Në këtë tutorial, do të kemi një vështrim të thellë se si të shkrihet posta në Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 dhe më herët.

Sa herë që keni nevojë të dërgoni emaile të personalizuara te shumë marrës, bashkimi i postës është një kursim real i kohës. Funksionon shkëlqyeshëm për dërgimin e përditësimeve të biznesit, përshëndetjet e sezonit dhe të ngjashme, në mënyrë që çdo marrës të marrë një email personal me informacionin e tij, pa e ditur se kujt tjetër i është dërguar ky mesazh.

Ka disa mënyra për të bërë bashkimin e postës në Outlook dhe ne do të shikojmë nga afër secilën metodë.

Çfarë është Mail Merge?

Shkrirja e postës është një proces i krijimit të emaileve masive të përshtatura për secilin marrës duke marrë të dhëna nga një bazë të dhënash, fletëllogaritëse ose skedarë të tjerë të strukturuar.

Në thelb, ju përgatitni shabllonin e mesazhit tuaj duke vendosur mbajtësit e vendndodhjes aty ku është e përshtatshme, dhe një bashkim i postës tërheq detajet e marrësit (si emri, adresa e emailit, etj.) nga një skedar burimi dhe i fut ato në një email në vendin e mbajtësve të vendndodhjes.

Përfundimisht, të gjithë janë të lumtur - marrësit ndihen unikë dhe të vlerësuar duke marrë një individ mesazh që adreson shqetësimet e tyre specifike, dhe ju gëzoni një shkallë angazhimi të përmirësuar ;)

Si të bëni një bashkim të postës në Outlook

Nëse të gjitha t njerëzit që dëshironi t'u drejtoheni janë tashmë në dosjen tuaj "Kontaktet e Outlook", ju mund të kryeni një shkrirje të postës direkt nga Outlook. Për lehtësi,Mail.

Thonë se një vështrim është më i mirë se sa një mijë fjalë, kështu që le ta shohim në veprim :)

1. Krijoni një listë postimesh në fletën Excel

Lista juaj e shpërndarjes është një tabelë Excel që përmban adresat e emailit të marrësve dhe të dhënat personale për fushat e bashkimit.

• Libri i punës duhet të ruhet në OneDrive .
• Të gjitha të dhënat duhet të jenë brenda një tabele Excel.
• Adresat e emailit duhet të vendosen në kolonën më të majtë, me emrin Email .

Këtu është një tabelë Excel që do të përdorim për këtë shembull:

2. Krijo një shabllon për bashkimin e postës

Për të krijuar një shabllon për bashkimin e postës, kjo është ajo që duhet të bëni:

1. Në panelin e shablloneve të përbashkëta të postës elektronike, kliko me të djathtën në ndonjë nga dosjet e shablloneve , dhe më pas zgjidhni Model i ri i bashkimit të postës nga menyja e kontekstit:

   

2. Zgjidhni një nga paraqitjet e konservuara ose klikoni HTML e personalizuar për të ngjitur shabllonin tuaj dhe më pas klikoni Tjetër :

   

3. Zgjidhni temën tuaj të preferuar të ngjyrës dhe klikoni Finish :

   

4. Një shabllon për bashkimin e postës është gati për përdorimin tuaj - thjesht zëvendësoni tekstet, imazhet dhe hiperlidhjet e vendmbajtësit me ato reale.

Këshillë. Kur kopjoni nga një burim tjetër, përdorni shkurtoren Ctrl + Shift + V për të ngjitur tekstin pa formatim.

3. Personalizoni shabllonin tuaj të emailitduke përdorur fushat e bashkimit

Personalizimi i emailit bëhet me ndihmën e makros ~%MergeField . Në dokumentet tona në internet, mund të gjeni udhëzime të hollësishme se si ta përdorni. Këtu, unë do t'ju tregoj vetëm rezultatin:

Siç e shihni, ne kemi futur dy fusha bashkimi: Emri dhe Lidhja . E para është e qartë - ai tërheq informacionin nga kolona Emri për të adresuar çdo kontakt me emër. Tjetra është shumë më interesante - krijon një lidhje individuale për çdo marrës bazuar në një adresë të faqes së internetit në kolonën Lidhja . Për shkak se ne duam jo vetëm të fusim një url specifike të kontaktit, por ta bëjmë atë një lidhje të bukur, kalojmë në shikuesin HTML dhe vendosim makro brenda atributit href si kjo:

subscription plan

Këshillë. Për të shtuar bashkëngjitje në shkrirjen e postës suaj, përdorni një nga makrot ~%Attach . Lista e plotë e makrove të disponueshme është këtu.

4. Si të konfiguroni një fushatë për bashkimin e postës në Outlook

Krijimi i një fushate për bashkimin e postës është një punë e mirë - thjesht i bashkoni të gjitha pjesët së bashku:

1. Emërtoni fushatën tuaj të re.
2. Shkruani tekstin për rreshtin Subjekti .
3. Me dëshirë, specifikoni adresën e emailit për përgjigjet.
4. Importoni listën tuaj të postimeve.
5. 12>Zgjidhni një shabllon emaili.
6. Planifikoni dërgimin e emailit në masë për një datë të mëvonshme ose filloni menjëherë.

Kjo është e gjitha! Kurpostimet tuaja masive të personalizuara mbarojnë, mund të jeni absolutisht i sigurt se çdo email do të duket i mirë në cilindo aplikacion të klientit të email-it që e hap marrësi (natyrisht, nëse keni përdorur paraqitjet tona adaptive).

Shkrirja e postës së Outlook kufijtë e postës elektronike

Në vetë Outlook, nuk ka kufi për një numër maksimal marrësish. Megjithatë, kufizime të tilla ekzistojnë në Office 365 dhe Outlook.com.

Outlook 365

• 10,000 marrës në ditë
• 30 emaile në minutë

Për më shumë detaje, shihni kufijtë e marrjes dhe dërgimit të Microsoft 365.

Outlook.com

Për llogaritë falas, kufizimet ndryshojnë në varësi të historia e përdorimit.

Për abonentët e Microsoft 365, kufizimet janë:

• 5000 marrës ditor
• 1000 marrës të përditshëm pa lidhje (d.m.th. dikujt që nuk i keni dërguar kurrë email më parë)

Për më shumë detaje, ju lutemi shikoni Kufijtë e dërgimit në Outlook.com.

Përveç kësaj, kufizimet për numrin e mesazheve dalëse vendosen nga Interneti dhe ofruesit e shërbimeve të postës elektronike për të reduktuar mesazhet e padëshiruara dhe për të parandaluar mbingarkimin e serverëve të postës elektronike. Pra, përpara se të bëni një bashkim të postës elektronike, sigurohuni që të kontrolloni me administratorin tuaj të postës ose ofruesin e shërbimit të internetit se sa email ju lejohet të dërgoni në ditë dhe brenda një ore. Në përgjithësi, nuk ka gjasa të hasni ndonjë problem për sa kohë që qëndroni më pak se 500 mesazhe në ditë.

Kjo është mënyra për të bashkuar postën në Outlook. Ju falënderoj që lexoni dhe shikonimezi pres t'ju shohim në blogun tonë javën e ardhshme!

Hapi 1. Zgjidhni kontaktet tuaja në Outlook

Së pari, duhet të zgjidhni se cilit prej kontakteve tuaja t'i dërgoni një email. Për këtë, kaloni te Outlook Kontaktet (shkurtorja CTRL + 3 do t'ju çojë menjëherë atje), zgjidhni dosjen e dëshiruar në panelin e majtë dhe më pas zgjidhni personat e interesuar.

Këshilla të dobishme:

• Për të shikuar vizualisht fushat që do të përdoren në bashkim, zgjidhni pamjen Telefon ose Lista në skedën Shtëpia , në grupin Pamja aktuale .
• Mund të randisni kontaktet sipas Kategoria , Kompania ose Vendndodhja duke klikuar butonin përkatës në skedën Shiko në grupin Arrangement .
• Vetëm për kontaktet përkatëse të jenë të dukshme , kryeni një kërkim bazuar në kompaninë, shtetin ose kategorinë.
• Kontaktet e Outlook përmbajnë gjithsej 92 fusha, shumë prej të cilave janë bosh. Për ta bërë më të lehtë bashkimin e postës, mund të shfaqni vetëm fushat përkatëse dhe më pas të përdorni fushat në pamjen aktuale për bashkimin.
• Për të hequr kolonat e parëndësishme nga shikoni, kliko me të djathtën mbi emrin e kolonës dhe më pas kliko Hiq këtë kolonë .
• Për të shtuar më shumë kolona në pamjen aktuale, kliko me të djathtën mbi çdo emër kolone, kliko Shiko cilësimet > Kollonat... .

Pastroja më poshtë tregon kontaktet e Outlook të grupuara sipas kategorisë, mekontaktet e zgjedhura të kategorisë Biznes :

Hapi 2. Filloni bashkimin e postës në Outlook

Me kontaktet e zgjedhura, shkoni te Home > Veprimet grupi dhe kliko butonin Shkrirja e postës .

Hapi 3. Cakto bashkimi i postës lart në Outlook

Në kutinë e dialogut Kontaktet e bashkimit të postës , zgjidhni opsionet që funksionojnë më mirë për ju.

Nën Kontaktet , zgjidhni një nga sa vijon:

• Të gjitha kontaktet në pamjen aktuale - nëse e keni filtruar pamjen tuaj në mënyrë që vetëm kontaktet e synuara të jenë të dukshme.
• Vetëm kontaktet e zgjedhura - nëse keni zgjedhur kontaktet tek të cilat dëshironi t'u dërgoni email.

Nën Fushat për t'u bashkuar , zgjidhni njërën:

• Të gjitha fushat e kontaktit - nëse dëshironi që të gjitha fushat e kontaktit të përdoren në bashkim.
• Fushat e kontaktit në pamjen aktuale - nëse ju' e keni konfiguruar pamjen tuaj në mënyrë që të shfaqen vetëm fushat që do të përfshihen në bashkim.

Nën Skedari i dokumentit , zgjidhni njërën:

• Dokument i ri - për të krijuar skedarin e dokumentit nga e para.
• Dokument ekzistues - për të shfletuar për dokumentin ekzistues që dëshironi të përdorni për bashkimin.
5>

Tek Skedari i të dhënave të kontaktit , zgjidhni kutinë e zgjedhjes Skedari i përhershëm nëse dëshironi të ruani kontaktet dhe fushat e zgjedhura për përdorim në të ardhmen. Të dhënat e kufizuara me presje do të ruhen në një dokument Word (*.doc).

Konfiguro Shkrija e opsioneve në këtë mënyrë:

• Për Lloji i dokumentit , zgjidhni Shkronja të formularit .
• Për Shkrihu te , zgjidh Email .
• Për Subjekti i mesazhit , shkruani çfarëdo teme që e shihni të arsyeshme (do të keni mundësi ta modifikoni më vonë).

Këtu janë cilësimet për bashkimin e postës sonë të mostrës:



Shënim. Nëse keni zgjedhur opsionin Fushat e kontaktit në pamjen aktuale , sigurohuni që të gjitha fushat e destinuara për bashkimin (përfshirë fushën Email !) të shfaqen në pamjen aktuale.

Kur të keni mbaruar, klikoni OK . Kjo do të hapë dokumentin e bashkimit të postës në Word.

Hapi 4. Krijo dokumentin e bashkimit të postës në Word

Normalisht, dokumenti hapet në Word me skedën Mailings të zgjedhur, gati që ju të zgjidhni fushat e bashkimit . Ju mund t'i mendoni ato si një lloj mbajtëse vendesh që do t'i tregojnë Word-it se ku të fusë detajet personale.

Për të shtuar një fushë bashkimi në dokument, përdorni një nga këta butona në Shkruaj & Insert Fields group:



Fut një përshëndetje

Meqë i gjithë komunikimi i mirë fillon me një përshëndetje, kjo është ajo që duhet të shtoni në fillim vend. Pra, klikoni butonin Linja e përshëndetjes në shirit dhe zgjidhni formatin e dëshiruar të përshëndetjes për emailin tuaj. Për më tepër, specifikoni se çfarë përshëndetje të përdorni kur nuk gjendet asnjë informacion për një marrës të caktuar.

Klikoni OK dhe do të keni «Linja përshëndetëse» vendmbajtësi i futur në dokument.



Këshilla të dobishme:

• Në vend të paracaktuar " I dashur ", mund të shkruani çdo përshëndetje që ju pëlqen si p.sh. " Përshëndetje , " Hej ", etj.
• Nën Paraafishim , kliko Tjetër / Butoni i mëparshëm për të parë saktësisht se si do të duket linja e përshëndetjes për secilin marrës.
• Nëse informacioni në rreshtin e përshëndetjes është i gabuar, kliko butonin Përputhja e fushave për të identifikuar fushën e duhur.
• Në mënyrë të ngjashme, mund të shtoni Bllokun e Adresave nëse është e nevojshme.

Shkruani tekstin e mesazhit

Pas rreshtit të përshëndetjes, shtypni Enter për të filluar një rresht të ri në dokumentin tuaj dhe shkruani tekstin e mesazhit tuaj. Mos harroni të shtoni një nënshkrim në fund, pasi nënshkrimi juaj i paracaktuar i Outlook nuk do të futet.

Futni fushat e bashkimit

Për të përfshirë detaje të tjera personale në një mesazh, futni fushat përkatëse të bashkimit aty ku është e përshtatshme. Ja se si:

1. Vendosni kursorin saktësisht aty ku dëshironi të futni informacione specifike.
2. Klikoni butonin Fut Fushë Merge në shirit.
3. Në kutinë e dialogut që shfaqet, zgjidhni fushën e kërkuar dhe klikoni Fut .
4. Pas futjes së të gjitha fushave, klikoni Mbyll për të mbyllur kutinë e dialogut.

Si shembull, po shtojmë një telefon celular:



Kur të ketë përfunduar gjithçka, dokumenti juaj i finalizuar mund të duket diçka si kjo:



Këshillë. Nësedisa fusha të rëndësishme mungojnë në kutinë e dialogut Insert Merge Field , megjithëse jeni shumë i sigurt që i keni vendosur kontaktet pikërisht në Outlook, provoni të eksportoni kontaktet tuaja Outlook në Excel dhe më pas përdorni një fletë Excel si të dhëna burimi. Fatkeqësisht, ju kurrë nuk e dini saktësisht se çfarë po ndodh brenda Outlook :(

Hapi 5. Shikoni rezultatet e bashkimit të postës paraprake

Para se të dërgoni postimet tuaja të personalizuara, është një ide e mirë të shikoni paraprakisht rezultatet për t'u siguruar që përmbajtja e çdo emaili është në rregull. Për ta bërë atë, klikoni butonin Paraafishimi i Rezultateve në skedën Mailings dhe më pas përdorni butonat me shigjeta për të parë të gjitha emailet.



Hapi 6. Dërgoni email me shumicë të personalizuar

Vetëm disa klikime të tjera dhe postimet tuaja do të jenë në rrugë të mbarë.

1. Në skeda Mailings , në grupin Finish , klikoni Finish & Merge , dhe më pas zgjidhni Dërgo mesazhe me email... .



• Në kutinë e dialogut Shkrihu me E-mail , rishikoni opsionet e mesazhit dhe nëse gjithçka është e saktë, klikoni OK për të ekzekutuar bashkimin.



Klikimi OK dërgon email në dosjen e Outbox. Dërgimi do të kryhet bazuar në cilësimet tuaja aktuale: menjëherë kur lidheni ose çdo N minuta.

Këshillë. Nëse jeni duke kërkuar për Outlook Mail Merge with attachment , atëherë provoni mjetin Shared Email Templates që përfshin këtë dhe shumë të tjeraveçori të dobishme.

Si të shkrihet posta nga Word duke përdorur kontaktet e Outlook

Në situatën kur tashmë e keni tekstin e emailit tuaj të shkruar në Word, mund të filloni një proces bashkimi të postës prej andej. Rezultati përfundimtar do të jetë saktësisht i njëjtë me atë kur filloi nga Outlook.

Shiko gjithashtu: Si të përdorni IFERROR në Excel me shembuj formulash

Në Word, bashkimi i postës mund të bëhet në dy mënyra: duke përdorur Mail Merge Wizard ose opsionet ekuivalente në shirit. Nëse e kryeni bashkimin për herë të parë, udhëzimi i magjistarit mund të jetë i dobishëm, kështu që ne do ta përdorim atë.

1. Në Word, krijoni një dokument të ri. Mund të shkruani tekstin e mesazhit tuaj tani ose të vazhdoni me një dokument bosh.
2. Filloni Magjistarin e shkrirjes së postës . Për këtë, shkoni te skeda Mailings dhe klikoni Fillimi i bashkimit të postës > Magjistari i shkrirjes së postës hap pas hapi .



• Paneli Shkrirja e postës do të hapet në anën e djathtë të dokumentit tuaj. Në hapin 1, ju zgjidhni llojin e dokumentit, i cili është Mesazhet e-mail dhe më pas klikoni Tjetër për të vazhduar.

  

• Në hapin 2 të magjistarit, lini të zgjedhur opsionin Përdor dokumentin aktual dhe klikoni Tjetër .

  

• Në hapin 3 , ju kërkohet të zgjidhni marrësit. Ndërsa do të përdorim sërish kontaktet e Outlook, klikoni Zgjidhni nga kontaktet e Outlook . Meqenëse mund të ketë më shumë se një dosje Kontaktet në Outlook-in tuaj, klikoni Zgjidhni dosjen e kontakteve dhe më pas zgjidhnidosjen që dëshironi të përdorni.

  

  Shënim. Për të qenë në gjendje të përdorni kontaktet e Outlook për bashkimin e postës nga brenda Word, Outlook duhet të vendoset si programi juaj i parazgjedhur i postës elektronike.

• Pas përzgjedhjes së dosjes Kontaktet, do të shfaqet kutia e dialogut Marrësit e bashkimit të postës , ku mund të zgjidhni njerëzit e synuar. Për të rafinuar listën e shpërndarjes, opsionet Rendit , Filtri dhe Gjeni dublikatat mund të jenë të dobishme.

  

• Në hapin 4 të magjistarit, ju shkruani mesazhin dhe futni fushat e bashkimit aty ku nevojitet. Procesi është saktësisht i njëjtë si në shembullin e mëparshëm, kështu që ne nuk do të ndalemi në të dhe do të tregojmë vetëm rezultatin:

  

• Hapi 5 ju lejon të shikoni paraprakisht të gjitha emailet që në fakt do të dalë jashtë dhe do të përjashtojë marrës të veçantë.

  

• Në hapin e fundit, klikoni Posta elektronike dhe më pas konfiguroni Opsionet e mesazheve përfundimtare :
  • Në kutinë rënëse Te , zgjidhni Adresa_Email .
  • Në kutinë Tema , shkruani temën e mesazhit.
  • Në kutinë rënëse Formati i postës , zgjidhni formatin e preferuar: HTML, tekst i thjeshtë ose Shtojcë.

  Klikoni OK për të ekzekutoni bashkimin e postës.

  

Si të bëni shkrirjen e postës nga burimi i të dhënave Excel

Në rast se informacioni për bashkimin e postës ruhet jashtë Outlook, mund të përdorni një fletë pune Excel ose një bazë të dhënash Access si burim të dhënash kur bëni një shkrirje të postës në Word. Tëhapat do të jenë saktësisht të njëjtë si në shembullin e mësipërm. Dallimi i vetëm është hapi 4 i Magjistarit të Bashkimit të Mailit, ku zgjidhni opsionin Përdor një listë ekzistuese dhe më pas shfletoni për skedarin tuaj Excel.



Për këtë shembull, përdoret fleta e mëposhtme e Excel:



Si rezultat, ju merrni këtë mesazh të personalizuar:



Nëse mendoni se keni nevojë për udhëzime më të detajuara, ju lutemi shikoni këtë tutorial nga fundi në fund: Si të postoni bashkimin me postë nga Excel në Word.

Shtesa e Outlook Mail Merge për postime masive të personalizuara

Nëse jeni duke kërkuar për një mënyrë për të dërguar fushata të personalizuara me email nga kutia postare personale e Outlook, atëherë me siguri do të vlerësoni funksionin e ri të shkrirjes së postës të përfshirë me shabllonet tanë të përbashkët të postës elektronike. Si ndryshon nga ai i Outlook? Këtu janë pikat kryesore:

• Ju mund të krijoni dhe ekzekutoni fushata të bashkimit të postës direkt në Outlook pa Word ose ndonjë aplikacion tjetër.
• Mund të shtoni bashkëngjitjet dhe imazhet në postën tuaj bashkohen.
• Ju mund të krijoni dizajne të fuqishme dhe të bukura me ndihmën e shablloneve të bashkimit të postës së integruar ose HTML-së tuaj- ato të bazuara.
• Mund t'i personalizoni postimet tuaja masive me çdo fusha të bashkimit të personalizuar .
• Për shkak të një grupi paraqitjesh përshtatëse , mesazhet tuaja do të duken shkëlqyeshëm në çdo klient email, qoftë ai Outlook për Windows, Gmail ose Apple