Katika somo hili, tutakuwa na mwonekano wa kina wa jinsi ya kutuma barua pepe kuunganishwa katika Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 na mapema.

Wakati wowote unapohitaji kutuma barua pepe zilizobinafsishwa kwa wapokeaji wengi, kuunganisha barua pepe ni kiokoa wakati halisi. Hufanya kazi vyema kwa kutuma masasisho ya biashara, salamu za msimu, na mengineyo, ili kila mpokeaji apate barua pepe ya kibinafsi na taarifa zake binafsi, bila kujua ni nani mwingine ambaye ujumbe huu umetumwa kwa.

Kuna chache. njia za kuunganisha barua katika Outlook, na tutaangalia kwa karibu kila mbinu.

Kuunganisha Barua ni nini?

Kuunganisha Barua ni mchakato wa kuunda barua pepe nyingi zinazolenga kila mpokeaji kwa kuchukua data kutoka kwa hifadhidata, lahajedwali, au faili nyingine iliyoundwa. maelezo ya mpokeaji (kama vile jina, anwani ya barua pepe, n.k.) kutoka kwa faili chanzo na kuyaweka kwenye barua pepe katika nafasi ya vishikilia nafasi.

Hatimaye, kila mtu ana furaha - wapokeaji wanahisi kuwa wa kipekee na wanathaminiwa kupata mtu binafsi. ujumbe unaoshughulikia masuala yao mahususi, na unafurahia kiwango cha ushiriki kilichoboreshwa ;)

Jinsi ya kuunganisha barua katika Outlook

Kama yote t watu ambao ungependa kushughulikia tayari wako kwenye folda yako ya Anwani za Outlook, unaweza kuunganisha barua moja kwa moja kutoka kwa Outlook. Kwa urahisi,Barua.

Wanasema mwonekano ni bora zaidi. kuliko maneno elfu moja, kwa hivyo wacha tuone katika vitendo :)

1. Tengeneza orodha ya wanaotuma barua katika karatasi ya Excel

Orodha yako ya usambazaji ni jedwali la Excel ambalo lina anwani za barua pepe za wapokeaji na data ya kibinafsi ya kuunganisha sehemu.

• Kitabu cha kazi lazima kihifadhiwe kwenye OneDrive. .
• Data zote lazima ziwe ndani ya jedwali la Excel.
• Anwani za barua pepe zinapaswa kuwekwa katika safu wima ya kushoto kabisa, inayoitwa Barua pepe .

Hili hapa jedwali la Excel ambalo tutatumia kwa mfano huu:

2. Unda kiolezo cha kuunganisha barua pepe

Ili kuunda kiolezo cha kuunganisha barua, hivi ndivyo unahitaji kufanya:

1. Kwenye kidirisha cha Violezo vya Barua Pepe Zilizoshirikiwa, bofya kulia folda yako yoyote ya violezo. , na kisha uchague Kiolezo Kipya cha Kuunganisha Barua kutoka kwa menyu ya muktadha:

   

2. Chagua mojawapo ya miundo ya mikebe au ubofye HTML Maalum kubandika kiolezo chako mwenyewe, na kisha ubofye Inayofuata :

   

   Angalia pia: Kichujio cha Kina cha Excel - jinsi ya kuunda na kutumia
3. Chagua mandhari yako ya rangi unayopendelea na ubofye Maliza :

   

4. Kiolezo cha kuunganisha barua kiko tayari kwa matumizi yako - badilisha tu maandishi ya kishikilia nafasi, picha na viungo na zile halisi.

Kidokezo. Unaponakili kutoka kwa chanzo kingine, tumia njia ya mkato ya Ctrl + Shift + V ili kubandika maandishi bila umbizo.

3. Binafsisha kiolezo chako cha barua pepekwa kutumia sehemu za kuunganisha

Ubinafsishaji wa barua pepe unafanywa kwa usaidizi wa ~%MergeField macro. Katika hati zetu za mtandaoni, unaweza kupata maelekezo ya kina kuhusu jinsi ya kuitumia. Hapa, nitakuonyesha tu matokeo:

Kama unavyoona, tumeingiza sehemu mbili za kuunganisha: Jina la kwanza na Kiungo . Ya kwanza ni dhahiri - huchota habari kutoka kwa safu ya Jina la Kwanza kushughulikia kila mwasiliani kwa jina. Nyingine inavutia zaidi - huunda kiungo cha mtu binafsi kwa kila mpokeaji kulingana na anwani ya ukurasa wa tovuti katika safuwima ya Kiungo . Kwa sababu hatutaki tu kuingiza url maalum ya mwasiliani, lakini kuifanya kuwa kiungo kizuri, tunabadilisha hadi kitazamaji cha HTML na kuweka jumla ndani ya href sifa kama hii:

subscription plan

Kidokezo. Ili kuongeza kiambatisho kwenye unganisho lako la barua pepe, tumia mojawapo ya makro ~%Ambatisha . Orodha kamili ya macros inapatikana iko hapa.

4. Jinsi ya kuanzisha kampeni ya kuunganisha barua katika Outlook

Kuanzisha kampeni ya kuunganisha barua ni kipande cha keki - unaweka vipande vyote pamoja:

1. Taja kampeni yako mpya.
2. Chapa maandishi ya mstari wa Mada .
3. Kwa hiari, bainisha anwani ya barua pepe ya majibu.
4. Leta orodha yako ya barua.
5. Chagua kiolezo cha barua pepe.
6. Ratibu utumaji barua pepe nyingi kwa tarehe ya baadaye au anza mara moja.

Ndivyo hivyo! Linibarua zako nyingi zilizobinafsishwa zinazimwa, unaweza kuwa na uhakika kabisa kwamba kila barua pepe itaonekana vizuri katika programu yoyote ya mteja wa barua pepe ambayo mpokeaji ataifungua (bila shaka, ikiwa umetumia mipangilio yetu inayojirekebisha).

Outlook Mail Merge mipaka ya barua pepe

Katika Outlook yenyewe, hakuna kikomo kwa idadi ya juu ya wapokeaji. Hata hivyo, vikomo kama hivyo vipo katika Office 365 na Outlook.com.

Outlook 365

• 10,000 wapokeaji kwa siku
• barua pepe 30 kwa dakika

Kwa maelezo zaidi, angalia Microsoft 365 kupokea na kutuma vikomo.

Outlook.com

Kwa akaunti zisizolipishwa, vikwazo vinatofautiana kulingana na historia ya matumizi.

Kwa watumiaji wa Microsoft 365, vikwazo ni:

• wapokeaji 5,000 wa kila siku
• wapokeaji 1,000 wa kila siku wasio na uhusiano (yaani mtu ambaye hujawahi kumtumia barua pepe kabla)

Kwa maelezo zaidi, tafadhali angalia Vikomo vya Kutuma katika Outlook.com.

Aidha, vikomo vya idadi ya ujumbe unaotoka huwekwa na Internet na watoa huduma za barua pepe ili kupunguza barua taka na kuzuia upakiaji kupita kiasi wa seva za barua pepe. Kwa hivyo, kabla ya kuunganisha barua, hakikisha wasiliana na msimamizi wako wa barua pepe au mtoa huduma wa mtandao ni barua pepe ngapi unaruhusiwa kutuma kwa siku na ndani ya saa moja. Kwa ujumla, kuna uwezekano kwamba utakumbana na masuala yoyote mradi tu usalie chini ya jumbe 500 kwa siku.

Hivyo ndivyo jinsi ya kutuma barua pepe katika Outlook. Nakushukuru kwa kusoma na kuangalianasubiri kukuona kwenye blogu yetu wiki ijayo!

Hatua ya 1. Chagua anwani zako za Outlook

Kwanza, unahitaji kuchagua ni nani kati ya watu unaowasiliana nao kutuma barua pepe. Kwa hili, badilisha hadi kwa Outlook yako Anwani (njia ya mkato ya CTRL + 3 itakupeleka hapo mara moja), chagua folda unayotaka kwenye kidirisha cha kushoto, kisha uchague watu unaowavutia.

Vidokezo muhimu:

• Ili kutazama sehemu zitakazotumika katika kuunganisha, chagua mwonekano wa Simu au Orodha kwenye kichupo cha Nyumbani , katika kikundi cha Mwonekano wa Sasa .
• Unaweza kupanga wasiliani kwa Kitengo , Kampuni au Eneo kwa kubofya kitufe sambamba kwenye kichupo cha Angalia katika kikundi cha Mpangilio .
• Kwa <8 pekee>anwani husika zitakazoonekana , fanya utafutaji kulingana na kampuni, nchi au kategoria.
• Anwani za Outlook zina jumla ya sehemu 92, nyingi zikiwa tupu. Ili kurahisisha uunganisho wa barua, unaweza kuonyesha sehemu zinazofaa pekee , na kisha kutumia sehemu zilizo katika mwonekano wa sasa kwa kuunganisha.
• Ili kuondoa safu wima zisizohusika kutoka tazama, ubofye-kulia jina la safu wima, kisha ubofye Ondoa Safu Wima Hii .
• Ili kuongeza safuwima zaidi kwenye mwonekano wa sasa, bofya kulia-kulia jina lolote la safu wima, bofya Tazama Mipangilio > Safu wima… .

Picha ya skrini iliyo hapa chini inaonyesha wasiliani wa Outlook waliopangwa kulingana na kategoria, nakategoria ya anwani Biashara imechaguliwa:

Hatua ya 2. Anza kuunganisha barua pepe katika Outlook

Kwa anwani zilizochaguliwa, nenda kwa Nyumbani kichupo > Vitendo kikundi, na ubofye kitufe cha Unganisha Barua .

Hatua ya 3. Weka unganisha barua katika Outlook

Katika kisanduku cha mazungumzo cha Unganisha Barua Pepe , chagua chaguo ambazo zinafaa zaidi kwako.

Chini ya Anwani , chagua mojawapo ya yafuatayo:

• Anwani zote katika mwonekano wa sasa - ikiwa umechuja mwonekano wako ili watu unaowalenga pekee waonekane.
• Anwani zilizochaguliwa pekee - ikiwa umechagua waasiliani ambao ungependa kuwatumia barua pepe.

Chini ya Sehemu za kuunganisha , chagua mojawapo:

• Nyuga zote za mawasiliano - ikiwa unataka sehemu zote za mawasiliano zitumike katika kuunganisha.
• Nyuga za mawasiliano katika mwonekano wa sasa - ikiwa ungependa umesanidi mwonekano wako ili ni sehemu tu zitakazojumuishwa katika uunganisho zionyeshwe.

Chini ya Faili ya Hati , chagua mojawapo:

• Hati mpya - kuunda faili ya hati kuanzia mwanzo.
• Hati iliyopo - kuvinjari hati iliyopo ambayo ungependa kutumia kwa kuunganisha.
Hati iliyopo 5>

Chini ya Faili ya data ya mawasiliano , chagua kisanduku cha kuteua Faili ya Kudumu ikiwa ungependa kuhifadhi anwani na sehemu ulizochagua kwa matumizi ya baadaye. Data iliyotenganishwa kwa koma itahifadhiwa katika hati ya Neno (*.doc).

Sanidi Unganisha chaguo kwa njia hii:

• Kwa Aina ya hati , chagua Herufi za Fomu .
• Kwa Unganisha na , chagua Barua pepe .
• Kwa mstari wa mada ya ujumbe , andika somo lolote utakaloona linafaa (utaweza kulihariri baadaye).

Hii hapa ni mipangilio ya uunganisho wetu wa sampuli ya barua:



Kumbuka. Ikiwa umechagua Nyuga za Mawasiliano katika chaguo la mwonekano wa sasa , hakikisha sehemu zote zinazokusudiwa kuunganishwa (pamoja na sehemu ya Barua pepe !) zinaonyeshwa katika mwonekano wa sasa.

Ukimaliza, bofya Sawa . Hii itafungua hati ya kuunganisha barua katika Neno.

Hatua ya 4. Unda hati ya kuunganisha barua katika Neno

Kwa kawaida, hati hufunguka katika Neno na kichupo cha Barua kimechaguliwa, tayari kwako kuchagua sehemu za kuunganisha . Unaweza kuzifikiria kama aina ya vishikilia nafasi ambavyo vitaambia Word mahali pa kuingiza maelezo ya kibinafsi.

Ili kuongeza sehemu ya kuunganisha kwenye hati, tumia mojawapo ya vitufe hivi katika Andika & Insert Fields group:



Ingiza salamu

Mawasiliano yote mazuri huanza na salamu, hiki ndicho unachohitaji kuongeza katika kwanza. mahali. Kwa hivyo, bofya kitufe cha Mstari wa Maamkizi kwenye utepe na uchague umbizo la salamu unaotaka la barua pepe yako. Zaidi ya hayo, bainisha ni salamu gani ya kutumia wakati hakuna taarifa inayopatikana kwa mpokeaji fulani.

Bofya Sawa , na utakuwa na «GreetingLine» kishika nafasi kilichoingizwa kwenye hati.



Vidokezo muhimu:

• Badala ya chaguo-msingi " Mpendwa ", unaweza kuandika salamu zozote unazopenda kama vile " Hujambo , " Hey ", n.k.
• Chini ya Onyesho la kukagua , bofya Inayofuata / Kitufe Iliyotangulia ili kuona jinsi mstari wa salamu utakavyoonekana kwa kila mpokeaji.
• Ikiwa maelezo katika mstari wa salamu si sahihi, bofya kitufe cha Nyuga za Mechi ili kutambua uga sahihi.
• Kwa mtindo sawa, unaweza kuongeza Kizuizi cha Anwani ikihitajika.

Chapa maandishi ya ujumbe

Baada ya mstari wa salamu, bonyeza Enter ili kuanzisha laini mpya katika hati yako na kuandika maandishi ya ujumbe wako. Kumbuka kuongeza saini mwishoni, kwani sahihi yako chaguomsingi ya Outlook haitawekwa.

Ingiza sehemu za uunganisho

Ili kujumuisha maelezo mengine ya kibinafsi katika ujumbe, weka sehemu zinazolingana za kuunganisha inapofaa. Hivi ndivyo jinsi:

1. Weka kishale mahali ambapo ungependa kuingiza taarifa mahususi.
2. Bofya kitufe cha Ingiza Sehemu ya Kuunganisha kwenye utepe.
3. Katika kisanduku kidadisi kinachotokea, chagua sehemu inayohitajika, na ubofye Ingiza .
4. Baada ya kuingiza sehemu zote, bofya Funga ili kufunga kisanduku cha mazungumzo.

Kwa mfano, tunaongeza simu ya mkononi:



Yote yakikamilika, hati yako iliyokamilishwa inaweza kuonekana hivi:



Kidokezo. Kamasehemu zingine muhimu hazipo kwenye kisanduku cha mazungumzo cha Ingiza Unganisha Sehemu , ingawa una uhakika kabisa kuwa umeweka waasiliani moja kwa moja kwenye Outlook, jaribu kusafirisha wasiliani wako wa Outlook kwa Excel kwanza, na kisha utumie laha ya Excel kama data. chanzo. Inasikitisha, huwezi kujua hasa kinachoendelea ndani ya Outlook :(

Hatua ya 5. Kagua matokeo ya kuunganisha barua pepe

Kabla ya kutuma barua zako zilizobinafsishwa, ni wazo nzuri kuhakiki matokeo ili kuhakikisha kuwa maudhui ya kila barua pepe ni sawa. Ili kufanya hivyo, bofya kitufe cha Kagua Matokeo kwenye kichupo cha Barua , kisha utumie vitufe vya vishale kutazama barua pepe zote.



Hatua ya 6. Tuma barua pepe nyingi ulizobinafsisha

Mibofyo michache zaidi, na barua pepe zako zitakuja.

1. Imewashwa. kichupo cha Barua , katika kikundi cha Maliza , bofya Maliza & Unganisha , kisha uchague Tuma Barua pepe… .



• Katika kisanduku cha mazungumzo cha Unganisha kwa Barua pepe , kagua chaguo za ujumbe, na ikiwa kila kitu ni sahihi, bofya Sawa ili kuendesha muunganisho.



Kubofya Sawa hutuma barua pepe kwenye folda ya Kikasha Toezi. Utumaji utafanywa kulingana na mipangilio yako ya sasa: mara moja inapounganishwa au kila dakika N.

Kidokezo. Ikiwa unatafuta Outlook Mail Unganisha na kiambatisho , basi jaribu zana ya Violezo vya Barua Pepe Zilizoshirikiwa ambayo inajumuisha hii na nyingine nyingi.vipengele muhimu.

Jinsi ya kutuma barua pepe kutoka kwa Word kwa kutumia waasiliani wa Outlook

Katika hali ambayo tayari una maandishi ya barua pepe yako yaliyoandikwa kwa Neno, unaweza kuanza mchakato wa kuunganisha barua kutoka hapo. Matokeo ya mwisho yatakuwa sawa kabisa na yalipoanzishwa kutoka kwa Outlook.

Katika Neno, muunganisho wa barua unaweza kufanywa kwa njia mbili: kwa kutumia Mchawi wa Kuunganisha Barua au chaguo sawa kwenye utepe. Ukiunganisha kwa mara ya kwanza, mwongozo wa mchawi unaweza kukusaidia, kwa hivyo tutautumia.

1. Katika Neno, unda hati mpya. Unaweza kuandika maandishi ya ujumbe wako sasa hivi au uendelee na hati tupu.
2. Anzisha Mchawi wa Kuunganisha Barua . Kwa hili, nenda kwenye kichupo cha Barua , na ubofye Anza Kuunganisha Barua > Mchawi wa Kuunganisha Barua kwa Hatua .



• Kidirisha cha Kuunganisha Barua kitafungua upande wa kulia wa hati yako. Katika hatua ya 1, unachagua aina ya hati, ambayo ni Ujumbe wa barua pepe , kisha ubofye Inayofuata ili kuendelea.

  

• Katika hatua ya 2 ya mchawi, acha chaguo la Tumia hati ya sasa iliyochaguliwa na ubofye Inayofuata .

  

• Katika hatua ya 3 , unaombwa kuchagua wapokeaji. Tunapoenda kutumia waasiliani wa Outlook tena, bofya Chagua kutoka kwa waasiliani wa Outlook . Kwa kuwa kunaweza kuwa na zaidi ya folda moja za Anwani kwenye Outlook yako, bofya Chagua Folda ya Anwani , kisha uchague.folda unayotaka kutumia.

  

  Kumbuka. Ili kuweza kutumia waasiliani wa Outlook kwa kuunganisha barua kutoka ndani ya Word, Outlook inapaswa kuwekwa kama programu yako chaguomsingi ya barua pepe.

• Baada ya kuchagua folda ya Anwani, kisanduku cha mazungumzo cha Unganisha Barua pepe kitatokea, ambapo unaweza kuchagua watu unaolengwa. Ili kuboresha orodha ya usambazaji, chaguo za Panga , Chuja na Tafuta nakala zinaweza kuwa muhimu.

  

• Katika hatua ya 4 ya mchawi, unaandika ujumbe na kuingiza sehemu za kuunganisha inapohitajika. Mchakato ni sawa kabisa na katika mfano uliopita, kwa hivyo hatutakaa juu yake na tuonyeshe matokeo:

  

• Hatua ya 5 hukuwezesha kuhakiki barua pepe zote ambazo itatoka na kuwatenga wapokeaji mahususi.

  

• Katika hatua ya mwisho, bofya Barua ya Kielektroniki , na kisha usanidi chaguo za mwisho za ujumbe :
  • Katika kisanduku kunjuzi cha Kwa , chagua Anwani_ya_Barua .
  • Katika kisanduku cha Kichwa , andika mada ya ujumbe.
  • Katika kisanduku cha kunjuzi cha umbizo la Barua , chagua umbizo linalopendelewa: HTML, maandishi wazi au Kiambatisho.

  Bofya Sawa ili endesha muunganisho wa barua.

  

Jinsi ya kuunganisha barua kutoka kwa chanzo cha data cha Excel

Ikiwa taarifa ya uunganisho wa barua itahifadhiwa nje ya Mtazamo, unaweza kutumia lahakazi la Excel au hifadhidata ya Ufikiaji kama chanzo cha data unapounganisha barua katika Neno. Thehatua zitakuwa sawa na katika mfano hapo juu. Tofauti pekee ni hatua ya 4 ya Mchawi wa Kuunganisha Barua, ambapo unachagua chaguo la Tumia orodha iliyopo , kisha uvinjari faili yako ya Excel.



Kwa mfano huu, laha ifuatayo ya Excel inatumika:



Kwa matokeo, unapata ujumbe huu uliobinafsishwa:



Iwapo unahisi unahitaji maelekezo ya kina zaidi, tafadhali angalia mafunzo haya kutoka mwisho hadi mwisho: Jinsi ya kutuma barua pepe kuunganisha kutoka Excel hadi Word>

Ikiwa unatafuta njia ya kutuma kampeni nyingi za barua pepe zilizoundwa maalum kutoka kwa kikasha chako cha kibinafsi cha Outlook, basi hakika utathamini kipengele kipya kabisa cha Kuunganisha Barua kilichojumuishwa na Violezo vyetu vya Barua Pepe Zilizoshirikiwa. Je, inatofautiana vipi na ile ya Outlook? Hapa kuna mambo muhimu:

• Unaweza kuunda na kuendesha kampeni za kuunganisha barua moja kwa moja katika Outlook bila Word au programu nyingine yoyote.
• Unaweza kuongeza > viambatisho na picha kwenye uunganishaji wa barua zako.
• Unaweza kuunda miundo thabiti na nzuri kwa usaidizi wa violezo vilivyojengwa ndani viunganishi vya barua au HTML- yako mwenyewe. msingi.
• Unaweza kubinafsisha barua zako nyingi kwa sehemu zozote maalum za kuunganisha .
• Kutokana na seti ya miundo inayojirekebisha , jumbe zako zitatumika. inaonekana nzuri katika mteja wowote wa barua pepe, iwe Outlook ya Windows, Gmail, au Apple