V tomto návodu se podrobně podíváme na to, jak sloučit poštu v aplikaci Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 a starší.

Kdykoli potřebujete odeslat personalizované e-maily více příjemcům, sloučení pošty je skutečnou úsporou času. Skvěle se hodí pro rozesílání obchodních aktualizací, sezónních pozdravů a podobně, takže každý příjemce dostane osobní e-mail se svými vlastními informacemi, aniž by věděl, komu dalšímu byla tato zpráva odeslána.

Existuje několik způsobů, jak provést sloučení pošty v aplikaci Outlook, a my se na každou z těchto metod podíváme blíže.

Co je Mail Merge?

Sloučení pošty je proces vytváření hromadných e-mailů přizpůsobených každému příjemci na základě dat z databáze, tabulky nebo jiného strukturovaného souboru.

V podstatě připravíte šablonu zprávy, do které na příslušná místa vložíte zástupné symboly, a sloučení pošty vytáhne údaje příjemce (například jméno, e-mailovou adresu atd.) ze zdrojového souboru a vloží je do e-mailu na místo zástupných symbolů.

Nakonec jsou spokojeni všichni - příjemci se cítí jedineční a oceňovaní, když dostanou individuální zprávu, která se týká jejich konkrétních problémů, a vy se těšíte z vyšší míry zapojení ;)

Jak provést sloučení pošty v aplikaci Outlook

Pokud jsou všechny osoby, které chcete oslovit, již ve složce Kontakty aplikace Outlook, můžete provést sloučení pošty přímo z aplikace Outlook. Pro větší pohodlí si celý proces rozdělíme do 6 smysluplných kroků.

Krok 1. Vyberte kontakty aplikace Outlook

Nejprve je třeba zvolit, kterým kontaktům chcete e-mail odeslat. Za tímto účelem přepněte do aplikace Outlook. Kontakty (klávesová zkratka CTRL + 3 vás tam hned přenese), vyberte požadovanou složku na levém panelu a poté vyberte osoby, které vás zajímají.

Užitečné tipy:

• Na vizuálně zobrazit pole které budou použity při sloučení, vyberte možnost Telefon nebo Seznam pohled na Home na kartě Aktuální pohled skupina.
• Můžete třídit kontakty podle Kategorie , Společnost nebo Umístění kliknutím na příslušné tlačítko na Zobrazit na kartě Uspořádání skupina.
• Pouze pro zviditelnění příslušných kontaktů , provést vyhledávání na základě společnosti, země nebo kategorie.
• Kontakty aplikace Outlook obsahují celkem 92 polí, z nichž mnohá jsou prázdná. Chcete-li sloučení pošty usnadnit, můžete zobrazit pouze relevantní pole , a poté použijte pole v aktuálním zobrazení pro sloučení.
• Na odstranit nerelevantní sloupce ze zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na název sloupce a potom klikněte na možnost Odstranění tohoto sloupce .
• Na přidat další sloupce do aktuálního zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný název sloupce, klikněte na možnost Zobrazit nastavení > Sloupce... .

Na obrázku níže jsou kontakty aplikace Outlook seskupené podle kategorií, přičemž Obchodní vybrané kontakty kategorie:

Krok 2. Spuštění sloučení pošty v aplikaci Outlook

Když jsou kontakty vybrány, přejděte na Home karta> Akce a klikněte na Sloučení pošty tlačítko.

Krok 3. Nastavení sloučení pošty v aplikaci Outlook

V Mail Merge Kontakty dialogového okna vyberte možnosti, které vám nejlépe vyhovují.

Pod Kontakty , vyberte jednu z následujících možností:

• Všechny kontakty v aktuálním zobrazení - pokud jste zobrazení filtrovali tak, aby byly viditelné pouze cílové kontakty.
• Pouze vybrané kontakty - pokud jste vybrali kontakty, kterým chcete poslat e-mail.

Pod Pole ke sloučení , vyberte buď:

• Všechna kontaktní pole - pokud chcete, aby se při sloučení použila všechna pole kontaktů.
• Pole kontaktů v aktuálním zobrazení - pokud jste nakonfigurovali zobrazení tak, aby se zobrazovala pouze pole, která mají být zahrnuta do sloučení.

Pod Soubor dokumentů , vyberte buď:

• Nový dokument - vytvořit soubor dokumentu od začátku.
• Stávající dokument - vyhledat existující dokument, který chcete použít pro sloučení.

Pod Soubor s kontaktními údaji , vyberte Trvalý soubor zaškrtněte políčko, pokud si přejete vybrané kontakty a pole uložit pro budoucí použití. Data oddělená čárkou budou uložena do dokumentu aplikace Word (*.doc).

Konfigurace Možnosti sloučení tímto způsobem:

• Pro Typ dokumentu , vybrat Formulářové dopisy .
• Pro Sloučit do , vyberte E-mail .
• Pro Předmět zprávy , napište předmět, který uznáte za vhodný (později jej budete moci upravit).

Zde jsou nastavení pro náš vzorový mail merge:

Poznámka: Pokud jste vybrali Pole kontaktů v aktuálním zobrazení , ujistěte se, že všechna pole určená ke sloučení (včetně pole E-mail pole!) jsou zobrazeny v aktuálním zobrazení.

Po dokončení klikněte na tlačítko OK . Tím se otevře dokument sloučení pošty v aplikaci Word.

Krok 4. Vytvoření dokumentu sloučení pošty v aplikaci Word

Normálně se dokument otevře ve Wordu s příkazem Zásilky vybraná karta, na které můžete vybrat sloučení polí Můžete si je představit jako jakési zástupné symboly, které Wordu řeknou, kam má vložit osobní údaje.

Chcete-li do dokumentu přidat slučovací pole, použijte jedno z těchto tlačítek v okně Zápis & Vložení polí skupina:

Vložení pozdravu

Protože každá dobrá komunikace začíná pozdravem, je třeba jej přidat jako první. Klikněte tedy na tlačítko Pozdravná linka tlačítko na pásu karet a vyberte požadovaný formát pozdravu pro e-mail. Dále určete, jaký pozdrav se má použít, když pro konkrétního příjemce nejsou nalezeny žádné informace.

Klikněte na OK a budete mít k dispozici "GreetingLine" zástupný symbol vložený do dokumentu.

Užitečné tipy:

• Místo výchozího " Vážení ", můžete zadat libovolný pozdrav, například " Dobrý den, , " Ahoj " atd.
• Pod Náhled , klikněte na Další / Předchozí zobrazit, jak přesně bude vypadat uvítací řádek pro každého příjemce.
• Pokud jsou údaje v uvítacím řádku chybné, klikněte na tlačítko Zápasová pole identifikovat správné pole.
• Podobným způsobem můžete přidat Blok adres v případě potřeby.

Zadejte text zprávy

Po uvítacím řádku stiskněte klávesu Enter, čímž zahájíte nový řádek v dokumentu, a napište text zprávy. Nezapomeňte na konec přidat podpis, protože váš výchozí podpis aplikace Outlook nebude vložen.

Vložení slučovacích polí

Chcete-li do zprávy zahrnout další osobní údaje, vložte v příslušných případech odpovídající slučovací pole. Zde je uveden postup:

1. Umístěte kurzor přesně tam, kam chcete vložit konkrétní informace.
2. Klikněte na Vložení pole sloučení na pásu karet.
3. V dialogovém okně, které se zobrazí, vyberte požadované pole a klikněte na tlačítko Vložte .
4. Po vložení všech polí klikněte na tlačítko Zavřít zavřete dialogové okno.

Jako příklad uvádíme mobilní telefon:

Až bude vše hotovo, může váš finální dokument vypadat přibližně takto:

Tip. Pokud v databázi chybí některá důležitá pole. Vložení pole sloučení dialogové okno, ačkoli jste si zcela jistí, že jste kontakty v Outlooku nastavili správně, zkuste kontakty z Outlooku nejprve exportovat do Excelu a pak jako zdroj dat použít excelovský list. Bohužel nikdy přesně nevíte, co se děje uvnitř Outlooku :(

Krok 5. Náhled výsledků sloučení pošty

Před odesláním personalizovaných e-mailů je dobré zobrazit náhled výsledků a ujistit se, že obsah jednotlivých e-mailů je v pořádku. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko Náhled výsledků tlačítko na Zásilky a poté pomocí tlačítek se šipkami zobrazte všechny e-maily.

Krok 6. Rozeslání personalizovaného hromadného e-mailu

Stačí jen pár kliknutí a vaše zásilky budou na cestě.

1. Na Zásilky na kartě Dokončení klikněte na tlačítko Dokončit & amp; Sloučit a poté vyberte Odesílání e-mailových zpráv... .

Kliknutí na OK odešle e-mail do složky Odeslaná pošta. Odeslání se provede na základě aktuálního nastavení: okamžitě po připojení nebo každých N minut.

Tip. Pokud hledáte Outlook Mail Merge s přílohou , pak vyzkoušejte nástroj Šablony sdílených e-mailů, který obsahuje tuto a mnoho dalších užitečných funkcí.

Jak sloučit poštu z aplikace Word pomocí kontaktů aplikace Outlook

V případě, že již máte text e-mailu napsaný v aplikaci Word, můžete proces sloučení pošty spustit odtud. Konečný výsledek bude naprosto stejný jako při spuštění z aplikace Outlook.

Ve Wordu lze sloučení pošty provést dvěma způsoby: pomocí Průvodce sloučením pošty nebo pomocí odpovídajících možností na pásu karet. Pokud provádíte sloučení pošty poprvé, může se vám návod průvodce hodit, proto jej použijeme.

1. V aplikaci Word vytvořte nový dokument. Text zprávy můžete napsat hned, nebo pokračovat s prázdným dokumentem.
2. Spusťte Průvodce sloučením pošty . Za tímto účelem přejděte na Zásilky a klikněte na kartu Spuštění funkce Mail Merge > Průvodce sloučením pošty krok za krokem .

Jak provést sloučení pošty ze zdroje dat aplikace Excel

V případě, že jsou informace pro sloučení pošty uloženy mimo aplikaci Outlook, můžete při sloučení pošty v aplikaci Word použít jako zdroj dat pracovní list aplikace Excel nebo databázi Access. Postup bude naprosto stejný jako ve výše uvedeném příkladu. Jediným rozdílem je krok 4 Průvodce sloučením pošty, kde vyberete položku Použití existujícího seznamu a poté vyhledejte soubor aplikace Excel.

Pro tento příklad je použit následující list aplikace Excel:

Výsledkem je tato personalizovaná zpráva:

Pokud máte pocit, že potřebujete podrobnější pokyny, podívejte se na tento komplexní návod: Jak sloučit poštu z aplikace Excel do aplikace Word.

Doplněk aplikace Outlook Mail Merge pro personalizované hromadné rozesílání e-mailů

Pokud hledáte způsob, jak odesílat vlastní hromadné e-mailové kampaně z osobní schránky aplikace Outlook, pak jistě oceníte zcela novou funkci Mail Merge, která je součástí našich sdílených e-mailových šablon. Jak se liší od té v aplikaci Outlook? Zde jsou její hlavní body:

• Kampaně sloučení pošty můžete vytvářet a spouštět přímo v aplikaci Outlook. bez Wordu nebo jakoukoli jinou aplikaci.
• Můžete přidat přílohy a obrázky do sloučení pošty.
• Pomocí vestavěných funkcí můžete vytvářet robustní a krásné návrhy. šablony pro sloučení pošty nebo vlastní, založené na HTML.
• Hromadnou korespondenci můžete přizpůsobit pomocí libovolného vlastní pole pro sloučení .
• Vzhledem k souboru adaptivní rozvržení , budou vaše zprávy vypadat skvěle v jakémkoli e-mailovém klientovi, ať už je to Outlook pro Windows, Gmail nebo Apple Mail.
• Sloučení pošty lze spustit v jakákoli aplikace aplikace Outlook : pro Windows, pro Mac a Outlook Online.

Říká se, že pohled je lepší než tisíc slov, tak se pojďme podívat v akci :)

1. Vytvořte seznam adresátů v tabulce aplikace Excel

Váš distribuční seznam je tabulka aplikace Excel, která obsahuje e-mailové adresy příjemců a osobní údaje pro slučovací pole.

• Sešit musí být uložen ve službě OneDrive.
• Všechna data musí být v tabulce aplikace Excel.
• E-mailové adresy by měly být umístěny v nejlevějším sloupci s názvem E-mail .

Zde je tabulka aplikace Excel, kterou použijeme pro tento příklad:

2. Vytvoření šablony pro sloučení pošty

Chcete-li vytvořit šablonu pro sloučení pošty, musíte provést následující kroky:

1. V podokně Sdílené e-mailové šablony klikněte pravým tlačítkem myši na některou ze složek šablon a vyberte možnost Nová šablona Mail Merge z kontextové nabídky:

   

2. Vyberte si jedno z připravených rozložení nebo klikněte na tlačítko Vlastní HTML vložit vlastní šablonu a pak kliknout na tlačítko Další :

   

3. Vyberte si preferované barevné téma a klikněte na Dokončení :

   

4. Šablona pro sloučení pošty je připravena k použití - stačí nahradit zástupné texty, obrázky a hypertextové odkazy skutečnými.

Tip: Při kopírování z jiného zdroje použijte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + V pro vložení textu bez formátování.

3. Přizpůsobte si šablonu e-mailu pomocí slučovacích polí

Personalizace e-mailů se provádí pomocí ~%MergeField V našich online dokumentech naleznete podrobný návod k použití. Zde vám pouze ukážu výsledek:

Jak vidíte, vložili jsme dvě slučovací pole: Křestní jméno a Odkaz . První je zřejmý - čerpá informace z databáze Křestní jméno sloupec pro oslovení každého kontaktu jménem. Druhý sloupec je mnohem zajímavější - vytváří individuální odkaz pro každého příjemce na základě adresy webové stránky ve složce Odkaz Protože nechceme pouze vložit url adresu konkrétního kontaktu, ale chceme z ní vytvořit krásný hypertextový odkaz, přepneme se do prohlížeče HTML a makro umístíme do sloupce href přívlastek jako tento:

plán předplatného

Tip. přidat přílohu do sloučení pošty, použijte jednu z možností. ~%Připojit Úplný seznam dostupných maker naleznete zde.

4. Jak nastavit kampaň sloučení pošty v aplikaci Outlook

Nastavení kampaně pro sloučení pošty je hračka - stačí dát všechny části dohromady:

1. Pojmenujte svou novou kampaň.
2. Zadejte text pro Předmět linka.
3. Volitelně zadejte e-mailovou adresu pro odpovědi.
4. Importujte svůj seznam adresátů.
5. Vyberte si šablonu e-mailu.
6. Hromadné odesílání e-mailů můžete naplánovat na pozdější datum nebo začít okamžitě.

A je to! Když se vaše personalizované hromadné rozesílky odešlou, můžete si být naprosto jisti, že každý e-mail bude vypadat dobře v jakékoli aplikaci e-mailového klienta, ve které ho příjemce otevře (samozřejmě pokud jste použili naše adaptivní rozvržení).

Outlook Mail Merge e-mailové limity

V samotném Outlooku není maximální počet příjemců omezen. V Office 365 a Outlook.com však takové omezení existuje.

Outlook 365

• 10 000 příjemců denně
• 30 e-mailů za minutu

Další podrobnosti naleznete v části Omezení příjmu a odesílání v Microsoft 365.

Outlook.com

U bezplatných účtů se omezení liší v závislosti na historii používání.

Pro předplatitele služby Microsoft 365 platí tato omezení:

• 5 000 příjemců denně
• 1 000 příjemců denně, kteří nejsou v příbuzenském vztahu (tj. někdo, komu jste nikdy předtím neposlali e-mail).

Další podrobnosti naleznete v části Odesílání limitů v aplikaci Outlook.com.

Kromě toho jsou limity počtu odchozích zpráv nastaveny pomocí Internet a poskytovatelé e-mailových služeb Před provedením sloučení pošty si proto u správce pošty nebo poskytovatele internetových služeb ověřte, kolik e-mailů smíte denně a během jedné hodiny odeslat. Obecně je nepravděpodobné, že byste se dostali do problémů, pokud nepřekročíte 500 zpráv denně.

To je návod na sloučení pošty v Outlooku. Děkuji vám za přečtení a těším se na vás na našem blogu příští týden!