اس ٹیوٹوریل میں، ہمارے پاس آؤٹ لک 365، آؤٹ لک 2021، آؤٹ لک 2019، آؤٹ لک 2016 اور اس سے پہلے کے میل میل میں انضمام کے طریقہ پر گہرائی سے نظر آئے گی۔

جب بھی آپ کو متعدد وصول کنندگان کو ذاتی نوعیت کی ای میلز بھیجنے کی ضرورت ہو، میل انضمام ایک حقیقی وقت بچانے والا ہے۔ یہ کاروباری اپ ڈیٹس، سیزن کی مبارکبادیں، اور اس طرح کی دیگر چیزوں کو بھیجنے کے لیے بہت اچھا کام کرتا ہے، تاکہ ہر وصول کنندہ کو ان کی اپنی معلومات کے ساتھ ایک ذاتی ای میل ملے، یہ جانے بغیر کہ یہ پیغام کس کو بھیجا گیا ہے۔

چند ایسے ہیں آؤٹ لک میں میل ضم کرنے کے طریقے، اور ہم ہر طریقہ کو قریب سے دیکھنے جا رہے ہیں۔

میل مرج کیا ہے؟

میل مرج ڈیٹا بیس، اسپریڈشیٹ، یا دیگر ساختی فائل سے ڈیٹا لے کر ہر وصول کنندہ کے لیے تیار کردہ بڑے پیمانے پر ای میلز بنانے کا ایک عمل ہے۔

بنیادی طور پر، آپ اپنے پیغام کی ٹیمپلیٹ تیار کرتے ہیں جہاں مناسب ہو پلیس ہولڈرز ڈالتے ہیں، اور میل انضمام سے وصول کنندہ کی تفصیلات (جیسے نام، ای میل ایڈریس وغیرہ) کسی سورس فائل سے اور انہیں پلیس ہولڈرز کی جگہ ای میل میں داخل کرتا ہے۔ پیغام ان کے مخصوص خدشات کو دور کرتا ہے، اور آپ بہتر منگنی کی شرح سے لطف اندوز ہوتے ہیں ؛)

آؤٹ لک میں میل انضمام کیسے کریں

اگر تمام وہ لوگ جن سے آپ خطاب کرنا چاہتے ہیں وہ پہلے سے ہی آپ کے آؤٹ لک رابطے کے فولڈر میں موجود ہیں، آپ آؤٹ لک سے براہ راست میل انضمام کر سکتے ہیں۔ سہولت کے لئے،میل۔

وہ کہتے ہیں کہ ایک نظر بہتر ہے۔ ایک ہزار الفاظ سے زیادہ، تو آئیے اسے عمل میں دیکھیں :)

1۔ ایکسل شیٹ میں میلنگ لسٹ بنائیں

آپ کی ڈسٹری بیوشن لسٹ ایک ایکسل ٹیبل ہے جس میں وصول کنندگان کے ای میل ایڈریس اور انضمام والے فیلڈز کے لیے ذاتی ڈیٹا ہوتا ہے۔

• ورک بک کو OneDrive میں اسٹور کیا جانا چاہیے۔ .
• تمام ڈیٹا ایکسل ٹیبل کے اندر ہونا چاہیے۔
• ای میل ایڈریس کو سب سے بائیں کالم میں رکھا جانا چاہیے، جس کا نام ای میل ہے۔

2۔ میل مرج ٹیمپلیٹ بنائیں

میل انضمام ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے، آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے:

1. مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس پین پر، اپنے کسی بھی ٹیمپلیٹ فولڈر پر دائیں کلک کریں۔ ، اور پھر سیاق و سباق کے مینو سے نئے میل مرج ٹیمپلیٹ کو منتخب کریں:

   

2. ڈبہ بند لے آؤٹ میں سے ایک کو منتخب کریں یا اپنی مرضی کے مطابق HTML پر کلک کریں۔ اپنی ٹیمپلیٹ پیسٹ کرنے کے لیے، اور پھر اگلا :

   

3. اپنی پسندیدہ رنگ تھیم منتخب کریں اور ختم :

   پر کلک کریں۔

4. ایک میل مرج ٹیمپلیٹ آپ کے استعمال کے لیے تیار ہے - بس پلیس ہولڈر ٹیکسٹس، امیجز اور ہائپر لنکس کو حقیقی سے بدل دیں۔

ٹپ۔ کسی دوسرے ذریعہ سے کاپی کرتے وقت، بغیر فارمیٹنگ کے متن کو پیسٹ کرنے کے لیے Ctrl + Shift + V شارٹ کٹ استعمال کریں۔

3۔ اپنے ای میل ٹیمپلیٹ کو ذاتی بنائیںمرج فیلڈز کا استعمال کرتے ہوئے

ای میل پرسنلائزیشن ~%MergeField میکرو کی مدد سے کی جاتی ہے۔ ہماری آن لائن دستاویزات میں، آپ اسے استعمال کرنے کے طریقے کے بارے میں تفصیلی ہدایات حاصل کر سکتے ہیں۔ یہاں، میں آپ کو صرف نتیجہ دکھاؤں گا:

جیسا کہ آپ دیکھ رہے ہیں، ہم نے دو انضمام والے فیلڈز داخل کیے ہیں: پہلا نام اور لنک ۔ پہلا واضح ہے - یہ ہر رابطے کو نام سے ایڈریس کرنے کے لیے پہلا نام کالم سے معلومات کھینچتا ہے۔ دوسرا بہت زیادہ دلچسپ ہے - یہ Link کالم میں ویب صفحہ کے پتے کی بنیاد پر ہر وصول کنندہ کے لیے ایک انفرادی لنک بناتا ہے۔ کیونکہ ہم صرف رابطہ کے لیے مخصوص یو آر ایل داخل نہیں کرنا چاہتے بلکہ اسے ایک خوبصورت ہائپر لنک بنانا چاہتے ہیں، ہم ایچ ٹی ایم ایل ویور پر سوئچ کرتے ہیں اور میکرو کو href انتساب کے اندر اس طرح رکھتے ہیں:

subscription plan

ٹپ۔ اپنے میل انضمام میں اٹیچمنٹ شامل کرنے کے لیے، ~%Attch میکرو میں سے ایک استعمال کریں۔ دستیاب میکروز کی مکمل فہرست یہاں ہے۔

4۔ آؤٹ لک میں میل انضمام کی مہم کیسے ترتیب دی جائے

میل انضمام کی مہم کو ترتیب دینا کیک کا ایک ٹکڑا ہے - آپ صرف تمام ٹکڑوں کو ایک ساتھ رکھیں:

1. اپنی نئی مہم کو نام دیں۔
2. موضوع لائن کے لیے متن ٹائپ کریں۔
3. اختیاری طور پر، جوابات کے لیے ای میل ایڈریس کی وضاحت کریں۔
4. اپنی میلنگ لسٹ درآمد کریں۔
5. ایک ای میل ٹیمپلیٹ منتخب کریں۔
6. بعد کی تاریخ کے لیے بڑی تعداد میں ای میل بھیجنے کا شیڈول بنائیں یا فوری طور پر شروع کریں۔

بس! کبآپ کی ذاتی نوعیت کی بڑے پیمانے پر میلنگ ختم ہو جاتی ہے، آپ کو پورا یقین ہو سکتا ہے کہ وصول کنندہ جس بھی ای میل کلائنٹ ایپ کو کھولے گا اس میں ہر ای میل اچھی لگے گی (یقیناً، اگر آپ نے ہماری موافقت پذیر ترتیب استعمال کی ہے)۔

Outlook Mail Merge ای میل کی حدیں

خود آؤٹ لک میں، وصول کنندگان کی زیادہ سے زیادہ تعداد کی کوئی حد نہیں ہے۔ تاہم، ایسی حدیں Office 365 اور Outlook.com میں موجود ہیں۔

Outlook 365

• 10,000 وصول کنندگان فی دن
• 30 ای میلز فی منٹ

مزید تفصیلات کے لیے، Microsoft 365 وصول کرنے اور بھیجنے کی حدود دیکھیں۔

Outlook.com

مفت اکاؤنٹس کے لیے، حدود مختلف ہوتی ہیں استعمال کی سرگزشت۔

Microsoft 365 سبسکرائبرز کے لیے، پابندیاں یہ ہیں:

• 5,000 یومیہ وصول کنندگان
• 1,000 روزانہ نان ریلیشن شپ وصول کنندگان (یعنی کوئی ایسا شخص جسے آپ نے کبھی ای میل نہیں کیا ہو) پہلے)

مزید تفصیلات کے لیے، براہ کرم Outlook.com میں بھیجنے کی حدیں دیکھیں۔

اس کے علاوہ، باہر جانے والے پیغامات کی تعداد کی حدیں انٹرنیٹ اور ای میل سروس فراہم کرنے والے سپیم کو کم کرنے اور ای میل سرورز کی اوورلوڈنگ کو روکنے کے لیے۔ لہذا، میل انضمام کرنے سے پہلے، اپنے میل ایڈمن یا انٹرنیٹ سروس پرووائیڈر سے اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو روزانہ اور ایک گھنٹے کے اندر کتنی ای میلز بھیجنے کی اجازت ہے۔ عام طور پر، جب تک آپ روزانہ 500 پیغامات سے کم رہیں گے آپ کو کسی بھی مسئلے کا سامنا کرنے کا امکان نہیں ہے۔

اس طرح آؤٹ لک میں میل میل کرنے کا طریقہ ہے۔ میں پڑھنے اور دیکھنے کے لئے آپ کا شکریہاگلے ہفتے آپ کو ہمارے بلاگ پر دیکھنے کا منتظر!

مرحلہ 1. اپنے آؤٹ لک رابطوں کو منتخب کریں

سب سے پہلے، آپ کو یہ منتخب کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ اپنے کن کنٹیکٹس کو ای میل بھیجیں۔ اس کے لیے، اپنے آؤٹ لک رابطے پر جائیں (CTRL + 3 شارٹ کٹ آپ کو فوراً وہاں لے جائے گا)، بائیں پین پر مطلوبہ فولڈر منتخب کریں، اور پھر دلچسپی رکھنے والے لوگوں کو چنیں۔

مفید نکات:

• انضمام میں استعمال ہونے والے فیلڈز کو بصری طور پر دیکھنے کے لیے ، فون یا فہرست منظر کو منتخب کریں۔ ہوم ٹیب پر، موجودہ منظر گروپ میں۔
• آپ رابطوں کو ترتیب دے سکتے ہیں بذریعہ زمرہ ، <1 انتظام گروپ میں دیکھیں ٹیب پر متعلقہ بٹن پر کلک کرکے مقام کمپنی۔
• صرف <8 کے لیے متعلقہ رابطے نظر آنے کے لیے ، کمپنی، ملک یا زمرہ کی بنیاد پر تلاش کریں۔
• Outlook رابطوں میں کل 92 فیلڈز ہوتے ہیں، جن میں سے اکثر خالی ہیں۔ میل کے انضمام کو آسان بنانے کے لیے، آپ صرف متعلقہ فیلڈز ڈسپلے کر سکتے ہیں ، اور پھر انضمام کے لیے موجودہ منظر میں موجود فیلڈز کو استعمال کر سکتے ہیں۔
• سے غیر متعلقہ کالموں کو ہٹانے کے لیے دیکھیں، کالم کے نام پر دائیں کلک کریں، اور پھر اس کالم کو ہٹائیں پر کلک کریں۔
• موجودہ منظر میں مزید کالم شامل کرنے کے لیے، کسی بھی کالم کے نام پر دائیں کلک کریں، دیکھیں ترتیبات > کالم… پر کلک کریں۔

نیچے کا اسکرین شاٹ آؤٹ لک رابطوں کو زمرہ کے لحاظ سے گروپ میں دکھاتا ہے، اس کے ساتھ کاروباری زمرہ کے رابطے منتخب کیے گئے:

مرحلہ 2. آؤٹ لک میں میل انضمام شروع کریں

منتخب رابطوں کے ساتھ، جائیں Home ٹیب > Actions گروپ، اور میل مرج بٹن پر کلک کریں۔

مرحلہ 3۔ سیٹ کریں آؤٹ لک میں اپ میل ضم کریں

میل روابط ڈائیلاگ باکس میں، وہ اختیارات منتخب کریں جو آپ کے لیے بہترین کام کرتے ہیں۔

رابطے کے تحت، منتخب کریں مندرجہ ذیل میں سے ایک:

• موجودہ منظر میں تمام رابطے - اگر آپ نے اپنے منظر کو فلٹر کیا ہے تاکہ صرف ہدف والے رابطے ہی نظر آئیں۔
• صرف منتخب رابطے - اگر آپ نے وہ رابطے منتخب کیے ہیں جن کو آپ ای میل کرنا چاہتے ہیں۔

ضم کرنے کے لیے فیلڈز کے تحت، یا تو منتخب کریں:

دستاویز فائل کے تحت، یا تو منتخب کریں:

• نئی دستاویز - شروع سے دستاویز کی فائل بنانے کے لیے۔
• موجودہ دستاویز - موجودہ دستاویز کو براؤز کرنے کے لیے جسے آپ انضمام کے لیے استعمال کرنا چاہتے ہیں۔

کانٹیکٹ ڈیٹا فائل کے تحت، اگر آپ منتخب کنٹیکٹس اور فیلڈز کو مستقبل کے استعمال کے لیے محفوظ کرنا چاہتے ہیں تو مستقل فائل چیک باکس کو منتخب کریں۔ کوما سے محدود کردہ ڈیٹا کو ورڈ دستاویز (*.doc) میں محفوظ کیا جائے گا۔

کنفیگر کریں اختیارات کو ضم کریں اس طرح:

• دستاویز کی قسم کے لیے، فارم لیٹرز کو منتخب کریں۔
• <1 کے لیے> میں ضم کریں، ای میل کو منتخب کریں۔
• پیغام کے موضوع کی لائن کے لیے، جو مضمون آپ کو مناسب لگے اسے ٹائپ کریں (آپ بعد میں اس میں ترمیم کر سکیں گے)۔

یہاں ہمارے نمونہ میل انضمام کی ترتیبات ہیں:

نوٹ۔ اگر آپ نے موجودہ منظر کے آپشن میں رابطہ فیلڈز کو منتخب کیا ہے، تو یقینی بنائیں کہ انضمام کے لیے بنائے گئے تمام فیلڈز (بشمول ای میل فیلڈ!) موجودہ منظر میں دکھائے گئے ہیں۔

مکمل ہونے پر، ٹھیک ہے پر کلک کریں۔ اس سے ورڈ میں میل انضمام کی دستاویز کھل جائے گی۔

مرحلہ 4۔ ورڈ میں میل انضمام کی دستاویز بنائیں

عام طور پر، دستاویز ورڈ میں میلنگز کے منتخب کردہ ٹیب کے ساتھ کھلتی ہے، آپ کے لیے مرج فیلڈز کو منتخب کرنے کے لیے تیار ہیں۔ آپ ان کے بارے میں ایسے پلیس ہولڈرز کے طور پر سوچ سکتے ہیں جو Word کو بتائیں گے کہ ذاتی تفصیلات کہاں داخل کرنی ہیں۔

دستاویز میں انضمام کی فیلڈ شامل کرنے کے لیے، ان بٹنوں میں سے ایک کو لکھیں & فیلڈز داخل کریں گروپ:

ایک گریٹنگ داخل کریں

جیسا کہ تمام اچھی بات چیت سلام سے شروع ہوتی ہے، اس لیے آپ کو پہلے اس میں شامل کرنے کی ضرورت ہے۔ جگہ لہذا، ربن پر گریٹنگ لائن بٹن پر کلک کریں اور اپنے ای میل کے لیے مطلوبہ گریٹنگ فارمیٹ منتخب کریں۔ مزید برآں، مخصوص وصول کنندہ کے لیے کوئی معلومات نہ ملنے پر کون سا سلام استعمال کرنا ہے۔

ٹھیک ہے پر کلک کریں، اور آپ کے پاس «گریٹنگ لائن» ہوگی۔دستاویز میں پلیس ہولڈر داخل کیا گیا۔

مفید تجاویز:

• پہلے سے طے شدہ " Dear " کے بجائے، آپ ٹائپ کر سکتے ہیں۔ کوئی بھی سلام جو آپ کو پسند ہو جیسے " Hello ، " Hey "، وغیرہ۔
• Preview کے تحت، اگلا<2 پر کلک کریں۔> / پچھلا بٹن یہ دیکھنے کے لیے کہ گریٹنگ لائن ہر وصول کنندہ کے لیے کیسی نظر آئے گی۔
• اگر گریٹنگ لائن میں معلومات غلط ہے تو، Match Fields بٹن پر کلک کریں۔ صحیح فیلڈ کی شناخت کے لیے۔
• اسی طرح کے انداز میں، اگر ضرورت ہو تو آپ ایڈریس بلاک شامل کر سکتے ہیں۔

پیغام کا متن ٹائپ کریں

گریٹنگ لائن کے بعد، اپنی دستاویز میں ایک نئی لائن شروع کرنے کے لیے Enter دبائیں اور اپنے پیغام کا متن ٹائپ کریں۔ آخر میں ایک دستخط شامل کرنا یاد رکھیں، کیونکہ آپ کا ڈیفالٹ آؤٹ لک دستخط داخل نہیں کیا جائے گا۔

انضمام کی فیلڈز داخل کریں

کسی پیغام میں دیگر ذاتی تفصیلات شامل کرنے کے لیے، جہاں مناسب ہو متعلقہ انضمام والے فیلڈز داخل کریں۔ طریقہ یہ ہے:

1. کرسر کو بالکل اسی جگہ رکھیں جہاں آپ مخصوص معلومات داخل کرنا چاہتے ہیں۔
2. ربن پر مرج فیلڈ داخل کریں بٹن پر کلک کریں۔
3. پاپ اپ ہونے والے ڈائیلاگ باکس میں، مطلوبہ فیلڈ کو منتخب کریں، اور داخل کریں پر کلک کریں۔ .
4. تمام فیلڈز داخل کرنے کے بعد، ڈائیلاگ باکس کو بند کرنے کے لیے Close پر کلک کریں۔

مثال کے طور پر، ہم ایک موبائل فون شامل کر رہے ہیں:

جب سب کچھ ہوجائے تو، آپ کی حتمی دستاویز کچھ اس طرح نظر آسکتی ہے:

24>

ٹپ۔ اگرکچھ اہم فیلڈز Insert Merge Field ڈائیلاگ باکس میں غائب ہیں، حالانکہ آپ کو یقین ہے کہ آپ نے رابطوں کو بالکل آؤٹ لک میں ترتیب دیا ہے، پہلے اپنے آؤٹ لک رابطوں کو ایکسل میں ایکسپورٹ کرنے کی کوشش کریں، اور پھر ایکسل شیٹ کو بطور ڈیٹا استعمال کریں۔ ذریعہ. افسوس کے ساتھ، آپ کبھی نہیں جانتے کہ آؤٹ لک کے اندر کیا ہو رہا ہے :(

مرحلہ 5. میل انضمام کے نتائج کا جائزہ لیں

اپنی ذاتی میلنگ بھیجنے سے پہلے، یہ یقینی بنانے کے لیے نتائج کا جائزہ لینا اچھا خیال ہے ہر ای میل کا مواد ٹھیک ہے۔ اسے مکمل کرنے کے لیے، میلنگز ٹیب پر پریویو نتائج بٹن پر کلک کریں، اور پھر تمام ای میلز دیکھنے کے لیے تیر والے بٹن کا استعمال کریں۔

OK پر کلک کرنے سے آؤٹ باکس فولڈر میں ای میل بھیجی جاتی ہے۔ بھیجنا اس کی بنیاد پر انجام دیا جائے گا۔ آپ کی موجودہ سیٹنگیں: فوراً منسلک ہونے پر یا ہر N منٹ۔

ٹپ۔ اگر آپ اٹیچمنٹ کے ساتھ آؤٹ لک میل مرج تلاش کر رہے ہیں، تو شیئرڈ ای میل ٹیمپلیٹس ٹول آزمائیں جس میں یہ اور بہت سے دوسرے شامل ہیں۔مفید خصوصیات. 6 حتمی نتیجہ بالکل ویسا ہی ہوگا جیسا کہ آؤٹ لک سے شروع کیا گیا تھا۔

ورڈ میں، میل انضمام دو طریقوں سے کیا جا سکتا ہے: میل مرج وزرڈ یا ربن پر مساوی اختیارات کا استعمال کرکے۔ اگر آپ پہلی بار انضمام کرتے ہیں، تو مددگار کی رہنمائی کام آ سکتی ہے، لہذا ہم اسے استعمال کرنے جا رہے ہیں۔

1. ورڈ میں، ایک نئی دستاویز بنائیں۔ آپ اپنے پیغام کا متن ابھی ٹائپ کر سکتے ہیں یا خالی دستاویز کے ساتھ جاری رکھ سکتے ہیں۔
2. میل مرج وزرڈ کو شروع کریں۔ اس کے لیے، Mailings ٹیب پر جائیں، اور Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard پر کلک کریں۔

ایکسل ڈیٹا سورس سے میل انضمام کیسے کریں

اگر میل انضمام کی معلومات کو اس سے باہر محفوظ کیا جاتا ہے۔ آؤٹ لک، ورڈ میں میل انضمام کرتے وقت آپ ایکسل ورک شیٹ یا ایکسیس ڈیٹا بیس کو ڈیٹا سورس کے طور پر استعمال کر سکتے ہیں۔ دیاقدامات بالکل وہی ہوں گے جیسے اوپر کی مثال میں۔ فرق صرف میل مرج وزرڈ کا مرحلہ 4 ہے، جہاں آپ موجودہ فہرست استعمال کریں اختیار منتخب کرتے ہیں، اور پھر اپنی ایکسل فائل کو براؤز کریں۔

اس مثال کے لیے، درج ذیل ایکسل شیٹ استعمال کی جاتی ہے:

نتیجے میں، آپ کو یہ ذاتی پیغام ملتا ہے:

اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ کو مزید تفصیلی ہدایات کی ضرورت ہے، تو براہ کرم یہ اینڈ ٹو اینڈ ٹیوٹوریل دیکھیں: ایکسل سے ورڈ میں میل مرج کیسے کریں۔

آؤٹ لک میل مرج ایڈ ان پرسنلائزڈ ماس میلنگ کے لیے

اگر آپ اپنے ذاتی آؤٹ لک میل باکس سے اپنی مرضی کے مطابق بلک ای میل مہمات بھیجنے کا طریقہ تلاش کر رہے ہیں، تو آپ یقینی طور پر ہمارے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کے ساتھ شامل بالکل نئے میل مرج فیچر کی تعریف کریں گے۔ یہ آؤٹ لک سے کیسے مختلف ہے؟ یہاں اہم نکات ہیں:

• آپ آؤٹ لک بغیر ورڈ یا کسی اور ایپلیکیشن کے براہ راست میل انضمام کی مہمیں بنا اور چلا سکتے ہیں۔
• آپ <8 شامل کر سکتے ہیں۔ آپ کے میل کے ساتھ منسلکات اور تصاویر ۔ پر مبنی۔
• آپ کسی بھی حسب ضرورت ضم فیلڈز کے ساتھ اپنی ماس میلنگ کو ذاتی بناسکتے ہیں۔
>
• انکولی ترتیب کے سیٹ کی وجہ سے، آپ کے پیغامات کسی بھی ای میل کلائنٹ میں بہت اچھے لگتے ہیں، چاہے وہ ونڈوز، جی میل، یا ایپل کے لیے آؤٹ لک ہو۔