در این آموزش، نگاهی عمیق به نحوه ادغام نامه در Outlook 365، Outlook 2021، Outlook 2019، Outlook 2016 و نسخه های قبلی خواهیم داشت.

هر زمان که نیاز به ارسال ایمیل های شخصی به چندین گیرنده داشته باشید، ادغام ایمیل یک صرفه جویی در زمان واقعی است. برای ارسال به‌روزرسانی‌های تجاری، تبریک فصل و مواردی از این دست بسیار کار می‌کند، به طوری که هر گیرنده یک ایمیل شخصی با اطلاعات خود دریافت می‌کند، بدون اینکه بداند این پیام برای چه کسی ارسال شده است.

چند مورد وجود دارد. روش های انجام ادغام نامه در Outlook، و ما قصد داریم هر روش را از نزدیک بررسی کنیم.

ادغام نامه چیست؟

ادغام ایمیل فرآیند ایجاد ایمیل‌های انبوه است که برای هر گیرنده با گرفتن داده‌ها از یک پایگاه داده، صفحه گسترده یا سایر فایل‌های ساختاریافته تنظیم شده است.

در اصل، شما الگوی پیام خود را با قرار دادن متغیرهایی در جایی که مناسب است، آماده می‌کنید و ادغام ایمیل، جزئیات گیرنده (مانند نام، آدرس ایمیل، و غیره) از یک فایل منبع و درج آنها در ایمیل در جای جای‌بان‌ها.

در نهایت، همه خوشحال می‌شوند - گیرندگان احساس می‌کنند که یک فرد منحصربه‌فرد و ارزشمند هستند. پیامی که به نگرانی‌های خاص آن‌ها رسیدگی می‌کند، و شما از نرخ تعامل بهبودیافته لذت می‌برید ؛)

نحوه ادغام ایمیل در Outlook

اگر همه افرادی که می خواهید به آنها خطاب کنید قبلاً در پوشه Outlook Contacts شما هستند، می توانید مستقیماً از Outlook یک ادغام نامه را انجام دهید. برای آسودگی،Mail.

آنها می گویند نگاه بهتر است از هزاران کلمه، پس بیایید آن را در عمل ببینیم :)

1. ایجاد یک لیست پستی در برگه اکسل

فهرست توزیع شما یک جدول اکسل است که حاوی آدرس های ایمیل گیرندگان و داده های شخصی برای فیلدهای ادغام است.

• کتاب کار باید در OneDrive ذخیره شود. .
• همه داده ها باید در یک جدول اکسل باشند.
• آدرس های ایمیل باید در سمت چپ ترین ستون با نام Email قرار گیرند.

در اینجا یک جدول اکسل وجود دارد که برای این مثال از آن استفاده می کنیم:

2. ایجاد یک الگوی ادغام ایمیل

برای ایجاد یک الگوی ادغام ایمیل، این کاری است که باید انجام دهید:

1. در قسمت الگوهای ایمیل مشترک، روی هر یک از پوشه های الگوی خود کلیک راست کنید. و سپس الگوی ادغام ایمیل جدید را از منوی زمینه انتخاب کنید:

   

2. یکی از طرح‌بندی‌های آماده را انتخاب کنید یا روی HTML سفارشی کلیک کنید برای چسباندن الگوی خود، و سپس روی بعدی :

   

3. تم رنگی دلخواه خود را انتخاب کنید و روی پایان :

   کلیک کنید

4. الگوی ادغام ایمیل برای استفاده شما آماده است - به سادگی متن ها، تصاویر و پیوندهای مکان نگهدارنده را با موارد واقعی جایگزین کنید.

نکته. هنگام کپی کردن از منبع دیگری، از میانبر Ctrl + Shift + V برای چسباندن متن بدون قالب بندی استفاده کنید.

3. قالب ایمیل خود را شخصی سازی کنیدبا استفاده از فیلدهای ادغام

شخصی سازی ایمیل با کمک ماکرو ~%MergeField انجام می شود. در اسناد آنلاین ما، می توانید دستورالعمل های دقیق در مورد نحوه استفاده از آن را بیابید. در اینجا، من فقط نتیجه را به شما نشان می دهم:

همانطور که می بینید، ما دو فیلد ادغام را وارد کرده ایم: نام و پیوند . اولین مورد واضح است - اطلاعات را از ستون نام می کشد تا هر مخاطب را با نام آدرس دهی کند. مورد دیگر بسیار جالب تر است - یک پیوند فردی برای هر گیرنده بر اساس آدرس صفحه وب در ستون پیوند ایجاد می کند. از آنجایی که ما نه تنها می خواهیم یک URL خاص مخاطب را وارد کنیم، بلکه می خواهیم آن را به یک لینک زیبا تبدیل کنیم، به نمایشگر HTML سوئیچ می کنیم و ماکرو را در داخل ویژگی href مانند این قرار می دهیم:

subscription plan

نکته. برای افزودن پیوست به ادغام ایمیل خود، از یکی از ماکروهای ~% Attach استفاده کنید. لیست کامل ماکروهای موجود اینجاست.

4. نحوه راه اندازی یک کمپین ادغام ایمیل در Outlook

راه اندازی یک کمپین ادغام ایمیل یک تکه کیک است - شما به سادگی همه قطعات را کنار هم قرار می دهید:

1. نام کمپین جدید خود را نام ببرید.
2. متن را برای خط موضوع تایپ کنید.
3. به صورت اختیاری، آدرس ایمیل را برای پاسخ ها مشخص کنید.
4. فهرست پستی خود را وارد کنید.
5. یک الگوی ایمیل را انتخاب کنید.
6. ارسال ایمیل انبوه را برای تاریخ بعدی برنامه ریزی کنید یا بلافاصله شروع کنید.

همین! چه زمانیارسال‌های انبوه شخصی‌شده شما خاموش می‌شوند، می‌توانید کاملاً مطمئن باشید که هر ایمیل در هر برنامه مشتری ایمیلی که گیرنده آن را باز می‌کند، خوب به نظر می‌رسد (البته، اگر از طرح‌بندی‌های تطبیقی ​​ما استفاده کرده باشید).

ادغام ایمیل Outlook محدودیت های ایمیل

در خود Outlook، هیچ محدودیتی برای حداکثر تعداد گیرندگان وجود ندارد. با این حال، چنین محدودیت هایی در Office 365 و Outlook.com وجود دارد.

Outlook 365

• 10000 گیرنده در روز
• 30 ایمیل در دقیقه

برای جزئیات بیشتر، محدودیت‌های دریافت و ارسال Microsoft 365 را ببینید.

Outlook.com

برای حساب‌های رایگان، محدودیت‌ها بسته به سابقه استفاده.

برای مشترکین مایکروسافت 365، محدودیت ها عبارتند از:

• 5000 گیرنده روزانه
• 1000 گیرنده غیرمرتبط روزانه (یعنی شخصی که هرگز به او ایمیل ارسال نکرده اید قبل از)

برای جزئیات بیشتر، لطفاً به محدودیت‌های ارسال در Outlook.com مراجعه کنید.

علاوه بر این، محدودیت‌هایی برای تعداد پیام‌های خروجی توسط اینترنت تعیین می‌شود و ارائه دهندگان خدمات ایمیل برای کاهش هرزنامه و جلوگیری از بارگیری بیش از حد سرورهای ایمیل. بنابراین، قبل از انجام یک ادغام ایمیل، مطمئن شوید که با ادمین ایمیل یا ارائه دهنده خدمات اینترنتی خود بررسی کنید که چه تعداد ایمیل مجاز به ارسال در روز و ظرف یک ساعت هستید. به طور کلی، تا زمانی که کمتر از 500 پیام در روز بمانید، بعید است که با مشکلی مواجه شوید.

این نحوه ادغام ایمیل در Outlook است. من از شما برای خواندن و نگاه کردن سپاسگزارممشتاقانه هفته آینده شما را در وبلاگ خود می بینیم!

مرحله 1. مخاطبین Outlook خود را انتخاب کنید

ابتدا، باید انتخاب کنید که به کدام یک از مخاطبین خود ایمیل ارسال کنید. برای این کار، به Outlook Contacts بروید (میانبر CTRL + 3 بلافاصله شما را به آنجا می برد)، پوشه مورد نظر را در قسمت سمت چپ انتخاب کنید و سپس افراد مورد نظر را انتخاب کنید.

نکات مفید:

• برای دیدن بصری فیلدهایی که در ادغام استفاده خواهند شد، نمای تلفن یا فهرست را انتخاب کنید در برگه صفحه اصلی ، در گروه نمای فعلی .
• می توانید مخاطبین را بر اساس دسته ، <1 مرتب کنید>شرکت یا موقعیت مکانی با کلیک بر روی دکمه مربوطه در برگه مشاهده در گروه ترتیب .
• فقط برای مخاطبین مربوطه قابل مشاهده باشند ، جستجو را بر اساس شرکت، کشور یا دسته انجام دهید.
• مخاطبین Outlook در مجموع شامل 92 فیلد هستند که بسیاری از آنها خالی هستند. برای آسان‌تر کردن ادغام نامه، می‌توانید فقط فیلدهای مرتبط را نمایش دهید ، و سپس از فیلدها در نمای فعلی برای ادغام استفاده کنید.
• برای حذف ستون‌های نامرتبط از مشاهده کنید، روی نام ستون کلیک راست کنید و سپس روی Remove This Column کلیک کنید.
• برای افزودن ستون های بیشتر به نمای فعلی، روی هر نام ستونی کلیک راست کنید. روی مشاهده تنظیمات > ستون‌ها... کلیک کنید.

تصویر صفحه زیر، مخاطبین Outlook را بر اساس دسته‌بندی، بامخاطبین دسته Business انتخاب شدند:

مرحله 2. شروع ادغام نامه در Outlook

با انتخاب مخاطبین، به صفحه اصلی برگه > عملکردها گروه، و روی دکمه ادغام ایمیل کلیک کنید.

مرحله 3. تنظیم کنید ادغام ایمیل up در Outlook

در کادر محاوره ای Mail Merge Contacts ، گزینه هایی را انتخاب کنید که برای شما بهتر کار می کنند.

در قسمت Contacts ، را انتخاب کنید یکی از موارد زیر:

• همه مخاطبین در نمای فعلی - اگر نمای خود را طوری فیلتر کرده باشید که فقط مخاطبین مورد نظر قابل مشاهده باشند.
• فقط مخاطبین انتخاب شده - اگر مخاطبینی را که می خواهید به آنها ایمیل ارسال کنید انتخاب کرده اید.

در قسمت فیلدهای ادغام ، یکی را انتخاب کنید:

• همه فیلدهای مخاطب - اگر می‌خواهید از تمام فیلدهای مخاطب در ادغام استفاده شود.
• فیلدهای تماس در نمای فعلی - اگر می‌خواهید نمای خود را طوری پیکربندی کرده‌اید که فقط فیلدهایی که باید در ادغام گنجانده شوند نمایش داده شوند.

در فایل سند ، یکی را انتخاب کنید:

• سند جدید - برای ایجاد فایل سند از ابتدا.
• سند موجود - برای جستجوی سند موجودی که می خواهید برای ادغام استفاده کنید.

در فایل اطلاعات تماس ، اگر می‌خواهید مخاطبین و فیلدهای انتخابی را برای استفاده در آینده ذخیره کنید، کادر انتخاب فایل دائمی را انتخاب کنید. داده های محدود شده با کاما در یک سند Word (*.doc) ذخیره می شود.

پیکربندی ادغام گزینه‌ها به این صورت:

• برای نوع سند ، Form Letters را انتخاب کنید.
• برای ادغام در ، ایمیل را انتخاب کنید.
• برای خط موضوع پیام ، هر موضوعی را که مناسب می‌دانید تایپ کنید (بعداً می‌توانید آن را ویرایش کنید).

در اینجا تنظیمات مربوط به ادغام ایمیل نمونه ما آمده است:

توجه. اگر گزینه فیلدهای تماس در نمای فعلی را انتخاب کرده اید، مطمئن شوید که تمام فیلدهای در نظر گرفته شده برای ادغام (از جمله فیلد ایمیل !) در نمای فعلی نمایش داده می شوند.

پس از اتمام، روی OK کلیک کنید. با این کار سند ادغام نامه در Word باز می شود.

مرحله 4. ایجاد سند ادغام نامه در Word

به طور معمول، سند در Word با انتخاب برگه Mailings باز می شود. برای انتخاب فیلدهای ادغام آماده است. می‌توانید آنها را به‌عنوان مکان‌هایی در نظر بگیرید که به Word می‌گویند جزئیات شخصی را کجا درج کند.

برای افزودن یک فیلد ادغام به سند، از یکی از این دکمه‌ها در Write & Insert Fields group:

Insert a Greeting

از آنجایی که تمام ارتباطات خوب با یک تبریک شروع می شود، این همان چیزی است که باید در ابتدا اضافه کنید محل. بنابراین، روی دکمه خط خوشامدگویی روی نوار کلیک کنید و فرمت تبریک مورد نظر را برای ایمیل خود انتخاب کنید. علاوه بر این، زمانی که هیچ اطلاعاتی برای یک گیرنده خاص یافت نشد، مشخص کنید از چه تبریکی استفاده کنید.

روی OK کلیک کنید، و «GreetingLine» را خواهید داشت.جای جای در سند درج شده است.

نکات مفید:

• به جای پیش فرض " عزیز "، می توانید تایپ کنید هر تبریکی که دوست دارید، مانند " سلام ، " سلام "، و غیره.
• در پیش نمایش ، روی بعدی<2 کلیک کنید دکمه> / قبلی برای مشاهده دقیق نحوه نمایش خط خوشامدگویی برای هر گیرنده.
• اگر اطلاعات موجود در خط خوشامدگویی اشتباه است، روی دکمه تطبیق فیلدها کلیک کنید. برای شناسایی فیلد صحیح.
• به روشی مشابه، می توانید در صورت نیاز Block Address را اضافه کنید.

متن پیام را تایپ کنید

بعد از خط خوشامدگویی، Enter را فشار دهید تا خط جدیدی در سند خود شروع شود و متن پیام خود را تایپ کنید. به یاد داشته باشید که در پایان یک امضا اضافه کنید، زیرا امضای پیش فرض Outlook شما درج نخواهد شد.

فیلدهای ادغام را درج کنید

برای گنجاندن سایر اطلاعات شخصی در پیام، فیلدهای ادغام مربوطه را در صورت لزوم وارد کنید. در اینجا به این صورت است:

1. مکان نما را دقیقاً در جایی که می خواهید اطلاعات خاصی درج کنید قرار دهید.
2. روی دکمه درج فیلد ادغام روی نوار کلیک کنید.
3. در کادر محاوره ای که ظاهر می شود، فیلد مورد نیاز را انتخاب کنید و روی Insert کلیک کنید. .
4. پس از درج همه فیلدها، روی Close کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود.

به عنوان مثال، ما یک تلفن همراه اضافه می کنیم:

وقتی همه چیز تمام شد، سند نهایی شما ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

نکته. اگربرخی از فیلدهای مهم در کادر محاوره ای درج فیلد ادغام وجود ندارد، اگرچه کاملاً مطمئن هستید که مخاطبین را دقیقاً در Outlook تنظیم کرده اید، ابتدا مخاطبین Outlook خود را به اکسل صادر کنید و سپس از یک برگه اکسل به عنوان داده استفاده کنید. منبع متأسفانه، شما هرگز نمی دانید دقیقاً در داخل Outlook چه می گذرد :(

مرحله 5. پیش نمایش نتایج ادغام نامه ها

قبل از ارسال نامه های شخصی شده خود، ایده خوبی است که نتایج را پیش نمایش کنید تا مطمئن شوید که محتوای هر ایمیل مشکلی ندارد. برای انجام این کار، روی دکمه پیش نمایش نتایج در برگه Mailings کلیک کنید و سپس از دکمه های جهت دار برای مشاهده همه ایمیل ها استفاده کنید.

مرحله 6. ایمیل انبوه شخصی شده ارسال کنید

فقط چند کلیک دیگر، و نامه های شما در راه خواهند بود.

1. روشن تب Mailings ، در گروه Finish ، روی Finish & Merge کلیک کنید و سپس Send E-mail Messages… را انتخاب کنید.

با کلیک بر روی OK ایمیل به پوشه صندوق خروجی ارسال می شود. ارسال بر اساس انجام خواهد شد تنظیمات فعلی شما: بلافاصله پس از اتصال یا هر N دقیقه.

نکته. اگر به دنبال ادغام ایمیل Outlook با پیوست هستید، ابزار Shared Email Templates را امتحان کنید که شامل این و بسیاری دیگر می شود.ویژگی های مفید

نحوه ادغام نامه از Word با استفاده از مخاطبین Outlook

در شرایطی که قبلاً متن ایمیل خود را در Word نوشته شده‌اید، می‌توانید فرآیند ادغام ایمیل را از آنجا شروع کنید. نتیجه نهایی دقیقاً مشابه زمانی است که از Outlook شروع شد.

در Word، ادغام نامه به دو روش انجام می شود: با استفاده از Mail Merge Wizard یا گزینه های معادل آن در نوار. اگر ادغام را برای اولین بار انجام می دهید، راهنمایی جادوگر ممکن است مفید باشد، بنابراین ما می خواهیم از آن استفاده کنیم.

1. در Word، یک سند جدید ایجاد کنید. می توانید متن پیام خود را همین الان تایپ کنید یا با یک سند خالی ادامه دهید.
2. Mail Merge Wizard را شروع کنید. برای این کار، به برگه Mailings بروید و روی Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard کلیک کنید.

نحوه انجام ادغام نامه از منبع داده اکسل

در صورتی که اطلاعات مربوط به ادغام نامه در خارج از آن ذخیره شود Outlook، هنگام انجام ادغام نامه در Word می توانید از یک کاربرگ Excel یا پایگاه داده Access به عنوان منبع داده استفاده کنید. اینمراحل دقیقاً مانند مثال بالا خواهد بود. تنها تفاوت در مرحله 4 Mail Merge Wizard است، که در آن گزینه Use a موجود لیست را انتخاب می کنید و سپس فایل اکسل خود را مرور می کنید.

برای این مثال، از برگه اکسل زیر استفاده می شود:

در نتیجه، این پیام شخصی شده را دریافت می کنید:

اگر احساس می‌کنید به دستورالعمل‌های دقیق‌تری نیاز دارید، لطفاً این آموزش انتها به انتها را بررسی کنید: نحوه ادغام ایمیل از Excel به Word.

افزونه Outlook Mail Merge برای ارسال‌های انبوه شخصی‌شده

اگر به دنبال راهی برای ارسال کمپین های ایمیل انبوه سفارشی از صندوق پستی Outlook شخصی خود هستید، مطمئناً از ویژگی جدید Mail Merge که در قالب های ایمیل مشترک ما ارائه شده است، قدردانی خواهید کرد. چه تفاوتی با Outlook دارد؟ در اینجا نکات کلیدی وجود دارد:

• شما می توانید کمپین های ادغام ایمیل را مستقیماً در Outlook بدون Word یا هر برنامه دیگری ایجاد و اجرا کنید.
• می توانید <8 را اضافه کنید>پیوست ها و تصاویر در نامه شما ادغام می شوند.
• شما می توانید با کمک الگوهای ادغام ایمیل داخلی یا HTML خود طرح های قوی و زیبایی ایجاد کنید. بر اساس آن‌ها.
• می‌توانید نامه‌های انبوه خود را با هر فیلدهای ادغام سفارشی شخصی‌سازی کنید.
• به دلیل مجموعه‌ای از طرح‌بندی‌های تطبیقی ، پیام‌های شما در هر سرویس گیرنده ایمیل، چه Outlook برای Windows، چه Gmail یا Apple، عالی به نظر می رسد