Sa tutorial na ito, magkakaroon tayo ng malalim na pagtingin sa kung paano mag-mail merge sa Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 at mas maaga.

Sa tuwing kailangan mong magpadala ng mga personalized na email sa maraming tatanggap, ang mail merge ay isang tunay na time-saver. Mahusay itong gumagana para sa pagpapadala ng mga update sa negosyo, mga pagbati sa panahon, at mga katulad nito, upang ang bawat tatanggap ay makakuha ng personal na email na may sarili nilang impormasyon, nang hindi nalalaman kung kanino pa ipinadala ang mensaheng ito.

May ilan mga paraan upang gumawa ng mail merge sa Outlook, at titingnan nating mabuti ang bawat paraan.

Ano ang Mail Merge?

Mail merge ay isang proseso ng paglikha ng mga mass email na iniakma para sa bawat tatanggap sa pamamagitan ng pagkuha ng data mula sa isang database, spreadsheet, o iba pang structured na file.

Sa pangkalahatan, inihahanda mo ang iyong template ng mensahe na naglalagay ng mga placeholder kung saan naaangkop, at isang mail merge ang kumukuha ng ang mga detalye ng tatanggap (gaya ng pangalan, email address, atbp.) mula sa isang source file at inilalagay ang mga ito sa isang email sa lugar ng mga placeholder.

Sa kalaunan, masaya ang lahat - pakiramdam ng mga tatanggap ay natatangi at pinahahalagahan ang pagkuha ng isang indibidwal mensaheng tumutugon sa kanilang mga partikular na alalahanin, at nasisiyahan ka sa pinahusay na rate ng pakikipag-ugnayan ;)

Paano gumawa ng mail merge sa Outlook

Kung lahat t ang mga taong gusto mong tugunan ay nasa iyong folder ng Outlook Contacts, maaari kang magsagawa ng mail merge nang direkta mula sa Outlook. Para sa kaginhawahan,Mail.

Sabi nila mas maganda ang hitsura kaysa sa isang libong salita, kaya tingnan natin ito sa pagkilos :)

1. Gumawa ng mailing list sa Excel sheet

Ang iyong listahan ng pamamahagi ay isang Excel table na naglalaman ng mga email address at personal na data ng mga tatanggap para sa mga merge na field.

• Dapat na naka-store ang workbook sa OneDrive .
• Ang lahat ng data ay dapat nasa loob ng isang Excel table.
• Ang mga email address ay dapat ilagay sa pinakakaliwang column, na pinangalanang Email .

Narito ang isang Excel table na gagamitin namin para sa halimbawang ito:

2. Gumawa ng template ng mail merge

Upang gumawa ng template ng mail merge, ito ang kailangan mong gawin:

1. Sa pane ng Shared Email Templates, i-right-click ang alinman sa iyong mga template folder , at pagkatapos ay piliin ang Bagong Mail Merge Template mula sa menu ng konteksto:

   

2. Pumili ng isa sa mga naka-kahong layout o i-click ang Custom HTML upang i-paste ang iyong sariling template, at pagkatapos ay i-click ang Susunod :

   

3. Piliin ang gusto mong tema ng kulay at i-click ang Tapos na :

   

4. Handa na ang isang mail merge na template para sa iyong paggamit - palitan lang ang mga text, larawan at hyperlink ng placeholder ng mga tunay.

Tip. Kapag kumopya mula sa ibang source, gamitin ang Ctrl + Shift + V shortcut para i-paste ang text nang walang pag-format.

3. I-personalize ang iyong email templategamit ang mga merge field

Ang pag-personalize ng email ay ginagawa sa tulong ng ~%MergeField macro. Sa aming mga online na doc, mahahanap mo ang mga detalyadong tagubilin kung paano ito gamitin. Dito, ipapakita ko lang sa iyo ang resulta:

Tulad ng nakikita mo, nagpasok kami ng dalawang merge na field: First name at Link . Ang una ay halata - kinukuha nito ang impormasyon mula sa column na First name para tugunan ang bawat contact ayon sa pangalan. Ang isa pa ay mas kawili-wili - lumilikha ito ng indibidwal na link para sa bawat tatanggap batay sa address ng webpage sa column na Link . Dahil gusto naming hindi lang maglagay ng url na tukoy sa contact, ngunit gawin itong isang magandang hyperlink, lumipat kami sa HTML viewer at inilalagay ang macro sa loob ng attribute na href tulad nito:

subscription plan

Tip. Upang magdagdag ng attachment sa iyong mail merge, gamitin ang isa sa ~%Attach na mga macro. Narito ang kumpletong listahan ng mga available na macro.

4. Paano mag-set up ng mail merge na campaign sa Outlook

Ang pag-set up ng mail merge na campaign ay isang piraso ng cake - pagsasama-samahin mo lang ang lahat ng piraso:

1. Pangalanan ang iyong bagong campaign.
2. I-type ang text para sa linyang Subject .
3. Opsyonal, tukuyin ang email address para sa mga tugon.
4. I-import ang iyong mailing list.
5. Pumili ng template ng email.
6. Mag-iskedyul ng maramihang pagpapadala ng email para sa ibang araw o magsimula kaagad.

Iyon lang! Kailanlumalabas ang iyong mga personalized na mass mail, maaari kang maging ganap na kumpiyansa na ang bawat email ay magiging maganda sa anumang email client app na bubuksan ito ng tatanggap (siyempre, kung ginamit mo ang aming mga adaptive na layout).

Outlook Mail Merge mga limitasyon sa email

Sa Outlook mismo, walang limitasyon sa maximum na bilang ng mga tatanggap. Gayunpaman, umiiral ang mga naturang limitasyon sa Office 365 at Outlook.com.

Outlook 365

• 10,000 tatanggap bawat araw
• 30 email kada minuto

Para sa higit pang mga detalye, tingnan ang mga limitasyon sa pagtanggap at pagpapadala ng Microsoft 365.

Outlook.com

Para sa mga libreng account, nag-iiba-iba ang mga limitasyon depende sa kasaysayan ng paggamit.

Para sa mga subscriber ng Microsoft 365, ang mga paghihigpit ay:

• 5,000 araw-araw na tatanggap
• 1,000 araw-araw na hindi-relasyon na tatanggap (ibig sabihin, isang taong hindi mo pa na-email bago)

Para sa higit pang mga detalye, pakitingnan ang Mga limitasyon sa pagpapadala sa Outlook.com.

Bukod pa rito, ang mga limitasyon sa bilang ng mga papalabas na mensahe ay itinakda ng Internet at mga email service provider upang bawasan ang spam at maiwasan ang labis na pagkarga ng mga email server. Kaya, bago gumawa ng mail merge, siguraduhing suriin sa iyong mail admin o Internet service provider kung ilang mga email ang pinapayagan mong ipadala bawat araw at sa loob ng isang oras. Sa pangkalahatan, malamang na hindi ka makakaranas ng anumang mga isyu hangga't mananatili ka sa ilalim ng 500 mga mensahe bawat araw.

Ganyan ang pag-mail merge sa Outlook. Salamat sa pagbabasa at pagtinginInaasahan na makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!

Hakbang 1. Piliin ang iyong mga contact sa Outlook

Una, kailangan mong piliin kung alin sa iyong mga contact ang padadalhan ng email. Para dito, lumipat sa iyong Outlook Mga Contact (dadalhin ka kaagad ng CTRL + 3 na shortcut doon), piliin ang gustong folder sa kaliwang pane, at pagkatapos ay piliin ang mga taong interesado.

Mga kapaki-pakinabang na tip:

• Upang biswal na makita ang mga field na gagamitin sa pagsasanib, piliin ang Telepono o Listahan na view sa tab na Home , sa grupong Kasalukuyang View .
• Maaari mong pagbukud-bukurin ang mga contact ayon sa Kategorya , Kumpanya o Lokasyon sa pamamagitan ng pag-click sa kaukulang button sa tab na Tingnan sa grupong Arrangement .
• Para lamang sa may kaugnayang mga contact upang makita , magsagawa ng paghahanap batay sa kumpanya, bansa o kategorya.
• Ang mga contact sa Outlook ay naglalaman ng kabuuang 92 field, marami sa mga ito ay walang laman. Upang gawing mas madali ang mail merge, maaari kang magpakita lamang ng mga nauugnay na field , at pagkatapos ay gamitin ang mga field sa kasalukuyang view para sa merge.
• Upang alisin ang mga walang kaugnayang column mula sa view, i-right-click ang pangalan ng column, at pagkatapos ay i-click ang Remove This Column .
• Upang magdagdag ng higit pang column sa kasalukuyang view, i-right-click ang anumang pangalan ng column, i-click ang Tingnan ang Mga Setting > Mga Column… .

Ang screenshot sa ibaba ay nagpapakita ng mga contact sa Outlook na nakapangkat ayon sa kategorya, na mayang mga contact sa kategoryang Negosyo :

Hakbang 2. Simulan ang mail merge sa Outlook

Gamit ang mga contact na napili, pumunta sa Home tab > Actions group, at i-click ang Mail Merge na button.

Hakbang 3. Itakda up mail merge sa Outlook

Sa Mail Merge Contacts dialog box, piliin ang mga opsyon na pinakamahusay na gumagana para sa iyo.

Sa ilalim ng Mga Contact , piliin isa sa mga sumusunod:

• Lahat ng contact sa kasalukuyang view - kung na-filter mo ang iyong view upang ang mga target na contact lang ang makikita.
• Mga napiling contact lang - kung pinili mo ang mga contact na gusto mong padalhan ng email.

Sa ilalim ng Mga field na pagsasamahin , piliin ang alinman sa:

• Lahat ng field ng contact - kung gusto mong gamitin ang lahat ng field ng contact sa pagsasama.
• Mga field ng contact sa kasalukuyang view - kung' na-configure ang iyong view upang ang mga field lang na isasama sa pagsasanib ang ipinapakita.

Sa ilalim ng Document file , piliin ang alinman sa:

• Bagong dokumento - upang lumikha ng file ng dokumento mula sa simula.
• Kasalukuyang dokumento - upang mag-browse para sa umiiral na dokumento na nais mong gamitin para sa pagsasama.

Sa ilalim ng Contact data file , piliin ang Permanent file check box kung gusto mong i-save ang mga napiling contact at field para magamit sa hinaharap. Ang comma-delimited data ay ise-save sa isang Word document (*.doc).

I-configure Pagsamahin ang mga opsyon sa ganitong paraan:

• Para sa Uri ng dokumento , piliin ang Mga Liham ng Form .
• Para sa Pagsamahin sa , piliin ang Email .
• Para sa Linya ng paksa ng mensahe , i-type ang anumang paksa na nakikita mong angkop (maaari mong i-edit ito sa ibang pagkakataon).

Narito ang mga setting para sa aming sample na mail merge:

Tandaan. Kung pinili mo ang Mga contact field sa kasalukuyang opsyon sa view , tiyaking lahat ng field na nilayon para sa pagsasama (kabilang ang Email field!) ay ipinapakita sa kasalukuyang view.

Kapag tapos na, i-click ang OK . Bubuksan nito ang dokumento ng mail merge sa Word.

Hakbang 4. Lumikha ng dokumento ng mail merge sa Word

Karaniwan, bubukas ang dokumento sa Word na may napiling tab na Mailings , handa na para sa iyo na piliin ang mga merge field . Maaari mong isipin ang mga ito bilang uri ng mga placeholder na magsasabi sa Word kung saan ilalagay ang mga personal na detalye.

Upang magdagdag ng merge na field sa dokumento, gamitin ang isa sa mga button na ito sa Write & Insert Fields group:

Insert a greeting

Dahil lahat ng magandang komunikasyon ay nagsisimula sa isang pagbati, ito ang kailangan mong idagdag sa una lugar. Kaya, i-click ang button na Linya ng Pagbati sa ribbon at piliin ang gustong format ng pagbati para sa iyong email. Bukod pa rito, tukuyin kung anong pagbati ang gagamitin kapag walang nakitang impormasyon para sa isang partikular na tatanggap.

I-click ang OK , at magkakaroon ka ng «GreetingLine» placeholder na ipinasok sa dokumento.

Mga kapaki-pakinabang na tip:

• Sa halip na ang default na " Mahal ", maaari kang mag-type anumang pagbati na gusto mo gaya ng " Hello , " Hey ", atbp.
• Sa ilalim ng Preview , i-click ang Next / Nakaraang na buton upang makita nang eksakto kung ano ang magiging hitsura ng linya ng pagbati para sa bawat tatanggap.
• Kung mali ang impormasyon sa linya ng pagbati, i-click ang button na Match Fields upang matukoy ang tamang field.
• Sa katulad na paraan, maaari mong idagdag ang Address Block kung kinakailangan.

I-type ang text ng mensahe

Pagkatapos ng linya ng pagbati, pindutin ang Enter upang magsimula ng bagong linya sa iyong dokumento at i-type ang text ng iyong mensahe. Tandaang magdagdag ng pirma sa dulo, dahil hindi mailalagay ang iyong default na pirma sa Outlook.

Ipasok ang mga merge field

Upang isama ang iba pang mga personal na detalye sa isang mensahe, ipasok ang kaukulang mga merge na field kung saan naaangkop. Ganito:

1. Ilagay ang cursor sa eksaktong lugar kung saan mo gustong magpasok ng partikular na impormasyon.
2. I-click ang button na Insert Merge Field sa ribbon.
3. Sa dialog box na lalabas, piliin ang kinakailangang field, at i-click ang Insert .
4. Pagkatapos ipasok ang lahat ng field, i-click ang Isara upang isara ang dialog box.

Bilang halimbawa, nagdaragdag kami ng mobile phone:

Kapag tapos na ang lahat, maaaring ganito ang hitsura ng iyong natapos na dokumento:

Tip. Kungilang mahahalagang field ang nawawala sa Insert Merge Field dialog box, kahit na sigurado kang na-set up mo ang mga contact sa Outlook mismo, subukang i-export muna ang iyong mga contact sa Outlook sa Excel, at pagkatapos ay gumamit ng Excel sheet bilang data pinagmulan. Nakalulungkot, hindi mo alam nang eksakto kung ano ang nangyayari sa loob ng Outlook :(

Hakbang 5. I-preview ang mga resulta ng mail merge

Bago ipadala ang iyong mga personalized na mail, magandang ideya na i-preview ang mga resulta upang matiyak na ang ayos ang nilalaman ng bawat email. Upang magawa ito, i-click ang button na I-preview ang Mga Resulta sa tab na Mga Mail , at pagkatapos ay gamitin ang mga arrow button upang tingnan ang lahat ng email.

Hakbang 6. Magpadala ng personalized na maramihang email

Ilan pang pag-click, at ang iyong mga pagpapadala ay papunta na.

1. Naka-on ang tab na Mailings , sa grupong Tapos na , i-click ang Tapusin at Pagsamahin , at pagkatapos ay piliin ang Ipadala ang Mga Mensahe sa E-mail... .

Ang pag-click sa OK ay nagpapadala ng email sa Outbox folder. Ang pagpapadala ay isasagawa batay sa ang iyong kasalukuyang mga setting: kaagad kapag nakakonekta o bawat N minuto.

Tip. Kung naghahanap ka ng Outlook Mail Merge na may attachment , pagkatapos ay subukan ang tool na Shared Email Templates na kinabibilangan nito at marami pang ibakapaki-pakinabang na mga tampok.

Paano mag-mail merge mula sa Word gamit ang mga contact sa Outlook

Sa sitwasyon na mayroon ka nang text ng iyong email na nakasulat sa Word, maaari kang magsimula ng proseso ng mail merge mula doon. Ang huling resulta ay magiging eksaktong kapareho noong nagsimula sa Outlook.

Sa Word, ang isang mail merge ay maaaring gawin sa dalawang paraan: sa pamamagitan ng paggamit ng Mail Merge Wizard o ang mga katumbas na opsyon sa ribbon. Kung gagawin mo ang pagsasama sa unang pagkakataon, maaaring magamit ang gabay ng wizard, kaya gagamitin namin ito.

1. Sa Word, lumikha ng bagong dokumento. Maaari mong i-type ang text ng iyong mensahe ngayon o magpatuloy sa isang blangkong dokumento.
2. Simulan ang Mail Merge Wizard . Para dito, pumunta sa tab na Mailings , at i-click ang Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard .

Paano gawin ang mail merge mula sa Excel data source

Kung sakaling ang impormasyon para sa mail merge ay nakaimbak sa labas ng Outlook, maaari kang gumamit ng Excel worksheet o Access database bilang data source kapag gumagawa ng mail merge sa Word. Angang mga hakbang ay magiging eksaktong kapareho ng sa halimbawa sa itaas. Ang tanging pagkakaiba ay ang hakbang 4 ng Mail Merge Wizard, kung saan pipiliin mo ang Gumamit ng umiiral nang listahan na opsyon, at pagkatapos ay mag-browse para sa iyong Excel file.

Para sa halimbawang ito, ginagamit ang sumusunod na Excel sheet:

Sa resulta, makukuha mo ang personalized na mensaheng ito:

Kung sa tingin mo ay kailangan mo ng mas detalyadong mga tagubilin, pakitingnan ang end-to-end na tutorial na ito: Paano mag-mail merge mula sa Excel hanggang Word.

Add-in sa Outlook Mail Merge para sa mga personalized na mass mailings

Kung naghahanap ka ng paraan upang magpadala ng mga custom-tailored na bulk email campaign mula sa iyong personal na Outlook mailbox, tiyak na mapapahalagahan mo ang bagong tampok na Mail Merge na kasama sa aming Shared Email Templates. Paano ito naiiba sa Outlook? Narito ang mga pangunahing punto:

• Maaari kang lumikha at magpatakbo ng mga mail merge na kampanya nang direkta sa Outlook nang walang Word o anumang iba pang application.
• Maaari kang magdagdag ng mga attachment at mga larawan sa iyong mail merge.
• Maaari kang lumikha ng matatag at magagandang disenyo sa tulong ng mga inbuilt na mga template ng mail merge o ng iyong sariling HTML- mga base.
• Maaari mong i-personalize ang iyong mga mass mail gamit ang anumang mga custom na merge na field .
• Dahil sa isang set ng mga adaptive na layout , ang iyong mga mensahe ay maganda ang hitsura sa anumang email client, ito man ay Outlook para sa Windows, Gmail, o Apple