Dans ce tutoriel, nous allons examiner en profondeur comment fusionner des courriers dans Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 et antérieurs.

Elle est idéale pour envoyer des mises à jour commerciales, des vœux de fin d'année, etc. afin que chaque destinataire reçoive un courriel personnel contenant ses propres informations, sans savoir à qui ce message a été envoyé.

Il existe plusieurs façons d'effectuer une fusion de courrier dans Outlook, et nous allons examiner de près chaque méthode.

Qu'est-ce que la fusion de courrier ?

Fusion de courrier est un processus qui consiste à créer des courriels de masse adaptés à chaque destinataire en prenant des données dans une base de données, une feuille de calcul ou un autre fichier structuré.

En gros, vous préparez votre modèle de message en plaçant des espaces réservés aux endroits appropriés, et une fusion de courrier extrait les détails du destinataire (tels que le nom, l'adresse électronique, etc.) d'un fichier source et les insère dans un courrier électronique à la place des espaces réservés.

Au final, tout le monde est content : les destinataires se sentent uniques et valorisés en recevant un message individuel répondant à leurs préoccupations spécifiques, et vous bénéficiez d'un meilleur taux d'engagement ;)

Comment faire une fusion de courrier dans Outlook

Si toutes les personnes auxquelles vous souhaitez vous adresser se trouvent déjà dans votre dossier de contacts Outlook, vous pouvez effectuer une fusion de courrier directement à partir d'Outlook. Pour plus de commodité, nous allons décomposer l'ensemble du processus en 6 étapes significatives.

Étape 1 : sélectionnez vos contacts Outlook

Tout d'abord, vous devez choisir à quels contacts envoyer un courriel. Pour cela, allez dans votre Outlook Contacts (le raccourci CTRL + 3 vous y conduira immédiatement), sélectionnez le dossier souhaité dans le volet de gauche, puis choisissez les personnes qui vous intéressent.

Conseils utiles :

• A voir visuellement les champs qui seront utilisés dans la fusion, sélectionnez l'onglet Téléphone ou Liste vue sur le Accueil dans l'onglet Vue actuelle groupe.
• Vous pouvez trier les contacts par Catégorie , Entreprise ou Localisation en cliquant sur le bouton correspondant dans la fenêtre Voir dans l'onglet Arrangement groupe.
• Car seul le les contacts pertinents doivent être visibles vous pouvez effectuer une recherche sur la base de l'entreprise, du pays ou de la catégorie.
• Les contacts Outlook contiennent un total de 92 champs, dont beaucoup sont vides. Pour faciliter la fusion de courrier, vous pouvez afficher uniquement les champs pertinents et utiliser ensuite les champs de la vue actuelle pour la fusion.
• A supprimer les colonnes non pertinentes à partir de la vue, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de la colonne, puis cliquez sur Retirer cette colonne .
• A ajouter des colonnes supplémentaires dans la vue actuelle, faites un clic droit sur n'importe quel nom de colonne, cliquez sur Afficher les paramètres > ; Colonnes... .

La capture d'écran ci-dessous montre les contacts Outlook regroupés par catégorie, avec l'élément Entreprise catégorie de contacts sélectionnés :

Étape 2 : Démarrer la fusion de courrier dans Outlook

Avec les contacts sélectionnés, allez dans la section Accueil tab> ; Actions et cliquez sur le bouton Fusion de courrier bouton.

Étape 3 : Configurer la fusion de courrier dans Outlook

Dans le Fusionner les contacts sélectionnez les options qui vous conviennent le mieux.

Sous Contacts choisissez l'une des options suivantes :

• Tous les contacts dans la vue actuelle - si vous avez filtré votre vue pour que seuls les contacts cibles soient visibles.
• Seulement les contacts sélectionnés - si vous avez sélectionné les contacts auxquels vous voulez envoyer un e-mail.

Sous Champs à fusionner sélectionnez soit :

• Tous les champs de contact - si vous voulez que tous les champs de contact soient utilisés dans la fusion.
• Champs de contact dans la vue actuelle - si vous avez configuré votre vue de sorte que seuls les champs à inclure dans la fusion soient affichés.

Sous Dossier de document sélectionnez soit :

• Nouveau document - pour créer le fichier du document à partir de zéro.
• Document existant - pour rechercher le document existant que vous souhaitez utiliser pour la fusion.

Sous Fichier de données de contact sélectionnez le Dossier permanent cochez la case si vous souhaitez enregistrer les contacts et les champs sélectionnés pour une utilisation ultérieure. Les données délimitées par des virgules seront enregistrées dans un document Word (*.doc).

Configurer Options de fusion de cette façon :

• Pour Type de document , choisir Lettres types .
• Pour Fusionner avec , sélectionnez Courriel : .
• Pour Objet du message tapez le sujet qui vous convient (vous pourrez le modifier par la suite).

Voici les paramètres de notre exemple de fusion de courrier :

Remarque : si vous avez sélectionné l'option Champs de contact dans l'option de la vue actuelle pour s'assurer que tous les champs destinés à la fusion (y compris le nom de l'utilisateur et le mot de passe) sont bien remplis. Courriel : ) sont affichés dans la vue actuelle.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK Ceci ouvrira le document de fusion de courrier dans Word.

Étape 4 : créer un document de fusion de courrier dans Word

Normalement, le document s'ouvre dans Word avec l'option Mailings sélectionné, prêt à ce que vous choisissiez le fusionner les champs Vous pouvez les considérer comme des espaces réservés qui indiquent à Word où insérer les informations personnelles.

Pour ajouter un champ de fusion au document, utilisez l'un de ces boutons dans le menu déroulant. Champs d'écriture et d'insertion groupe :

Insérer un message d'accueil

Comme toute bonne communication commence par une formule de salutation, c'est ce que vous devez ajouter en premier lieu. Ligne d'accueil sur le ruban et sélectionnez le format de message d'accueil souhaité pour votre courrier électronique. En outre, spécifiez le message d'accueil à utiliser lorsqu'aucune information n'est trouvée pour un destinataire particulier.

Cliquez sur OK et vous aurez le "GreetingLine" placeholder inséré dans le document.

Conseils utiles :

• Au lieu de l'option par défaut " Cher "Vous pouvez taper n'importe quel message d'accueil, par exemple " Bonjour , " Hey ", etc.
• Sous Prévisualisation cliquez sur le bouton Suivant / Précédent pour voir exactement à quoi ressemblera la ligne de salutation pour chaque destinataire.
• Si les informations figurant dans la ligne d'accueil sont erronées, cliquez sur le bouton Champs de correspondance pour identifier le champ correct.
• De la même manière, vous pouvez ajouter l'élément Bloc d'adresses si nécessaire.

Tapez le texte du message

Après la ligne de salutation, appuyez sur la touche Entrée pour commencer une nouvelle ligne dans votre document et tapez le texte de votre message. N'oubliez pas d'ajouter une signature à la fin, car votre signature Outlook par défaut ne sera pas insérée.

Insérer des champs de fusion

Pour inclure d'autres détails personnels dans un message, insérez les champs de fusion correspondants, le cas échéant. Voici comment procéder :

1. Placez le curseur exactement à l'endroit où vous souhaitez insérer des informations spécifiques.
2. Cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion sur le ruban.
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez le champ requis, puis cliquez sur Insérer .
4. Après avoir inséré tous les champs, cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.

À titre d'exemple, nous ajoutons un téléphone portable :

Lorsque tout est terminé, votre document final peut ressembler à quelque chose comme ceci :

Conseil : si certains champs importants sont manquants dans la base de données Insérer un champ de fusion Bien que vous soyez sûr d'avoir configuré les contacts correctement dans Outlook, essayez d'abord d'exporter vos contacts Outlook vers Excel, puis utilisez une feuille Excel comme source de données. Malheureusement, on ne sait jamais exactement ce qui se passe dans Outlook :(

Étape 5 : prévisualisation des résultats de la fusion de courrier

Avant d'envoyer vos publipostages personnalisés, il est bon de prévisualiser les résultats pour s'assurer que le contenu de chaque courriel est correct. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Aperçu". Résultats préliminaires sur le bouton Mailings puis utilisez les boutons fléchés pour afficher tous les e-mails.

Étape 6 : envoi d'un courriel personnalisé

Encore quelques clics, et vos envois seront en route.

1. Sur le Mailings dans l'onglet Finition cliquez sur Terminer & ; Fusionner puis sélectionnez Envoyer des messages électroniques... .

En cliquant sur OK L'envoi s'effectue en fonction de vos paramètres actuels : immédiatement lors de la connexion ou toutes les N minutes.

Conseil. Si vous cherchez Fusion de courrier Outlook avec pièce jointe Si vous avez besoin d'un modèle de courrier électronique, essayez l'outil Modèles de courrier électronique partagé, qui comprend cette fonctionnalité et bien d'autres.

Comment fusionner des courriers à partir de Word en utilisant des contacts Outlook ?

Si le texte de l'e-mail est déjà écrit dans Word, vous pouvez lancer un processus de fusion de courrier à partir de là. Le résultat final sera exactement le même que lorsque le processus est lancé à partir d'Outlook.

Dans Word, une fusion de courrier peut être effectuée de deux manières : en utilisant l'assistant de fusion de courrier ou les options équivalentes du ruban. Si vous effectuez la fusion pour la première fois, les conseils de l'assistant peuvent s'avérer utiles, c'est pourquoi nous allons les utiliser.

1. Dans Word, créez un nouveau document. Vous pouvez taper le texte de votre message dès maintenant ou continuer avec un document vierge.
2. Commencez le Assistant de fusion de courrier Pour ce faire, rendez-vous sur le site Mailings et cliquez sur Lancer la fusion de courrier > ; Assistant de fusion de courrier, étape par étape .

Comment faire une fusion de courrier à partir d'une source de données Excel ?

Dans le cas où les informations pour la fusion de courrier sont stockées en dehors d'Outlook, vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou une base de données Access comme source de données lorsque vous effectuez une fusion de courrier dans Word. Les étapes seront exactement les mêmes que dans l'exemple ci-dessus. La seule différence est l'étape 4 de l'Assistant de fusion de courrier, où vous sélectionnez l'option Utiliser une liste existante puis recherchez votre fichier Excel.

Pour cet exemple, la feuille Excel suivante est utilisée :

Dans le résultat, vous obtenez ce message personnalisé :

Si vous avez besoin d'instructions plus détaillées, veuillez consulter ce tutoriel de bout en bout : Comment faire une fusion de courrier d'Excel vers Word.

Complément d'Outlook Mail Merge pour des envois de masse personnalisés

Si vous cherchez un moyen d'envoyer des campagnes d'e-mails groupés personnalisées à partir de votre boîte aux lettres personnelle Outlook, vous apprécierez certainement la toute nouvelle fonction de fusion de courrier incluse dans nos modèles d'e-mails partagés. En quoi diffère-t-elle de celle d'Outlook ? Voici les points essentiels :

• Vous pouvez créer et exécuter des campagnes de fusion de courrier directement dans Outlook. sans mot ou toute autre application.
• Vous pouvez ajouter Pièces jointes et images à votre fusion de courrier.
• Vous pouvez créer des designs robustes et magnifiques à l'aide de la technologie intégrée. modèles de fusion de courrier ou les vôtres en HTML.
• Vous pouvez personnaliser vos envois de masse avec n'importe quelle champs de fusion personnalisés .
• En raison d'un ensemble de aménagements adaptatifs Grâce à l'outil de gestion de la messagerie électronique, vos messages s'afficheront parfaitement dans tous les clients de messagerie, qu'il s'agisse d'Outlook pour Windows, de Gmail ou d'Apple Mail.
• Une fusion de courrier peut être exécutée dans toute application Outlook : pour Windows, pour Mac, et Outlook Online.

On dit qu'un regard vaut mieux que mille mots, alors voyons-le en action :)

1) Créez une liste de diffusion dans une feuille Excel

Votre liste de distribution est un tableau Excel qui contient les adresses électroniques des destinataires et leurs données personnelles pour les champs de fusion.

• Le classeur doit être stocké dans OneDrive.
• Toutes les données doivent se trouver dans un tableau Excel.
• Les adresses électroniques doivent être placées dans la colonne la plus à gauche, nommée Courriel : .

Voici un tableau Excel que nous allons utiliser pour cet exemple :

2. créer un modèle de fusion de courrier

Pour créer un modèle de fusion de courrier, voici ce que vous devez faire :

1. Dans le volet Modèles d'e-mails partagés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un de vos dossiers de modèles, puis sélectionnez Nouveau modèle de fusion de courrier dans le menu contextuel :

   

2. Choisissez l'une des mises en page proposées ou cliquez sur HTML personnalisé pour coller votre propre modèle, puis cliquez sur Suivant :

   

3. Choisissez votre thème de couleurs préféré et cliquez sur Finition :

   

4. Un modèle de fusion de courrier est prêt à être utilisé. Il suffit de remplacer les textes, les images et les liens hypertextes par les vrais.

Conseil : lorsque vous copiez à partir d'une autre source, utilisez le raccourci Ctrl + Shift + V pour coller le texte sans le formater.

3. personnalisez votre modèle d'e-mail à l'aide de champs de fusion

La personnalisation des e-mails se fait à l'aide de l'outil ~%MergeField macro. Dans nos documents en ligne, vous trouverez des instructions détaillées sur la façon de l'utiliser. Ici, je vais simplement vous montrer le résultat :

Comme vous le voyez, nous avons inséré deux champs de fusion : Prénom et Lien La première est évidente : elle extrait les informations de la base de données de l'entreprise. Prénom L'autre est beaucoup plus intéressante : elle crée une colonne de type lien individuel pour chaque destinataire en fonction de l'adresse d'une page web dans l'annuaire de l'entreprise. Lien Comme nous voulons non seulement insérer une URL spécifique au contact, mais aussi en faire un bel hyperlien, nous passons au visualiseur HTML et plaçons la macro dans la colonne href attribut comme ceci :

plan de souscription

Conseil. Pour ajouter une pièce jointe à votre fusion de courrier, utilisez l'une des options suivantes ~%Attachez La liste complète des macros disponibles se trouve ici.

Comment configurer une campagne de fusion de courrier dans Outlook ?

La mise en place d'une campagne de fusion de courrier est un jeu d'enfant - il suffit d'assembler toutes les pièces :

1. Nommez votre nouvelle campagne.
2. Tapez le texte pour le Sujet ligne.
3. En option, spécifiez l'adresse électronique pour les réponses.
4. Importez votre liste de diffusion.
5. Choisissez un modèle d'e-mail.
6. Programmez l'envoi d'e-mails groupés pour une date ultérieure ou commencez immédiatement.

Lorsque vos publipostages personnalisés sont envoyés, vous pouvez être absolument certain que chaque message aura une belle apparence, quelle que soit l'application client de messagerie utilisée par le destinataire (bien sûr, si vous avez utilisé nos mises en page adaptatives).

Limites des courriels de fusion d'Outlook

Dans Outlook lui-même, il n'y a pas de limite au nombre maximum de destinataires, mais de telles limites existent dans Office 365 et Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 destinataires par jour
• 30 courriels par minute

Pour plus de détails, voir les limites de réception et d'envoi de Microsoft 365.

Outlook.com

Pour les comptes gratuits, les limitations varient en fonction de l'historique d'utilisation.

Pour les abonnés à Microsoft 365, les restrictions sont les suivantes :

• 5 000 destinataires quotidiens
• 1 000 destinataires quotidiens sans lien de parenté (c'est-à-dire une personne à qui vous n'avez jamais envoyé d'e-mail auparavant).

Pour plus de détails, veuillez consulter la rubrique Envoi de limites dans Outlook.com.

En outre, des limites au nombre de messages sortants sont fixées par l'autorité de régulation des télécommunications. Internet et fournisseurs de services de courrier électronique Avant de procéder à une fusion de courrier, vérifiez auprès de votre administrateur de courrier ou de votre fournisseur d'accès à Internet le nombre d'e-mails que vous êtes autorisé à envoyer par jour et par heure. En règle générale, il est peu probable que vous rencontriez des problèmes tant que vous ne dépassez pas 500 messages par jour.

Voilà comment faire une fusion de courrier dans Outlook. Je vous remercie de votre lecture et j'ai hâte de vous retrouver sur notre blog la semaine prochaine !