Ushbu qo'llanmada biz Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 va undan oldingi versiyalarida pochtalarni birlashtirishni chuqur ko'rib chiqamiz.

Bir nechta qabul qiluvchilarga moslashtirilgan elektron pochta xabarlarini jo'natishingiz kerak bo'lganda, xatlarni birlashtirish haqiqiy vaqtni tejaydi. U biznes yangiliklari, mavsum tabriklari va shunga o'xshash narsalarni yuborish uchun juda yaxshi ishlaydi, shuning uchun har bir qabul qiluvchi bu xabar kimga yuborilganini bilmasdan, o'z ma'lumotlari bilan shaxsiy elektron pochta xabarini oladi.

Bir nechtasi bor. Outlook-da xatlarni birlashtirish usullari va biz har bir usulni diqqat bilan ko'rib chiqamiz.

Mail Merge nima?

Xatlarni birlashtirish - bu ma'lumotlar bazasi, elektron jadval yoki boshqa tuzilgan fayldan ma'lumotlarni olish orqali har bir qabul qiluvchi uchun moslashtirilgan ommaviy elektron pochta xabarlarini yaratish jarayonidir.

Asosan, siz kerakli joyga to'ldiruvchilarni qo'yib, xabar shablonini tayyorlaysiz va xatlarni birlashtirish manba fayldan qabul qiluvchining tafsilotlari (masalan, ism, elektron pochta manzili va boshqalar) va ularni elektron pochtaga joy egalari oʻrniga kiritadi.

Oxir-oqibat, har bir kishi xursand boʻladi – qabul qiluvchilar oʻzlarini noyob va qadrli deb bilishadi. Ularning o'ziga xos tashvishlariga oid xabarlar va siz faollik darajasi yaxshilanganidan bahramand bo'lasiz ;)

Outlook-da xatlarni birlashtirish qanday amalga oshiriladi

Agar hammasi bo'lsa. Siz murojaat qilmoqchi bo'lgan odamlar allaqachon Outlook Kontaktlar jildida bo'lsa, siz to'g'ridan-to'g'ri Outlook-dan xatlarni birlashtirishingiz mumkin. Qulaylik uchun,Pochta.

Ularning aytishicha, koʻrinish yaxshiroq. ming so'zdan ko'ra, keling buni amalda ko'raylik :)

1. Excel varag'ida pochta ro'yxatini yarating

Sizning tarqatish ro'yxati birlashma maydonlari uchun qabul qiluvchilarning elektron pochta manzillari va shaxsiy ma'lumotlarini o'z ichiga olgan Excel jadvalidir.

• Ishchi kitob OneDrive-da saqlanishi kerak. .
• Barcha ma'lumotlar Excel jadvalida bo'lishi kerak.
• E-pochta manzillari Email deb nomlangan eng chap ustunga joylashtirilishi kerak.

Mana, biz ushbu misol uchun foydalanmoqchi bo'lgan Excel jadvali:

2. Pochtalarni birlashtirish shablonini yarating

Xatlarni birlashtirish shablonini yaratish uchun quyidagilarni qilishingiz kerak:

1. Birgalikda elektron pochta shablonlari panelida shablonlardan istalgan jildni sichqonchaning o‘ng tugmasi bilan bosing. ni tanlang va kontekst menyusidan Yangi xatlarni birlashtirish shablonini tanlang:

   

2. Konservalangan sxemalardan birini tanlang yoki Maxsus HTML -ni bosing. o'z shabloningizni joylashtirish uchun Keyingi :

   

3. O'zingizga yoqqan rang mavzusini tanlang va Finish :

   tugmasini bosing.

4. Xatlarni birlashtirish shablonidan foydalanishga tayyor - shunchaki toʻldiruvchi matnlar, rasmlar va giperhavolalarni haqiqiylari bilan almashtiring.

Maslahat. Boshqa manbadan nusxa ko'chirishda matnni formatlashsiz joylashtirish uchun Ctrl + Shift + V yorliqlaridan foydalaning.

3. Elektron pochta shablonini shaxsiylashtiringbirlashtirish maydonlaridan foydalanish

Elektron pochtani shaxsiylashtirish ~%MergeField makrosining yordami bilan amalga oshiriladi. Onlayn hujjatlarimizda siz undan qanday foydalanish bo'yicha batafsil ko'rsatmalarni topishingiz mumkin. Mana, men sizga shunchaki natijani ko'rsataman:

Ko'rib turganingizdek, biz ikkita birlashma maydonini kiritdik: Ism va Link . Birinchisi aniq - u har bir kontaktga ism bilan murojaat qilish uchun Ism ustunidan ma'lumot oladi. Ikkinchisi esa ancha qiziqroq - u har bir qabul qiluvchi uchun Link ustunidagi veb-sahifa manzili asosida individual havola yaratadi. Biz shunchaki kontaktga xos urlni qo‘shishni emas, balki uni chiroyli giperhavola qilishni xohlayotganimiz sababli, biz HTML ko‘rish dasturiga o‘tamiz va makroni href atributiga shunday joylashtiramiz:

subscription plan

Maslahat. Birlashma xatingizga ilova qo'shish uchun ~%Attach makroslaridan birini ishlating. Mavjud makrolarning to'liq ro'yxati bu erda.

4. Outlook-da xatlarni birlashtirish kampaniyasini qanday sozlash kerak

Pochtalarni birlashtirish kampaniyasini o'rnatish juda oddiy - siz shunchaki barcha qismlarni birlashtirasiz:

1. Yangi kampaniyangizga nom bering.
2. Mavzu qatori uchun matnni kiriting.
3. Ixtiyoriy ravishda javoblar uchun elektron pochta manzilini belgilang.
4. Pochta roʻyxatini import qiling.
5. E-pochta shablonini tanlang.
6. Ommaviy xat yuborishni keyinroq sanaga rejalashtiring yoki darhol boshlang.

Hammasi! Qachonshaxsiylashtirilgan ommaviy xabarlaringiz oʻchib qolsa, har bir elektron pochta qabul qiluvchi uni ochgan har qanday elektron pochta mijoz ilovasida yaxshi koʻrinishiga amin boʻlishingiz mumkin (albatta, agar siz bizning moslashtirilgan sxemalarimizdan foydalangan boʻlsangiz).

Outlook Mail Merge. elektron pochta cheklovlari

Outlook-ning o'zida maksimal qabul qiluvchilar soniga cheklov yo'q. Biroq, bunday cheklovlar Office 365 va Outlook.com saytlarida mavjud.

Outlook 365

• kuniga 10 000 ta qabul qiluvchi
• daqiqada 30 ta xat

Qo'shimcha ma'lumot olish uchun Microsoft 365 qabul qilish va yuborish cheklovlariga qarang.

Outlook.com

Bepul hisoblar uchun cheklovlar quyidagilarga qarab farqlanadi. foydalanish tarixi.

Microsoft 365 obunachilari uchun cheklovlar quyidagilar:

• 5000 kunlik qabul qiluvchilar
• 1000 ta aloqasi boʻlmagan har kuni qabul qiluvchilar (ya'ni, siz hech qachon elektron pochta xabari yubormagan odam) oldin)

Batafsil ma'lumot uchun Outlook.com'da Yuborish cheklovlariga qarang.

Bundan tashqari, chiquvchi xabarlar soniga cheklovlar Internet va tomonidan o'rnatiladi. Spamni kamaytirish va elektron pochta serverlarining haddan tashqari yuklanishini oldini olish uchun elektron pochta xizmati provayderlari . Shunday qilib, pochta xabarlarini birlashtirishdan oldin, pochta administratoringiz yoki Internet-provayderingiz bilan kuniga va bir soat ichida qancha elektron pochta xabarlarini yuborishingiz mumkinligini tekshiring. Umuman olganda, kuniga 500 ta xabardan kam bo'lguningizcha hech qanday muammoga duch kelmaysiz.

Outlook-da xatlarni birlashtirish shu tarzda amalga oshiriladi. O'qiganingiz va ko'rganingiz uchun rahmatkelasi hafta blogimizda ko'rishguncha!

1-qadam. Outlook kontaktlaringizni tanlang

Birinchi navbatda, qaysi kontaktlarga elektron pochta xabarini yuborishni tanlashingiz kerak. Buning uchun Outlook Kontaktlar -ga o'ting (CTRL + 3 yorlig'i sizni darhol u erga olib boradi), chap panelda kerakli jildni tanlang va so'ngra qiziqqan odamlarni tanlang.

Foydali maslahatlar:

• Birlashtirishda foydalaniladigan maydonlarni vizual ko'rish uchun Telefon yoki Ro'yxat ko'rinishini tanlang. Uy yorlig'ida, Joriy ko'rinish guruhida.
• Siz kontaktlarni ni Turkum , <1 bo'yicha saralashingiz mumkin>Kompaniya yoki Joylashuv , Tartibga guruhidagi Koʻrish yorligʻidagi tegishli tugmani bosish orqali.
• Faqat <8 uchun>tegishli kontaktlar ko‘rinib turishi uchun , kompaniya, mamlakat yoki toifa asosida qidiruvni amalga oshiring.
• Outlook kontaktlari jami 92 ta maydonni o‘z ichiga oladi, ularning ko‘pchiligi bo‘sh. Pochtalarni birlashtirishni osonlashtirish uchun siz faqat tegishli maydonlarni koʻrsatishingiz mumkin , soʻngra birlashtirish uchun joriy koʻrinishdagi maydonlardan foydalanishingiz mumkin.
• aloqador boʻlmagan ustunlarni oʻchirish uchun ko'rish, ustun nomini o'ng tugmasini bosing va Ushbu ustunni o'chirish -ni bosing.
• Joriy ko'rinishga ko'proq ustunlar qo'shish uchun istalgan ustun nomini o'ng tugmasini bosing, Sozlamalarni ko'rish > Ustunlar... -ni bosing.

Quyidagi skrinshotda toifalar bo'yicha guruhlangan Outlook kontaktlari ko'rsatilgan. Biznes toifasidagi kontaktlar tanlangan:

2-qadam. Outlook-da xatlarni birlashtirishni boshlang

Tanlangan kontaktlar bilan <-ga o'ting 1>Uy yorlig'i > Amallar guruhiga o'ting va Maillarni birlashtirish tugmasini bosing.

3-qadam. O'rnatish Outlook-da xatlarni birlashtirish

Birlashtirish kontaktlari muloqot oynasida siz uchun eng mos keladigan variantlarni tanlang.

Kontaktlar ostidan tanlang. quyidagilardan biri:

• Joriy ko'rinishdagi barcha kontaktlar - agar siz ko'rinishingizni faqat maqsadli kontaktlar ko'rinadigan qilib filtrlagan bo'lsangiz.
• Faqat tanlangan kontaktlar - agar siz elektron pochta xabarini yubormoqchi bo'lgan kontaktlarni tanlagan bo'lsangiz.

Birlashtiriladigan maydonlar ostidan birini tanlang:

• Barcha kontakt maydonlari - agar siz birlashmada barcha kontakt maydonlaridan foydalanishni istasangiz.
• Joriy ko'rinishdagi kontakt maydonlari - agar siz va koʻrinishingizni faqat birlashtirishga qoʻshiladigan maydonlar koʻrsatiladigan qilib sozladingiz.

Hujjat fayli ostidan birini tanlang:

• Yangi hujjat - hujjat faylini noldan yaratish.
• Mavjud hujjat - birlashtirish uchun foydalanmoqchi bo'lgan mavjud hujjatni ko'rib chiqish.

Kontakt ma'lumotlari fayli ostida, tanlangan kontaktlar va maydonlarni kelajakda foydalanish uchun saqlamoqchi bo'lsangiz, Doimiy fayl katagiga belgi qo'ying. Vergul bilan ajratilgan ma'lumotlar Word hujjatida (*.doc) saqlanadi.

Sozlash Birlashtirish imkoniyatlari shu tarzda:

• Hujjat turi uchun Shakl harflari -ni tanlang.
• <1 uchun> ga birlashing, E-pochta -ni tanlang.
• Xabar mavzusi qatori uchun oʻzingizga mos keladigan mavzuni yozing (uni keyinroq tahrirlashingiz mumkin).

Mana, pochtani birlashtirish namunasi sozlamalari:

Eslatma. Agar siz Joriy ko'rinishdagi kontakt maydonlari ni tanlagan bo'lsangiz, joriy ko'rinishda birlashtirish uchun mo'ljallangan barcha maydonlar (jumladan, Email maydoni!) ko'rsatilganligiga ishonch hosil qiling.

Bajarilgach, OK tugmasini bosing. Bu Word dasturida xatlarni birlashtirish hujjatini ochadi.

4-qadam. Word-da birlashma hujjatini yarating

Odatda hujjat Word-da Mailings yorlig'i tanlangan holda ochiladi, birlashtirish maydonlarini tanlashga tayyor. Siz ularni Word dasturiga shaxsiy maʼlumotlarni qayerga qoʻshish kerakligini koʻrsatadigan toʻldiruvchi sifatida tasavvur qilishingiz mumkin.

Hujjatga birlashtirish maydoni qoʻshish uchun Yozish & Maydonlarni qo'shish guruhi:

Salom qo'shish

Barcha yaxshi muloqot salomlashishdan boshlangani uchun birinchi bo'limga shu narsani qo'shishingiz kerak. joy. Shunday qilib, lentadagi Salomlash liniyasi tugmasini bosing va elektron pochtangiz uchun kerakli tabrik formatini tanlang. Bundan tashqari, ma'lum bir qabul qiluvchi uchun ma'lumot topilmasa, qanday salomlashishni ko'rsating.

OK tugmasini bosing, shunda sizda «Salomlashish chizig'i» bo'ladi.hujjatga toʻldiruvchi kiritildi.

Foydali maslahatlar:

• Birlamchi " Hurmatli " oʻrniga siz yozishingiz mumkin. " Salom , " Salom " va hokazo kabi har qanday salomlashish.
• Ko'rib chiqish ostida Keyingi<2 tugmasini bosing> / Oldingi tugmasi har bir qabul qiluvchi uchun salomlashish chizig‘i qanday ko‘rinishini aniq ko‘rish uchun.
• Agar salomlashish satridagi ma’lumotlar noto‘g‘ri bo‘lsa, Maydonlarni moslashtirish tugmasini bosing. to'g'ri maydonni aniqlash uchun.
• Shunga o'xshash tarzda, agar kerak bo'lsa, siz Manzil blokini qo'shishingiz mumkin.

Xabar matnini kiriting

Salomlash satridan keyin hujjatingizda yangi qatorni boshlash uchun Enter tugmasini bosing va xabaringiz matnini kiriting. Oxirida imzo qoʻshishni unutmang, chunki standart Outlook imzoingiz kiritilmaydi.

Birlashtirish maydonlarini qo'shish

Xabarga boshqa shaxsiy ma'lumotlarni kiritish uchun tegishli joylarda tegishli birlashma maydonlarini kiriting. Mana qanday qilib:

1. Kursorni aniq ma'lumotlarni kiritmoqchi bo'lgan joyga qo'ying.
2. Tasmadagi Birlashtirish maydonini qo'shish tugmasini bosing.
3. Ochilgan muloqot oynasida kerakli maydonni tanlang va Qo'shish tugmasini bosing. .
4. Barcha maydonlarni kiritgandan so'ng, dialog oynasini yopish uchun Yopish tugmasini bosing.

Misol sifatida biz mobil telefonni qo'shamiz:

Hammasi tugagach, yakuniy hujjatingiz quyidagicha koʻrinishi mumkin:

Maslahat. Agar Birlashtirish maydonini qo'shish dialog oynasida ba'zi muhim maydonlar mavjud emas, lekin siz Outlook-da kontaktlarni to'g'ri o'rnatganingizga ishonchingiz komil bo'lsa-da, avval Outlook kontaktlaringizni Excelga eksport qilib ko'ring va keyin ma'lumot sifatida Excel varag'idan foydalaning. manba. Afsuski, siz Outlook ichida nima sodir bo'layotganini hech qachon aniq bilmaysiz :(

5-qadam. Birlashtirish natijalarini oldindan ko'rish

Shaxsiylashtirilgan xatlarni jo'natishdan oldin natijalarni oldindan ko'rib chiqish tavsiya etiladi. Har bir e-pochtaning mazmuni yaxshi. Buni amalga oshirish uchun Pochta xabarlari ko‘rinishidagi Natijalarni ko‘rib chiqish tugmasini bosing va keyin barcha xatlarni ko‘rish uchun strelka tugmalaridan foydalaning.

6-qadam. Shaxsiylashtirilgan ommaviy e-pochta xabarini yuboring

Yana bir necha marta bossangiz, xabarlaringiz jo'nab ketadi.

1. Yoniq. Pochta xabarlari yorlig'i, Finish guruhida Tugatish va Birlashtirish -ni bosing va keyin E-pochta xabarlarini yuborish... -ni tanlang.

OK tugmasini bossangiz, Chiqish qutisi jildiga e-pochta yuboriladi. Yuborish quyidagilar asosida amalga oshiriladi. joriy sozlamalaringiz: ulanganda darhol yoki har N daqiqada.

Maslahat. Agar siz Outlook Mail Merge ilovasi bilan ni qidirayotgan bo'lsangiz, ushbu va boshqa ko'plab boshqa elektron pochta xabarlarini o'z ichiga olgan Umumiy elektron pochta shablonlari vositasini sinab ko'ring.foydali xususiyatlar.

Outlook kontaktlari yordamida Word-dan pochta xabarlarini birlashtirish qanday amalga oshiriladi

Agar sizda Word-da elektron pochta xabaringiz matni allaqachon yozilgan bo'lsa, u erdan pochtani birlashtirish jarayonini boshlashingiz mumkin. Yakuniy natija Outlook-dan ishga tushirilganda xuddi shunday bo'ladi.

Wordda xatlarni birlashtirish ikki usulda amalga oshirilishi mumkin: Birlashtirish ustasi yoki lentadagi shunga o'xshash variantlardan foydalanish. Agar siz birlashtirishni birinchi marta amalga oshirsangiz, sehrgarning ko'rsatmalari foydali bo'lishi mumkin, shuning uchun biz undan foydalanmoqchimiz.

1. Word dasturida yangi hujjat yarating. Siz hozir xabaringiz matnini yozishingiz yoki boʻsh hujjat bilan davom etishingiz mumkin.
2. Xatlarni birlashtirish ustasini ishga tushiring. Buning uchun Mailings yorlig'iga o'ting va Xatlarni birlashtirishni boshlash > Bosqichma-bosqich xatlarni birlashtirish ustasi -ni bosing.

Excel ma'lumotlar manbasidan xatlarni birlashtirish qanday amalga oshiriladi

Agar birlashma ma'lumotlari tashqarida saqlangan bo'lsa. Outlook-da, Word-da xatlarni birlashtirishda ma'lumot manbai sifatida Excel ish varag'idan yoki Access ma'lumotlar bazasidan foydalanishingiz mumkin. Theqadamlar yuqoridagi misoldagi kabi bo'ladi. Yagona farq xatlarni birlashtirish ustasining 4-bosqichi bo‘lib, u yerda Mavjud ro‘yxatni ishlatish opsiyasini tanlab, so‘ngra Excel faylingizni ko‘rib chiqing.

Ushbu misol uchun quyidagi Excel varag'i ishlatiladi:

Natijada siz ushbu shaxsiylashtirilgan xabarni olasiz:

Agar sizga batafsilroq koʻrsatmalar kerak deb hisoblasangiz, iltimos, quyidagi qoʻllanmani koʻrib chiqing: Excelʼdan Wordʼga xatlarni birlashtirish.

Moslashtirilgan ommaviy pochta joʻnatmalari uchun Outlook Merge plaginlari

Agar siz shaxsiy Outlook pochta qutingizdan moslashtirilgan ommaviy elektron pochta kampaniyalarini yuborish yoʻlini izlayotgan boʻlsangiz, umumiy elektron pochta shablonlari tarkibiga kiritilgan yangi pochta birlashma funksiyasini albatta qadrlaysiz. U Outlookdan qanday farq qiladi? Mana asosiy fikrlar:

• Siz to'g'ridan-to'g'ri Outlook Word yoki boshqa ilovalarsiz pochta birlashma kampaniyalarini yaratishingiz va o'tkazishingiz mumkin.
• Siz <8 qo'shishingiz mumkin>ilovalar va tasvirlar pochtangizni birlashtirish.
• O'rnatilgan xatlarni birlashtirish shablonlari yoki o'zingizning HTML- yordamida mustahkam va chiroyli dizaynlarni yaratishingiz mumkin. asoslangan.
• Ommaviy yuborishlaringizni istalgan maxsus birlashma maydonlari bilan shaxsiylashtirishingiz mumkin.
• moslashtirilgan tartiblar tufayli xabarlaringiz Windows, Gmail yoki Apple uchun Outlook bo'ladimi, har qanday elektron pochta mijozida ajoyib ko'rinadi