Í þessari kennslu munum við skoða ítarlega hvernig á að sameina póst í Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 og eldri.

Þegar þú þarft að senda persónulegan tölvupóst til margra viðtakenda er póstsamruni raunverulegur tímasparnaður. Það virkar frábærlega til að senda út viðskiptauppfærslur, árstíðarkveðjur og þess háttar, þannig að allir viðtakendur fá persónulegan tölvupóst með eigin upplýsingum, án þess að vita til hvers annars þessi skilaboð hafa verið send.

Það eru nokkur leiðir til að gera póstsamruna í Outlook, og við ætlum að skoða hverja aðferð vel.

Hvað er póstsamruni?

Póstsamruni er ferli til að búa til fjöldapósta sem eru sérsniðnir fyrir hvern viðtakanda með því að taka gögn úr gagnagrunni, töflureikni eða annarri skipulagðri skrá.

Í grundvallaratriðum undirbýrðu skilaboðasniðmátið þitt með því að setja staðgengla þar sem við á, og póstsamruni dregur út upplýsingar um viðtakanda (svo sem nafn, netfang o.s.frv.) úr frumskrá og setur þær inn í tölvupóst í stað staðgengja.

Að lokum verða allir ánægðir - viðtakendum finnst þeir vera einstakir og metnir að fá einstakling skilaboð sem fjalla um sérstakar áhyggjur þeirra og þú nýtur aukinnar þátttökuhlutfalls ;)

Hvernig á að gera póstsamruna í Outlook

Ef allt Þeir sem þú vilt ávarpa eru nú þegar í Outlook tengiliðamöppunni þinni, þú getur framkvæmt póstsamruna beint úr Outlook. Til þæginda,Póstur.

Þeir segja að útlit sé betra en þúsund orð, svo við skulum sjá það í verki :)

1. Búðu til póstlista í Excel blaði

Dreifingarlistinn þinn er Excel tafla sem inniheldur netföng viðtakenda og persónuleg gögn fyrir sameiningarreiti.

• Vinnubókin verður að vera geymd í OneDrive .
• Öll gögn verða að vera innan Excel töflu.
• Netföng ættu að vera í dálknum lengst til vinstri, sem heitir Tölvupóstur .

Hér er Excel tafla sem við ætlum að nota fyrir þetta dæmi:

2. Búa til sniðmát fyrir sameiningu pósts

Til að búa til sniðmát fyrir sameiningu pósts þarftu að gera þetta:

1. Á glugganum Samnýtt tölvupóstsniðmát skaltu hægrismella á einhverja af sniðmátamöppunum þínum , og veldu síðan Nýtt sniðmát fyrir póstsamruna í samhengisvalmyndinni:

   

2. Veldu eitt af niðursoðnum útlitum eða smelltu á Sérsniðið HTML til að líma þitt eigið sniðmát og smelltu síðan á Næsta :

   

3. Veldu litaþema sem þú vilt og smelltu á Ljúka :

   

4. Póstsameiningarsniðmát er tilbúið til notkunar - skiptu einfaldlega um staðsetningartexta, myndir og tengla fyrir hina raunverulegu.

Ábending. Þegar þú afritar frá öðrum uppruna skaltu nota flýtileiðina Ctrl + Shift + V til að líma texta án þess að forsníða.

3. Sérsníddu tölvupóstsniðmátið þittmeð því að nota sameinareitir

Tölvupóstsérstilling er gerð með hjálp ~%MergeField fjölva. Í netskjölunum okkar geturðu fundið nákvæmar leiðbeiningar um hvernig á að nota það. Hér mun ég bara sýna þér niðurstöðuna:

Eins og þú sérð höfum við sett inn tvo samrunareiti: Fornafn og Tengill . Sá fyrsti er augljós - hann dregur upplýsingarnar úr Fornafn dálknum til að ávarpa hvern tengilið með nafni. Hinn er miklu áhugaverðari - hann býr til einstakan hlekk fyrir hvern viðtakanda byggt á heimilisfangi vefsíðunnar í Tengill dálknum. Vegna þess að við viljum ekki bara setja inn tengiliðasértæka slóð, heldur gera hana að fallegum tengil, skiptum við yfir í HTML skoðara og setjum fjölva inni í href eigindinni svona:

subscription plan

Ábending. Til að bæta viðhengi við póstsamrunann þinn skaltu nota eitt af ~%Attach fjölvunum. Heildarlisti yfir tiltæk fjölva er hér.

4. Hvernig á að setja upp póstsamrunaherferð í Outlook

Að setja upp póstsamrunaherferð er stykki af köku - þú setur einfaldlega alla hlutina saman:

1. Nefndu nýju herferðina þína.
2. Sláðu inn textann fyrir línuna Subject .
3. Tilgreindu valfrjálst netfang fyrir svör.
4. Flyttu inn póstlistann þinn.
5. Veldu tölvupóstsniðmát.
6. Tímasettu fjöldapóstsendingu síðar eða byrjaðu strax.

Það er allt! HvenærPersónulegar fjöldapóstsendingar þínar fara út, þú getur verið fullviss um að hver tölvupóstur muni líta vel út í hvaða tölvupóstforriti sem viðtakandinn opnar hann (auðvitað, ef þú hefur notað aðlögunarútlitið okkar).

Outlook Mail Merge tölvupósttakmörk

Í Outlook sjálfu eru engin takmörk fyrir hámarksfjölda viðtakenda. Hins vegar eru slík takmörk fyrir hendi í Office 365 og Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 viðtakendur á dag
• 30 tölvupóstar á mínútu

Nánari upplýsingar er að finna í Microsoft 365 móttöku- og sendingarmörkum.

Outlook.com

Fyrir ókeypis reikninga eru takmarkanir mismunandi eftir notkunarferill.

Fyrir Microsoft 365 áskrifendur eru takmarkanirnar:

• 5.000 daglega viðtakendur
• 1.000 daglega viðtakendur án sambands (þ.e. einhver sem þú hefur aldrei sent tölvupósti áður)

Nánari upplýsingar er að finna í Sendingarmörkum í Outlook.com.

Að auki eru takmarkanir á fjölda senda skilaboða settar af Internet og póstþjónustuveitur til að draga úr ruslpósti og koma í veg fyrir ofhleðslu á tölvupóstþjónum. Svo, áður en þú sameinar póst, vertu viss um að athuga með póststjóranum þínum eða netþjónustuveitunni hversu marga tölvupósta þú mátt senda á dag og innan klukkustundar. Almennt er ólíklegt að þú lendir í neinum vandamálum svo lengi sem þú ert undir 500 skilaboðum á dag.

Svona á að sameina póst í Outlook. Ég þakka þér fyrir að lesa og skoðahlakka til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

Skref 1. Veldu Outlook tengiliðina þína

Fyrst þarftu að velja til hvaða tengiliða á að senda tölvupóst. Til að gera þetta skaltu skipta yfir í Outlook Tengiliðir (CTRL + 3 flýtivísinn leiðir þig strax), veldu möppuna sem þú vilt á vinstri glugganum og veldu síðan fólkið sem þú hefur áhuga á.

Gagnlegar ábendingar:

• Til að sjá reitina sem verða notaðir í sameiningunni skaltu velja Síma eða Lista skjáinn á flipanum Heima , í hópnum Núverandi útsýni .
• Þú getur raðað tengiliðum eftir flokki , Fyrirtæki eða Staðsetning með því að smella á samsvarandi hnapp á flipanum Skoða í hópnum Röðun .
• Aðeins fyrir viðeigandi tengiliðir til að vera sýnilegir , framkvæma leit út frá fyrirtækinu, landi eða flokki.
• Outlook tengiliðir innihalda alls 92 reiti, margir hverjir tómir. Til að gera póstsamrunann auðveldari er hægt að sýna aðeins viðeigandi reiti og síðan nota reitina í núverandi yfirliti fyrir sameininguna.
• Til að fjarlægja óviðkomandi dálka úr skoða, hægrismelltu á nafn dálksins og smelltu síðan á Fjarlægja þennan dálk .
• Til að bæta fleiri dálkum við núverandi yfirlit skaltu hægrismella á hvaða dálk sem er, smelltu á Skoða stillingar > Dálkar... .

Skjámyndin hér að neðan sýnir Outlook tengiliði flokkaða eftir flokkum, með Viðskiptaflokkurinn tengiliðir valdir:

Skref 2. Byrjaðu póstsamruna í Outlook

Þegar tengiliðir eru valdir, farðu í Heima flipann > Aðgerðir og smelltu á hnappinn Póstsamruni .

Skref 3. Stilltu upp póstsamruna í Outlook

Í glugganum Tímasamruni tengiliða skaltu velja þá valkosti sem henta þér best.

Undir Tengiliðir velurðu eitt af eftirfarandi:

• Allir tengiliðir í núverandi yfirliti - ef þú hefur síað yfirlitið þannig að aðeins marktengiliðirnir séu sýnilegir.
• Aðeins valdir tengiliðir - ef þú hefur valið tengiliðina sem þú vilt senda tölvupóst á.

Undir Reiti til að sameinast skaltu velja annað hvort:

• Allir tengiliðareitir - ef þú vilt að allir tengiliðareitir séu notaðir í sameiningunni.
• Snertingarreitir í núverandi skjá - ef þú' hefur stillt yfirlitið þitt þannig að aðeins reitirnir sem á að vera með í sameiningunni birtast.

Undir Skjalasafn skaltu velja annað hvort:

• Nýtt skjal - til að búa til skjalskrána frá grunni.
• Núverandi skjal - til að leita að núverandi skjal sem þú vilt nota fyrir sameininguna.

Undir Skrá tengiliðagagna skaltu velja Varanleg skrá gátreitinn ef þú vilt vista valda tengiliði og reiti til notkunar í framtíðinni. Gögnin sem eru afmörkuð með kommum verða vistuð í Word skjali (*.doc).

Stilla Sameinavalkostir á þennan hátt:

• Fyrir Skjalsgerð , veldu Formbréf .
• Fyrir Sameina við , veldu Tölvupóstur .
• Fyrir efnislínu skilaboða skaltu slá inn hvaða efni sem þér sýnist (þú munt geta breytt því síðar).

Hér eru stillingar fyrir sýnishorn póstsamruna okkar:

Athugið. Ef þú hefur valið Tengilireitir í núverandi skjávalkosti , vertu viss um að allir reiti sem ætlaðir eru fyrir sameininguna (þar á meðal reiturinn Tölvupóstur !) séu birtir á núverandi skjá.

Þegar þú ert búinn skaltu smella á Í lagi . Þetta mun opna póstsamruna skjalið í Word.

Skref 4. Búa til póstsamruna skjal í Word

Venjulega opnast skjalið í Word með Póstsendingar flipann valinn, tilbúinn fyrir þig að velja samrunareitina . Þú getur hugsað um þá sem staðgengla sem segja Word hvar eigi að setja inn persónulegar upplýsingar.

Til að bæta sameiningarreit við skjalið skaltu nota einn af þessum hnöppum í Skrifa & Setja inn reiti hópinn:

Setja inn kveðju

Þar sem öll góð samskipti byrja á kveðju, þetta er það sem þú þarft að bæta við í fyrstu staður. Svo, smelltu á hnappinn Kveðjulína á borðinu og veldu kveðjusniðið sem þú vilt fyrir tölvupóstinn þinn. Tilgreindu auk þess hvaða kveðju á að nota þegar engar upplýsingar finnast fyrir tiltekinn viðtakanda.

Smelltu á OK og þá færðu «kveðjulínuna» staðgengill settur inn í skjalið.

Gagnlegar ábendingar:

• Í stað sjálfgefna „ Kæri “ geturðu slegið inn allar kveðjur sem þér líkar eins og " Halló , " Hey ", o.s.frv.
• Undir Forskoðun , smelltu á Næsta / Fyrri hnappur til að sjá nákvæmlega hvernig kveðjulínan mun líta út fyrir hvern viðtakanda.
• Ef upplýsingarnar í kveðjulínunni eru rangar skaltu smella á hnappinn Passa reiti til að auðkenna réttan reit.
• Á svipaðan hátt geturðu bætt við aðfangareitnum ef þörf krefur.

Sláðu inn skilaboðatextann

Eftir kveðjulínuna skaltu ýta á Enter til að hefja nýja línu í skjalinu þínu og slá inn texta skilaboðanna. Mundu að bæta við undirskrift í lokin, þar sem sjálfgefna Outlook undirskriftin þín verður ekki sett inn.

Settu inn sameiningarreitir

Til að hafa aðrar persónulegar upplýsingar í skilaboðum skaltu setja inn samsvarandi sameiningarreiti þar sem við á.Svona er þetta:

1. Staðaðu bendilinn nákvæmlega þar sem þú vilt setja inn tilteknar upplýsingar.
2. Smelltu á Insert Merge Field hnappinn á borðinu.
3. Í glugganum sem opnast velurðu viðeigandi reit og smellir á Setja inn .
4. Eftir að hafa sett alla reiti inn skaltu smella á Loka til að loka glugganum.

Sem dæmi erum við að bæta við farsíma:

Þegar allt er búið, gæti fullkomna skjalið þitt litið svona út:

Ábending. Efnokkra mikilvæga reiti vantar í Setja inn sameinareit svargluggann, þó þú sért nokkuð viss um að þú hafir sett tengiliðina upp rétt í Outlook, reyndu fyrst að flytja Outlook tengiliðina þína út í Excel og notaðu síðan Excel blað sem gögn heimild. Því miður, þú veist aldrei nákvæmlega hvað er að gerast inni í Outlook :(

Skref 5. Forskoða niðurstöður póstsamruna

Áður en þú sendir út persónulega póstinn þinn er góð hugmynd að forskoða niðurstöðurnar til að tryggja að innihald hvers tölvupósts er í lagi. Til að gera það skaltu smella á Forskoðunarniðurstöður hnappinn á flipanum póstsendingar og nota síðan örvatakkana til að skoða allan tölvupóstinn.

Skref 6. Sendu út persónulegan fjöldapóst

Bara nokkra smelli í viðbót og pósturinn þinn verður á leiðinni.

1. Á flipann Póstsendingar , í hópnum Ljúka , smelltu á Ljúka og sameina og veldu síðan Senda tölvupóst... .

Ef smellt er á Í lagi sendir tölvupóstur í möppuna Úthólf. Sendingin fer fram á grundvelli núverandi stillingar þínar: strax þegar þú ert tengdur eða á N mínútna fresti.

Ábending. Ef þú ert að leita að Outlook Mail Merge með viðhengi , prófaðu þá Samnýtt tölvupóstsniðmát tólið sem inniheldur þetta og mörg önnurgagnlegar aðgerðir.

Hvernig á að sameina póst úr Word með Outlook tengiliðum

Þegar þú ert nú þegar með texta tölvupóstsins skrifaðan í Word geturðu hafið sameiningarferli þaðan. Lokaniðurstaðan verður nákvæmlega sú sama og þegar ræst var úr Outlook.

Í Word er hægt að gera póstsamruna á tvo vegu: með því að nota Mail Merge Wizard eða samsvarandi valkosti á borði. Ef þú framkvæmir sameininguna í fyrsta skipti, gæti leiðbeiningar töframannsins komið sér vel, svo við ætlum að nota það.

1. Í Word skaltu búa til nýtt skjal. Þú getur slegið inn texta skeytisins þíns núna eða haldið áfram með autt skjal.
2. Ræstu Póstsameiningarhjálpina . Til að gera þetta skaltu fara á flipann Póstsamruni og smella á Start póstsamruni > Skref-fyrir-skref póstsamrunahjálp .

Hvernig á að gera póstsamruna frá Excel gagnagjafa

Ef upplýsingarnar fyrir póstsamrunann eru geymdar utan kl. Outlook, þú getur notað Excel vinnublað eða Access gagnagrunn sem gagnagjafa þegar þú sameinar póst í Word. Theskref verða nákvæmlega þau sömu og í dæminu hér að ofan. Eini munurinn er skref 4 í Mail Merge Wizard, þar sem þú velur Nota núverandi lista valkostinn og flettir síðan að Excel skránni þinni.

Fyrir þetta dæmi er eftirfarandi Excel blað notað:

Í niðurstöðunni færðu þessi persónulegu skilaboð:

Ef þér finnst þú þurfa ítarlegri leiðbeiningar, vinsamlegast skoðaðu þetta kennsluefni frá enda til enda: Hvernig á að sameina póst frá Excel í Word.

Outlook Mail Merge viðbót fyrir persónulega fjöldapósta

Ef þú ert að leita að leið til að senda sérsniðnar magnpóstsherferðir úr persónulegu Outlook pósthólfinu þínu, þá muntu örugglega kunna að meta glænýja póstsamruna eiginleikann sem fylgir sniðmátum okkar fyrir sameiginlega tölvupóst. Hvernig er það frábrugðið Outlook? Hér eru lykilatriðin:

• Þú getur búið til og keyrt póstsameiningarherferðir beint í Outlook án Word eða einhvers annars forrits.
• Þú getur bætt við viðhengi og myndir við póstsamrunann þinn.
• Þú getur búið til öfluga og fallega hönnun með hjálp innbyggðra póstsamrunasniðmáta eða eigin HTML- byggðar.
• Þú getur sérsniðið fjöldapóstsendingar þínar með hvaða sérsniðnu samrunareiti .
• Vegna setts af aðlögunaruppsetningum munu skilaboðin þín líta vel út í hvaða tölvupóstforriti sem er, hvort sem það er Outlook fyrir Windows, Gmail eða Apple