En ĉi tiu lernilo, ni profunde rigardos kiel retpoŝti kunfandi en Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 kaj pli frue.

Kiam vi bezonas sendi personecigitajn retpoŝtojn al pluraj ricevantoj, poŝtkunfandiĝo estas vera tempoŝparado. Ĝi funkcias bonege por sendi komercajn ĝisdatigojn, sezonajn salutojn kaj similajn, tiel ke ĉiu ricevanto ricevas personan retpoŝton kun siaj propraj informoj, sen scii al kiu alia tiu ĉi mesaĝo estas sendita.

Estas kelkaj. manieroj fari poŝtkunfandiĝon en Outlook, kaj ni rigardos atente ĉiun metodon.

Kio estas Poŝtkunfandiĝo?

Poŝtkunfandiĝo estas procezo de kreado de amasaj retmesaĝoj tajloritaj por ĉiu ricevanto prenante datumojn el datumbazo, kalkultabelo aŭ alia strukturita dosiero.

Esence, vi preparas vian mesaĝŝablonon metante anstataŭaĵojn kie konvene, kaj poŝtkunfandiĝo tiras la detaloj de ricevanto (kiel nomo, retadreso, ktp.) de fontdosiero kaj enmetas ilin en retpoŝton anstataŭ la anstataŭaĵojn.

Evente, ĉiuj feliĉas - ricevantoj sentas sin unikaj kaj taksitaj ricevi individuon. mesaĝo traktante iliajn specifajn zorgojn, kaj vi ĝuas plibonigitan engaĝiĝprocenton ;)

Kiel fari retpoŝtan kunfandiĝon en Outlook

Se ĉiuj t La homoj, kiujn vi volas alparoli, estas jam en via dosierujo de Outlook Kontaktoj, vi povas fari retpoŝtan kunfandiĝon rekte de Outlook. Por komforto,Poŝto.

Ili diras, ke rigardo estas pli bona. ol mil vortoj, do ni vidu ĝin en ago :)

1. Faru dissendoliston en Excel-folio

Via distribulisto estas Excel-tabelo, kiu enhavas retpoŝtadresojn kaj personajn datumojn de la ricevantoj por kunfandaj kampoj.

• La laborlibro devas esti konservita en OneDrive. .
• Ĉiuj datumoj devas esti ene de Excel-tabelo.
• Retadresoj devas esti metitaj en la plej maldekstran kolumnon, nomatan Retpoŝto .

Jen Excel-tabelo, kiun ni uzos por ĉi tiu ekzemplo:

2. Krei ŝablonon por retpoŝta kunfandiĝo

Por krei ŝablonon por poŝtkunfandiĝo, jen kion vi devas fari:

1. En la panelo Komunaj retpoŝtaj Ŝablonoj, dekstre alklaku iun el viaj ŝablonaj dosierujoj. , kaj tiam elektu Novan Poŝtkunfandan Ŝablonon el la kunteksta menuo:

   

2. Elektu unu el la enlatigitaj aranĝoj aŭ alklaku Persona HTML por alglui vian propran ŝablonon, kaj poste alklaku Sekva :

   

3. Elektu vian preferatan kolortemon kaj alklaku Fini :

   

4. Poŝtkunfanda ŝablono estas preta por via uzo - simple anstataŭigu la loktenilojn, bildojn kaj hiperligojn per la veraj.

Konsileto. Kiam vi kopias el alia fonto, uzu la ŝparvojon Ctrl + Shift + V por alglui tekston sen formatado.

3. Agordu vian retpoŝtan ŝablononuzante kunfandi kampojn

Retpoŝta personigo estas farita helpe de la makroo ~%MergeField . En niaj interretaj dokumentoj, vi povas trovi la detalajn instrukciojn pri kiel uzi ĝin. Ĉi tie, mi nur montros al vi la rezulton:

Kiel vi vidas, ni enigis du kunfandajn kampojn: Prenomnomo kaj Ligilo . La unua estas evidenta - ĝi tiras la informojn el la kolumno Antnomo por trakti ĉiun kontakton laŭnome. La alia estas multe pli interesa - ĝi kreas individuan ligilon por ĉiu ricevanto surbaze de retpaĝa adreso en la kolumno Ligilo . Ĉar ni volas ne nur enigi kontaktspecifan url, sed fari ĝin bela hiperligo, ni ŝanĝas al la HTML-rigardilo kaj metas la makroon ene de la atributo href jene:

subscription plan

Konsileto. Por aldoni aldonaĵon al via retpoŝta kunfandiĝo, uzu unu el la ~%Attach makrooj. La kompleta listo de disponeblaj makrooj estas ĉi tie.

4. Kiel agordi kampanjon de poŝta kunfandiĝo en Outlook

Agordi kampanjon de poŝta kunfandiĝo estas facile - vi simple kunmetas ĉiujn pecojn:

1. Nomu vian novan kampanjon.
2. Tajpu la tekston por la linio Temo .
3. Laŭvole, specifu la retadreson por respondoj.
4. Importu vian dissendoliston.
5. Elektu retpoŝtan ŝablonon.
6. Programu amasan sendon de retpoŝto por posta dato aŭ komencu tuj.

Jen! Kiamviaj personecigitaj amasaj dissendoj eksplodas, vi povas esti absolute certa, ke ĉiu retpoŝto aspektos bone en kia ajn retpoŝta kliento-aplikaĵo kiun la ricevanto malfermas ĝin (kompreneble, se vi uzis niajn adaptajn aranĝojn).

Outlook Poŝtfuzio. retpoŝtaj limoj

En Outlook mem, ne estas limo al maksimuma nombro da ricevantoj. Tamen tiaj limoj ekzistas en Office 365 kaj Outlook.com.

Outlook 365

• 10,000 ricevantoj tage
• 30 retpoŝtoj je minuto

Por pliaj detaloj, vidu Microsoft 365 ricevantaj kaj sendaj limoj.

Outlook.com

Por senpagaj kontoj, limigoj varias depende de uzhistorio.

Por Microsoft 365-abonantoj, la limigoj estas:

• 5,000 ĉiutagaj ricevantoj
• 1,000 ĉiutagaj ne-rilataj ricevantoj (t.e. iu, kiun vi neniam retpoŝtis antaŭe)

Por pliaj detaloj, bonvolu vidi Sendi limojn en Outlook.com.

Aldone, limoj al la nombro da elirantaj mesaĝoj estas fiksitaj de Interreto kaj retpoŝtaj servaj provizantoj por redukti spamon kaj malhelpi la troŝarĝon de retpoŝtaj serviloj. Do, antaŭ ol fari retpoŝtan kunfandiĝon, nepre kontrolu kun via retpoŝta administranto aŭ provizanto de interreta servo kiom da retpoŝtoj vi rajtas sendi tage kaj ene de unu horo. Ĝenerale, vi verŝajne ne trovos problemojn, kondiĉe ke vi restas malpli ol 500 mesaĝojn tage.

Tiel estas kiel retpoŝti kunfandiĝi en Outlook. Mi dankas vin pro legi kaj rigardiantaŭĝojas vidi vin en nia blogo venontsemajne!

Paŝo 1. Elektu viajn Outlook-kontaktojn

Unue, vi devas elekti al kiu el viaj kontaktoj sendi retpoŝton. Por tio, ŝanĝu al viaj Outlook Kontaktoj (la ŝparvojo CTRL + 3 tuj kondukos vin tien), elektu la deziratan dosierujon sur la maldekstra panelo, kaj poste elektu la interesatajn homojn.

Utilaj konsiloj:

• Por vide vidi la kampojn kiuj estos uzataj en la kunigo, elektu la Telefono aŭ Listo . sur la langeto Hejmo , en la grupo Nuna Vido .
• Vi povas ordigi kontaktojn laŭ Kategorio , Firmao aŭ Loko alklakante la respondan butonon sur la langeto Vidi en la grupo Aranĝo .
• Nur la >rilataj kontaktoj por esti videblaj , faru serĉon bazitan sur la firmao, lando aŭ kategorio.
• Outlook-kontaktoj enhavas entute 92 kampojn, multaj el kiuj estas malplenaj. Por plifaciligi la poŝtkunfandiĝon, vi povas montri nur koncernajn kampojn , kaj poste uzi la kampojn en la nuna vido por la kunfandado.
• Por forigi negravajn kolumnojn el vido, dekstre alklaku la kolonnomon, kaj poste alklaku Forigi Ĉi tiun Kolumnon .
• Por aldoni pliajn kolumnojn al la nuna vido, dekstre alklaku iun ajn kolonnomon, alklaku Vidi Agordojn > Kolumnoj... .

La ekrankopio sube montras Outlook-kontaktojn grupigitajn laŭ kategorio, kunla Komercaj kategoriokontaktoj elektitaj:

Paŝo 2. Komencu poŝtkunfandiĝon en Outlook

Kun la kontaktoj elektitaj, iru al la Hejmo langeto > Agoj grupo, kaj alklaku la Poŝtkunfandi butonon.

Paŝo 3. Agordu supren poŝtkunfandiĝo en Outlook

En la dialogkesto Poŝtkunfandi Kontaktojn , elektu la opciojn kiuj funkcias plej bone por vi.

Sub Kontaktoj , elektu unu el la jenaj:

• Ĉiuj kontaktoj en nuna vido - se vi filtris vian vidpunkton tiel ke nur la celitaj kontaktoj estu videblaj.
• Nur elektitaj kontaktoj - se vi elektis la kontaktojn al kiuj vi volas retpoŝti.

Sub Kampoj por kunfandi , elektu ĉu:

• Ĉiuj kontaktkampoj - se vi volas, ke ĉiuj kontaktkampoj estu uzataj en la kunigo.
• Kontaktkampoj en nuna vido - se vi' vi agordis vian rigardon tiel, ke nur la kampoj inkluditaj en la kunfando estu montrataj.

Sub Dokumenta dosiero , elektu ĉu:

• Nova dokumento - por krei la dokumentdosieron de nulo.
• Ekzistanta dokumento - por serĉi la ekzistantan dokumenton kiun vi volas uzi por la kunfandado.

Sub Kontakta datumdosiero , elektu la markobutonon Konstanta dosiero se vi volas konservi la elektitajn kontaktojn kaj kampojn por estonta uzo. La komo-limigitaj datumoj estos konservitaj en Word-dokumento (*.doc).

Agordu Kunfandi opciojn tiamaniere:

• Por Dokumenttipo , elektu Formulleteroj .
• Por Kunfandi al , elektu Retpoŝto .
• Por Mesaĝa temolinio , tajpu kian ajn temon vi opinias taŭga (vi povos redakti ĝin poste).

Jen la agordoj por nia ekzempla poŝtkunfandiĝo:

Noto. Se vi elektis la opcion Kontakto-kampoj en nuna vido , certigu, ke ĉiuj kampoj destinitaj por la kunfandado (inkluzive de la kampo Retpoŝto !) estas montrataj en la nuna vido.

Kiam finite, alklaku Bone . Ĉi tio malfermos la poŝtkunfanddokumenton en Word.

Paŝo 4. Kreu poŝtkunfanddokumenton en Word

Normale, la dokumento malfermiĝas en Word kun la langeto Mailings elektita, preta por ke vi elektu la kunfandi kampojn . Vi povas pensi pri ili kiel specoj de anstataŭiloj kiuj diros al Word kie enmeti personajn detalojn.

Por aldoni kunfandan kampon al la dokumento, uzu unu el ĉi tiuj butonoj en la Skribi & Enmetu Kampojn grupon:

Enmeti saluton

Ĉar ĉiu bona komunikado komenciĝas per saluto, jen kion vi devas aldoni en la unua loko. Do, alklaku la butonon Salutolinio sur la rubando kaj elektu la deziratan salutformaton por via retpoŝto. Aldone, specifu kian saluton uzi kiam neniu informo estas trovita por aparta ricevanto.

Alklaku OK , kaj vi havos la «GreetingLine» anstataŭilo enmetita en la dokumenton.

Utilaj konsiloj:

• Anstataŭ la defaŭlta " Kara ", vi povas tajpi ajnan saluton, kiun vi ŝatas kiel " Saluton , " Hej ", ktp.
• Sub Antaŭrigardo , alklaku la Sekva / Antaŭa butono por vidi ĝuste kiel la salutlinio aspektos por ĉiu ricevanto.
• Se la informoj en la salutlinio estas malĝusta, alklaku la Match Fields butonon por identigi la ĝustan kampon.
• Simile, vi povas aldoni la Adresblokon se necese.

Tajpu la mesaĝan tekston

Post la salutlinio, premu Enigu por komenci novan linion en via dokumento kaj tajpi la tekston de via mesaĝo. Memoru aldoni subskribon ĉe la fino, ĉar via defaŭlta Outlook subskribo ne estos enmetita.

Enmetu kunfandajn kampojn

Por inkluzivi aliajn personajn detalojn en mesaĝo, enigu la respondajn kunfandajn kampojn kie konvene.Jen kiel:

1. Metu la kursoron ĝuste kie vi volas enmeti specifajn informojn.
2. Alklaku la butonon Enmeti Kunfandi Kampon sur la rubando.
3. En la dialogujo kiu aperas, elektu la bezonatan kampon, kaj alklaku Enmeti .
4. Post enmeti ĉiujn kampojn, alklaku Fermi por fermi la dialogujon.

Ekzemple, ni aldonas poŝtelefonon:

Kiam ĉio finita, via finpretigita dokumento povas aspekti kiel ĉi tio:

Konsileto. Seiuj gravaj kampoj mankas en la dialogkesto Enmeti Kunfandi Kampon , kvankam vi estas sufiĉe certa, ke vi agordis la kontaktojn ĝuste en Outlook, provu unue eksporti viajn Outlook-kontaktojn al Excel, kaj poste uzu Excel-folion kiel datumojn. fonto. Bedaŭrinde, vi neniam scias precize kio okazas ene de Outlook :(

Paŝo 5. Antaŭrigardu la rezultojn de la poŝtkunfandiĝo

Antaŭ sendi viajn personigitajn retpoŝtojn, estas bona ideo antaŭrigardi la rezultojn por certigi, ke la enhavo de ĉiu retpoŝto estas en ordo. Por fari ĝin, alklaku la butonon Antaŭrigardi Rezultojn sur la langeto Resendaĵoj , kaj poste uzu la sagobutonojn por vidi ĉiujn retpoŝtojn.

Paŝo 6. Sendu personecigitan amasan retpoŝton

Nur kelkaj pliaj klakoj, kaj viaj afiŝoj estos survoje.

1. Ekzitaj. la langeto Resendaĵoj , en la grupo Fini , alklaku Fini & Kunfandi , kaj poste elektu Sendi Retpoŝtajn Mesaĝojn... .

Alklakante OK sendas retpoŝton al la Elirkesto dosierujo. La sendo estos farita surbaze de viaj nunaj agordoj: tuj kiam konektite aŭ ĉiujn N minutojn.

Konsileto. Se vi serĉas Outlook Poŝtkunfandi kun aldonaĵo , tiam provu la ilon kun Komunaj Retpoŝtaj Ŝablonoj, kiu inkluzivas ĉi tion kaj multajn aliajnutilaj trajtoj.

Kiel retpoŝti kunfandi de Word uzante Outlook-kontaktojn

En situacio kiam vi jam havas la tekston de via retpoŝto skribita en Word, vi povas komenci poŝtkunfandprocezon de tie. La fina rezulto estos ekzakte la sama kiel kiam komencite de Outlook.

En Word, poŝtkunfandiĝo povas esti farita en du manieroj: uzante la Poŝtkunfandi Sorĉiston aŭ la ekvivalentajn opciojn sur la rubando. Se vi faras la kunfandiĝon por la unua fojo, la gvidado de la sorĉisto eble estos utila, do ni uzos ĝin.

1. En Word, kreu novan dokumenton. Vi povas tajpi la tekston de via mesaĝo ĝuste nun aŭ daŭrigi kun malplena dokumento.
2. Lancu la Poŝtkunfandan Sorĉiston . Por tio, iru al la langeto Dissendaĵoj , kaj alklaku Starti Poŝtkunfandi > Paŝo-post-paŝa Poŝtkunfandado .

Kiel fari poŝtkunfandadon de Excel-datumfonto

En la okazo ke la informoj por la poŝtkunfandiĝo estas konservita ekstere de Outlook, vi povas uzi Excel-laborfolion aŭ Access-datumbazon kiel datumfonton kiam vi faras retpoŝtan kunfandiĝon en Word. Lapaŝoj estos ĝuste la samaj kiel en la supra ekzemplo. La sola diferenco estas la paŝo 4 de la Sorĉisto de Poŝtkunfandado, kie vi elektas la opcion Uzu ekzistantan liston , kaj poste foliumu vian Excel-dosieron.

Por ĉi tiu ekzemplo, la sekva Excel-folio estas uzata:

En la rezulto, vi ricevas ĉi tiun personigitan mesaĝon:

Se vi sentas, ke vi bezonas pli detalajn instrukciojn, bonvolu kontroli ĉi tiun fin-al-finan lernilon: Kiel retpoŝti kunfandi de Excel al Word.

Aldonaĵo de Outlook Mail Merge por personigitaj amasaj dissendoj

Se vi serĉas manieron sendi personecigitajn pograndajn retpoŝtajn kampanjojn el via persona leterkesto de Outlook, tiam vi certe aprezos la tutnovan Poŝtkunfandi funkcion inkluzivitan kun niaj Kunigitaj Retpoŝtaj Ŝablonoj. Kiel ĝi diferencas de tiu de Outlook? Jen la ĉefaj punktoj:

• Vi povas krei kaj funkciigi kampanjojn de poŝtkunfado rekte en Outlook sen Word aŭ ajna alia aplikaĵo.
• Vi povas aldoni aldonaĵoj kaj bildoj al via poŝtkunfandiĝo.
• Vi povas krei fortikajn kaj belajn desegnaĵojn helpe de enkonstruitaj poŝtkunfandaj ŝablonoj aŭ via propra HTML- bazitaj.
• Vi povas personecigi viajn amasajn dissendojn per ajnaj personaj kunfandaj kampoj .
• Pro aro da adaptigaj aranĝoj , viaj mesaĝoj estos aspektas bonege en iu ajn retpoŝta kliento, ĉu ĝi estas Outlook por Vindozo, Gmail aŭ Apple