W tym samouczku będziemy mieli dogłębne spojrzenie na to, jak łączyć pocztę w Outlooku 365, Outlooku 2021, Outlooku 2019, Outlooku 2016 i wcześniejszych.

Gdy trzeba wysłać spersonalizowane wiadomości e-mail do wielu odbiorców, łączenie poczty jest prawdziwą oszczędnością czasu. Działa świetnie przy wysyłaniu aktualizacji biznesowych, pozdrowień sezonowych i tym podobnych, dzięki czemu każdy odbiorca otrzymuje osobisty e-mail z własnymi informacjami, nie wiedząc, do kogo jeszcze została wysłana ta wiadomość.

Istnieje kilka sposobów na wykonanie mail merge w Outlooku, a my przyjrzymy się bliżej każdej z metod.

Co to jest Mail Merge?

Łączenie poczty to proces tworzenia masowych e-maili dostosowanych do każdego odbiorcy poprzez pobieranie danych z bazy danych, arkusza kalkulacyjnego lub innego pliku o określonej strukturze.

Zasadniczo przygotowujesz swój szablon wiadomości, umieszczając w nim w odpowiednich miejscach symbole, a mail merge pobiera dane odbiorcy (takie jak nazwisko, adres e-mail itp.) z pliku źródłowego i wstawia je do wiadomości e-mail w miejsce symboli.

Ostatecznie wszyscy są zadowoleni - odbiorcy czują się wyjątkowi i docenieni dostając indywidualną wiadomość adresującą ich konkretne problemy, a Ty cieszysz się poprawionym wskaźnikiem zaangażowania ;)

Jak wykonać łączenie poczty w programie Outlook

Jeśli wszystkie osoby, do których chcesz się zwrócić, znajdują się już w folderze Kontakty programu Outlook, możesz wykonać mail merge bezpośrednio z programu Outlook. Dla ułatwienia podzielimy cały proces na 6 sensownych kroków.

Krok 1. Wybierz swoje kontakty z programu Outlook

Po pierwsze musisz wybrać, do którego z Twoich kontaktów chcesz wysłać wiadomość. W tym celu przejdź do programu Outlook Kontakty (skrót CTRL + 3 przeniesie Cię tam od razu), wybierz żądany folder w lewym panelu, a następnie wybierz interesujące Cię osoby.

Przydatne wskazówki:

• Do wizualnie zobaczyć pola które zostaną użyte w łączeniu, wybierz Telefon lub Wykaz pogląd na Strona główna zakładka, w Aktualny widok grupa.
• Możesz sortować kontakty przez Kategoria , Firma lub Lokalizacja klikając odpowiedni przycisk na Zobacz zakładka w Układ grupa.
• Bo tylko widoczne są odpowiednie kontakty , wykonaj wyszukiwanie na podstawie firmy, kraju lub kategorii.
• Kontakty programu Outlook zawierają w sumie 92 pola, z których wiele jest pustych.Aby ułatwić mail merge, można wyświetlanie tylko istotnych pól , a następnie użyj pól w bieżącym widoku do scalania.
• Do usuń nieistotne kolumny w widoku, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę kolumny, a następnie kliknij Usuń tę kolumnę .
• Do dodać więcej kolumn do bieżącego widoku, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną nazwę kolumny, kliknij Ustawienia widoku > Kolumny... .

Poniższy zrzut ekranu przedstawia kontakty programu Outlook pogrupowane według kategorii, z. Biznes wybrana kategoria kontaktów:

Krok 2. Uruchomienie mail merge w Outlooku

Mając wybrane kontakty, przejdź do Strona główna tab> Działania grupę, a następnie kliknij przycisk Mail Merge przycisk.

Krok 3. Skonfiguruj mail merge w Outlooku

W Mail Merge Kontakty W oknie dialogowym wybierz opcje, które są dla Ciebie najlepsze.

Pod adresem Kontakty , wybierz jedno z poniższych:

• Wszystkie kontakty w bieżącym widoku - jeśli przefiltrowałeś swój widok tak, aby widoczne były tylko kontakty docelowe.
• Tylko wybrane kontakty - jeśli wybrałeś kontakty, do których chcesz wysłać wiadomość e-mail.

Pod adresem Pola do połączenia , wybierz albo:

• Wszystkie pola kontaktowe - jeśli chcesz, aby wszystkie pola kontaktowe były używane w scalaniu.
• Pola kontaktowe w bieżącym widoku - jeśli skonfigurowałeś swój widok tak, że wyświetlane są tylko pola, które mają być uwzględnione w scalaniu.

Pod adresem Plik dokumentów , wybierz albo:

• Nowy dokument - aby stworzyć plik dokumentu od podstaw.
• Istniejący dokument - aby wyszukać istniejący dokument, który chcesz wykorzystać do scalenia.

Pod adresem Plik z danymi kontaktowymi , wybierz Akta stałe pole wyboru, jeśli chcesz zapisać wybrane kontakty i pola do przyszłego użytku. Dane podzielone przez przecinek zostaną zapisane w dokumencie Word (*.doc).

Skonfiguruj Opcje scalania w ten sposób:

• Dla Rodzaj dokumentu , wybrać Formularze pism .
• Dla Połączyć z , wybrany Email .
• Dla Temat wiadomości , wpisz temat jaki uznasz za stosowny (będziesz mógł go później edytować).

Oto ustawienia dla naszego przykładowego mail merge:

Uwaga. Jeśli wybrałeś Pola kontaktowe w opcji bieżącego widoku , upewnij się, że wszystkie pola przeznaczone do scalania (m.in. Email pole!) są wyświetlane w bieżącym widoku.

Po zakończeniu kliknij OK Otworzy to dokument mail merge w programie Word.

Krok 4. Tworzenie dokumentu mail merge w programie Word

Normalnie dokument otwiera się w programie Word z. Mailings wybrana zakładka, gotowa do wyboru łączyć pola Możesz myśleć o nich jako o rodzajach pól, które powiedzą Wordowi, gdzie wstawić dane osobowe.

Aby dodać pole scalające do dokumentu, należy użyć jednego z tych przycisków w Write & Insert Fields grupa:

Wstaw pozdrowienie

Ponieważ każda dobra komunikacja zaczyna się od powitania, to właśnie to należy dodać w pierwszej kolejności.Kliknij więc przycisk Linia powitalna na wstążce i wybierz żądany format powitania dla wiadomości e-mail. Dodatkowo określ, jakie powitanie ma być użyte, gdy nie zostanie znaleziona żadna informacja dla danego odbiorcy.

Kliknij OK i będziesz miał "GreetingLine" placeholder wstawiony do dokumentu.

Przydatne wskazówki:

• Zamiast domyślnego " Droga ", możesz wpisać dowolne pozdrowienie np. Witam , " Hej ", itd.
• Pod adresem Podgląd , kliknij Następny / Poprzedni aby zobaczyć jak będzie wyglądała linia powitalna dla każdego odbiorcy.
• Jeśli informacje w linii powitania są błędne, kliknij na przycisk Pola dopasowania aby wskazać właściwe pole.
• W podobny sposób można dodać Blok adresowy w razie potrzeby.

Wpisz tekst wiadomości

Po linii powitania naciśnij Enter, aby rozpocząć nową linię w dokumencie i wpisz tekst wiadomości. Pamiętaj, aby dodać podpis na końcu, ponieważ domyślny podpis Outlooka nie zostanie wstawiony.

Wstawianie pól łączących

Aby zawrzeć w wiadomości inne dane osobowe, wstaw w odpowiednich miejscach odpowiednie pola scalania. Oto jak:

1. Umieść kursor dokładnie w miejscu, w którym chcesz wstawić określone informacje.
2. Kliknij przycisk Wstaw pole scalające na wstążce.
3. W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz wymagane pole i kliknij Wkładka .
4. Po wstawieniu wszystkich pól, kliknij Zamknij aby zamknąć okno dialogowe.

Jako przykład dodajemy telefon komórkowy:

Kiedy wszystko zostanie zrobione, twój sfinalizowany dokument może wyglądać tak:

Wskazówka. Jeśli brakuje niektórych ważnych pól w Wstaw pole scalające Mimo, że jesteś pewien, że dobrze skonfigurowałeś kontakty w Outlooku, spróbuj najpierw wyeksportować kontakty z Outlooka do Excela, a następnie użyć arkusza Excela jako źródła danych. Niestety, nigdy nie wiadomo, co dokładnie dzieje się w Outlooku :(.

Krok 5. Podgląd wyników scalania poczty

Przed wysłaniem spersonalizowanych maili warto wyświetlić podgląd wyników, aby upewnić się, że treść każdego z nich jest w porządku. Aby to zrobić, kliknij przycisk Wstępne wyniki przycisk na Mailings zakładka, a następnie za pomocą przycisków strzałek przejrzyj wszystkie maile.

Krok 6. Wysyłanie spersonalizowanych wiadomości masowych

Wystarczy kilka kliknięć, a Twoje przesyłki będą już w drodze.

1. Na Mailings zakładka, w Wykończenie grupa, kliknij Finish & Merge , a następnie wybierz Wysyłanie wiadomości e-mail... .

Kliknięcie OK wysyła wiadomości e-mail do folderu Outbox. Wysyłanie będzie realizowane w oparciu o bieżące ustawienia: natychmiast po połączeniu lub co N minut.

Wskazówka. Jeśli szukasz Outlook Mail Merge z załącznikiem to wypróbuj narzędzie Shared Email Templates, które zawiera tę i wiele innych przydatnych funkcji.

Jak łączyć pocztę z programu Word przy użyciu kontaktów programu Outlook

W sytuacji, gdy masz już tekst maila napisany w Wordzie, możesz rozpocząć proces mail merge właśnie stamtąd. Efekt końcowy będzie dokładnie taki sam, jak po uruchomieniu z Outlooka.

W programie Word połączenie poczty można wykonać na dwa sposoby: za pomocą kreatora Mail Merge lub równoważnych opcji na wstążce. Jeśli wykonujemy połączenie po raz pierwszy, wskazówki kreatora mogą się przydać, dlatego zamierzamy z nich skorzystać.

1. W programie Word utwórz nowy dokument. Możesz wpisać tekst wiadomości już teraz lub kontynuować pracę z pustym dokumentem.
2. Rozpocząć Kreator Mail Merge W tym celu należy udać się do Mailings zakładka, i kliknij Rozpocznij Mail Merge > Kreator Mail Merge krok po kroku .

Jak zrobić mail merge z źródła danych Excela

Jeśli informacje do mail merge są przechowywane poza Outlookiem, możesz użyć arkusza Excel lub bazy danych Access jako źródła danych podczas wykonywania mail merge w Word. Kroki będą dokładnie takie same jak w powyższym przykładzie. Jedyną różnicą jest krok 4 kreatora Mail Merge, w którym wybierasz Użyj istniejącej listy opcja, a następnie przeglądaj swój plik Excel.

Do tego przykładu wykorzystano następujący arkusz Excela:

W rezultacie otrzymujesz tę spersonalizowaną wiadomość:

Jeśli czujesz, że potrzebujesz bardziej szczegółowych instrukcji, sprawdź ten samouczek end-to-end: Jak łączyć pocztę z programu Excel do programu Word.

Dodatek Outlook Mail Merge do spersonalizowanej korespondencji masowej

Jeśli szukasz sposobu na wysyłanie dostosowanych do potrzeb klienta masowych kampanii e-mailowych z osobistej skrzynki pocztowej Outlooka, to z pewnością docenisz zupełnie nową funkcję Mail Merge zawartą w naszych Współdzielonych Szablonach E-mailowych. Czym różni się ona od tej w Outlooku? Oto najważniejsze punkty:

• Możesz tworzyć i prowadzić kampanie mail merge bezpośrednio w programie Outlook bez słowa lub jakiejkolwiek innej aplikacji.
• Możesz dodać załączniki oraz zdjęcia do swojego mail merge.
• Możesz tworzyć solidne i piękne projekty z pomocą wbudowanych szablony mail merge lub własnych opartych na HTML.
• Możesz spersonalizować swoje masowe wysyłki za pomocą dowolnego niestandardowe pola scalania .
• Ze względu na zestaw układy adaptacyjne Twoje wiadomości będą wyglądać świetnie w każdym kliencie poczty elektronicznej, niezależnie od tego, czy jest to Outlook dla Windows, Gmail czy Apple Mail.
• Mail merge można uruchomić w każda aplikacja Outlooka : dla Windows, dla Mac oraz Outlook Online.

Mówi się, że wygląd jest lepszy niż tysiąc słów, więc zobaczmy go w akcji :)

1. utwórz listę mailingową w arkuszu Excel

Twoja lista dystrybucyjna to tabela programu Excel, która zawiera adresy e-mail odbiorców i dane osobowe dla pól scalania.

• Skoroszyt musi być przechowywany w OneDrive.
• Wszystkie dane muszą znajdować się w obrębie tabeli Excela.
• Adresy e-mail powinny być umieszczone w kolumnie najbardziej po lewej stronie, o nazwie Email .

Oto tabela Excela, którą wykorzystamy w tym przykładzie:

2. utwórz szablon łączenia poczty

Aby utworzyć szablon mail merge, należy wykonać następujące czynności:

1. W panelu Współdzielone szablony wiadomości e-mail kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny folder szablonu, a następnie wybierz opcję Nowy szablon Mail Merge z menu kontekstowego:

   

2. Wybierz jeden z gotowych układów lub kliknij Własny HTML aby wkleić swój własny szablon, a następnie kliknij Następny :

   

3. Wybierz swój ulubiony motyw kolorystyczny i kliknij Wykończenie :

   

4. Szablon mail merge jest gotowy do użycia - wystarczy zastąpić teksty placeholder, obrazy i hiperłącza prawdziwymi.

Wskazówka. Podczas kopiowania z innego źródła użyj skrótu Ctrl + Shift + V, aby wkleić tekst bez formatowania.

3. spersonalizuj swój szablon wiadomości e-mail za pomocą pól łączących

Personalizacja e-maili odbywa się za pomocą. ~%MergeField makro. W naszych dokumentach online możesz znaleźć szczegółowe instrukcje, jak go używać. Tutaj pokażę ci tylko wynik:

Jak widzisz, wstawiliśmy dwa pola scalające: Imię i nazwisko oraz Link Pierwszy z nich jest oczywisty - pobiera informacje z Imię i nazwisko Drugi sposób jest o wiele bardziej interesujący - tworzy kolumnę indywidualny link dla każdego odbiorcy na podstawie adresu strony internetowej w Link Ponieważ chcemy nie tylko wstawić adres url specyficzny dla danego kontaktu, ale uczynić go pięknym hiperłączem, przełączamy się na przeglądarkę HTML i umieszczamy makro wewnątrz kolumny href atrybut taki jak ten:

plan abonamentowy

Wskazówka. do dodać załącznik do swojego mail merge, użyj jednego z ~%Attach Pełna lista dostępnych makr znajduje się tutaj.

4. jak skonfigurować kampanię mail merge w Outlooku

Konfiguracja kampanii mail merge to bułka z masłem - wystarczy połączyć wszystkie elementy:

1. Nazwij swoją nową kampanię.
2. Wpisz tekst dla Przedmiot linia.
3. Opcjonalnie, określ adres e-mail dla odpowiedzi.
4. Zaimportuj swoją listę mailingową.
5. Wybierz szablon wiadomości e-mail.
6. Zaplanuj masowe wysyłanie wiadomości e-mail na późniejszy termin lub rozpocznij je natychmiast.

To wszystko! Kiedy Twoje spersonalizowane wiadomości masowe zostaną wysłane, możesz być całkowicie pewny, że każda wiadomość będzie wyglądać dobrze w dowolnej aplikacji klienta poczty elektronicznej, którą otworzy odbiorca (oczywiście, jeśli użyłeś naszych adaptacyjnych układów).

Outlook Mail Merge - limity wiadomości e-mail

W samym Outlooku nie ma ograniczenia co do maksymalnej liczby odbiorców, jednak takie limity istnieją w Office 365 i Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 odbiorców dziennie
• 30 e-maili na minutę

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Limity odbierania i wysyłania w usłudze Microsoft 365.

Outlook.com

W przypadku kont bezpłatnych ograniczenia zależą od historii użytkowania.

Dla subskrybentów Microsoft 365 ograniczenia to:

• 5 tys. odbiorców dziennie
• 1,000 codziennych odbiorców nie związanych z Twoimi relacjami (tzn. kogoś, do kogo nigdy wcześniej nie wysłałeś maila)

Więcej szczegółów znajdziesz w rozdziale Wysyłanie limitów w programie Outlook.com.

Dodatkowo limity ilości wiadomości wychodzących są ustawiane przez Internet oraz dostawcy usług poczty elektronicznej Aby zmniejszyć ilość spamu i zapobiec przeciążeniu serwerów pocztowych, przed wykonaniem mail merge sprawdź u swojego administratora poczty lub dostawcy usług internetowych, ile maili możesz wysłać w ciągu dnia i w ciągu godziny. Ogólnie rzecz biorąc, jest mało prawdopodobne, abyś napotkał jakiekolwiek problemy, o ile pozostaniesz poniżej 500 wiadomości dziennie.

Tak wygląda mail merge w Outlooku. Dziękuję za przeczytanie i czekam na Ciebie na naszym blogu za tydzień!