेल मर्ज की तलाश कर रहे हैं, तो साझा ईमेल टेम्पलेट टूल आज़माएं जिसमें यह और कई अन्य शामिल हैंउपयोगी सुविधाएँ।

आउटलुक संपर्कों का उपयोग करके वर्ड से मेल मर्ज कैसे करें

ऐसी स्थिति में जब आपके ईमेल का पाठ पहले से ही वर्ड में लिखा हो, आप वहां से मेल मर्ज प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं। अंतिम परिणाम ठीक वैसा ही होगा जैसा आउटलुक से शुरू करने पर मिलता है।

वर्ड में, मेल मर्ज दो तरीकों से किया जा सकता है: मेल मर्ज विजार्ड या रिबन पर समकक्ष विकल्पों का उपयोग करके। यदि आप पहली बार मर्ज करते हैं, तो विज़ार्ड का मार्गदर्शन काम आ सकता है, इसलिए हम इसका उपयोग करने जा रहे हैं।

1. वर्ड में, एक नया दस्तावेज़ बनाएँ। आप अभी अपने संदेश का पाठ टाइप कर सकते हैं या किसी रिक्त दस्तावेज़ के साथ जारी रख सकते हैं।
2. मेल मर्ज विज़ार्ड प्रारंभ करें। इसके लिए, मेलिंग टैब पर जाएं, और मेल मर्ज शुरू करें > स्टेप-बाय-स्टेप मेल मर्ज विजार्ड क्लिक करें।

Excel डेटा स्रोत से मेल मर्ज कैसे करें

यदि मेल मर्ज की जानकारी इसके बाहर संग्रहीत है आउटलुक, वर्ड में मेल मर्ज करते समय आप एक्सेल वर्कशीट या एक्सेस डेटाबेस को डेटा स्रोत के रूप में उपयोग कर सकते हैं।चरण ठीक वैसे ही होंगे जैसे ऊपर दिए गए उदाहरण में हैं। मेल मर्ज विज़ार्ड के चरण 4 में एकमात्र अंतर है, जहाँ आप मौजूदा सूची का उपयोग करें विकल्प का चयन करते हैं, और फिर अपनी एक्सेल फ़ाइल के लिए ब्राउज़ करते हैं।

इस उदाहरण के लिए, निम्नलिखित एक्सेल शीट का उपयोग किया जाता है:

परिणाम में, आपको यह व्यक्तिगत संदेश मिलता है:

यदि आपको लगता है कि आपको अधिक विस्तृत निर्देशों की आवश्यकता है, तो कृपया इस एंड-टू-एंड ट्यूटोरियल को देखें: एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें।

व्यक्तिगत सामूहिक मेलिंग के लिए आउटलुक मेल मर्ज ऐड-इन<7

यदि आप अपने व्यक्तिगत आउटलुक मेलबॉक्स से कस्टम-अनुरूप बल्क ईमेल अभियान भेजने का कोई तरीका ढूंढ रहे हैं, तो आप निश्चित रूप से हमारे साझा ईमेल टेम्पलेट्स के साथ शामिल ब्रांड-न्यू मेल मर्ज सुविधा की सराहना करेंगे। यह आउटलुक के एक से अलग कैसे है? यहां मुख्य बिंदु हैं:

• आप सीधे आउटलुक बिना वर्ड या किसी अन्य एप्लिकेशन में मेल मर्ज अभियान बना और चला सकते हैं।
• आप <8 जोड़ सकते हैं आपके मेल मर्ज में>अटैचमेंट और इमेज ।
• आप इनबिल्ट मेल मर्ज टेम्प्लेट या अपने स्वयं के HTML की मदद से मजबूत और सुंदर डिजाइन बना सकते हैं- आधारित हैं।
• आप किसी भी कस्टम मर्ज फ़ील्ड के साथ अपने सामूहिक मेलिंग को वैयक्तिकृत कर सकते हैं।
• अनुकूली लेआउट के एक सेट के कारण, आपके संदेश किसी भी ईमेल क्लाइंट में अच्छे दिखें, चाहे वह विंडोज़ के लिए आउटलुक हो, जीमेल हो या ऐप्पल