Dalam tutorial ini, kita akan melihat secara mendalam tentang cara menggabungkan surat di Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 dan sebelumnya.

Kapan pun Anda perlu mengirim email yang dipersonalisasi ke beberapa penerima, mail merge adalah penghemat waktu yang nyata. Ini berfungsi dengan baik untuk mengirimkan pembaruan bisnis, salam musim, dan sejenisnya, sehingga setiap penerima mendapatkan email pribadi dengan informasi mereka sendiri, tanpa mengetahui kepada siapa lagi pesan ini telah dikirim.

Ada beberapa cara untuk melakukan penggabungan surat di Outlook, dan kita akan melihat lebih dekat pada setiap metode.

Apa itu Mail Merge?

Penggabungan surat adalah proses pembuatan email massal yang disesuaikan untuk setiap penerima dengan mengambil data dari database, spreadsheet, atau file terstruktur lainnya.

Pada dasarnya, Anda menyiapkan templat pesan Anda dengan menempatkan placeholder di tempat yang sesuai, dan gabungan surat menarik detail penerima (seperti nama, alamat email, dll.) Dari file sumber dan memasukkannya ke dalam email sebagai pengganti placeholder.

Pada akhirnya, semua orang senang - penerima merasa unik dan dihargai karena mendapatkan pesan individual yang membahas masalah spesifik mereka, dan Anda menikmati tingkat keterlibatan yang lebih baik;)

Cara melakukan penggabungan surat di Outlook

Jika semua orang yang ingin Anda tuju sudah ada di folder Kontak Outlook Anda, Anda dapat melakukan penggabungan email langsung dari Outlook. Untuk kenyamanan, kami akan memecah seluruh proses menjadi 6 langkah yang berarti.

Langkah 1. Pilih kontak Outlook Anda

Pertama-tama, Anda harus memilih kontak mana yang akan dikirimi email. Untuk ini, beralihlah ke Outlook Anda Kontak (pintasan CTRL + 3 akan langsung membawa Anda ke sana), pilih folder yang diinginkan pada panel kiri, kemudian pilih orang yang diinginkan.

Saran yang berguna:

• Untuk melihat bidang secara visual yang akan digunakan dalam penggabungan, pilih Telepon atau Daftar pandangan pada Rumah tab, di tab Tampilan Saat Ini kelompok.
• Anda bisa mengurutkan kontak oleh Kategori , Perusahaan atau Lokasi dengan mengklik tombol yang sesuai pada Lihat tab di Pengaturan kelompok.
• Hanya untuk kontak yang relevan agar terlihat melakukan pencarian berdasarkan perusahaan, negara atau kategori.
• Kontak Outlook berisi total 92 bidang, banyak di antaranya kosong. Untuk mempermudah penggabungan surat, Anda dapat hanya menampilkan bidang yang relevan dan kemudian menggunakan bidang dalam tampilan saat ini untuk penggabungan.
• Untuk hapus kolom yang tidak relevan dari tampilan, klik kanan nama kolom, lalu klik Hapus Kolom Ini .
• Untuk tambahkan lebih banyak kolom ke tampilan saat ini, klik kanan nama kolom apa pun, klik Lihat Pengaturan > Kolom... .

Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan kontak Outlook yang dikelompokkan menurut kategori, dengan Bisnis kategori kontak yang dipilih:

Langkah 2. Mulai penggabungan surat di Outlook

Dengan kontak yang sudah dipilih, buka Rumah tab> Tindakan kelompok, dan klik tombol Penggabungan Surat tombol.

Langkah 3. Siapkan gabungan surat di Outlook

Dalam Kontak Gabungan Surat kotak dialog, pilih opsi yang paling sesuai untuk Anda.

Di bawah Kontak pilih salah satu dari yang berikut ini:

• Semua kontak dalam tampilan saat ini - jika Anda telah memfilter tampilan Anda sehingga hanya kontak target yang terlihat.
• Hanya kontak yang dipilih - jika Anda telah memilih kontak yang ingin Anda kirimi email.

Di bawah Bidang yang akan digabungkan , pilih salah satu:

• Semua bidang kontak - jika Anda ingin semua bidang kontak digunakan dalam penggabungan.
• Bidang kontak dalam tampilan saat ini - jika Anda telah mengonfigurasi tampilan Anda sehingga hanya bidang yang akan disertakan dalam penggabungan yang ditampilkan.

Di bawah File dokumen , pilih salah satu:

• Dokumen baru - untuk membuat file dokumen dari awal.
• Dokumen yang ada - untuk menelusuri dokumen yang sudah ada yang ingin Anda gunakan untuk penggabungan.

Di bawah File data kontak , pilih Berkas permanen kotak centang jika Anda ingin menyimpan kontak dan bidang yang dipilih untuk penggunaan di masa mendatang. Data comma-delimited akan disimpan dalam dokumen Word (*.doc).

Konfigurasi Opsi penggabungan dengan cara ini:

• Untuk Jenis dokumen , pilih Formulir Surat .
• Untuk Bergabung ke , pilih Email .
• Untuk Baris subjek pesan , ketik subjek apa pun yang Anda anggap cocok (Anda akan dapat menyuntingnya nanti).

Berikut adalah pengaturan untuk contoh gabungan surat kami:

Catatan. Jika Anda sudah memilih Bidang kontak dalam opsi tampilan saat ini , pastikan semua bidang yang dimaksudkan untuk penggabungan (termasuk Email field!) ditampilkan dalam tampilan saat ini.

Setelah selesai, klik OK Ini akan membuka dokumen gabungan surat di Word.

Langkah 4. Buat dokumen gabungan surat di Word

Biasanya, dokumen terbuka di Word dengan ekstensi Surat dipilih, siap bagi Anda untuk memilih tab menggabungkan bidang Anda bisa menganggapnya sebagai semacam placeholder yang akan memberi tahu Word di mana harus menyisipkan detail pribadi.

Untuk menambahkan bidang gabungan ke dokumen, gunakan salah satu tombol ini di Tulis &; Sisipkan Bidang kelompok:

Menyisipkan salam

Karena semua komunikasi yang baik dimulai dengan sapaan, inilah yang perlu Anda tambahkan sejak awal. Jadi, klik tombol Garis Salam pada pita dan pilih format salam yang diinginkan untuk email Anda. Selain itu, tentukan salam apa yang akan digunakan bila tidak ditemukan informasi untuk penerima tertentu.

Klik OK dan Anda akan memiliki "GreetingLine" placeholder yang disisipkan dalam dokumen.

Saran yang berguna:

• Alih-alih default " Yang terhormat ", Anda bisa mengetikkan sapaan apa pun yang Anda sukai, seperti " Halo , " Hei ", dll.
• Di bawah Pratinjau , klik tombol Berikutnya / Sebelumnya untuk melihat secara persis bagaimana baris ucapan akan terlihat untuk setiap penerima.
• Jika informasi dalam baris salam salah, klik tombol Bidang Pertandingan untuk mengidentifikasi bidang yang benar.
• Dengan cara yang sama, Anda bisa menambahkan Blok Alamat jika diperlukan.

Ketik teks pesan

Setelah baris salam, tekan Enter untuk memulai baris baru dalam dokumen Anda dan ketik teks pesan Anda. Ingatlah untuk menambahkan tanda tangan di bagian akhir, karena tanda tangan Outlook default Anda tidak akan dimasukkan.

Sisipkan bidang gabungan

Untuk menyertakan detail pribadi lainnya dalam pesan, sisipkan bidang penggabungan yang sesuai di tempat yang sesuai. Berikut ini caranya:

1. Tempatkan kursor persis di tempat Anda ingin menyisipkan informasi spesifik.
2. Klik Sisipkan Bidang Gabungan pada pita.
3. Dalam kotak dialog yang muncul, pilih bidang yang diperlukan, dan klik Sisipkan .
4. Setelah memasukkan semua bidang, klik Tutup untuk menutup kotak dialog.

Sebagai contoh, kita menambahkan ponsel:

Setelah semua selesai, dokumen final Anda mungkin terlihat seperti ini:

Tip. Jika beberapa bidang penting tidak ada di dalam Sisipkan Bidang Gabungan kotak dialog, meskipun Anda cukup yakin Anda mengatur kontak dengan benar di Outlook, coba ekspor kontak Outlook Anda ke Excel terlebih dahulu, lalu gunakan lembar Excel sebagai sumber data. Sayangnya, Anda tidak pernah tahu persis apa yang terjadi di dalam Outlook :(

Langkah 5. Pratinjau hasil penggabungan surat

Sebelum mengirimkan email yang dipersonalisasi, ada baiknya Anda melakukan pratinjau hasil untuk memastikan konten setiap email baik-baik saja. Untuk melakukannya, klik tombol Hasil Pratinjau tombol pada Surat tab, lalu gunakan tombol panah untuk melihat semua email.

Langkah 6. Kirimkan email massal yang dipersonalisasi

Hanya dengan beberapa klik lagi, dan surat Anda akan segera sampai.

1. Pada Surat tab, di tab Selesai kelompok, klik Selesai &; Gabungkan , lalu pilih Kirim Pesan E-mail... .

Mengklik OK mengirim email ke folder Outbox. Pengiriman akan dilakukan berdasarkan pengaturan Anda saat ini: segera saat tersambung atau setiap N menit.

Tip. Jika Anda mencari Outlook Mail Merge dengan lampiran , kemudian cobalah alat Shared Email Templates yang mencakup ini dan banyak fitur berguna lainnya.

Cara menggabungkan surat dari Word menggunakan kontak Outlook

Dalam situasi ketika Anda sudah memiliki teks email yang ditulis di Word, Anda dapat memulai proses penggabungan email dari sana. Hasil akhirnya akan sama persis seperti ketika dimulai dari Outlook.

Di Word, penggabungan surat dapat dilakukan dengan dua cara: dengan menggunakan Mail Merge Wizard atau opsi yang setara pada pita. Jika Anda melakukan penggabungan untuk pertama kalinya, panduan wizard mungkin berguna, jadi kami akan menggunakannya.

1. Di Word, buat dokumen baru. Anda dapat mengetik teks pesan Anda sekarang atau melanjutkan dengan dokumen kosong.
2. Mulai Wisaya Gabungan Surat Untuk ini, pergilah ke Surat tab, dan klik Mulai Mail Merge > Panduan Gabungan Surat Langkah-demi-Langkah .

Cara melakukan penggabungan surat dari sumber data Excel

Jika informasi untuk gabungan surat disimpan di luar Outlook, Anda dapat menggunakan lembar kerja Excel atau database Access sebagai sumber data saat melakukan penggabungan surat di Word. Langkah-langkahnya akan persis sama seperti pada contoh di atas. Satu-satunya perbedaan adalah langkah 4 dari Wizard Gabungan Surat, di mana Anda memilih Gunakan daftar yang sudah ada dan kemudian menelusuri file Excel Anda.

Untuk contoh ini, lembar Excel berikut digunakan:

Hasilnya, Anda mendapatkan pesan yang dipersonalisasi ini:

Jika Anda merasa membutuhkan instruksi yang lebih rinci, silakan lihat tutorial ujung ke ujung ini: Cara menggabungkan surat dari Excel ke Word.

Add-in Outlook Mail Merge untuk surat massal yang dipersonalisasi

Jika Anda mencari cara untuk mengirim kampanye email massal yang disesuaikan dengan kebutuhan dari kotak surat Outlook pribadi Anda, maka Anda pasti akan menghargai fitur Mail Merge baru yang disertakan dengan Templat Email Bersama kami. Apa bedanya dengan yang ada di Outlook? Berikut ini poin-poin pentingnya:

• Anda dapat membuat dan menjalankan kampanye gabungan surat secara langsung di Outlook tanpa Word atau aplikasi lainnya.
• Anda bisa menambahkan lampiran dan gambar ke gabungan surat Anda.
• Anda dapat menciptakan desain yang kuat dan indah dengan bantuan templat penggabungan surat atau yang berbasis HTML Anda sendiri.
• Anda dapat mempersonalisasi surat massal Anda dengan bidang penggabungan khusus .
• Karena satu set tata letak adaptif , pesan Anda akan terlihat bagus di klien email mana pun, baik itu Outlook untuk Windows, Gmail, atau Apple Mail.
• Penggabungan surat dapat dijalankan di aplikasi Outlook apa pun untuk Windows, untuk Mac, dan Outlook Online.

Mereka mengatakan bahwa penampilan lebih baik daripada seribu kata, jadi mari kita lihat dalam tindakan :)

1. Buat daftar surat di lembar Excel

Daftar distribusi Anda adalah tabel Excel yang berisi alamat email penerima dan data pribadi untuk bidang gabungan.

• Buku kerja harus disimpan di OneDrive.
• Semua data harus berada dalam tabel Excel.
• Alamat email harus ditempatkan di kolom paling kiri, bernama Email .

Berikut tabel Excel yang akan kita gunakan untuk contoh ini:

2. Buat templat gabungan surat

Untuk membuat template mail merge, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Pada panel Shared Email Templates (Template Email Bersama), klik kanan salah satu folder templat Anda, lalu pilih Template Gabungan Surat Baru dari menu konteks:

   

2. Pilih salah satu tata letak kalengan atau klik HTML Khusus untuk menempelkan templat Anda sendiri, lalu klik Berikutnya :

   

3. Pilih tema warna yang Anda sukai dan klik Selesai :

   

4. Templat gabungan surat siap untuk Anda gunakan - cukup ganti teks placeholder, gambar, dan hyperlink dengan yang asli.

Tip. Apabila menyalin dari sumber lain, gunakan pintasan Ctrl + Shift + V untuk menempelkan teks tanpa pemformatan.

3. Personalisasikan templat email Anda menggunakan bidang gabungan

Personalisasi email dilakukan dengan bantuan aplikasi ~%MergeField makro. Dalam dokumen online kami, Anda bisa menemukan petunjuk terperinci tentang cara menggunakannya. Di sini, saya hanya akan menunjukkan hasilnya:

Seperti yang Anda lihat, kami telah menyisipkan dua bidang gabungan: Nama depan dan Tautan Yang pertama sudah jelas - ini menarik informasi dari Nama depan kolom untuk menyebut setiap kontak dengan nama. Yang lainnya jauh lebih menarik - ini menciptakan kolom tautan individu untuk setiap penerima berdasarkan alamat halaman web di dalam Tautan Karena kita tidak hanya ingin menyisipkan url khusus kontak, tetapi menjadikannya hyperlink yang indah, kita beralih ke penampil HTML dan menempatkan makro di dalam kolom href atribut seperti ini:

rencana berlangganan

Tip. tambahkan lampiran ke gabungan surat Anda, gunakan salah satu dari ~% Lampirkan Daftar lengkap makro yang tersedia ada di sini.

4. Cara menyiapkan kampanye gabungan surat di Outlook

Menyiapkan kampanye mail merge sangat mudah - Anda cukup menyatukan semua bagiannya:

1. Beri nama kampanye baru Anda.
2. Ketik teks untuk Subjek garis.
3. Secara opsional, tentukan alamat email untuk balasan.
4. Impor milis Anda.
5. Pilih templat email.
6. Jadwalkan pengiriman email massal untuk tanggal kemudian atau segera mulai.

Ketika surat massal yang dipersonalisasi Anda berbunyi, Anda dapat benar-benar yakin bahwa setiap email akan terlihat bagus di aplikasi klien email apa pun yang dibuka oleh penerima (tentu saja, jika Anda telah menggunakan tata letak adaptif kami).

Batas email Outlook Mail Merge

Di Outlook itu sendiri, tidak ada batasan jumlah maksimum penerima. Namun, batasan tersebut ada di Office 365 dan Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 penerima per hari
• 30 email per menit

Untuk detail lebih lanjut, lihat batas penerimaan dan pengiriman Microsoft 365.

Outlook.com

Untuk akun gratis, batasan bervariasi, tergantung pada riwayat penggunaan.

Untuk pelanggan Microsoft 365, batasannya adalah:

• 5.000 penerima harian
• 1.000 penerima non-hubungan harian (yaitu seseorang yang belum pernah Anda kirimi email sebelumnya)

Untuk detail selengkapnya, silakan lihat Mengirim batas di Outlook.com.

Selain itu, batas jumlah pesan keluar ditetapkan oleh Internet dan penyedia layanan email Jadi, sebelum melakukan mail merge, pastikan periksa dengan admin email atau penyedia layanan Internet Anda berapa banyak email yang diizinkan untuk Anda kirim per hari dan dalam satu jam. Umumnya, Anda tidak mungkin mengalami masalah apa pun selama Anda tetap di bawah 500 pesan per hari.

Itulah cara mail merge di Outlook. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!