Táboa de contidos
Neste titorial, teremos unha ollada en profundidade sobre como combinar correo en Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 e anteriores.
Sempre que necesites enviar correos electrónicos personalizados a varios destinatarios, a combinación de correspondencia é un aforro de tempo real. Funciona moi ben para enviar actualizacións comerciais, saúdos de tempada e similares, de xeito que cada destinatario recibe un correo electrónico persoal coa súa propia información, sen saber a quen máis se enviou esta mensaxe.
Hai algúns. formas de facer unha combinación de correspondencia en Outlook, e imos analizar cada método detidamente.
Que é a combinación de correspondencia?
Combinación de correspondencia é un proceso de creación de correos electrónicos masivos adaptados a cada destinatario tomando datos dunha base de datos, folla de cálculo ou outro ficheiro estruturado.
Basicamente, prepara o modelo de mensaxe poñendo marcadores de posición onde corresponda, e unha combinación de correspondencia extrae o os detalles do destinatario (como un nome, enderezo de correo electrónico, etc.) dun ficheiro fonte e insírelos nun correo electrónico no lugar dos marcadores de posición.
Finalmente, todos están contentos: os destinatarios séntense únicos e valorados por conseguir un individuo. mensaxe que aborda as súas preocupacións específicas e gozas dunha taxa de compromiso mellorada ;)
Como facer unha combinación de correspondencia en Outlook
Se todo As persoas ás que quere dirixirse xa están no cartafol de Contactos de Outlook, pode realizar unha combinación de correspondencia directamente desde Outlook. Por comodidade,Correo.
Din que un aspecto é mellor que mil palabras, así que vémolo en acción :)
1. Crea unha lista de correo en folla de Excel
A túa lista de distribución é unha táboa de Excel que contén os enderezos de correo electrónico dos destinatarios e os datos persoais para os campos de combinación.
- O libro de traballo debe almacenarse en OneDrive. .
- Todos os datos deben estar dentro dunha táboa de Excel.
- Os enderezos de correo electrónico deben colocarse na columna situada máis á esquerda, denominada Correo electrónico .
Aquí tes unha táboa de Excel que imos usar para este exemplo:
2. Crear un modelo de combinación de correspondencia
Para crear un modelo de combinación de correspondencia, isto é o que cómpre facer:
- No panel Modelos de correo electrónico compartido, faga clic co botón dereito en calquera dos seus cartafoles de modelos. , e despois escolla Novo modelo de combinación de correspondencia no menú contextual:
- Escolla un dos deseños predefinidos ou prema en HTML personalizado para pegar o seu propio modelo e, a continuación, faga clic en Seguinte :
- Escolla o seu tema de cor preferido e faga clic en Finalizar :
- Un modelo de combinación de correspondencia está preparado para o seu uso; simplemente substitúa os textos, imaxes e hiperligazóns do marcador de posición polos reais.
Consello. Ao copiar desde outra fonte, use o atallo Ctrl + Maiús + V para pegar texto sen formatar.
3. Personaliza o teu modelo de correo electrónicousando campos de combinación
A personalización do correo electrónico realízase coa axuda da macro ~%MergeField . Nos nosos documentos en liña, podes atopar as instrucións detalladas sobre como usalo. Aquí, mostrareiche o resultado:
Como ves, inserimos dous campos de combinación: Nome e Ligazón . O primeiro é obvio: extrae a información da columna Nome para dirixirse a cada contacto polo seu nome. O outro é moito máis interesante: crea unha ligazón individual para cada destinatario en función do enderezo dunha páxina web na columna Ligazón . Debido a que queremos non só inserir un URL específico de contacto, senón que sexa un fermoso hipervínculo, cambiamos ao visor HTML e colocamos a macro dentro do atributo href así:
subscription plan
Consello. Para engadir anexo á súa combinación de correspondencia, use unha das macros ~%Adxunto . A lista completa das macros dispoñibles está aquí.
4. Como configurar unha campaña de combinación de correspondencia en Outlook
Configurar unha campaña de combinación de correspondencia é fácil: simplemente xuntas todas as pezas:
- Nome a túa nova campaña.
- Escriba o texto para a liña Asunto .
- Opcionalmente, especifique o enderezo de correo electrónico para as respostas.
- Importa a túa lista de correo.
- Escolle un modelo de correo electrónico.
- Programa o envío masivo de correo electrónico para unha data posterior ou comeza inmediatamente.
Isto é todo! CandoOs teus envíos masivos personalizados desaparecen, podes estar absolutamente seguro de que cada correo electrónico terá un bo aspecto na aplicación de cliente de correo electrónico que o destinatario o abra (por suposto, se usaches os nosos deseños adaptativos).
Combinación de correspondencia de Outlook. límites de correo electrónico
No propio Outlook, non hai límite para o número máximo de destinatarios. Non obstante, tales límites existen en Office 365 e Outlook.com.
Outlook 365
- 10.000 destinatarios por día
- 30 correos electrónicos por minuto
Para obter máis detalles, consulte Límites de recepción e envío de Microsoft 365.
Outlook.com
Para contas gratuítas, as limitacións varían dependendo de historial de uso.
Para os subscritores de Microsoft 365, as restricións son:
- 5.000 destinatarios diarios
- 1.000 destinatarios diarios sen relación (é dicir, alguén ao que nunca enviaches un correo electrónico). antes)
Para obter máis detalles, consulte Límites de envío en Outlook.com.
Ademais, Internet e Internet establecen límites ao número de mensaxes saíntes. provedores de servizos de correo electrónico para reducir o spam e evitar a sobrecarga dos servidores de correo electrónico. Polo tanto, antes de facer unha combinación de correo, asegúrate de consultar co teu administrador de correo ou fornecedor de servizos de Internet cantos correos electrónicos podes enviar ao día e nunha hora. Xeralmente, é improbable que teñas problemas mentres permanezas menos de 500 mensaxes ao día.
Así é como combinar correo en Outlook. Grazas por ler e miraransioso por verte no noso blog a vindeira semana!
dividiremos todo o proceso en 6 pasos significativos.Paso 1. Selecciona os teus contactos de Outlook
En primeiro lugar, debes escoller a cal dos teus contactos enviar un correo electrónico. Para iso, cambia ao teu Contactos de Outlook (o atallo CTRL + 3 levarache alí de inmediato), selecciona o cartafol desexado no panel esquerdo e, a continuación, escolle as persoas de interese.
Consellos útiles:
- Para ver visualmente os campos que se usarán na combinación, seleccione a vista Teléfono ou Lista na pestana Inicio , no grupo Vista actual .
- Podes ordenar os contactos por Categoría , Empresa ou Localización facendo clic no botón correspondente da pestana Ver no grupo Disposición .
- Só para o contactos relevantes para ser visibles , realiza unha busca baseada na empresa, país ou categoría.
- Os contactos de Outlook conteñen un total de 92 campos, moitos dos cales están baleiros. Para facilitar a combinación de correspondencia, pode mostrar só os campos relevantes e, a continuación, usar os campos da vista actual para a combinación.
- Para eliminar columnas irrelevantes de vista, fai clic co botón dereito no nome da columna e, a continuación, fai clic en Eliminar esta columna .
- Para engadir máis columnas á vista actual, fai clic co botón dereito do rato en calquera nome de columna, faga clic en Ver configuración > Columnas... .
A seguinte captura de pantalla mostra os contactos de Outlook agrupados por categoría, conos contactos da categoría Negocio seleccionados:
Paso 2. Iniciar a combinación de correspondencia en Outlook
Cos contactos seleccionados, vai ao Pestana Inicio > Grupo Accións e faga clic no botón Combinación de correspondencia .
Paso 3. Establece subir a combinación de correspondencia en Outlook
No cadro de diálogo Combinar contactos , seleccione as opcións que mellor lle funcionen.
En Contactos , seleccione un dos seguintes:
- Todos os contactos na vista actual : se filtraches a túa vista para que só sexan visibles os contactos de destino.
- Só contactos seleccionados : se seleccionou os contactos aos que quere enviar un correo electrónico.
En Campos para combinar , seleccione:
- Todos os campos de contacto : se quere que todos os campos de contacto se utilicen na combinación.
- Campos de contacto na vista actual - se é Configurei a túa vista para que só se mostren os campos que se incluirán na combinación.
En Ficheiro de documento , selecciona:
- Novo documento : para crear o ficheiro do documento desde cero.
- Documento existente : para buscar o documento existente que desexa utilizar para a combinación.
En Ficheiro de datos de contacto , seleccione a caixa de verificación Ficheiro permanente se desexa gardar os contactos e os campos seleccionados para o seu uso futuro. Os datos delimitados por comas gardaranse nun documento de Word (*.doc).
Configurar Combinar as opcións deste xeito:
- Para Tipo de documento , escolla Cartas formulario .
- Para Combinar a , seleccione Correo electrónico .
- Para Liña de asunto da mensaxe , escriba o asunto que considere oportuno (poderá editalo máis tarde).
Aquí están a configuración da nosa combinación de correspondencia de mostra:
Nota. Se seleccionou a opción Campos de contacto na vista actual , asegúrese de que todos os campos destinados á combinación (incluído o campo Correo electrónico ) se amosen na vista actual.
Cando remate, fai clic en Aceptar . Isto abrirá o documento de combinación de correspondencia en Word.
Paso 4. Crea un documento de combinación de correspondencia en Word
Normalmente, o documento ábrese en Word coa pestana Envíos seleccionada, listo para que escolla os campos de combinación . Podes pensar neles como unha especie de marcadores de posición que lle indicarán a Word onde inserir os datos persoais.
Para engadir un campo de combinación ao documento, utiliza un destes botóns na sección Escribir & Inserir campos grupo:
Inserir un saúdo
Como toda boa comunicación comeza cun saúdo, isto é o que debes engadir no primeiro lugar. Entón, fai clic no botón Liña de saúdo da cinta e selecciona o formato de saúdo desexado para o teu correo electrónico. Ademais, especifique que saúdo usar cando non se atope información para un destinatario en particular.
Fai clic en Aceptar e terá a «Línea de saúdo» marcador de posición inserido no documento.
Consellos útiles:
- En lugar do predeterminado " Querido ", pode escribir calquera saúdo que che guste, como " Ola , " Ola ", etc.
- En Vista previa , fai clic en Seguinte Botón Anterior para ver exactamente como se verá a liña de saúdo para cada destinatario.
- Se a información da liña de saúdo é incorrecta, faga clic no botón Coincidir campos para identificar o campo correcto.
- De forma semellante, pode engadir o Bloque de enderezos se é necesario.
Escriba o texto da mensaxe
Despois da liña de saúdo, preme Intro para comezar unha nova liña no teu documento e escribir o texto da túa mensaxe. Lembra engadir unha sinatura ao final, xa que a túa sinatura predeterminada de Outlook non se inserirá.
Inserir campos de combinación
Para incluír outros datos persoais nunha mensaxe, insira os campos de combinación correspondentes cando corresponda. Deste xeito:
- Sitúe o cursor exactamente onde quere inserir información específica.
- Fai clic no botón Inserir campo de combinación da cinta.
- No cadro de diálogo que aparece, selecciona o campo necesario e fai clic en Inserir .
- Despois de inserir todos os campos, fai clic en Pechar para pechar a caixa de diálogo.
A modo de exemplo, estamos engadindo un teléfono móbil:
Cando todo estea feito, o teu documento finalizado pode verse algo así:
Consello. Sefaltan algúns campos importantes no cadro de diálogo Inserir campo de combinación , aínda que está bastante seguro de que configura os contactos directamente en Outlook, primeiro tenta exportar os contactos de Outlook a Excel e, a continuación, utiliza unha folla de Excel como datos. fonte. Lamentablemente, nunca sabe exactamente o que está a suceder dentro de Outlook :(
Paso 5. Vista previa dos resultados da combinación de correspondencia
Antes de enviar os seus correos personalizados, é unha boa idea previsualizar os resultados para asegurarse de que o contido de cada correo electrónico está ben. Para facelo, faga clic no botón Previsualizar resultados na pestana Envíos e, a continuación, use os botóns de frecha para ver todos os correos electrónicos.
Paso 6. Envía correos electrónicos personalizados en masa
Só un par de clics máis e os teus envíos estarán en marcha.
- Activado na pestana Envíos , no grupo Finalizar , faga clic en Finalizar e fusionar e, a continuación, seleccione Enviar mensaxes de correo electrónico... .
Ao facer clic en Aceptar envíase o correo electrónico ao cartafol Caixa de saída. O envío realizarase en función de a súa configuración actual: inmediatamente cando se conecte ou cada N minutos.
Consello. Se estás a buscar Combinación de correspondencia de Outlook con anexo , proba a ferramenta Modelos de correo electrónico compartido que inclúe esta e moitas outrascaracterísticas útiles.
Como combinar correspondencia desde Word usando os contactos de Outlook
En caso de que xa teñas o texto do teu correo electrónico escrito en Word, podes iniciar un proceso de combinación de correspondencia desde alí. O resultado final será exactamente o mesmo que cando se iniciase desde Outlook.
En Word, unha combinación de correspondencia pódese facer de dúas formas: mediante o Asistente de combinación de correspondencia ou as opcións equivalentes da cinta. Se realizas a combinación por primeira vez, a guía do asistente pode ser útil, polo que imos usala.
- En Word, crea un novo documento. Podes escribir o texto da túa mensaxe agora mesmo ou continuar cun documento en branco.
- Iniciar o Asistente de combinación de correspondencia . Para iso, vaia á pestana Envíos e faga clic en Iniciar combinación de correspondencia > Asistente de combinación de correspondencia paso a paso .
Nota. Para poder usar os contactos de Outlook para a combinación de correspondencia desde Word, Outlook debe configurarse como o seu programa de correo electrónico predeterminado.
- Na caixa despregable Para , escolla Enderezo_e-mail .
- Na caixa Asunto , escriba o asunto da mensaxe.
- Na caixa despregable Formato de correo , escolla o formato preferido: HTML, texto simple ou anexo.
Fai clic en Aceptar para executa a combinación de correspondencia.
Como facer a combinación de correspondencia desde a fonte de datos de Excel
No caso de que a información para a combinación de correspondencia se almacene fóra de Outlook, pode usar unha folla de cálculo de Excel ou unha base de datos de Access como fonte de datos ao facer unha combinación de correspondencia en Word. Oos pasos serán exactamente os mesmos que no exemplo anterior. A única diferenza é o paso 4 do Asistente de combinación de correspondencia, onde selecciona a opción Usar unha lista existente e, a continuación, busca o teu ficheiro de Excel.
Para este exemplo, úsase a seguinte folla de Excel:
No resultado, obtén esta mensaxe personalizada:
Se cres que necesitas instrucións máis detalladas, consulta este tutorial completo: Como combinar correspondencia de Excel a Word.
Complemento de combinación de correspondencia de Outlook para envíos masivos personalizados
Se estás a buscar unha forma de enviar campañas de correo electrónico masivas personalizadas desde a túa caixa de correo persoal de Outlook, seguramente apreciarás a nova función de combinación de correspondencia incluída cos nosos modelos de correo electrónico compartido. En que se diferencia do de Outlook? Estes son os puntos clave:
- Podes crear e executar campañas de combinación de correspondencia directamente en Outlook sen Word ou calquera outra aplicación.
- Podes engadir Anexos e imaxes á túa combinación de correspondencia.
- Podes crear deseños robustos e fermosos coa axuda de modelos de combinación de correspondencia incorporados ou o teu propio HTML- baseados.
- Podes personalizar os teus envíos masivos con calquera campos de combinación personalizados .
- Debido a un conxunto de diseños adaptativos , as túas mensaxes ten un excelente aspecto en calquera cliente de correo electrónico, xa sexa Outlook para Windows, Gmail ou Apple
