Sadržaj
U ovom vodiču detaljno ćemo pogledati kako spojiti cirkularna pisma u Outlooku 365, Outlooku 2021, Outlooku 2019, Outlooku 2016 i ranijim verzijama.
Kad god trebate poslati personaliziranu e-poštu većem broju primatelja, spajanje e-pošte stvarno štedi vrijeme. Izvrsno funkcionira za slanje poslovnih ažuriranja, čestitki za sezonu i slično, tako da svaki primatelj dobije osobnu e-poštu sa svojim podacima, a da ne zna kome je još ova poruka poslana.
Postoji nekoliko načine kako napraviti cirkularno pismo u programu Outlook, a mi ćemo pobliže pogledati svaku metodu.
Što je cirkularno pismo?
Crno pismo je proces stvaranja masovne e-pošte prilagođene svakom primatelju uzimanjem podataka iz baze podataka, proračunske tablice ili druge strukturirane datoteke.
U osnovi, pripremate predložak poruke stavljajući rezervirana mjesta gdje je to potrebno, a spajanje pošte povlači pojedinosti primatelja (kao što su ime, adresa e-pošte, itd.) iz izvorne datoteke i umeće ih u poruku e-pošte umjesto rezerviranih mjesta.
Na kraju, svi su sretni - primatelji se osjećaju jedinstveno i vrijedno dobivanjem pojedinca poruka koja se bavi njihovim specifičnim problemima i uživate u poboljšanoj stopi angažmana ;)
Kako napraviti cirkularno pismo u programu Outlook
Ako sve t Ako su osobe kojima se želite obratiti već u vašoj Outlook mapi kontakata, možete izvršiti spajanje pošte izravno iz Outlooka. Radi praktičnosti,Mail.
Kažu da je izgled bolji više od tisuću riječi, pa da vidimo na djelu :)
1. Napravite popis za slanje e-pošte u Excel listu
Vaš popis za distribuciju je Excel tablica koja sadrži adrese e-pošte primatelja i osobne podatke za polja za spajanje.
- Radna knjiga mora biti pohranjena u OneDriveu .
- Svi podaci moraju biti unutar Excel tablice.
- Adrese e-pošte treba staviti u krajnji lijevi stupac pod nazivom E-pošta .
Evo Excel tablice koju ćemo koristiti za ovaj primjer:
2. Stvorite predložak za cirkularno pismo
Da biste stvorili predložak za cirkularno pismo, ovo trebate učiniti:
- U oknu Dijeljeni predlošci e-pošte desnom tipkom miša kliknite bilo koju mapu s predlošcima , a zatim odaberite Novi predložak cirkularnog pisma iz kontekstnog izbornika:
- Odaberite jedan od unaprijed pripremljenih izgleda ili kliknite Prilagođeni HTML da zalijepite vlastiti predložak, a zatim kliknite Dalje :
- Odaberite željenu temu boja i kliknite Završi :
- Predložak cirkularnog pisma spreman je za vašu upotrebu - jednostavno zamijenite tekstove rezerviranih mjesta, slike i hiperveze stvarnim.
Savjet. Kada kopirate iz drugog izvora, upotrijebite prečac Ctrl + Shift + V za lijepljenje teksta bez oblikovanja.
3. Personalizirajte svoj predložak e-poštepomoću polja za spajanje
Personalizacija e-pošte vrši se uz pomoć makronaredbe ~%MergeField . U našim mrežnim dokumentima možete pronaći detaljne upute o tome kako ga koristiti. Ovdje ću vam samo pokazati rezultat:
Kao što vidite, umetnuli smo dva polja za spajanje: Ime i Veza . Prvi je očit - izvlači informacije iz stupca Ime kako bi se svakom kontaktu obratio imenom. Drugi je puno zanimljiviji - stvara pojedinačnu vezu za svakog primatelja na temelju adrese web stranice u stupcu Veza . Budući da ne želimo samo umetnuti url specifičan za kontakt, već ga učiniti lijepom hipervezom, prebacujemo se na HTML preglednik i postavljamo makro unutar atributa href ovako:
subscription plan
Savjet. Za dodavanje privitka vašem cirkularnom pismu upotrijebite jednu od makronaredbi ~%Attach . Potpuni popis dostupnih makronaredbi je ovdje.
4. Kako postaviti kampanju cirkularnog pisma u programu Outlook
Postavljanje kampanje cirkularnog pisma je komad kolača - jednostavno sastavite sve dijelove zajedno:
- Imenujte svoju novu kampanju.
- Upišite tekst za redak Predmet .
- Po želji navedite adresu e-pošte za odgovore.
- Uvezite svoju listu za slanje e-pošte.
- Odaberite predložak e-pošte.
- Zakažite masovno slanje e-pošte za neki kasniji datum ili počnite odmah.
To je to! KadaVaše personalizirane masovne pošte krenu, možete biti apsolutno sigurni da će svaka e-pošta izgledati dobro u bilo kojoj aplikaciji klijenta e-pošte koju je primatelj otvori (naravno, ako ste koristili naše prilagodljive izglede).
Outlook cirkularna pisma ograničenja e-pošte
U samom Outlooku ne postoji ograničenje maksimalnog broja primatelja. Međutim, takva ograničenja postoje u Office 365 i Outlook.com.
Outlook 365
- 10 000 primatelja dnevno
- 30 e-poruka u minuti
Za više pojedinosti pogledajte ograničenja primanja i slanja za Microsoft 365.
Outlook.com
Za besplatne račune ograničenja se razlikuju ovisno o povijest korištenja.
Za pretplatnike Microsoft 365 ograničenja su:
- 5000 dnevnih primatelja
- 1000 dnevnih primatelja koji nisu u vezi (tj. netko kome nikada niste poslali e-poštu prije)
Za više detalja pogledajte Ograničenja slanja u Outlook.com.
Osim toga, ograničenja za broj odlaznih poruka postavljaju Internet i pružatelji usluga e-pošte za smanjenje neželjene pošte i sprječavanje preopterećenja poslužitelja e-pošte. Dakle, prije nego što izvršite spajanje e-pošte, provjerite sa svojim administratorom e-pošte ili davateljem internetskih usluga koliko e-poruka smijete poslati dnevno i unutar jednog sata. Općenito, malo je vjerojatno da ćete naići na bilo kakve probleme sve dok imate ispod 500 poruka dnevno.
Tako se spajaju e-pošta u programu Outlook. Zahvaljujem na čitanju i gledanjuvidimo se na našem blogu sljedeći tjedan!
podijelit ćemo cijeli proces u 6 smislenih koraka.Korak 1. Odaberite svoje Outlook kontakte
Prvo morate odabrati kojem ćete od svojih kontakata poslati e-poštu. U tu svrhu prebacite se na Outlook Kontakte (prečac CTRL + 3 će vas odmah odvesti tamo), odaberite željenu mapu u lijevom oknu, a zatim odaberite osobe koje vas zanimaju.
Korisni savjeti:
- Da biste vizualno vidjeli polja koja će se koristiti u spajanju, odaberite prikaz Telefon ili Popis na kartici Početna , u grupi Trenutni prikaz .
- Možete razvrstati kontakte prema Kategoriji , Tvrtka ili Lokacija klikom na odgovarajući gumb na kartici Prikaz u grupi Aranžman .
- Samo za relevantni kontakti da budu vidljivi , izvršite pretragu na temelju tvrtke, zemlje ili kategorije.
- Outlook kontakti sadrže ukupno 92 polja, od kojih su mnoga prazna. Kako biste olakšali spajanje pisama, možete prikazati samo relevantna polja , a zatim koristiti polja u trenutnom prikazu za spajanje.
- Da biste uklonili nerelevantne stupce iz prikazu, desnom tipkom miša kliknite naziv stupca, a zatim kliknite Ukloni ovaj stupac .
- Za dodavanje više stupaca trenutnom prikazu, desnom tipkom miša kliknite bilo koji naziv stupca, kliknite View Settings > Columns… .
Snimak zaslona u nastavku prikazuje Outlook kontakte grupirane po kategoriji, sodabrani kontakti kategorije Poslovni :
Korak 2. Pokrenite spajanje pošte u programu Outlook
S odabranim kontaktima idite na Početna kartica > Akcije grupa i kliknite gumb Skupna pisma .
Korak 3. Postavite gore cirkularno pismo u programu Outlook
U dijaloškom okviru Kontakti cirkularnog pisma odaberite opcije koje vam najbolje odgovaraju.
Pod Kontakti odaberite jedno od sljedećeg:
- Svi kontakti u trenutnom prikazu - ako ste filtrirali svoj prikaz tako da su vidljivi samo ciljni kontakti.
- Samo odabrani kontakti - ako ste odabrali kontakte kojima želite slati e-poštu.
Pod Polja za spajanje odaberite jedno od:
- Sva kontaktna polja - ako želite da se sva kontaktna polja koriste u spajanju.
- Kontaktna polja u trenutnom prikazu - ako konfigurirali ste svoj pogled tako da se prikazuju samo polja koja će biti uključena u spajanje.
Pod Datoteka dokumenta odaberite jedno od:
- Novi dokument - za stvaranje datoteke dokumenta od nule.
- Postojeći dokument - za pretraživanje postojećeg dokumenta koji želite koristiti za spajanje.
Pod Datoteka s podacima o kontaktu odaberite potvrdni okvir Trajna datoteka ako želite spremiti odabrane kontakte i polja za buduću upotrebu. Podaci odvojeni zarezima bit će spremljeni u Wordov dokument (*.doc).
Konfiguriraj Opcije spajanja na ovaj način:
- Za Vrstu dokumenta odaberite Pisma obrasca .
- Za Spoji u , odaberite E-pošta .
- Za Red predmeta poruke upišite bilo koji predmet koji smatrate prikladnim (moći ćete ga urediti kasnije).
Ovdje su postavke za naše ogledno spajanje pošte:
Napomena. Ako ste odabrali opciju Polja za kontakt u trenutnom prikazu , provjerite jesu li sva polja namijenjena za spajanje (uključujući polje E-pošta !) prikazana u trenutnom prikazu.
Kada završite, kliknite U redu . Ovo će otvoriti dokument cirkularnog pisma u Wordu.
Korak 4. Stvorite dokument cirkularnog pisma u Wordu
Normalno se dokument otvara u Wordu s odabranom karticom Pošta , spreman za odabir polja spajanja . Možete ih smatrati svojevrsnim rezerviranim mjestima koja će govoriti Wordu gdje treba umetnuti osobne podatke.
Da biste dokumentu dodali polje za spajanje, upotrijebite jedan od ovih gumba u Piši & Umetni polja grupa:
Umetni pozdrav
Kako svaka dobra komunikacija počinje pozdravom, ovo je ono što trebate dodati u prvi mjesto. Dakle, kliknite gumb Pozdravna linija na vrpci i odaberite željeni format pozdrava za svoju e-poštu. Dodatno, navedite koji pozdrav koristiti kada nema informacija za određenog primatelja.
Kliknite OK i imat ćete «GreetingLine» rezervirano mjesto umetnuto u dokument.
Korisni savjeti:
- Umjesto zadanog " Poštovani ", možete upisati bilo koji pozdrav koji želite kao što je " Zdravo , " Hej ", itd.
- Pod Pregled , kliknite Dalje / Prethodni gumb kako biste točno vidjeli kako će redak pozdrava izgledati za svakog primatelja.
- Ako su informacije u pozdravnom retku pogrešne, kliknite gumb Upari polja kako biste identificirali ispravno polje.
- Na sličan način, možete dodati Adresni blok ako je potrebno.
Upišite tekst poruke
Nakon pozdravnog retka pritisnite Enter za početak novog retka u dokumentu i upišite tekst svoje poruke. Ne zaboravite dodati potpis na kraju jer vaš zadani Outlook potpis neće biti umetnut.
Umetnite polja za spajanje
Da biste uključili druge osobne podatke u poruku, umetnite odgovarajuća polja za spajanje gdje je to potrebno. Evo kako:
- Postavite kursor točno tamo gdje želite umetnuti određene informacije.
- Kliknite gumb Umetni polje za spajanje na vrpci.
- U dijaloškom okviru koji se pojavi odaberite potrebno polje i kliknite Umetni .
- Nakon umetanja svih polja kliknite Zatvori da biste zatvorili dijaloški okvir.
Na primjer, dodajemo mobilni telefon:
Kad sve bude gotovo, vaš finalizirani dokument može izgledati otprilike ovako:
Savjet. Akonedostaju neka važna polja u dijaloškom okviru Umetni polje za spajanje , iako ste prilično sigurni da ste postavili kontakte točno u programu Outlook, pokušajte prvo izvesti svoje Outlook kontakte u Excel, a zatim upotrijebite Excel list kao podatke izvor. Nažalost, nikad ne znate točno što se događa unutar Outlooka :(
Korak 5. Pregledajte rezultate spajanja pošte
Prije slanja personaliziranih poruka, dobra je ideja pregledati rezultate kako biste bili sigurni sadržaj svake e-pošte je u redu. Da biste to učinili, kliknite gumb Preview Results na kartici Mailings , a zatim upotrijebite tipke sa strelicama za prikaz svih e-poruka.
Korak 6. Pošaljite personaliziranu masovnu e-poštu
Još samo nekoliko klikova i vaše će poruke stići.
- Uključeno karticu Mailings , u grupi Finish kliknite Finish & Merge , a zatim odaberite Send E-mail Messages… .
Klikom na OK šalje se e-pošta u mapu Outbox. Slanje će se izvršiti na temelju vaše trenutne postavke: odmah nakon povezivanja ili svakih N minuta.
Savjet. Ako tražite Outlook cirkularna pisma s privitkom , isprobajte alat za dijeljene predloške e-pošte koji uključuje ovo i mnoge drugekorisne značajke.
Kako cirkularno pismo iz Worda koristeći Outlook kontakte
U situaciji kada već imate tekst svoje e-pošte napisan u Wordu, možete započeti proces cirkularnog pisma od tamo. Konačni rezultat bit će potpuno isti kao kada se pokrene iz programa Outlook.
U Wordu se cirkularno cirkularno pismo može izvesti na dva načina: korištenjem čarobnjaka za cirkularna pisma ili ekvivalentnih opcija na vrpci. Ako prvi put izvodite spajanje, smjernice čarobnjaka mogu vam dobro doći, pa ćemo ih upotrijebiti.
- U Wordu izradite novi dokument. Možete odmah upisati tekst svoje poruke ili nastaviti s praznim dokumentom.
- Pokrenite Čarobnjak za spajanje pisama . U tu svrhu idite na karticu Mailings i kliknite Start Mail Merge > Step-by-Step Čarobnjak za cirkularna pisma .
Napomena. Da biste mogli koristiti Outlook kontakte za spajanje pošte iz Worda, Outlook bi trebao biti postavljen kao vaš zadani program za e-poštu.
- U padajućem okviru Za odaberite Adresa_e-pošte .
- U okviru Red predmeta , upišite predmet poruke.
- U padajućem okviru Format pošte odaberite željeni format: HTML, običan tekst ili privitak.
Kliknite OK za pokrenite cirkularno pismo.
Kako napraviti cirkularno pismo iz Excel izvora podataka
U slučaju da su informacije za cirkularno pismo pohranjene izvan Outlook, možete koristiti Excel radni list ili Access bazu podataka kao izvor podataka kada radite cirkularno pismo u Wordu. Thekoraci će biti potpuno isti kao u gornjem primjeru. Jedina je razlika u koraku 4 čarobnjaka za spajanje pisama, gdje odaberete opciju Koristi postojeći popis , a zatim potražite svoju Excel datoteku.
Za ovaj primjer koristi se sljedeći Excel list:
U rezultatu dobivate ovu personaliziranu poruku:
Ako smatrate da su vam potrebne detaljnije upute, pogledajte ovaj sveobuhvatni vodič: Kako cirkularno pismo iz Excela u Word.
Outlook cirkularno pismo dodatka za personalizirano masovno slanje pošte
Ako tražite način za slanje prilagođenih skupnih kampanja e-pošte iz svog osobnog poštanskog sandučića programa Outlook, tada ćete sigurno cijeniti potpuno novu značajku cirkularnog pisma uključenu u naše zajedničke predloške e-pošte. Po čemu se razlikuje od Outlookovog? Evo ključnih točaka:
- Možete stvoriti i pokrenuti kampanje za spajanje pošte izravno u programu Outlook bez Worda ili bilo koje druge aplikacije.
- Možete dodati privitke i slike u vaše cirkularne pošte.
- Možete stvoriti robusne i lijepe dizajne uz pomoć ugrađenih predložaka cirkularnih pisama ili vlastitih HTML- temeljene na one.
- Možete personalizirati svoje masovne pošte s bilo kojim prilagođenim poljima za spajanje .
- Zbog skupa adaptivnih izgleda , vaše poruke će izgledaju sjajno u svakom klijentu e-pošte, bilo da je to Outlook za Windows, Gmail ili Apple
