În acest tutorial, vom analiza în profunzime cum să îmbinăm corespondența în Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 și mai devreme.

Ori de câte ori aveți nevoie să trimiteți e-mailuri personalizate către mai mulți destinatari, fuziunea de corespondență este o adevărată economie de timp. Funcționează foarte bine pentru a trimite actualizări de afaceri, felicitări de sezon și altele asemenea, astfel încât fiecare destinatar să primească un e-mail personal cu propriile informații, fără a ști cui altcuiva i-a fost trimis acest mesaj.

Există câteva moduri de a face o fuziune de corespondență în Outlook și vom analiza îndeaproape fiecare metodă.

Ce este Mail Merge?

Îmbinarea corespondenței este un proces de creare de e-mailuri în masă adaptate pentru fiecare destinatar, prin preluarea datelor dintr-o bază de date, foaie de calcul sau alt fișier structurat.

Practic, pregătiți șablonul de mesaj, punând spații libere acolo unde este cazul, iar o fuziune de corespondență extrage detaliile destinatarului (cum ar fi numele, adresa de e-mail etc.) dintr-un fișier sursă și le inserează într-un e-mail în locul spațiilor libere.

În cele din urmă, toată lumea este mulțumită - destinatarii se simt unici și apreciați că primesc un mesaj individual care le abordează preocupările specifice, iar tu te bucuri de o rată de implicare îmbunătățită ;)

Cum se face o fuziune de corespondență în Outlook

Dacă toate persoanele pe care doriți să le adresați se află deja în folderul Contacte din Outlook, puteți efectua o fuziune de corespondență direct din Outlook. Pentru comoditate, vom împărți întregul proces în 6 pași semnificativi.

Pasul 1. Selectați contactele Outlook

În primul rând, trebuie să alegeți către care dintre contactele dvs. să trimiteți un e-mail. Pentru aceasta, treceți la Outlook Contacte (comanda rapidă CTRL + 3 vă va duce imediat acolo), selectați dosarul dorit în panoul din stânga, apoi alegeți persoanele de interes.

Sfaturi utile:

• La să vedeți vizual câmpurile care vor fi utilizate în fuziune, selectați Telefon sau Lista vedere asupra Acasă în fila Vizualizare curentă grup.
• Puteți sortare contacte de Categoria , Compania sau Locație făcând clic pe butonul corespunzător din fereastra Vezi în fila Aranjament grup.
• Pentru că doar contactele relevante să fie vizibile , efectuați o căutare pe baza companiei, a țării sau a categoriei.
• Contactele din Outlook conțin un total de 92 de câmpuri, dintre care multe sunt goale. Pentru a facilita îmbinarea corespondenței, puteți afișați numai câmpurile relevante și apoi utilizați câmpurile din vizualizarea curentă pentru fuziune.
• La eliminarea coloanelor irelevante din vizualizare, faceți clic dreapta pe numele coloanei și apoi faceți clic pe Eliminați această coloană .
• La adăugați mai multe coloane în vizualizarea curentă, faceți clic dreapta pe orice nume de coloană, faceți clic pe Vizualizare setări > Coloane... .

Captura de ecran de mai jos arată contactele Outlook grupate pe categorii, cu Afaceri categoria de contacte selectate:

Pasul 2. Începeți fuziunea de corespondență în Outlook

Cu contactele selectate, mergeți la Acasă tab> Acțiuni și faceți clic pe butonul Merge poștal buton.

Pasul 3. Configurați fuziunea de corespondență în Outlook

În Contacte Mail Merge selectați opțiunile care vă convin cel mai bine.

Sub Contacte , alegeți una dintre următoarele:

• Toate contactele din vizualizarea curentă - dacă ați filtrat vizualizarea astfel încât să fie vizibile numai contactele țintă.
• Numai contactele selectate - dacă ați selectat contactele cărora doriți să le trimiteți un e-mail.

Sub Câmpuri de fuzionat , selectați fie:

• Toate câmpurile de contact - dacă doriți ca toate câmpurile de contact să fie utilizate în fuziune.
• Câmpuri de contact în vizualizarea curentă - dacă v-ați configurat vizualizarea astfel încât să fie afișate numai câmpurile care urmează să fie incluse în fuziune.

Sub Fișier de documente , selectați fie:

• Document nou - pentru a crea fișierul document de la zero.
• Document existent - pentru a căuta documentul existent pe care doriți să îl utilizați pentru fuziune.

Sub Fișier de date de contact , selectați Dosar permanent caseta de selectare dacă doriți să salvați contactele și câmpurile selectate pentru utilizare ulterioară. Datele delimitate prin virgulă vor fi salvate într-un document Word (*.doc).

Configurați Opțiuni de fuziune în acest fel:

• Pentru Tipul de document , alege Scrisori tipizate .
• Pentru Fuzionează la , selectați Email .
• Pentru Linia subiectului mesajului , scrieți ce subiect considerați potrivit (îl veți putea edita ulterior).

Iată setările pentru exemplul nostru de fuziune a corespondenței:

Notă. Dacă ați selectat opțiunea Câmpurile de contact în opțiunea de vizualizare curentă , asigurați-vă că toate câmpurile destinate îmbinării (inclusiv Email câmp!) sunt afișate în vizualizarea curentă.

Când ați terminat, faceți clic pe OK Acest lucru va deschide documentul de îmbinare a corespondenței în Word.

Pasul 4. Creați documentul de îmbinare a corespondenței în Word

În mod normal, documentul se deschide în Word cu mențiunea Mailings selectată, gata să alegeți câmpuri de fuziune Puteți să vă gândiți la ele ca la un fel de spații care îi vor spune lui Word unde să insereze detaliile personale.

Pentru a adăuga un câmp de îmbinare în document, utilizați unul dintre aceste butoane din fereastra Scrieți & Introduceți câmpuri grup:

Introduceți un mesaj de salut

Deoarece orice comunicare bună începe cu un salut, acesta este ceea ce trebuie să adăugați în primul rând. Așadar, faceți clic pe butonul Linia de întâmpinare de pe panglică și selectați formatul de salut dorit pentru e-mailul dvs. În plus, specificați ce salut să utilizați atunci când nu se găsesc informații pentru un anumit destinatar.

Faceți clic pe OK , și veți avea "GreetingLine" inserat în document.

Sfaturi utile:

• În loc de opțiunea implicită " Dragă ", puteți tasta orice salut doriți, cum ar fi " Bună ziua , " Hei, ", etc.
• Sub Previzualizare , faceți clic pe butonul Următorul / Anterior pentru a vedea exact cum va arăta linia de întâmpinare pentru fiecare destinatar.
• Dacă informațiile de pe linia de întâmpinare sunt greșite, faceți clic pe butonul Câmpuri de potrivire pentru a identifica câmpul corect.
• În mod similar, puteți adăuga opțiunea Bloc de adrese dacă este necesar.

Introduceți textul mesajului

După linia de întâmpinare, apăsați Enter pentru a începe o nouă linie în document și introduceți textul mesajului. Nu uitați să adăugați o semnătură la sfârșit, deoarece semnătura implicită din Outlook nu va fi inserată.

Introduceți câmpuri de îmbinare

Pentru a include și alte detalii personale într-un mesaj, introduceți câmpurile de fuziune corespunzătoare acolo unde este cazul. Iată cum:

1. Așezați cursorul exact acolo unde doriți să inserați informațiile specifice.
2. Faceți clic pe butonul Inserarea câmpului de fuziune de pe panglică.
3. În caseta de dialog care apare, selectați câmpul necesar și faceți clic pe Introduceți .
4. După ce ați inserat toate câmpurile, faceți clic pe Închideți pentru a închide caseta de dialog.

Ca exemplu, adăugăm un telefon mobil:

Când totul este gata, documentul finalizat poate arăta cam așa:

Sfat: Dacă lipsesc unele câmpuri importante din formularul Inserarea câmpului de fuziune deși sunteți destul de sigur că ați configurat contactele corect în Outlook, încercați să exportați mai întâi contactele Outlook în Excel și apoi utilizați o foaie Excel ca sursă de date. Din păcate, nu știți niciodată exact ce se întâmplă în Outlook :(

Pasul 5. Previzualizați rezultatele fuziunii poștale

Înainte de a trimite corespondența personalizată, este o idee bună să previzualizați rezultatele pentru a vă asigura că conținutul fiecărui e-mail este în regulă. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Rezultatele previzualizării de pe butonul Mailings și apoi utilizați butoanele cu săgeți pentru a vizualiza toate e-mailurile.

Pasul 6. Trimiteți un e-mail personalizat în masă

Încă câteva clicuri și trimiterile dvs. poștale vor fi pe drum.

1. Pe Mailings în fila Finisaj grup, faceți clic pe Terminare & Îmbinare , apoi selectați Trimiteți mesaje de e-mail... .

Clic pe OK trimite e-mailuri în folderul Outbox. Trimiterea se va efectua în funcție de setările curente: imediat după conectare sau la fiecare N minute.

Sfat: Dacă sunteți în căutarea Outlook Mail Merge cu atașament , atunci încercați instrumentul Șabloane de e-mail partajate, care include această funcție și multe alte caracteristici utile.

Cum să combinați corespondența din Word folosind contactele Outlook

În situația în care aveți deja textul e-mailului scris în Word, puteți începe un proces de fuziune a corespondenței de acolo. Rezultatul final va fi exact același ca atunci când este inițiat din Outlook.

În Word, o fuziune de corespondență poate fi realizată în două moduri: utilizând Expertul de fuziune de corespondență sau opțiunile echivalente de pe panglică. Dacă efectuați fuziunea pentru prima dată, îndrumarea expertului poate fi utilă, așa că o vom utiliza.

1. În Word, creați un document nou. Puteți scrie textul mesajului dvs. chiar acum sau puteți continua cu un document gol.
2. Începeți Expertul Mail Merge Pentru aceasta, mergeți la Mailings și faceți clic pe Începeți Mail Merge > Expertul Mail Merge pas cu pas .

Cum se face o fuziune de corespondență din sursa de date Excel

În cazul în care informațiile pentru fuziunea de corespondență sunt stocate în afara Outlook, puteți utiliza o foaie de calcul Excel sau o bază de date Access ca sursă de date atunci când efectuați o fuziune de corespondență în Word. Pașii vor fi exact aceiași ca în exemplul de mai sus. Singura diferență este pasul 4 al Expertului de fuziune de corespondență, în care se selectează Utilizați o listă existentă și apoi căutați fișierul Excel.

Pentru acest exemplu, se utilizează următoarea foaie Excel:

În rezultat, veți obține acest mesaj personalizat:

Dacă simțiți că aveți nevoie de instrucțiuni mai detaliate, vă rugăm să consultați acest tutorial de la un capăt la altul: Cum să combinați corespondența din Excel în Word.

Outlook Mail Merge add-in pentru mailuri de masă personalizate

Dacă sunteți în căutarea unei modalități de a trimite campanii de e-mail în masă personalizate din căsuța dvs. poștală personală Outlook, atunci veți aprecia cu siguranță noua funcție Mail Merge inclusă în șabloanele noastre de e-mail partajate. În ce fel diferă de cea din Outlook? Iată punctele cheie:

• Puteți crea și rula campanii de fuziune a corespondenței direct în Outlook fără cuvânt sau orice altă aplicație.
• Puteți adăuga anexe și imagini la fuziunea de corespondență.
• Puteți crea modele robuste și frumoase cu ajutorul funcțiilor încorporate. șabloane de fuziune a corespondenței sau pe cele proprii bazate pe HTML.
• Vă puteți personaliza trimiterile în masă cu orice câmpuri de îmbinare personalizate .
• Datorită unui set de modele adaptative , mesajele dvs. vor arăta foarte bine în orice client de e-mail, fie că este vorba de Outlook pentru Windows, Gmail sau Apple Mail.
• O fuziune de corespondență poate fi executată în orice aplicație Outlook : pentru Windows, pentru Mac și Outlook Online.

Se spune că o privire este mai bună decât o mie de cuvinte, așa că hai să o vedem în acțiune :)

1. Faceți o listă de corespondență în foaie Excel

Lista de distribuție este un tabel Excel care conține adresele de e-mail ale destinatarilor și datele personale pentru câmpurile de fuziune.

• Caietul de lucru trebuie să fie stocat în OneDrive.
• Toate datele trebuie să se afle într-un tabel Excel.
• Adresele de e-mail trebuie să fie plasate în coloana din stânga, numită Email .

Iată un tabel Excel pe care îl vom folosi pentru acest exemplu:

2. Creați un șablon de îmbinare a corespondenței

Pentru a crea un șablon de îmbinare a corespondenței, iată ce trebuie să faceți:

1. În panoul Șabloane de e-mail partajate, faceți clic dreapta pe oricare dintre folderele de șabloane, apoi alegeți Noul șablon Mail Merge din meniul contextual:

   

2. Alegeți unul dintre modelele predefinite sau faceți clic pe HTML personalizat pentru a lipi propriul șablon, apoi faceți clic pe Următorul :

   

3. Alegeți tema de culoare preferată și faceți clic pe Finisaj :

   

4. Un șablon de fuziune a corespondenței este gata pentru a fi folosit - pur și simplu înlocuiți textele, imaginile și hyperlink-urile cu cele reale.

Sfat. Când copiați dintr-o altă sursă, utilizați comanda rapidă Ctrl + Shift + V pentru a lipi textul fără formatare.

3. Personalizați-vă șablonul de e-mail folosind câmpuri de fuziune

Personalizarea e-mailurilor se face cu ajutorul aplicației ~%MergeField În documentația noastră online, puteți găsi instrucțiuni detaliate despre cum se utilizează. Aici, vă voi arăta doar rezultatul:

După cum vedeți, am inserat două câmpuri de fuziune: Prenume și Link Prima este evidentă - extrage informațiile de la Prenume pentru a se adresa fiecărui contact pe nume. Cealaltă este mult mai interesantă - creează o coloană legătură individuală pentru fiecare destinatar, pe baza unei adrese de pagină web din Link Pentru că dorim nu doar să inserăm o adresă URL specifică unui contact, ci să o transformăm într-un hyperlink frumos, trecem la vizualizatorul HTML și plasăm macroul în interiorul rubricii href atributul ca acesta:

plan de abonament

Sfat. adăugați atașament la fuziunea de corespondență, folosiți una dintre ~%Atașați Lista completă a macrourilor disponibile este aici.

4. Cum se configurează o campanie de îmbinare a corespondenței în Outlook

Configurarea unei campanii de fuziune a corespondenței este floare la ureche - pur și simplu puneți toate piesele laolaltă:

1. Numește-ți noua campanie.
2. Introduceți textul pentru Subiect linie.
3. Opțional, specificați adresa de e-mail pentru răspunsuri.
4. Importați lista dvs. de corespondență.
5. Alegeți un șablon de e-mail.
6. Programați trimiterea de e-mailuri în masă pentru o dată ulterioară sau începeți imediat.

Asta este! Atunci când trimiterea în masă personalizată a mailurilor dvs. este lansată, puteți fi absolut sigur că fiecare e-mail va arăta bine în orice aplicație de client de e-mail pe care o deschide destinatarul (desigur, dacă ați utilizat machetele noastre adaptive).

Outlook Mail Merge limite de e-mail

În Outlook propriu-zis, nu există o limită a numărului maxim de destinatari. Cu toate acestea, există astfel de limite în Office 365 și Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 de destinatari pe zi
• 30 de e-mailuri pe minut

Pentru mai multe detalii, consultați Limitele de primire și trimitere Microsoft 365.

Outlook.com

În cazul conturilor gratuite, limitările variază în funcție de istoricul de utilizare.

Pentru abonații Microsoft 365, restricțiile sunt:

• 5.000 de destinatari zilnici
• 1.000 de destinatari zilnici care nu au relații (adică cineva căruia nu i-ai mai trimis e-mailuri până acum)

Pentru mai multe detalii, consultați Trimiterea de limite în Outlook.com.

În plus, limitele numărului de mesaje de ieșire sunt stabilite de către Internet și furnizori de servicii de e-mail pentru a reduce spam-ul și pentru a preveni supraîncărcarea serverelor de e-mail. Așadar, înainte de a face o fuziune de corespondență, asigurați-vă că verificați cu administratorul de e-mail sau cu furnizorul de servicii de internet câte e-mailuri aveți voie să trimiteți pe zi și într-o oră. În general, este puțin probabil să întâmpinați probleme atâta timp cât vă mențineți sub 500 de mesaje pe zi.

Iată cum se face o fuziune de corespondență în Outlook. Vă mulțumesc pentru lectură și vă aștept pe blogul nostru săptămâna viitoare!