В этом руководстве мы подробно рассмотрим, как объединить почту в Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 и более ранних версиях.

Если вам нужно отправить персонализированные электронные письма нескольким получателям, слияние писем поможет сэкономить время. Оно отлично подходит для рассылки обновлений деловой информации, поздравлений с сезоном и т.п., чтобы каждый получатель получил личное письмо со своей информацией, не зная, кому еще было отправлено это сообщение.

Существует несколько способов выполнить объединение писем в Outlook, и мы подробно рассмотрим каждый из них.

Что такое Mail Merge?

Объединение писем это процесс создания массовых электронных писем, предназначенных для каждого получателя, путем взятия данных из базы данных, электронной таблицы или другого структурированного файла.

По сути, вы подготавливаете шаблон сообщения, размещая в нем, где это необходимо, заполнители, а почтовое объединение извлекает данные получателя (такие как имя, адрес электронной почты и т.д.) из исходного файла и вставляет их в письмо на место заполнителей.

В итоге все довольны - получатели чувствуют себя уникальными и ценными, получая индивидуальное сообщение, касающееся их конкретных проблем, а вы наслаждаетесь улучшенным показателем вовлеченности ;)

Как выполнить объединение писем в Outlook

Если все люди, к которым вы хотите обратиться, уже находятся в папке "Контакты" Outlook, вы можете выполнить объединение писем прямо из Outlook. Для удобства мы разобьем весь процесс на 6 осмысленных шагов.

Шаг 1. Выберите контакты Outlook

Прежде всего, вам нужно выбрать, кому из ваших контактов отправить письмо. Для этого перейдите в Outlook Контакты (сочетание клавиш CTRL + 3 сразу же приведет вас туда), выберите нужную папку на левой панели, а затем выберите интересующих вас людей.

Полезные советы:

• На визуально видеть поля которые будут использоваться в объединении, выберите параметр Телефон или Список мнение о Главная во вкладке Текущий вид группа.
• Вы можете сортировать контакты по Категория , Компания или Местонахождение нажав соответствующую кнопку на Посмотреть вкладка в Аранжировка группа.
• Ибо только соответствующие контакты должны быть видны Выполните поиск по компании, стране или категории.
• Контакты Outlook содержат в общей сложности 92 поля, многие из которых пусты. Чтобы упростить объединение писем, вы можете отображать только соответствующие поля , а затем использовать поля текущего представления для слияния.
• На удалить неактуальные столбцы из режима просмотра, щелкните правой кнопкой мыши имя столбца, а затем щелкните Удалить эту колонну .
• На добавить дополнительные столбцы в текущем представлении, щелкните правой кнопкой мыши имя любого столбца, щелкните Просмотр настроек > Колонны... .

На скриншоте ниже показаны контакты Outlook, сгруппированные по категориям, с Бизнес выбранные контакты категории:

Шаг 2. Запустите объединение писем в Outlook

Выбрав контакты, перейдите в раздел Главная вкладка> Действия группу, и нажмите кнопку Слияние писем кнопка.

Шаг 3. Настройка объединения писем в Outlook

В Слияние контактов В диалоговом окне выберите наиболее подходящие для вас параметры.

Под Контакты Выберите один из следующих вариантов:

• Все контакты в текущем представлении - если вы отфильтровали представление так, чтобы были видны только целевые контакты.
• Только выбранные контакты - если вы выбрали контакты, которым хотите отправить электронную почту.

Под Поля для объединения выберите либо:

• Все поля контактов - если вы хотите, чтобы в объединении использовались все поля контактов.
• Поля контактов в текущем представлении - если вы настроили представление так, чтобы отображались только поля, которые будут включены в объединение.

Под Файл документа выберите либо:

• Новый документ - чтобы создать файл документа с нуля.
• Существующий документ - чтобы найти существующий документ, который вы хотите использовать для слияния.

Под Файл контактных данных , выберите Постоянный файл флажок, если вы хотите сохранить выбранные контакты и поля для дальнейшего использования. Данные, разделенные запятыми, будут сохранены в документе Word (*.doc).

Настроить Параметры слияния таким образом:

• Для Тип документа , выбрать Письма по форме .
• Для Слияние с , выберите Электронная почта .
• Для Тема сообщения Напечатайте тему, которую считаете нужной (позже вы сможете ее отредактировать).

Здесь приведены настройки для нашего образца слияния писем:

Примечание. Если вы выбрали Поля контактов в опции текущего представления Убедитесь, что все поля, предназначенные для слияния (включая Электронная почта поле!) отображаются в текущем представлении.

После этого нажмите OK Это откроет документ объединения писем в Word.

Шаг 4. Создание документа слияния писем в Word

Обычно документ открывается в Word с помощью команды Рассылки выбрана вкладка, готовая к тому, чтобы вы выбрали поля слияния Их можно рассматривать как своего рода заполнители, которые подскажут Word, куда вставить личные данные.

Чтобы добавить поле слияния в документ, используйте одну из этих кнопок в окне Запись и вставка полей группа:

Вставка приветствия

Поскольку все хорошее общение начинается с приветствия, именно его нужно добавить в первую очередь. Итак, нажмите кнопку Линия приветствия Кнопка на ленте и выберите нужный формат приветствия для вашего письма. Кроме того, укажите, какое приветствие использовать, если для конкретного получателя не найдена информация.

Нажмите OK и у вас будет "GreetingLine" вставляется в документ.

Полезные советы:

• Вместо стандартного " Уважаемый ", вы можете набрать любое приветствие, например, " Здравствуйте , " Привет " и т.д.
• Под Предварительный просмотр , нажмите кнопку Следующий / Предыдущий чтобы просмотреть, как именно будет выглядеть приветствие для каждого получателя.
• Если информация в строке приветствия неверна, нажмите кнопку Поля соответствия чтобы определить нужное поле.
• Аналогичным образом вы можете добавить Адресный блок при необходимости.

Введите текст сообщения

После строки приветствия нажмите Enter, чтобы начать новую строку в документе, и введите текст сообщения. Не забудьте добавить подпись в конце, поскольку стандартная подпись Outlook не будет вставлена.

Вставка полей слияния

Чтобы включить в сообщение другие личные данные, вставьте соответствующие поля слияния, где это необходимо. Вот как это сделать:

1. Поместите курсор точно в то место, куда вы хотите вставить определенную информацию.
2. Нажмите кнопку Вставить поле слияния кнопку на ленте.
3. В появившемся диалоговом окне выберите нужное поле и нажмите кнопку Вставка .
4. После вставки всех полей нажмите Закрыть чтобы закрыть диалоговое окно.

В качестве примера мы добавляем мобильный телефон:

Когда все готово, ваш готовый документ может выглядеть примерно так:

Совет. Если некоторые важные поля отсутствуют в Вставить поле слияния Хотя вы уверены, что правильно настроили контакты в Outlook, попробуйте сначала экспортировать контакты Outlook в Excel, а затем использовать лист Excel в качестве источника данных. К сожалению, никогда нельзя точно знать, что происходит внутри Outlook :(

Шаг 5. Предварительный просмотр результатов объединения писем

Перед отправкой персонализированных рассылок полезно предварительно просмотреть результаты, чтобы убедиться, что содержание каждого письма в порядке. Чтобы сделать это, нажмите кнопку Результаты предварительного просмотра кнопка на Рассылки вкладку, а затем используйте кнопки со стрелками для просмотра всех писем.

Шаг 6. Рассылка персонализированных массовых писем

Еще пара кликов, и ваши рассылки будут в пути.

1. На Рассылки во вкладке Отделка группу, нажмите Завершить & Объединить , а затем выберите Отправка сообщений электронной почты... .

Щелкните OK отправляет электронную почту в папку "Исходящие". Отправка будет осуществляться в соответствии с текущими настройками: немедленно при подключении или каждые N минут.

Совет. Если вы ищете Outlook Mail Merge с вложением Тогда воспользуйтесь инструментом Shared Email Templates, который включает в себя эту и многие другие полезные функции.

Как объединить почту из Word с помощью контактов Outlook

В ситуации, когда у вас уже есть текст письма, написанный в Word, вы можете запустить процесс объединения писем оттуда. Конечный результат будет точно таким же, как и при запуске из Outlook.

В Word объединение писем может быть выполнено двумя способами: с помощью мастера Mail Merge Wizard или аналогичных опций на ленте. Если вы выполняете объединение впервые, руководство мастера может пригодиться, поэтому мы будем использовать его.

1. В Word создайте новый документ. Вы можете набрать текст своего сообщения прямо сейчас или продолжить работу с пустым документом.
2. Начать Мастер слияния писем Для этого обратитесь к Рассылки вкладку и нажмите кнопку Запуск слияния писем > Пошаговый мастер слияния писем .

Как выполнить объединение писем из источника данных Excel

Если информация для слияния писем хранится вне Outlook, вы можете использовать лист Excel или базу данных Access в качестве источника данных при выполнении слияния писем в Word. Шаги будут точно такими же, как в приведенном выше примере. Единственным отличием является шаг 4 мастера слияния писем, где вы выбираете параметр Использовать существующий список и найдите файл Excel.

Для данного примера используется следующий лист Excel:

В результате вы получите это персонализированное сообщение:

Если вы чувствуете, что вам нужны более подробные инструкции, ознакомьтесь с этим сквозным руководством: Как объединить почту из Excel в Word.

Надстройка Outlook Mail Merge для персонализированных массовых рассылок

Если вы ищете способ отправки индивидуальных массовых кампаний электронной почты из вашего личного почтового ящика Outlook, то вы наверняка оцените совершенно новую функцию Mail Merge, включенную в наши общие шаблоны электронной почты. Чем она отличается от функции Outlook? Вот основные моменты:

• Вы можете создавать и запускать кампании слияния писем непосредственно в Outlook без слова или любое другое приложение.
• Вы можете добавить вложения и изображения для объединения писем.
• Вы можете создавать надежные и красивые дизайны с помощью встроенных средств шаблоны для слияния писем или ваши собственные, основанные на HTML.
• Вы можете персонализировать свои массовые рассылки с помощью любого пользовательские поля слияния .
• Благодаря набору адаптивные макеты Ваши сообщения будут отлично выглядеть в любом почтовом клиенте, будь то Outlook для Windows, Gmail или Apple Mail.
• Слияние писем можно запустить в любое приложение Outlook : для Windows, для Mac и Outlook Online.

Говорят, что один взгляд лучше тысячи слов, так давайте посмотрим на это в действии :)

1. Составьте список рассылки в листе Excel

Список рассылки - это таблица Excel, содержащая адреса электронной почты получателей и персональные данные для полей слияния.

• Рабочая тетрадь должна храниться в OneDrive.
• Все данные должны находиться в таблице Excel.
• Адреса электронной почты должны быть размещены в самой левой колонке под названием Электронная почта .

Вот таблица Excel, которую мы будем использовать для этого примера:

2. Создайте шаблон слияния писем

Чтобы создать шаблон для слияния писем, нужно сделать следующее:

1. На панели Общие шаблоны электронной почты щелкните правой кнопкой мыши любую из папок с шаблонами и выберите пункт Новый почтовый шаблон из контекстного меню:

   

2. Выберите один из готовых макетов или нажмите кнопку Пользовательский HTML чтобы вставить свой собственный шаблон, а затем нажмите кнопку Следующий :

   

3. Выберите желаемую цветовую тему и нажмите Отделка :

   

4. Шаблон для слияния писем готов к использованию - просто замените размещенные тексты, изображения и гиперссылки на настоящие.

Совет. При копировании из другого источника используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + V, чтобы вставить текст без форматирования.

3. персонализация шаблона электронной почты с помощью полей слияния

Персонализация электронной почты осуществляется с помощью ~%MergeField макрос. В наших онлайн-документах вы можете найти подробные инструкции по его использованию. Здесь я просто покажу вам результат:

Как вы видите, мы вставили два поля слияния: Имя и Ссылка Первый вариант очевиден - он извлекает информацию из Имя столбец для обращения к каждому контакту по имени. Другой вариант гораздо интереснее - он создает индивидуальная ссылка для каждого получателя на основе адреса веб-страницы в Ссылка Поскольку мы хотим не просто вставить url конкретного контакта, а сделать его красивой гиперссылкой, мы переключимся на просмотрщик HTML и поместим макрос внутрь строки href атрибут, подобный этому:

план подписки

Совет. добавить вложение для объединения писем, используйте один из вариантов ~%Attach макросы. Полный список доступных макросов находится здесь.

4. Как настроить кампанию слияния писем в Outlook

Настроить кампанию слияния писем проще простого - вы просто соединяете все части вместе:

1. Назовите свою новую кампанию.
2. Введите текст для Тема линия.
3. По желанию укажите адрес электронной почты для ответов.
4. Импортируйте свой список рассылки.
5. Выберите шаблон электронной почты.
6. Запланируйте массовую рассылку электронной почты на более поздний срок или начните немедленно.

Вот и все! Когда ваши персонализированные массовые рассылки начнутся, вы можете быть абсолютно уверены, что каждое письмо будет хорошо выглядеть в любом приложении почтового клиента, в котором получатель его откроет (конечно, если вы использовали наши адаптивные макеты).

Пределы электронной почты Outlook Mail Merge

В самом Outlook нет ограничений на максимальное количество получателей. Однако такие ограничения существуют в Office 365 и Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 получателей в день
• 30 писем в минуту

Дополнительные сведения см. в разделе Лимиты получения и отправки в Microsoft 365.

Outlook.com

Для бесплатных аккаунтов ограничения зависят от истории использования.

Для подписчиков Microsoft 365 ограничения следующие:

• 5 000 ежедневных получателей
• 1 000 ежедневных получателей, не состоящих в родственных отношениях (т.е. тех, кому вы никогда раньше не писали)

Более подробную информацию см. в разделе Отправка лимитов в Outlook.com.

Кроме того, ограничения на количество исходящих сообщений устанавливаются с помощью Интернет и поставщики услуг электронной почты Чтобы уменьшить количество спама и предотвратить перегрузку почтовых серверов, перед объединением писем обязательно уточните у своего почтового администратора или интернет-провайдера, сколько писем вам разрешено отправлять в день и в течение часа. Как правило, вы вряд ли столкнетесь с какими-либо проблемами, если не будете превышать 500 сообщений в день.

Вот как объединить почту в Outlook. Я благодарю вас за прочтение и с нетерпением жду встречи с вами в нашем блоге на следующей неделе!