Šajā pamācībā mēs padziļināti aplūkosim, kā Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 un agrāk.

Ja nepieciešams sūtīt personalizētus e-pasta ziņojumus vairākiem saņēmējiem, pasta apvienošana ir īsts laika ietaupījums. Tā lieliski noder, lai nosūtītu biznesa atjauninājumus, sezonas apsveikumus un tamlīdzīgi, lai katrs saņēmējs saņemtu personisku e-pasta vēstuli ar savu informāciju, nezinot, kam vēl šis ziņojums ir nosūtīts.

Ir vairāki veidi, kā programmā Outlook veikt pasta apvienošanu, un mēs aplūkosim katru metodi.

Kas ir Mail Merge?

Pasta apvienošana ir process, kurā, izmantojot datus no datubāzes, izklājlapas vai cita strukturēta faila, tiek izveidoti katram saņēmējam pielāgoti masveida e-pasti.

Būtībā jūs sagatavojat ziņojuma veidni, attiecīgā vietā ievietojot vietzīmes, un pasta apvienošana iegūst saņēmēja informāciju (piemēram, vārdu, e-pasta adresi u. c.) no avota faila un ievieto to e-pasta vēstulē vietā, kur ir ievietotas vietzīmes.

Galu galā visi ir apmierināti - saņēmēji jūtas unikāli un novērtēti, saņemot individuālu ziņu, kas risina viņu konkrētās problēmas, un jums uzlabojas iesaistīšanās līmenis ;)

Kā veikt pasta apvienošanu programmā Outlook

Ja visi cilvēki, kurus vēlaties uzrunāt, jau ir Outlook kontaktpersonu mapē, varat veikt pasta apvienošanu tieši no Outlook. Ērtības labad mēs sadalīsim visu procesu 6 nozīmīgos soļos.

Solis 1. Izvēlieties Outlook kontaktus

Vispirms ir jāizvēlas, kuriem no kontaktiem sūtīt e-pasta vēstuli. Lai to izdarītu, pārslēdzieties uz Outlook. Kontakti (tur uzreiz nokļūsiet, izmantojot saīsni CTRL + 3), kreisajā panelī atlasiet vēlamo mapi un pēc tam izvēlieties interesējošos cilvēkus.

Noderīgi padomi:

• Uz vizuāli redzēt laukus kas tiks izmantoti apvienošanai, atlasiet Tālrunis vai Saraksts skats uz Sākums cilnē Pašreizējais skats grupa.
• Jūs varat sakārtot kontaktus līdz Kategorija , Uzņēmums vai Atrašanās vieta noklikšķinot uz attiecīgās pogas Skatīt cilnē Sakārtojums grupa.
• Tikai par redzami attiecīgie kontakti. , veiciet meklēšanu pēc uzņēmuma, valsts vai kategorijas.
• Outlook kontaktos ir 92 lauki, no kuriem daudzi ir tukši. Lai atvieglotu pasta apvienošanu, varat. rādīt tikai attiecīgos laukus. un pēc tam apvienošanai izmantojiet pašreizējā skatā esošos laukus.
• Uz dzēst nebūtiskas kolonnas. no skata, noklikšķiniet uz kolonnas nosaukuma ar peles labo pogu un pēc tam noklikšķiniet uz Noņemt šo kolonnu .
• Uz pievienot vairāk kolonnu pašreizējā skatā, noklikšķiniet ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras kolonnas nosaukuma, noklikšķiniet uz Pārskatīt iestatījumus > Kolonnas... .

Tālāk redzamajā ekrānšāviņas attēlā ir redzami Outlook kontakti, kas sagrupēti pa kategorijām. Uzņēmējdarbība atlasīti kategorijas kontakti:

Solis 2. Sākt pasta apvienošanu programmā Outlook

Kad kontakti ir atlasīti, dodieties uz Sākums cilne> Darbības grupu un noklikšķiniet uz Mail Merge pogu.

Solis 3. Iestatiet pasta apvienošanu programmā Outlook

In the Mail Merge Kontakti dialoglodziņā atlasiet sev piemērotākās opcijas.

Zem Kontakti , izvēlieties vienu no šīm iespējām:

• Visi kontakti pašreizējā skatā - ja ir filtrēts skats, lai būtu redzami tikai mērķa kontakti.
• Tikai atlasītie kontakti - ja esat atlasījis kontaktpersonas, kurām vēlaties nosūtīt e-pasta vēstuli.

Zem Apvienojamie lauki , izvēlieties vai nu:

• Visi kontaktu lauki - ja apvienošanā vēlaties izmantot visus kontaktu laukus.
• Kontaktu lauki pašreizējā skatā - ja ir konfigurēts tāds skats, lai tiktu rādīti tikai tie lauki, kas tiks iekļauti apvienošanā.

Zem Dokumentu datne , izvēlieties vai nu:

• Jauns dokuments - lai izveidotu dokumenta failu no jauna.
• Esošais dokuments - lai meklētu esošo dokumentu, kuru vēlaties izmantot apvienošanai.

Zem Kontaktu datu fails , izvēlieties Pastāvīgā datne atzīmējiet izvēles rūtiņu, ja vēlaties saglabāt atlasītos kontaktus un laukus turpmākai lietošanai. Ar komatu atdalītie dati tiks saglabāti Word dokumentā (*.doc).

Konfigurēt Apvienošanas opcijas šādā veidā:

• Vietnei Dokumenta veids , izvēlēties Veidlapu vēstules .
• Vietnei Apvienot ar , izvēlieties E-pasts .
• Vietnei Ziņojuma temata rinda , ierakstiet tematu, kādu uzskatāt par piemērotu (vēlāk to varēsiet rediģēt).

Šeit ir mūsu e-pasta apvienošanas parauga iestatījumi:

Piezīme. Ja esat izvēlējies Kontaktu lauki pašreizējā skata opcijā , pārliecinieties, ka visi apvienošanai paredzētie lauki (tostarp E-pasts lauks!) tiek parādīti pašreizējā skatā.

Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz LABI . Tas atvērs pasta apvienošanas dokumentu programmā Word.

Solis 4. Izveidot pasta apvienošanas dokumentu programmā Word

Parasti dokuments tiek atvērts programmā Word ar Pasta sūtījumi cilne ir atlasīta, un jūs varat izvēlēties apvienot laukus Varat domāt, ka tās ir sava veida vietzīmes, kas norāda Word, kur ievietot personisko informāciju.

Lai pievienotu dokumentam apvienošanas lauku, izmantojiet vienu no šīm pogām. Rakstīt & amp; Ievietot laukus grupa:

Ievietojiet sveicienu

Tā kā visa laba saziņa sākas ar sveicienu, tas ir tas, kas jums jāpievieno vispirms. Sveicienu līnija lentes pogu un atlasiet vēlamo e-pasta vēstules sveiciena formātu. Turklāt norādiet, kādu sveicienu izmantot, ja par konkrētu saņēmēju nav atrasta informācija.

Noklikšķiniet uz LABI , un jums būs "GreetingLine" dokumentā ievietota vietne.

Noderīgi padomi:

• Noklusējuma " Dārgais ", varat ierakstīt jebkuru sveicienu, piemēram, " Sveiki , " Hei, " utt.
• Zem Priekšskatījums , noklikšķiniet uz Nākamais / Iepriekšējais pogu, lai precīzi apskatītu, kā apsveikuma rinda izskatīsies katram saņēmējam.
• Ja sveiciena rindā ir norādīta nepareiza informācija, noklikšķiniet uz Saskaņošanas lauki pogu, lai noteiktu pareizo lauku.
• Līdzīgā veidā varat pievienot Adrešu bloks ja nepieciešams.

Ierakstiet ziņojuma tekstu

Pēc sveiciena rindas nospiediet Enter, lai dokumentā sāktu jaunu rindu, un ierakstiet ziņojuma tekstu. Neaizmirstiet beigās pievienot parakstu, jo jūsu noklusējuma Outlook paraksts netiks ievietots.

Apvienošanas lauku ievietošana

Lai ziņojumā iekļautu citu personisko informāciju, attiecīgā gadījumā ievietojiet atbilstošos apvienošanas laukus. Lūk, kā to darīt:

1. Novietojiet kursoru tieši tur, kur vēlaties ievietot konkrētu informāciju.
2. Noklikšķiniet uz Ievietot apvienošanas lauku lentes pogu.
3. Atvērtajā dialoglodziņā atlasiet vajadzīgo lauku un noklikšķiniet uz Ievietot .
4. Pēc visu lauku ievietošanas noklikšķiniet uz Aizvērt lai aizvērtu dialoglodziņu.

Piemēram, mēs pievienojam mobilo tālruni:

Kad viss ir paveikts, jūsu pabeigtais dokuments var izskatīties šādi:

Padoms. Ja trūkst dažu svarīgu lauku. Ievietot apvienošanas lauku dialoglodziņā, lai gan esat diezgan pārliecināts, ka esat pareizi iestatījis kontaktus programmā Outlook, vispirms mēģiniet eksportēt Outlook kontaktus uz Excel un pēc tam izmantojiet Excel lapu kā datu avotu. Diemžēl jūs nekad precīzi nezināt, kas notiek programmā Outlook :((

5. Solis. Pasta apvienošanas rezultātu priekšskatīšana

Pirms personalizēto sūtījumu izsūtīšanas ir ieteicams veikt rezultātu priekšskatījumu, lai pārliecinātos, ka katra e-pasta saturs ir atbilstošs. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz ikonas Priekšskatījuma rezultāti pogu uz Pasta sūtījumi cilni un pēc tam, izmantojot bultiņu pogas, skatiet visus e-pasta ziņojumus.

6. Solis 6. Nosūtīt personalizētu masveida e-pastu

Vēl tikai daži klikšķi, un jūsu sūtījumi būs ceļā.

1. Par Pasta sūtījumi cilnē Apdare grupu, noklikšķiniet uz Pabeigt & amp; Apvienot un pēc tam izvēlieties Sūtīt e-pasta ziņojumus... .

Noklikšķinot uz LABI nosūta e-pastu uz mapi "Iesūtne". Nosūtīšana tiks veikta, pamatojoties uz jūsu pašreizējiem iestatījumiem: nekavējoties, kad izveidots savienojums, vai ik pēc N minūtēm.

Padoms. Ja meklējat Outlook Mail Merge ar pielikumu , tad izmēģiniet kopīgo e-pasta veidņu rīku, kas ietver šo un daudzas citas noderīgas funkcijas.

Kā apvienot pastu no Word, izmantojot Outlook kontaktus

Ja e-pasta teksts jau ir uzrakstīts programmā Word, varat sākt e-pasta apvienošanas procesu no turienes. Galarezultāts būs tieši tāds pats, kā tad, ja tas sākts no programmas Outlook.

Programmā Word pasta apvienošanu var veikt divos veidos: izmantojot pasta apvienošanas vedni vai līdzvērtīgas iespējas lentē. Ja apvienošanu veicat pirmo reizi, vedņa norādījumi var noderēt, tāpēc mēs to izmantosim.

1. Programmā Word izveidojiet jaunu dokumentu. Varat uzrakstīt ziņojuma tekstu tieši tagad vai turpināt darbu ar tukšu dokumentu.
2. Sākt Mail Merge vednis Lai to izdarītu, dodieties uz Pasta sūtījumi cilni un noklikšķiniet uz Sākt Mail Merge > Soli pa solim Mail Merge vednis .

Kā veikt pasta apvienošanu no Excel datu avota

Ja pasta apvienošanas informācija tiek glabāta ārpus Outlook, varat izmantot Excel darblapu vai Access datubāzi kā datu avotu, veicot pasta apvienošanu programmā Word. Darbības būs tieši tādas pašas kā iepriekš minētajā piemērā. Vienīgā atšķirība ir Mail Merge Wizard 4. solis, kurā atlasāt. Izmantot esošo sarakstu un pēc tam pārlūkojiet savu Excel failu.

Šajā piemērā tiek izmantota šāda Excel lapa:

Rezultātā tiek parādīts šis personalizētais ziņojums:

Ja jums šķiet, ka ir nepieciešami detalizētāki norādījumi, skatiet šo visaptverošo pamācību: Kā veikt pasta apvienošanu no Excel uz Word.

Outlook Mail Merge papildinājums personalizētiem masveida sūtījumiem

Ja meklējat veidu, kā sūtīt pielāgotas masveida e-pasta kampaņas no personīgās Outlook pastkastītes, noteikti novērtēsiet pavisam jauno funkciju Mail Merge, kas iekļauta mūsu kopīgajās e-pasta veidnēs. Ar ko tā atšķiras no Outlook piedāvātās? Šeit ir galvenie punkti:

• Pasta apvienošanas kampaņas varat izveidot un palaist tieši programmā Outlook. bez Word vai jebkuru citu lietojumprogrammu.
• Varat pievienot pielikumi un attēli pasta apvienošanai.
• Ar iebūvēto funkciju palīdzību varat izveidot stabilu un skaistu dizainu. pasta apvienošanas veidnes vai jūsu pašu uz HTML balstītus.
• Jūs varat personalizēt savus masu sūtījumus ar jebkuru pielāgotie apvienošanas lauki .
• Sakarā ar virkni adaptīvi izkārtojumi , jūsu ziņojumi izskatīsies lieliski jebkurā e-pasta programmā, neatkarīgi no tā, vai tā ir Outlook Windows, Gmail vai Apple Mail.
• Pasta apvienošanu var palaist jebkura Outlook lietotne : operētājsistēmām Windows, Mac un Outlook Online.

Mēdz teikt, ka skats ir labāks par tūkstošiem vārdu, tāpēc aplūkosim to darbībā :)

1. Izveidojiet adresātu sarakstu Excel lapā.

Jūsu izplatīšanas saraksts ir Excel tabula, kurā ir ietvertas saņēmēju e-pasta adreses un personas dati apvienošanas laukiem.

• Darba burtnīcai jābūt saglabātai OneDrive.
• Visiem datiem jābūt Excel tabulā.
• E-pasta adreses jāievieto galējā kreisajā slejā ar nosaukumu E-pasts .

Šeit ir Excel tabula, ko izmantosim šajā piemērā:

2. Izveidojiet pasta apvienošanas veidni

Lai izveidotu pasta apvienošanas veidni, ir jādara tas, kas jums jādara:

1. Pannā Koplietojamās e-pasta veidnes ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras veidņu mapes un pēc tam izvēlieties Jauna pasta apvienošanas veidne no konteksta izvēlnes:

   

2. Izvēlieties kādu no konservētajiem izkārtojumiem vai noklikšķiniet uz Pielāgotais HTML lai ielīmētu savu veidni, un pēc tam noklikšķiniet uz Nākamais :

   

3. Izvēlieties vēlamo krāsu tēmu un noklikšķiniet uz Apdare :

   

4. Pasta apvienošanas veidne ir gatava lietošanai - vienkārši nomainiet aizvietotājtekstus, attēlus un hipersaites ar īstajiem tekstiem, attēliem un hipersaitēm.

Padoms. Kopējot no cita avota, izmantojiet saīsni Ctrl + Shift + V, lai ielīmētu tekstu bez formatēšanas.

3. Personalizējiet e-pasta veidni, izmantojot apvienošanas laukus

E-pasta personalizēšana tiek veikta, izmantojot ~%%MergeField Makro. Mūsu tiešsaistes dokumentos varat atrast detalizētus norādījumus, kā to izmantot. Šeit es tikai parādīšu jums rezultātu:

Kā redzat, mēs esam iestarpinājuši divus apvienošanas laukus: Vārds un Saite Pirmais ir acīmredzams - tas iegūst informāciju no datubāzes. Vārds slejā, lai katru kontaktu uzrunātu pēc vārda. Otrs ir daudz interesantāks - tas izveido slejā. individuāla saite katram saņēmējam, pamatojoties uz tīmekļa vietnes adresi, kas norādīta Saite Tā kā mēs vēlamies ne tikai ievietot kontaktpersonai specifisku url, bet arī izveidot to kā skaistu hipersaiti, mēs pārslēdzamies uz HTML skatītāju un ievietojam makroiestatījumu href šāds atribūts:

abonēšanas plāns

Padoms. pievienot pielikumu pasta apvienošanai, izmantojiet kādu no ~%Pievienot Pilns pieejamo makrouzdevumu saraksts ir pieejams šeit.

4. Kā programmā Outlook iestatīt pasta apvienošanas kampaņu

Pasta apvienošanas kampaņas izveide ir pavisam vienkārša - jūs vienkārši saliekat kopā visus elementus:

1. Nosauciet savu jauno kampaņu.
2. Ierakstiet tekstu Temats līnija.
3. Pēc izvēles norādiet e-pasta adresi atbildēm.
4. Importējiet savu adresātu sarakstu.
5. Izvēlieties e-pasta veidni.
6. Plānojiet liela apjoma e-pasta vēstuļu sūtīšanu vēlākai dienai vai sāciet to nekavējoties.

Un viss! Kad jūsu personalizētie masveida sūtījumi tiks izsūtīti, varat būt pilnīgi pārliecināts, ka katrs e-pasts izskatīsies labi jebkurā e-pasta klienta lietotnē, kurā saņēmējs to atvērs (protams, ja esat izmantojis mūsu adaptīvos izkārtojumus).

Outlook Mail Merge e-pasta ierobežojumi

Programmā Outlook nav noteikts maksimālais saņēmēju skaits. Tomēr šādi ierobežojumi ir noteikti Office 365 un Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 saņēmēju dienā
• 30 e-pasta vēstules minūtē

Lai iegūtu sīkāku informāciju, skatiet Microsoft 365 saņemšanas un nosūtīšanas ierobežojumi.

Outlook.com

Bezmaksas kontu ierobežojumi atšķiras atkarībā no lietošanas vēstures.

Microsoft 365 abonentiem ierobežojumi ir šādi:

• 5 000 saņēmēju dienā
• 1 000 saņēmēju dienā, kas nav saistīti ar attiecībām (t. i., kāds, kam nekad iepriekš neesat sūtījis e-pasta vēstuli).

Lai iegūtu sīkāku informāciju, skatiet Sūtīšanas ierobežojumi programmā Outlook.com.

Turklāt izejošo ziņojumu skaita ierobežojumus nosaka Internets un e-pasta pakalpojumu sniedzēji Lai samazinātu surogātpasta sūtīšanu un novērstu e-pasta serveru pārslodzi. Tāpēc, pirms veicat e-pasta apvienošanu, pārliecinieties, vai jūsu e-pasta administrators vai interneta pakalpojumu sniedzējs ir noskaidrojis, cik e-pasta vēstuļu drīkst nosūtīt dienā un stundas laikā. Parasti, visticamāk, jums neradīsies problēmas, ja vien nepārsniegsiet 500 ziņojumu dienā.

Lūk, kā Outlook programmā veikt pasta apvienošanu. Paldies, ka izlasījāt, un ar nepacietību gaidīsim jūs mūsu emuārā nākamnedēļ!