이 자습서에서는 Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 및 이전 버전에서 편지를 병합하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

여러 명의 수신자에게 개인화된 이메일을 보내야 할 때마다 메일 병합을 사용하면 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 비즈니스 업데이트, 계절 인사 등을 보내는 데 유용하므로 모든 수신자는 이 메시지가 누구에게 전송되었는지 알지 못한 채 자신의 정보가 포함된 개인 이메일을 받게 됩니다.

몇 가지가 있습니다. Outlook에서 편지 병합을 수행하는 방법과 각 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

편지 병합이란 무엇입니까?

편지 병합 는 데이터베이스, 스프레드시트 또는 기타 구조화된 파일에서 데이터를 가져와 각 수신자에 맞는 대량 전자 메일을 만드는 프로세스입니다.

기본적으로 적절한 위치에 자리 표시자를 넣어 메시지 템플릿을 준비하면 메일 병합이 원본 파일에서 수신자의 세부 정보(예: 이름, 이메일 주소 등)를 가져와 이메일의 자리 표시자 자리에 삽입합니다.

결국 모든 사람이 행복해집니다. 그들의 특정 문제를 해결하는 메시지, 그리고 향상된 참여율을 누리고 있습니다 ;)

Outlook에서 메일 병합을 수행하는 방법

모든 경우 주소를 지정하려는 사람이 이미 Outlook 연락처 폴더에 있는 경우 Outlook에서 직접 편지 병합을 수행할 수 있습니다. 편의상,메일.

외관이 더 좋다고 합니다. 천 마디 말보다, 행동으로 봅시다 :)

1. Excel 시트에 메일링 리스트 만들기

배포 리스트는 받는 사람의 이메일 주소와 병합 필드에 대한 개인 데이터가 포함된 Excel 테이블입니다.

• 통합 문서는 OneDrive에 저장해야 합니다. .
• 모든 데이터는 Excel 테이블 내에 있어야 합니다.
• 이메일 주소는 이메일 이라는 이름의 가장 왼쪽 열에 있어야 합니다.

다음은 이 예제에 사용할 Excel 테이블입니다.

2. 메일 병합 템플릿 만들기

메일 병합 템플릿을 만들려면 다음을 수행해야 합니다.

1. 공유 이메일 템플릿 창에서 템플릿 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다. , 다음 상황에 맞는 메뉴에서 새 메일 병합 템플릿 을 선택합니다.

   

2. 미리 준비된 레이아웃 중 하나를 선택하거나 사용자 지정 HTML 을 클릭합니다. 템플릿을 붙여넣고 다음 :

   

3. 원하는 색상 테마를 선택하고 마침 :

   을 클릭합니다.

4. 편지 병합 템플릿을 사용할 준비가 되었습니다. 자리 표시자 텍스트, 이미지 및 하이퍼링크를 실제 항목으로 바꾸기만 하면 됩니다.

팁. 다른 소스에서 복사할 때 Ctrl + Shift + V 단축키를 사용하여 서식 없이 텍스트를 붙여넣습니다.

3. 이메일 템플릿 개인화병합 필드 사용

이메일 개인화는 ~%MergeField 매크로의 도움으로 수행됩니다. 온라인 문서에서 사용 방법에 대한 자세한 지침을 찾을 수 있습니다. 여기에서는 결과만 보여드리겠습니다.

보시다시피 이름 및 링크<라는 두 개의 병합 필드가 삽입되었습니다. 2>. 첫 번째는 분명합니다. 이름 열에서 정보를 가져와 각 연락처의 이름을 지정합니다. 다른 하나는 훨씬 더 흥미롭습니다. 링크 열의 웹페이지 주소를 기반으로 각 수신자에 대해 개별 링크 를 생성합니다. 연락처별 URL을 삽입하는 것뿐만 아니라 아름다운 하이퍼링크로 만들고 싶기 때문에 HTML 뷰어로 전환하고 다음과 같이 href 속성 내부에 매크로를 배치합니다.

subscription plan

팁. 편지 병합에 첨부 파일을 추가 하려면 ~%Attach 매크로 중 하나를 사용하십시오. 사용 가능한 매크로의 전체 목록은 여기에 있습니다.

4. Outlook에서 메일 병합 캠페인을 설정하는 방법

메일 병합 캠페인 설정은 식은 죽 먹기입니다. 모든 항목을 하나로 모으기만 하면 됩니다.

1. 새 캠페인의 이름을 지정하십시오.
2. 제목 줄에 텍스트를 입력합니다.
3. 선택적으로 답장을 위한 이메일 주소를 지정합니다.
4. 메일링 리스트를 가져옵니다.
5. 이메일 템플릿을 선택합니다.
6. 대량 이메일 전송을 나중에 예약하거나 즉시 시작합니다.

그게 다입니다! 언제개인화된 대량 메일 발송이 시작되면 수신자가 어떤 이메일 클라이언트 앱을 열어도 각 이메일이 잘 보일 것이라고 확신할 수 있습니다(물론 당사의 적응형 레이아웃을 사용한 경우).

Outlook 편지 병합 이메일 제한

Outlook 자체에는 최대 수신자 수에 대한 제한이 없습니다. 그러나 이러한 제한은 Office 365 및 Outlook.com에 존재합니다.

Outlook 365

• 1일 수신자 10,000명
• 분당 이메일 30개

자세한 내용은 Microsoft 365 수신 및 전송 제한을 참조하세요.

Outlook.com

무료 계정의 경우 제한은 다음에 따라 다릅니다. 사용 내역.

Microsoft 365 구독자의 경우 제한 사항은 다음과 같습니다.

• 일일 수신자 5,000명
• 일별 비관계 수신자 1,000명(예: 이메일을 보낸 적이 없는 사람) 이전)

자세한 내용은 Outlook.com의 전송 제한을 참조하세요.

또한 발신 메시지 수에 대한 제한은 인터넷 및 이메일 서비스 제공업체 는 스팸을 줄이고 이메일 서버의 과부하를 방지합니다. 따라서 메일 병합을 수행하기 전에 메일 관리자나 인터넷 서비스 공급자에게 하루에 한 시간 동안 보낼 수 있는 전자 메일 수를 확인하십시오. 일반적으로 하루에 500개 미만의 메시지를 유지하는 한 문제가 발생할 가능성은 거의 없습니다.

Outlook에서 메일 병합하는 방법입니다. 읽어주시고 봐주셔서 감사합니다다음 주 블로그에서 뵙겠습니다!

1단계. Outlook 연락처 선택

먼저 이메일을 보낼 연락처를 선택해야 합니다. 이를 위해 Outlook 연락처 로 전환하고(CTRL + 3 단축키를 누르면 바로 이동함) 왼쪽 창에서 원하는 폴더를 선택한 다음 관심 있는 사람을 선택합니다.

유용한 팁:

• 병합에 사용될 필드를 시각적으로 보려면 전화 또는 목록 보기를 선택하십시오. 홈 탭의 현재 보기 그룹에서.
• 카테고리 , <1을 기준으로 연락처를 정렬 할 수 있습니다>회사 또는 위치 배열 그룹의 보기 탭에서 해당 버튼을 클릭합니다.
• 표시할 관련 연락처 , 회사, 국가 또는 범주를 기반으로 검색을 수행합니다.
• Outlook 연락처에는 총 92개의 필드가 포함되며 대부분 비어 있습니다. 메일 병합을 더 쉽게 하려면 관련 필드만 표시 한 다음 현재 보기의 필드를 병합에 사용할 수 있습니다.
• 에서 관련 없는 열을 제거하려면 보기에서 열 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 이 열 제거 를 클릭합니다.
• 현재 보기에 열을 더 추가 하려면 열 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 설정 보기 > 열… 을 클릭합니다.

아래 스크린샷은 Outlook 연락처를 범주별로 그룹화한 것을 보여줍니다. 비즈니스 범주 연락처 선택:

2단계. Outlook에서 메일 병합 시작

연락처를 선택한 상태에서 홈 탭 > 작업 그룹에서 편지 병합 버튼을 클릭합니다.

3단계. 설정 Upmail merge in Outlook

Mail Merge Contacts 대화 상자에서 가장 적합한 옵션을 선택합니다.

연락처 에서 다음을 선택합니다. 다음 중 하나:

• 현재 보기의 모든 연락처 - 대상 연락처만 표시되도록 보기를 필터링한 경우.
• 선택한 연락처만 - 이메일을 보낼 연락처를 선택한 경우.

병합할 필드 에서 다음 중 하나를 선택합니다.

• 모든 연락처 필드 - 모든 연락처 필드를 병합에 사용하려는 경우.
• 현재 보기의 연락처 필드 - ' 병합에 포함될 필드만 표시되도록 보기를 구성했습니다.

문서 파일 에서 다음 중 하나를 선택합니다.

• 새 문서 - 처음부터 문서 파일을 만듭니다.
• 기존 문서 - 병합에 사용할 기존 문서를 찾습니다.

연락처 데이터 파일 에서 선택한 연락처와 필드를 나중에 사용할 수 있도록 저장하려면 영구 파일 확인란을 선택합니다. 쉼표로 구분된 데이터는 Word 문서(*.doc)로 저장됩니다.

구성 옵션 병합 :

• 문서 유형 의 경우 양식 편지 를 선택합니다.
• <1의 경우> 로 병합, 이메일 을 선택합니다.
• 메시지 제목 줄 에 적절하다고 생각되는 제목을 입력합니다(나중에 편집할 수 있음).

샘플 편지 병합에 대한 설정은 다음과 같습니다.

참고. 현재 보기 옵션의 연락처 필드 를 선택한 경우 병합하려는 모든 필드( 이메일 필드 포함!)가 현재 보기에 표시되는지 확인하십시오.

완료되면 확인 을 클릭합니다. 이렇게 하면 Word에서 편지 병합 문서가 열립니다.

4단계. Word에서 편지 병합 문서 만들기

일반적으로 문서는 편지 탭이 선택된 상태로 Word에서 열립니다. 병합 필드 를 선택할 준비가 되었습니다. 개인 정보를 삽입할 위치를 Word에 알려주는 일종의 자리 표시자로 생각할 수 있습니다.

문서에 병합 필드를 추가하려면 쓰기 & 필드 삽입 그룹:

인사말 삽입

좋은 의사소통은 모두 인사말로 시작하므로 맨 처음에 추가해야 하는 항목입니다. 장소. 따라서 리본에서 인사말 버튼을 클릭하고 원하는 이메일 인사말 형식을 선택하십시오. 또한 특정 수신자에 대한 정보가 없을 때 사용할 인사말을 지정하십시오.

확인 을 클릭하면 «GreetingLine» 문서에 자리 표시자가 삽입되었습니다.

유용한 팁:

• 기본 " Dear " 대신 다음을 입력할 수 있습니다. " Hello , " 안녕 " 등과 같이 원하는 인사말
• 미리보기 에서 다음 / 이전 버튼을 눌러 각 수신자에 대해 인사말이 어떻게 표시되는지 정확하게 확인합니다.
• 인사말의 정보가 잘못된 경우 필드 일치 버튼을 클릭합니다. 올바른 필드를 식별합니다.
• 유사한 방식으로 필요한 경우 주소 블록 을 추가할 수 있습니다.

메시지 텍스트 입력

인사말 줄 다음에 Enter 키를 눌러 문서에서 새 줄을 시작하고 메시지 텍스트를 입력합니다. 기본 Outlook 서명은 삽입되지 않으므로 마지막에 서명을 추가해야 합니다.

병합 필드 삽입

메시지에 다른 개인 정보를 포함하려면 적절한 곳에 해당 병합 필드를 삽입합니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 특정 정보를 삽입하려는 위치에 커서를 정확히 놓습니다.
2. 리본에서 병합 필드 삽입 버튼을 클릭합니다.
3. 표시되는 대화 상자에서 필요한 필드를 선택하고 삽입 을 클릭합니다. .
4. 모든 필드를 삽입한 후 닫기 를 클릭하여 대화 상자를 닫습니다.

예를 들어 휴대폰을 추가합니다.

완료되면 최종 문서는 다음과 같이 표시됩니다.

팁. 만약에몇 가지 중요한 필드가 병합 필드 삽입 대화 상자에 누락되어 있지만 Outlook에서 바로 연락처를 설정하고 먼저 Outlook 연락처를 Excel로 내보낸 다음 Excel 시트를 데이터로 사용하십시오. 원천. 유감스럽게도 Outlook 내부에서 어떤 일이 벌어지고 있는지 정확히 알 수 없습니다. :(

5단계. 메일 병합 결과 미리보기

개인화된 메일을 보내기 전에 결과를 미리 보고 다음을 확인하는 것이 좋습니다. 각 이메일의 내용은 괜찮습니다. 완료하려면 메일링 탭에서 결과 미리보기 버튼을 클릭한 다음 화살표 버튼을 사용하여 모든 이메일을 봅니다.

6단계. 맞춤 대량 이메일 보내기

몇 번만 더 클릭하면 메일이 전송됩니다.

1. 켜기 메일링 탭의 마침 그룹에서 마침 및 병합 을 클릭한 다음 이메일 메시지 보내기... 를 선택합니다.

확인 을 클릭하면 이메일이 보낼편지함으로 전송됩니다. 전송은 다음을 기준으로 수행됩니다. 현재 설정: 연결 즉시 또는 N분마다

팁. 첨부 파일이 포함된 Outlook 메일 병합 을 찾고 있다면 이 도구와 기타 여러 기능이 포함된 공유 이메일 템플릿 도구를 사용해 보십시오.유용한 기능.

Outlook 연락처를 사용하여 Word에서 메일 병합하는 방법

이미 Word로 작성된 이메일 텍스트가 있는 경우 여기에서 메일 병합 프로세스를 시작할 수 있습니다. 최종 결과는 Outlook에서 시작할 때와 정확히 동일합니다.

Word에서 편지 병합은 편지 병합 마법사 또는 리본의 해당 옵션을 사용하는 두 가지 방법으로 수행할 수 있습니다. 처음으로 병합을 수행하는 경우 마법사의 안내가 유용할 수 있으므로 이를 사용합니다.

1. Word에서 새 문서를 만듭니다. 지금 메시지 텍스트를 입력하거나 빈 문서로 계속할 수 있습니다.
2. 편지 병합 마법사 를 시작합니다. 이를 위해 편지 탭으로 이동하여 편지 병합 시작 > 단계별 편지 병합 마법사 를 클릭합니다.

엑셀 데이터 소스에서 메일머지하는 방법

메일머지 정보가 외부에 저장되어 있는 경우 Outlook에서는 Word에서 메일 병합을 수행할 때 Excel 워크시트 또는 Access 데이터베이스를 데이터 원본으로 사용할 수 있습니다. 그만큼단계는 위의 예와 정확히 동일합니다. 유일한 차이점은 편지 병합 마법사의 4단계에서 기존 목록 사용 옵션을 선택한 다음 Excel 파일을 찾습니다.

이 예에서는 다음 Excel 시트가 사용됩니다.

결과적으로 다음과 같은 개인화된 메시지를 받게 됩니다.

자세한 지침이 필요하다고 생각되면 종단 간 자습서를 확인하십시오. Excel에서 Word로 편지 병합 방법.

개인화된 대량 메일 발송을 위한 Outlook 편지 병합 추가 기능

개인 Outlook 편지함에서 맞춤형 대량 이메일 캠페인을 보내는 방법을 찾고 있다면 공유 이메일 템플릿에 포함된 새로운 편지 병합 기능에 확실히 감사할 것입니다. Outlook의 것과 어떻게 다른가요? 핵심 사항은 다음과 같습니다.

• Word 나 다른 응용 프로그램 없이 Outlook에서 직접 메일 병합 캠페인을 만들고 실행할 수 있습니다.
• <8을 추가할 수 있습니다>첨부파일 및 이미지 를 메일 병합에 추가합니다.
• 내장된 메일 병합 템플릿 또는 자체 HTML을 사용하여 강력하고 아름다운 디자인을 만들 수 있습니다.
• 사용자 정의 병합 필드 를 사용하여 대량 메일을 개인화할 수 있습니다.
• 적응형 레이아웃 세트로 인해 메시지는 Windows용 Outlook, Gmail 또는 Apple 등 모든 이메일 클라이언트에서 멋지게 보입니다.