Šioje pamokoje išsamiai apžvelgsime, kaip sujungti laiškus "Outlook 365", "Outlook 2021", "Outlook 2019", "Outlook 2016" ir ankstesnėse programose.

Kai reikia siųsti asmeninius el. laiškus keliems gavėjams, pašto sujungimas taupo laiką. Jis puikiai tinka siunčiant verslo naujienas, sezono sveikinimus ir pan., kad kiekvienas gavėjas gautų asmeninį el. laišką su savo informacija ir nežinotų, kam dar buvo išsiųstas šis pranešimas.

Yra keletas būdų, kaip "Outlook" atlikti pašto sujungimą, ir mes atidžiai apžvelgsime kiekvieną iš jų.

Kas yra "Mail Merge"?

Pašto sujungimas tai kiekvienam gavėjui pritaikytų masinių el. laiškų kūrimo procesas, kai duomenys imami iš duomenų bazės, skaičiuoklės ar kito struktūrizuoto failo.

Iš esmės parengiamas pranešimo šablonas, į kurį prireikus įterpiamos vietos, o pašto sujungimo metu iš šaltinio failo paimama gavėjo informacija (pvz., vardas, el. pašto adresas ir kt.) ir įterpiama į el. laišką vietoj vietos simbolių.

Galiausiai visi bus laimingi - gavėjai jausis unikalūs ir vertinami, gavę individualią žinutę, skirtą jų konkrečioms problemoms spręsti, o jūs galėsite džiaugtis geresniu įsitraukimo rodikliu ;)

Kaip atlikti pašto sujungimą programoje "Outlook

Jei visi asmenys, į kuriuos norite kreiptis, jau yra "Outlook" kontaktų aplanke, galite atlikti pašto sujungimą tiesiai iš "Outlook". Kad būtų patogiau, visą procesą suskirstysime į 6 prasmingus žingsnius.

Žingsnis 1. Pasirinkite "Outlook" adresatus

Pirmiausia turite pasirinkti, kuriems iš savo kontaktų siųsti el. laišką. Šiuo tikslu pereikite į "Outlook Kontaktai (į jį iš karto pateksite naudodami spartųjį klavišą CTRL + 3), kairiajame lange pasirinkite norimą aplanką ir pasirinkite dominančius žmones.

Naudingi patarimai:

• Į vizualiai matyti laukus. kurie bus naudojami sujungimo metu, pasirinkite Telefonas arba Sąrašas požiūris į Pagrindinis skirtuke Dabartinis vaizdas grupė.
• Galite rūšiuoti kontaktus pagal Kategorija , Įmonė arba Vieta spustelėdami atitinkamą mygtuką Peržiūrėti skirtukas Susitarimas grupė.
• Nes tik matomi atitinkami kontaktai. , atlikite paiešką pagal įmonę, šalį arba kategoriją.
• "Outlook" adresatų sąrašuose iš viso yra 92 laukai, iš kurių daugelis yra tušti. Kad būtų lengviau sujungti laiškus, galite rodyti tik atitinkamus laukus. , o tada sujungimui naudokite dabartinio rodinio laukus.
• Į pašalinti nereikšmingus stulpelius. iš rodinio, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite stulpelio pavadinimą, tada spustelėkite Pašalinti šį stulpelį .
• Į pridėti daugiau stulpelių į dabartinį rodinį, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite bet kurio stulpelio pavadinimą, spustelėkite Peržiūrėti nustatymus > Stulpeliai... .

Toliau pateiktoje ekrano kopijoje "Outlook" kontaktai sugrupuoti pagal kategorijas, o Verslas pasirinktos kategorijos kontaktai:

2 veiksmas. Pradėkite pašto sujungimą programoje "Outlook

Pasirinkę kontaktus, eikite į Pagrindinis skirtukas> Veiksmai grupę ir spustelėkite Mail Merge mygtuką.

3 veiksmas. Nustatykite pašto sujungimą programoje "Outlook

Į Mail Merge Kontaktai dialogo lange pasirinkite tinkamiausias parinktis.

Pagal Kontaktai , pasirinkite vieną iš toliau nurodytų variantų:

• Visi dabartiniame rodinyje esantys kontaktai - jei filtravote rodinį taip, kad būtų matomi tik tiksliniai kontaktai.
• Tik pasirinkti kontaktai - jei pasirinkote kontaktus, kuriems norite siųsti el. laiškus.

Pagal Sujungiami laukai , pasirinkite arba:

• Visi kontaktų laukai - jei norite, kad sujungiant būtų naudojami visi kontaktų laukai.
• Kontaktų laukai dabartiniame rodinyje - jei sukonfigūravote rodinį taip, kad būtų rodomi tik tie laukai, kurie bus įtraukti į sujungimą.

Pagal Dokumentų byla , pasirinkite arba:

• Naujas dokumentas - sukurti dokumento failą iš naujo.
• Esamas dokumentas - ieškoti esamo dokumento, kurį norite naudoti sujungimui.

Pagal Kontaktinių duomenų failas , pasirinkite Nuolatinė byla pažymėkite žymimąjį langelį, jei norite išsaugoti pasirinktus kontaktus ir laukus, kad galėtumėte naudoti ateityje. Kableliais atskirti duomenys bus išsaugoti "Word" dokumente (*.doc).

Konfigūruoti Sujungimo parinktys taip:

• Tinklalapiui Dokumento tipas , pasirinkti Formos laiškai .
• Tinklalapiui Sujungti su , pasirinkite El. paštas .
• Tinklalapiui Pranešimo temos eilutė , įveskite temą, kokią tik manote esant tinkamą (vėliau galėsite ją redaguoti).

Čia pateikiami mūsų pavyzdžio pašto sujungimo nustatymai:

Pastaba. Jei pasirinkote Kontaktų laukai dabartinio rodinio parinktyje , įsitikinkite, kad visi sujungimui skirti laukai (įskaitant El. paštas laukas!) rodomi dabartiniame rodinyje.

Kai baigsite, spustelėkite GERAI . Tai atidarys pašto sujungimo dokumentą programoje "Word".

4 veiksmas. Sukurti pašto sujungimo dokumentą programoje "Word

Paprastai dokumentas atidaromas "Word" programoje su Pašto pranešimai pasirinktas skirtukas, paruoštas pasirinkti sujungti laukus . Galite manyti, kad jie yra savotiški žymekliai, nurodantys "Word", kur įterpti asmeninę informaciją.

Norėdami į dokumentą įtraukti suliejimo lauką, naudokite vieną iš šių mygtukų Įrašyti & amp; Įterpti laukus grupė:

Įterpti pasveikinimą

Kadangi visas geras bendravimas prasideda nuo pasisveikinimo, pirmiausia reikia pridėti šį pasisveikinimą. Pasisveikinimo linija juostoje esantį mygtuką ir pasirinkite pageidaujamą el. laiško pasveikinimo formatą. Be to, nurodykite, kokį pasveikinimą naudoti, kai apie konkretų gavėją nerandama jokios informacijos.

Spustelėkite GERAI ir turėsite "GreetingLine" į dokumentą įterptas pakaitinis žymeklis.

Naudingi patarimai:

• Vietoj numatytojo " Gerbiamas ", galite įvesti bet kokį norimą pasveikinimą, pvz., " Sveiki , " Ei, " ir t. t.
• Pagal Peržiūra , spustelėkite Kitas / Ankstesnis mygtuką, kad tiksliai peržiūrėtumėte, kaip sveikinimo eilutė atrodys kiekvienam gavėjui.
• Jei sveikinimo eilutėje pateikta informacija yra klaidinga, spustelėkite Rungtynių laukai mygtuką, kad nustatytumėte tinkamą lauką.
• Panašiai galite pridėti Adresų blokas jei reikia.

Įveskite pranešimo tekstą

Po pasisveikinimo eilutės paspauskite Enter, kad pradėtumėte naują dokumento eilutę, ir įveskite žinutės tekstą. Nepamirškite pabaigoje pridėti parašo, nes numatytasis "Outlook" parašas nebus įterptas.

Įterpti sujungimo laukus

Norėdami į pranešimą įtraukti kitus asmeninius duomenis, prireikus įterpkite atitinkamus sujungimo laukus. Štai kaip:

1. Padėkite žymeklį tiksliai ten, kur norite įterpti konkrečią informaciją.
2. Spustelėkite Įterpti sujungimo lauką juostos mygtuką.
3. Atsidariusiame dialogo lange pasirinkite reikiamą lauką ir spustelėkite Įdėkite .
4. Įterpę visus laukus, spustelėkite Uždaryti uždaryti dialogo langą.

Pavyzdžiui, pridedame mobilųjį telefoną:

Kai viskas bus baigta, galutinis dokumentas gali atrodyti maždaug taip:

Patarimas. Jei trūksta kai kurių svarbių laukų Įterpti sujungimo lauką dialogo langą, nors esate visiškai tikri, kad "Outlook" programoje kontaktus nustatėte teisingai, pirmiausia pabandykite "Outlook" kontaktus eksportuoti į "Excel" ir tada kaip duomenų šaltinį naudokite "Excel" lapą. Deja, niekada tiksliai nežinote, kas vyksta "Outlook" programoje :(

5 veiksmas. Pašto sujungimo rezultatų peržiūra

Prieš išsiunčiant asmeninius laiškus, pravartu peržiūrėti rezultatus ir įsitikinti, kad kiekvieno laiško turinys yra tinkamas. Norėdami tai padaryti, spustelėkite Peržiūros rezultatai mygtukas ant Pašto pranešimai skirtuką, tada rodyklių mygtukais peržiūrėkite visus el. laiškus.

6 veiksmas. Siųskite suasmenintą masinį el. laišką

Dar keli paspaudimai, ir jūsų laiškai bus išsiųsti.

1. Dėl Pašto pranešimai skirtuke Apdaila grupę, spustelėkite Baigti & antspaudas; Sujungti , tada pasirinkite Siųsti el. laiškus... .

Paspaudus GERAI siunčia el. laišką į aplanką "Gautieji". Siuntimas bus atliekamas pagal esamus nustatymus: iš karto, kai prisijungiama, arba kas N minučių.

Patarimas. Jei ieškote "Outlook Mail Merge" su priedu tada išbandykite bendrų el. pašto šablonų įrankį, kuriame yra ši ir daug kitų naudingų funkcijų.

Kaip sujungti laiškus iš "Word" naudojant "Outlook" kontaktus

Jei el. laiško tekstą jau turite užrašytą "Word" programoje, galite pradėti pašto sujungimo procesą iš jos. Galutinis rezultatas bus lygiai toks pat, kaip ir pradėjus iš "Outlook".

Programoje "Word" pašto sujungimą galima atlikti dviem būdais: naudojant "Mail Merge Wizard" (pašto sujungimo vedlį) arba lygiavertes juostos parinktis. Jei sujungimą atliekate pirmą kartą, vedlio nurodymai gali praversti, todėl jais pasinaudosime.

1. Programoje "Word" sukurkite naują dokumentą. Dabar galite įvesti pranešimo tekstą arba tęsti darbą su tuščiu dokumentu.
2. Pradėkite "Mail Merge" vedlys . Šiuo tikslu eikite į Pašto pranešimai skirtuką ir spustelėkite Pradėti "Mail Merge > Žingsnis po žingsnio "Mail Merge" vedlys .

Kaip atlikti pašto sujungimą iš "Excel" duomenų šaltinio

Jei pašto sujungimo informacija saugoma ne "Outlook" programoje, atlikdami pašto sujungimą "Word" programoje kaip duomenų šaltinį galite naudoti "Excel" darbalapį arba "Access" duomenų bazę. Veiksmai bus lygiai tokie patys, kaip ir pirmiau pateiktame pavyzdyje. Vienintelis skirtumas yra 4 pašto sujungimo vedlio žingsnis, kuriame pasirenkate Naudokite esamą sąrašą parinktį, tada raskite "Excel" failą.

Šiame pavyzdyje naudojamas šis "Excel" lapas:

Rezultate gausite šį asmeninį pranešimą:

Jei manote, kad jums reikia išsamesnių instrukcijų, peržiūrėkite šią išsamią vadovėlį: Kaip sujungti paštą iš "Excel" į "Word".

"Outlook Mail Merge" priedas, skirtas asmeniniams masiniams laiškams

Jei ieškote būdo, kaip iš asmeninės "Outlook" pašto dėžutės siųsti individualiai pritaikytas masines el. pašto kampanijas, tikrai įvertinsite visiškai naują "Mail Merge" funkciją, įtrauktą į mūsų bendrų el. pašto šablonų paketą. Kuo ji skiriasi nuo "Outlook" funkcijos? Štai pagrindiniai punktai:

• Galite kurti ir paleisti pašto sujungimo kampanijas tiesiogiai "Outlook be žodžio arba bet kokią kitą programą.
• Galite pridėti priedai ir vaizdai į savo pašto sujungimą.
• Galite kurti tvirtą ir gražų dizainą naudodami integruotą pašto sujungimo šablonai arba savo HTML pagrindu sukurtus.
• Galite suasmeninti savo masinius laiškus su bet kuria pasirinktiniai sujungimo laukai .
• Dėl rinkinio prisitaikantys maketai , jūsų pranešimai puikiai atrodys bet kurioje el. pašto programoje, nesvarbu, ar tai būtų "Outlook for Windows", "Gmail", ar "Apple Mail".
• Pašto sujungimą galima paleisti bet kuri "Outlook" programa : "Windows", "Mac" ir "Outlook Online".

Sakoma, kad žvilgsnis geriau nei tūkstantis žodžių, tad pažiūrėkime, kaip tai veikia :)

1. Sudarykite adresatų sąrašą "Excel" lape

Jūsų paskirstymo sąrašas yra "Excel" lentelė, kurioje yra gavėjų el. pašto adresai ir asmeniniai suliejimo laukų duomenys.

• Darbo knyga turi būti saugoma "OneDrive".
• Visi duomenys turi būti pateikti "Excel" lentelėje.
• El. pašto adresai turėtų būti pateikiami kairiajame stulpelyje, pavadintame El. paštas .

Čia pateikiama "Excel" lentelė, kurią naudosime šiame pavyzdyje:

2. Sukurkite pašto sujungimo šabloną

Norint sukurti pašto sujungimo šabloną, reikia atlikti šiuos veiksmus:

1. Bendrai naudojamų el. pašto šablonų lange dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite bet kurį šablonų aplanką ir pasirinkite Naujas "Mail Merge" šablonas iš kontekstinio meniu:

   

2. Pasirinkite vieną iš konservuotų maketų arba spustelėkite Pasirinktinis HTML norėdami įklijuoti savo šabloną, tada spustelėkite Kitas :

   

3. Pasirinkite pageidaujamą spalvų temą ir spustelėkite Apdaila :

   

4. Paštu siunčiamų pranešimų sujungimo šablonas yra paruoštas naudoti - tiesiog pakeiskite tekstų, paveikslėlių ir hipersaitų pavadinimus tikraisiais.

Patarimas. Kai kopijuojate iš kito šaltinio, naudokite spartųjį klavišą Ctrl + Shift + V, kad įklijuotumėte tekstą be formatavimo.

3. Personalizuokite el. laiško šabloną naudodami sujungimo laukus

El. pašto personalizavimas atliekamas naudojant ~%MergeField Makro. Mūsų internetiniuose dokumentuose galite rasti išsamias instrukcijas, kaip juo naudotis. Čia tik parodysiu rezultatą:

Kaip matote, įterpėme du sujungimo laukus: Vardas ir pavardė ir Nuoroda . Pirmasis yra akivaizdus - informacija perkeliama iš Vardas ir pavardė stulpelį, kuriame į kiekvieną kontaktą kreipiamasi vardu. Kitas stulpelis yra daug įdomesnis - jis sukuria individuali nuoroda kiekvienam gavėjui pagal tinklalapio adresą, esantį Nuoroda Kadangi norime ne tik įterpti konkrečiam kontaktui skirtą url adresą, bet ir padaryti jį gražia hipersaite, pereiname prie HTML naršyklės ir makrokomandą patalpiname į href atributas, pavyzdžiui, šis:

prenumeratos planas

Patarimas. pridėti priedą į savo pašto sujungimą, naudokite vieną iš ~%Prisijungti Visą galimų makrokomandų sąrašą rasite čia.

4. Kaip "Outlook" nustatyti pašto sujungimo kampaniją

Sukurti pašto sujungimo kampaniją yra paprasta - tereikia sudėti visas sudedamąsias dalis:

1. Pavadinkite naują kampaniją.
2. Įveskite tekstą Tema linija.
3. Pasirinktinai nurodykite el. pašto adresą, kuriuo bus siunčiami atsakymai.
4. Importuokite adresatų sąrašą.
5. Pasirinkite el. laiško šabloną.
6. Suplanuokite masinį el. laiškų siuntimą vėlesnei datai arba pradėkite iš karto.

Štai ir viskas! Kai jūsų asmeniniai masiniai laiškai bus išsiųsti, galite būti visiškai tikri, kad kiekvienas laiškas atrodys gerai bet kurioje el. pašto kliento programoje, kurioje gavėjas jį atidarys (žinoma, jei naudojote mūsų pritaikomuosius maketus).

"Outlook Mail Merge" el. pašto ribos

Pačioje programoje "Outlook" maksimalus gavėjų skaičius neribojamas. Tačiau tokie apribojimai yra "Office 365" ir "Outlook.com" programose.

"Outlook 365

• 10 000 gavėjų per dieną
• 30 el. laiškų per minutę

Išsamesnės informacijos žr. "Microsoft 365" gavimo ir siuntimo apribojimai.

Outlook.com

Nemokamų paskyrų apribojimai priklauso nuo naudojimo istorijos.

"Microsoft 365" prenumeratoriams taikomi šie apribojimai:

• 5 000 gavėjų kasdien
• 1 000 kasdienių su santykiais nesusijusių gavėjų (t. y. asmenų, kuriems niekada anksčiau nesiuntėte el. laiškų)

Išsamesnės informacijos rasite skyriuje "Siųsti apribojimus Outlook.com".

Be to, išeinančių pranešimų skaičiaus apribojimus nustato Internetas ir el. pašto paslaugų teikėjai siekiant sumažinti nepageidaujamų laiškų kiekį ir išvengti el. pašto serverių perkrovos. Taigi, prieš atlikdami pašto sujungimą, būtinai pasitarkite su pašto administratoriumi arba interneto paslaugų teikėju, kiek laiškų leidžiama siųsti per dieną ir per valandą. Paprastai vargu ar susidursite su kokiomis nors problemomis, jei neviršysite 500 pranešimų per dieną.

Štai kaip "Outlook" programoje sujungti paštą. Dėkoju, kad perskaitėte, ir laukiu, kol kitą savaitę susitiksime mūsų tinklaraštyje!