Mục lục
Bài viết giải thích cách xuất các tệp PDF khác nhau sang Excel theo cách thủ công hoặc sử dụng trình chuyển đổi trực tuyến miễn phí và cách chọn phương thức chuyển đổi phù hợp nhất cho một loại tệp nhất định.
PDF định dạng cho phép trình bày tài liệu độc lập với phần mềm, phần cứng hoặc hệ điều hành của người dùng đã trở thành tiêu chuẩn trên thực tế để trao đổi tệp điện tử.
Nếu bạn yêu cầu ai đó cung cấp một số thông tin và nếu ai đó có ý tốt cá nhân, rất có thể bạn sẽ nhận được tài liệu PDF được định dạng gọn gàng với dữ liệu được yêu cầu kèm theo bảng, đồ họa và sơ đồ để bạn xem xét.
Tuy nhiên, các tệp PDF chỉ nhằm mục đích xem dữ liệu chứ không phải để thao tác nó. Vì vậy, nếu nhiệm vụ của bạn liên quan đến việc sắp xếp lại dữ liệu để phân tích thêm, bạn sẽ phải sửa lỗi người gửi thư cho một tệp khác hoặc chuyển đổi tài liệu PDF thành một số định dạng có thể chỉnh sửa. Và hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách nhập tệp từ PDF sang Excel chỉ trong vài phút.
Chọn phương pháp phù hợp để chuyển đổi PDF sang Excel
Chọn phương pháp phương pháp thích hợp để chuyển đổi một tệp PDF nhất định sang Excel tùy thuộc vào cách tài liệu PDF này hoặc tài liệu PDF đó được tạo. Ai đó có thể nghĩ rằng tất cả các tệp PDF về cơ bản đều giống nhau. Nhưng trên thực tế, chúng không phải như vậy.
Nếu tài liệu PDF được lấy từ nguồn điện tử chẳng hạn như tài liệu Word hoặc bảng tính Excel,một cột (cột A), làm phức tạp đáng kể thao tác tiếp theo và phân tích dữ liệu. Ngay cả một số tệp PDF trực tuyến miễn phí được chuyển đổi cũng tạo ra kết quả tốt hơn - thật xấu hổ cho Adobe!
Ưu điểm : Đầu tiên và quan trọng nhất - kết quả rất nhanh và dễ sử dụng; đối với các bảng đơn giản có cấu trúc rõ ràng - chuyển đổi gọn gàng và chính xác với rất ít thao tác cần thiết.
Nhược điểm : Chi phí cao, kết quả kém khi chuyển đổi các tài liệu PDF phức tạp.
Chuyển đổi PDF sang Excel bằng Able2Extract PDF Converter 9
Able2Extract là một tên tuổi lớn khác trong ngành, đã có mặt trên thị trường hơn 10 năm. Giá của chúng tương đương với Adobe Acrobat Pro và các tính năng cũng vậy.
Able2Extract có thể chuyển nội dung PDF sang nhiều định dạng khác nhau, từ Excel, Word, PowerPoint đến Publisher và AutoCAD. Tùy chọn Nhận dạng ký tự quang học (OCR) cũng khả dụng.
Và bây giờ, hãy xem cách trình chuyển đổi này sẽ đối phó với Công cụ lập kế hoạch quà tặng của chúng tôi, công cụ đã trở thành trở ngại đối với hầu hết các trình chuyển đổi PDF trực tuyến cũng như cho phần mềm Adobe.
Để chuyển đổi PDF của bạn thành tệp Excel có thể chỉnh sửa, hãy làm theo các bước sau:
- Mở tài liệu PDF muốn xuất sang Excel. Trình chuyển đổi thực sự sẽ cung cấp cho bạn gợi ý bắt đầu từ đâu.
- Chọn dữ liệu PDF để chuyển đổi. Đây có thể là toàn bộ tài liệu, một số trang nhất định,tất cả dữ liệu trên trang hiện tại hoặc chỉ dữ liệu đã chọn. Bạn có thể thực hiện lựa chọn bằng cách kéo con trỏ chuột, từ trình đơn Chỉnh sửa hoặc bằng cách sử dụng các tùy chọn Lựa chọn nhanh trên thanh công cụ:
- Chọn Excel làm định dạng chuyển đổi bằng cách nhấp vào nút Excel trên thanh công cụ hoặc chọn Chuyển sang Excel từ menu Chỉnh sửa . Sau khi thực hiện việc này, bạn sẽ được lựa chọn các tùy chọn chuyển đổi Tự động và Tùy chỉnh .
Tôi chọn Tự động vì tôi muốn có kết quả nhanh chóng. Nếu bạn muốn chỉ định giao diện của bảng trong Excel, bạn có thể sử dụng Tùy chỉnh . Khi bạn nhấp vào nút Xác định trong Tùy chỉnh , một ngăn mới sẽ xuất hiện từ đó bạn có thể bắt đầu điều chỉnh các bảng của mình và các thay đổi sẽ được phản ánh ngay lập tức trong phần xem trước.
Những gì bạn thấy bên dưới là kết quả của chuyển đổi tự động, vượt trội hơn nhiều so với những gì Adobe Acrobat XI Pro tạo ra!
Nếu bạn muốn dùng thử Able2Extract, bạn có thể tải xuống phiên bản đánh giá tại đây hoặc có thể kiểm tra giá của chúng trước :)
Ưu điểm : Chuyển đổi PDF sang Excel nhanh chóng và chính xác; màu gốc, định dạng và phông chữ được giữ nguyên; khả năng tùy chỉnh tài liệu trước khi chuyển đổi; Khả năng OCR cho các tệp PDF được quét.
Nhược điểm : Đắt tiền.
Chuyển đổi PDF hình ảnh (được quét) sang Excel
Làđã lưu ý ở đầu bài viết này, có nhiều cách để tạo tệp PDF. Nếu tệp PDF của bạn được tạo bằng cách sử dụng máy quét hoặc thiết bị tương tự chụp "chụp nhanh" tài liệu rồi lưu trữ hình ảnh đó dưới dạng tệp PDF điện tử, phần mềm Nhận dạng ký tự quang học (OCR) đặc biệt bắt buộc. Chương trình OCR nhận dạng điện tử từng ký tự trong tài liệu được quét và chuyển đổi nó thành định dạng có thể chỉnh sửa mà bạn chọn, ví dụ:. Microsoft Excel.
Chất lượng của tài liệu đầu ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng hình ảnh tốt hay kém của tài liệu PDF nguồn, độ rõ của tất cả các ký tự, ngôn ngữ nước ngoài hoặc các ký hiệu đặc biệt được sử dụng trong văn bản, sự kết hợp của phông chữ, màu sắc và định dạng, v.v.
Vì việc nhận dạng ký tự quang học chuyển hình ảnh thành tệp dựa trên ký tự điện tử là một quá trình khá phức tạp nên hầu hết các chương trình OCR đều phải trả phí. Tuy nhiên, cũng tồn tại một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể giúp bạn xuất tài liệu PDF "hình ảnh" sang Excel.
Dịch vụ OCR trực tuyến miễn phí để chuyển đổi PDF sang Excel
Dịch vụ Nhận dạng ký tự quang học có sẵn tại www.onlineocr.net hỗ trợ 46 ngôn ngữ bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn và nhiều ngôn ngữ khác. Ngoài PDF, nó còn cho phép bạn trích xuất văn bản từ các hình ảnh JPG, BMP, TIFF và GIF và chuyển đổi chúng thành các tệp Excel (.xlxs), Word (.docx) hoặc văn bản thuần túy (.txt). Cáckích thước tệp tối đa được phép là 5 MB.
Tôi đã thử nghiệm dịch vụ này trên một số tài liệu PDF được quét bằng các ngôn ngữ khác nhau và thành thật mà nói, tôi rất ấn tượng với kết quả. Mặc dù định dạng ban đầu của tệp PDF đã bị mất nhưng hầu hết dữ liệu văn bản và số đã được nhận dạng và nhập chính xác vào Excel.
Nếu bạn muốn một thứ gì đó hơn là dịch vụ OCR miễn phí, bạn có thể cân nhắc dùng thử một trong các trình chuyển đổi PDF sang Excel OCR trả phí như PDF2XL OCR hoặc VeryPDF.
Và đương nhiên, nếu bạn có giấy phép của Adobe Acrobat XI Pro, bạn sẽ không cần bất kỳ công cụ hoặc dịch vụ nào khác, chỉ cần sử dụng " Chạy OCR nếu cần ", như được trình bày trong Xuất PDF sang Excel bằng Adobe Acrobat.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn chọn phương pháp hoặc công cụ để chuyển đổi PDF sang Excel phù hợp nhất cho nhu cầu của mình. nhu cầu và loại dữ liệu được nhập. Nếu bạn đang tìm kiếm điều ngược lại, bạn có thể tìm thấy giải pháp trong bài đăng này - Xuất tệp Excel sang PDF. Cảm ơn bạn đã đọc!
nó chứa các ký tự văn bản mà các ứng dụng Microsoft Office cũng như các trình chuyển đổi PDF khác nhau có thể đọc và giải thích được. Nếu muốn nhập tệp PDF đó sang Excel, bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công hoặc sử dụng một số trình chuyển đổi PDF sang Excel của bên thứ ba hoặc phần mềm Adobe.Bạn cũng có thể tạo tệp PDF bằng cách quét một số tài liệu giấy hoặc bằng cách sử dụng một số thiết bị khác lấy hình ảnh của tài liệu rồi lưu trữ dưới dạng tệp PDF. Trong trường hợp này, PDF chỉ là một hình ảnh tĩnh và để xuất nó thành một trang tính Excel có thể chỉnh sửa, cần có phần mềm OCR đặc biệt.
Chuyển đổi PDF sang Excel qua Word
Thỉnh thoảng Chuyển đổi PDF sang Excel, bạn có thể không muốn mất công tìm kiếm một công cụ đặc biệt và thực hiện công việc với những gì bạn có trong tay, tức là bất kỳ trình xem PDF nào, Microsoft Excel và Word. Hãy nhớ rằng phương pháp này chỉ hoạt động đối với các tài liệu PDF được tạo bằng điện tử.
Tóm lại, quá trình chuyển đổi liên quan đến việc xuất dữ liệu thành tài liệu Word trước, sau đó sao chép dữ liệu đó sang sổ làm việc Excel. Các bước chi tiết như sau.
1. Sao chép bảng nguồn từ tệp PDF.
Mở tệp PDF trong Adobe Reader hoặc bất kỳ trình xem PDF nào khác, chọn bảng bạn muốn chuyển đổi sang Excel và nhấn Ctrl + C để sao chép bảng đó vào khay nhớ tạm.
2. Dán bảng vào tài liệu Word.
Mở tài liệu Word mới và dán dữ liệu đã sao chép bằng cách nhấnCtrl + V . Bạn sẽ nhận được nội dung tương tự như sau:
3. Chuyển đổi dữ liệu đã sao chép thành bảng (tùy chọn).
Nếu dữ liệu PDF của bạn được dán vào tài liệu Word dưới dạng bảng có cấu trúc phù hợp, như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, hãy bỏ qua bước này.
Nếu dữ liệu được chèn vào Word dưới dạng văn bản chứ không phải bảng, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu đó thành bảng theo một trong các cách sau:
- Cách nhanh chóng. Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu, chuyển sang tab Chèn và nhấp vào Bảng > Đặt bảng...
Đây nên chuyển đổi dữ liệu đã dán thành một bảng Word có định dạng kém nhưng có cấu trúc chính xác. - Còn lâu hơn nữa. Nếu cách nhanh không mang lại kết quả như mong đợi, hãy chọn tất cả dữ liệu và nhấp vào Chèn > Bảng >Chuyển đổi Văn bản thành Bảng… Hộp thoại sẽ xuất hiện và bạn chọn Khác trong Tách văn bản tại , nhấp vào hộp nhỏ bên cạnh, xóa nội dung ở đó, nhập khoảng trắng và nhấn OK .
4. Sao chép bảng từ Word sang Excel.
Trong tài liệu Microsoft Word, chọn tất cả dữ liệu ( Ctrl + A ), mở một trang tính Excel mới, chọn một ô bất kỳ (đây sẽ là ô ngoài cùng bên trái của bảng table) rồi nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu được sao chép từ Word.
5. Định dạng và chỉnh sửa bảng Excel.
Nếu bạn đang chuyển đổi một bảng nhỏ và đơn giản, bước này có thể không cần thiết. Tuy nhiên, từ kinh nghiệm của tôi, đó làmột trường hợp rất hiếm khi dữ liệu được xuất từ PDF sang Excel theo cách thủ công mà không cần bất kỳ thao tác nào khác. Thông thường, bạn sẽ cần thực hiện một số điều chỉnh để khôi phục bố cục và định dạng của bảng ban đầu. Ví dụ: bạn có thể cần xóa một số hàng trống hoặc thêm/xóa từng ô riêng lẻ để đảm bảo các cột được căn chỉnh chính xác.
Ưu điểm : Điểm "Pro" chính của phương pháp này là không cần có các công cụ đặc biệt, chỉ có trình xem PDF, Microsoft Word và Excel.
Khuyết điểm : Định dạng ban đầu bị mất, cần có các thao tác tiếp theo với dữ liệu đã chuyển đổi.
PDF sang Excel trực tuyến
Nếu bạn có tệp PDF lớn và được định dạng phức tạp, việc khôi phục định dạng và cấu trúc của từng bảng theo cách thủ công có thể khá mệt mỏi. Trong trường hợp này, nên giao nhiệm vụ cho một số trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến.
Mặc dù có rất nhiều trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến nhưng nguyên tắc hoạt động về cơ bản là giống nhau. Bạn tải tệp PDF lên trang web, chỉ định địa chỉ email của mình và tìm sổ làm việc Excel trong hộp thư đến ngay sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Một số trình chuyển đổi thậm chí không yêu cầu địa chỉ email và cho phép tải xuống hoặc mở tệp Excel đã chuyển đổi trực tiếp từ trang web.
Hầu hết các trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến đều có giới hạn hàng ngày hoặc hàng tháng đối với số lượng tệp được chuyển đổi bạn có thểchuyển đổi miễn phí. Một số dịch vụ cũng đặt giới hạn cho kích thước tệp. Bạn thường có thể loại bỏ những hạn chế này bằng cách đăng ký thuê bao trả phí.
Bây giờ chúng ta sẽ thử nghiệm một số trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến phổ biến và xem trình chuyển đổi nào tạo ra kết quả tốt nhất.
Và đây là tệp PDF gốc sẽ được chuyển thành một bảng tính Excel khả thi:
Nitro Cloud - trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến miễn phí
Đây là một trong các dịch vụ trực tuyến phổ biến nhất để chuyển đổi tệp PDF sang Microsoft Excel, Word và PowerPoint. Nitro Cloud cũng có thể thực hiện chuyển đổi theo hướng ngược lại, tức là từ PowerPoint, Word hoặc Excel sang PDF và chúng tôi đã xem xét nó trong bài viết trước - Chuyển đổi Excel sang PDF.
Nếu bạn có bất kỳ kinh nghiệm nào với trực tuyến các dịch vụ, bạn có thể nhận thấy rằng chúng được thiết kế theo cách giúp người dùng chuyển đổi dễ dàng và trực quan nhất có thể. Trình chuyển đổi Nitro PDF không phải là một ngoại lệ. Bạn chỉ cần chọn tệp nguồn, chỉ định định dạng tệp, nhập địa chỉ email của bạn và nhấp vào " Chuyển đổi ngay ".
Kết quả : Tệp Excel đã chuyển đổi sẽ đến hộp thư đến của bạn sau vài phút. Ví dụ: trang tính của tôi trông như thế này:
Nếu bạn so sánh nó với tệp PDF gốc, bạn sẽ nhận thấy rằng tiêu đề đẹp mắt đã biến mất, định dạng về cơ bản là méo mó, nhưng trongnói chung, bạn có thứ gì đó để làm việc.
Bên cạnh dịch vụ trực tuyến, Nitro còn có phiên bản máy tính để bàn của trình chuyển đổi PDF sang Excel và bản dùng thử 14 ngày có sẵn tại www.pdftoexcelonline.com.
Trình chuyển đổi PDF miễn phí
Trình chuyển đổi PDF trực tuyến có sẵn tại www.freepdfconvert.com cũng thực hiện nhiều loại chuyển đổi khác nhau, bao gồm PDF sang Excel, PDF sang Word, PDF sang PowerPoint, PDF sang hình ảnh và ngược lại.
Với trình chuyển đổi này, bạn có thể lấy tệp Excel đầu ra qua email hoặc tải xuống từ trang web.
Kết quả : Khi nói đến kết quả, thì... đó là một điều gì đó quá đáng!
Chỉ có 3 dòng từ tài liệu PDF gốc tồn tại sau quá trình chuyển đổi và tất nhiên những phần còn lại đó đã được gửi đến Thùng rác ngay lập tức. Công bằng mà nói thì trình chuyển đổi PDF sang Excel này xử lý tốt hơn nhiều với các bảng đơn giản hơn, nhưng với những hạn chế của nó - 10 lượt chuyển đổi mỗi tháng và độ trễ 30 phút để chuyển đổi một tệp khác - dù sao thì đây cũng không phải là lựa chọn của tôi.
Trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến của Cometdocs
Cũng như Nitro, Cometdocs cung cấp phiên bản máy tính để bàn và phiên bản trực tuyến của trình chuyển đổi PDF của họ, cả hai đều có sẵn tại www.pdftoexcel.org.
Dịch vụ miễn phí của họ sẽ khiến bạn phải chờ 30 phút thậm chí để chuyển đổi tài liệu đầu tiên, điều này tất nhiên là đáng thất vọng, nhưng có thể chấp nhận được nếu cuối cùng bạn sẽ nhận được một kết quả hoàn hảo.
Kết quả: Tôisẽ không nói rằng tệp Excel đầu ra là hoàn hảo. Định dạng chỉ là một bộ nhớ mơ hồ của tài liệu PDF gốc, một vài ô trống bổ sung xuất hiện, tuy nhiên, mục tiêu chính đã đạt được - dữ liệu PDF đã được chuyển thành một bảng tính Excel có thể chỉnh sửa.
Thêm một Trình chuyển đổi PDF trực tuyến
Như hầu hết các dịch vụ trực tuyến, trình chuyển đổi có tên rõ ràng và khiêm tốn PDFConverter.com có thể giúp bạn nhập nội dung của tệp PDF vào Excel, Word và PowerPoint. Sau khi chọn định dạng đầu ra mong muốn, bạn phải thực hiện 3 bước thông thường - chọn tệp để chuyển đổi, nhập địa chỉ email của bạn và nhấp vào nút Bắt đầu :
Phiên bản trả phí dành cho máy tính để bàn của trình chuyển đổi PDF này cũng có sẵn và bạn có thể tải xuống bản dùng thử 15 ngày tại đây.
Kết quả : Khá tốt. Trên thực tế, trang tính Excel mà họ gửi cho tôi qua email hoàn toàn giống với trang tính của Cometdocs, có thể cả hai dịch vụ đều sử dụng một thuật toán chuyển đổi giống nhau.
Nếu không có trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến nào ở trên đáp ứng được yêu cầu của bạn trong đầy đủ, bạn có thể tìm thấy nhiều hơn nữa trên web.
Phần mềm chuyển đổi PDF sang Excel trên máy tính để bàn
Nếu bạn phải thực hiện chuyển đổi PDF sang Excel một cách thường xuyên và nếu việc chuyển đổi nhanh chóng và chính xác các tài liệu PDF gốc thành các trang tính Excel được định dạng là điều bạn mong muốn sau đó, bạn có thể cân nhắc đầu tư vào phần mềm máy tính để bàn chuyên nghiệp.
Xuất PDFsang Excel bằng Adobe Acrobat XI Pro
Đầu tiên, đăng ký Adobe Acrobat Pro khá đắt (khoảng $25 mỗi tháng). Mặc dù vậy, mức giá này có thể hợp lý vì nó bao gồm vô số tính năng cho phép thực hiện tất cả các thao tác có thể có với tệp PDF, bao gồm cả khả năng nhập PDF vào Excel.
Quá trình chuyển đổi rất nhanh chóng và đơn giản:
- Mở tệp PDF trong Acrobat XI.
- Nhấp vào Công cụ > Chỉnh sửa nội dung > Xuất tệp sang... > Sổ làm việc Microsoft Excel .
Nếu bạn thích làm việc với menu chính hơn, hãy nhấp vào Tệp > Lưu dưới dạng khác... > Bảng tính > Sổ làm việc Microsoft Excel. Nếu ai đó vẫn sử dụng Excel 2003, hãy chọn Bảng tính XML 2003 để thay thế.
- Đặt tên cho Excel tập tin và chọn thư mục đích.
Nếu bạn có tài khoản Adobe, bạn có thể lưu tệp .xlsx đã chuyển đổi vào tài khoản đó bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ màu đen bên cạnh " Lưu vào tài khoản Trực tuyến " ở cuối cửa sổ.
Sau khi chọn thư mục, hãy nhấp vào nút Lưu để hoàn tất quá trình chuyển đổi hoặc Cài đặt để có thêm tùy chọn.
- Định cấu hình cài đặt.
Trong cửa sổ hộp thoại " Lưu dưới dạng Cài đặt XLSX ", bạn có các lựa chọn sau:
- Chuyển đổi tệp PDF dưới dạng một trang tính hoặc xuất từng trang sang một trang riêng trang tính.
- Sử dụng số thập phân và phần nghìn mặc địnhdấu phân cách (như được đặt trong cài đặt Khu vực của Windows) hoặc đặt các dấu phân tách khác nhau dành riêng cho tệp Excel này.
- Bật OCR (Nhận dạng ký tự quang học) nếu cần. Mặc dù tùy chọn này được chọn theo mặc định, nhưng nó đáng được chú ý đặc biệt nếu bạn đang chuyển đổi tài liệu PDF hình ảnh (được quét). Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm "Chạy OCR" được đánh dấu và chọn ngôn ngữ phù hợp bằng cách nhấp vào nút Đặt ngôn ngữ bên cạnh.
Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK.
Tệp Excel được chuyển đổi rất gần với tài liệu nguồn PDF. Như được minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bố cục tài liệu cũng như định dạng đã được chuyển đổi gần như hoàn hảo. Thiếu sót đáng chú ý duy nhất là một số số được xuất dưới dạng văn bản, được biểu thị bằng một hình tam giác nhỏ màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của ô. Bạn có thể khắc phục thiếu sót này trong vài giây - chỉ cần chọn tất cả các ô như vậy, nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô > Số .
Để công bằng, tôi đã sử dụng Acrobat Pro XI để chuyển đổi cùng một tệp PDF đã được cấp cho các trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến. Kết quả rất đáng thất vọng:
Giống như bạn trong ảnh chụp màn hình ở trên, một số số lẽ ra được liên kết với nhãn văn bản được chuyển lên đầu trang tính, một mục nhập văn bản bị mất. Nhưng điều quan trọng nhất là tất cả dữ liệu đã được xuất sang một
