Dina tutorial ieu, urang bakal ningali langkung jero kumaha cara ngahijikeun surat dina Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 sareng sateuacana.

Iraha wae anjeun kudu ngirim surelek nu dipersonalisasi ka sababaraha panarima, mail merge mangrupakeun panghemat waktu nyata. Gawéna saé pikeun ngirim apdet bisnis, salam usum, sareng anu sanésna, supados unggal panarima nampi email pribadi sareng inpormasi sorangan, tanpa terang saha deui anu dikirimkeun ieu pesen.

Aya sababaraha cara pikeun ngalakukeun gabungan surat dina Outlook, sareng urang badé ningali sacara saksama unggal metode.

Naon éta Mail Merge?

Mail merge nyaéta prosés nyieun surelek massal nu disaluyukeun pikeun unggal panarima ku cara nyokot data tina database, spreadsheet, atawa file terstruktur lianna.

Dasarna, anjeun nyiapkeun template pesen anjeun nempatkeun pananda tempat dimana luyu, sarta gabungan mail narik wincik panampi (sapertos nami, alamat email, jsb.) tina file sumber teras nyelapkeun kana email di tempat pananda tempat.

Antukna, sadayana bagja - panampi ngarasa unik sareng hargana nampi individu. pesen alamat masalah husus maranéhanana, sarta anjeun ngarasakeun tingkat Dursasana ningkat;)

Kumaha cara ngalakukeun hiji mail merge dina Outlook

Lamun kabeh t Jalma anu anjeun hoyong alamat parantos aya dina folder Outlook Contacts anjeun, anjeun tiasa ngalakukeun gabungan surat langsung ti Outlook. Pikeun genah,Surat.

Ceuk nu katingali leuwih hadé. ti sarebu kecap, jadi hayu urang tingali dina aksi :)

1. Jieun milis dina lambaran Excel

Daptar distribusi anjeun nyaéta tabel Excel anu ngandung alamat surélék panarima sareng data pribadi pikeun widang gabungan.

• Buku kerja kudu disimpen dina OneDrive .
• Sakabéh data kudu aya dina tabel Excel.
• Alamat surélék kudu disimpen dina kolom pangkéncana, ngaranna Email .

Ieu tabel Excel anu bade dianggo kanggo conto ieu:

2. Jieun témplat gabungan surat

Pikeun nyieun témplat gabungan surat, ieu anu kudu anjeun laksanakeun:

1. Dina panel Témplat Surélék Dibagi, klik katuhu polder témplat anjeun , terus pilih Citakan Gabung Surat Anyar tina ménu kontéks:

   

2. Pilih salah sahiji tata letak kaleng atawa klik HTML Kustom pikeun nempelkeun témplat anjeun sorangan, teras klik Next :

   

3. Pilih téma warna anu anjeun pikaresep teras klik Rengse :

   

4. Templat gabungan surat tos siap dianggo - cukup ganti téks pananda tempat, gambar sareng hyperlink sareng anu asli.

Tip. Nalika nyalin tina sumber anu sanés, paké potong kompas Ctrl + Shift + V pikeun nempelkeun téks tanpa pormat.

3. Pribadi template email anjeunngagunakeun médan gabungan

Personalisasi email dipigawé kalayan bantuan makro ~%MergeField . Dina dokumén online kami, anjeun tiasa mendakan petunjuk lengkep ngeunaan cara ngagunakeunana. Di dieu, kuring ngan bakal némbongkeun Anjeun hasilna:

Sakumaha nu katingali, kami geus nyelapkeun dua widang gabungan: Ngaran hareup jeung Tumbu . Anu kahiji jelas - éta narik inpormasi tina kolom Ngaran hareup pikeun alamat unggal kontak dumasar nami. Anu sanésna langkung narik - nyiptakeun tumbu individu pikeun tiap panarima dumasar kana alamat halaman wéb dina kolom Tumbu . Kusabab urang hayang teu ngan nyelapkeun url kontak-spésifik, tapi nyieun hyperlink geulis, urang pindah ka panempo HTML jeung nempatkeun makro di jero atribut href kawas kieu:

subscription plan

Tip. Pikeun nambahkeun lampiran kana gabungan surat anjeun, paké salah sahiji makro ~%Attach . Daptar lengkep makro anu sayogi aya di dieu.

4. Kumaha nyetél kampanye mail merge di Outlook

Nyetél kampanye mail merge téh sapotong jajan - anjeun ngan saukur nempatkeun sakabéh potongan babarengan:

1. Sebutkeun kampanye anyar anjeun.
2. Ketik téks pikeun baris Subject .
3. Pilihan, tangtukeun alamat surélék pikeun balesan.
4. Impor milis anjeun.
5. Pilih témplat surélék.
6. Jadwalkeun kiriman surelek massal pikeun tanggal engké atawa geura mimitian.

Kitu! Irahamilis massal pribadi anjeun pareum, anjeun tiasa leres-leres yakin yén unggal email bakal katingali saé dina aplikasi klien email naon waé anu dibuka ku panampi (tangtu, upami anjeun parantos nganggo perenah adaptif kami).

Outlook Mail Merge wates email

Dina Outlook sorangan, teu aya watesna pikeun jumlah maksimum panarima. Nanging, wates sapertos kitu aya di Office 365 sareng Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 panarima per dinten
• 30 surelek per menit

Pikeun detil nu leuwih lengkep, tingali Microsoft 365 narima jeung ngirim wates.

Outlook.com

Pikeun akun gratis, watesan beda-beda gumantung kana sajarah pamakean.

Pikeun palanggan Microsoft 365, laranganna nyaéta:

• 5.000 panarima poean
• 1.000 panampi non-hubungan poean (ie. sateuacan)

Pikeun detil nu leuwih lengkep, mangga tingali Watesan ngirim dina Outlook.com.

Sajaba ti éta, wates jumlah talatah kaluar diatur ku Internet jeung panyadia ladénan surélék pikeun ngurangan spam jeung nyegah kaleuleuwihan pangladén surélék. Janten, sateuacan ngahijikeun surat, pastikeun parios sareng admin surat anjeun atanapi panyadia ladénan Internét sabaraha email anu anjeun tiasa kirimkeun per dinten sareng dina sajam. Sacara umum, anjeun moal tiasa ngalaman masalah naon waé salami anjeun tetep kirang ti 500 pesen per dinten.

Kitu kumaha cara ngahijikeun surat dina Outlook. Abdi hatur nuhun pikeun maca sareng ningalihatur nuhun kanggo ningali anjeun dina blog urang minggu payun!

Lengkah 1. Pilih kontak Outlook Anjeun

Mimiti, Anjeun kudu milih mana kontak Anjeun pikeun ngirim surelek. Jang ngalampahkeun ieu, pindah ka Outlook anjeun Kontak (potong kompas CTRL + 3 bakal langsung mawa anjeun ka dinya), pilih polder nu dipikahoyong dina jandela kénca, terus pilih jalma nu dipikaresep.

Tips mangpaat:

• Pikeun ningali sacara visual widang nu bakal dipaké dina ngahiji, pilih pintonan Telepon atawa Daptar dina tab Home , dina grup Témbongkeun Ayeuna .
• Anjeun tiasa nyortir kontak dumasar kana Kategori , Pausahaan atawa Lokasi ku ngaklik tombol nu cocog dina tab Témbongkeun dina grup Arrangement .
• Ngan pikeun kontak anu relevan pikeun katingali , laksanakeun pamilarian dumasar kana perusahaan, nagara atanapi kategori.
• Kontak Outlook ngandung jumlahna aya 92 widang, seueur anu kosong. Pikeun ngagampangkeun ngahijikeun surat, anjeun tiasa ngan ukur mintonkeun widang anu relevan , teras nganggo kolom dina tampilan ayeuna kanggo ngahiji.
• Pikeun ngahapus kolom anu teu relevan tina view, klik katuhu ngaran kolom, terus klik Remove This Column .
• Pikeun add more columns to the current view, right-click any column name, klik Témbongkeun Setélan > Kolom… .

Potret layar di handap nembongkeun kontak Outlook dikelompokkeun dumasar kategori, kalawankontak kategori Bisnis dipilih:

Lengkah 2. Mimitian mail merge di Outlook

Kalayan kontak nu dipilih, buka Home tab > Actions group, teras klik tombol Mail Merge .

Lengkah 3. Setel up mail merge di Outlook

Dina kotak dialog Mail Merge Contacts , pilih pilihan anu paling cocog pikeun anjeun.

Dina Kontak , pilih salah sahiji di handap ieu:

• Sadaya kontak dina tempoan ayeuna - lamun anjeun geus nyaring panempoan anjeun jadi ngan target kontak nu katingali.
• Ngan kontak nu dipilih - mun anjeun geus milih kontak nu Anjeun hoyong surelek.

Dina Widang pikeun ngagabung , pilih salah sahiji:

• Sadaya widang kontak - upami anjeun hoyong sadaya widang kontak dianggo dina ngahiji.
• Widang kontak dina tempoan ayeuna - upami anjeun' tos ngonpigurasikeun pintonan anjeun supados ngan ukur widang anu bakal dilebetkeun kana gabungan anu dipintonkeun.

Dina Koropak dokumén , pilih salah sahiji:

• Dokumen anyar - pikeun nyieun berkas dokumén ti mimiti.
• Dokumén nu geus aya - pikeun ngotéktak dokumén nu geus aya nu rék dipaké pikeun ngagabung.

Dina Koropak data kontak , pilih kotak centang Koropak permanén upami anjeun badé nyimpen kontak sareng widang anu dipilih kanggo dianggo salajengna. Data anu dibatesan koma bakal disimpen dina dokumén Word (*.doc).

Konpigurasikeun Pilihan gabungan ku cara kieu:

• Pikeun Jenis Dokumén , pilih Formulir Surat .
• Pikeun Gabung ka , pilih Sélek .
• Pikeun Baris subjék pesen , ketik subjék naon waé anu anjeun pikahoyong (anjeun tiasa ngédit engké).

Di handap ieu setelan pikeun conto gabungan surat kami:

Catetan. Lamun anjeun geus milih Widang kontak dina pilihan tempoan ayeuna , pastikeun sakabeh widang dimaksudkeun pikeun ngahiji (kaasup widang Email !) dipintonkeun dina pintonan ayeuna.

Sanggeus rengse, klik OK . Ieu bakal muka dokumén mail merge dina Word.

Lengkah 4. Jieun dokumén mail merge dina Word

Biasana, dokumén muka dina Word kalayan tab Mailings dipilih, siap pikeun anjeun milih widang gabungan . Anjeun tiasa nganggap éta salaku jinis pananda tempat anu bakal nyarioskeun ka Word dimana nyelapkeun inpormasi pribadi.

Pikeun nambihan kolom gabungan kana dokumén, paké salah sahiji tombol ieu dina Tulis & amp; Selapkeun Widang grup:

Selapkeun salam

Salaku sadaya komunikasi anu saé dimimitian ku salam, ieu anu anjeun kedah tambahkeun dina mimiti. tempat. Janten, klik tombol Garis Salam dina pita sareng pilih format ucapan anu dipikahoyong pikeun email anjeun. Sajaba ti éta, tangtukeun salam naon nu kudu dipaké lamun teu kapanggih informasi pikeun panarima nu tangtu.

Klik OK , tur Anjeun bakal boga «GreetingLine» placeholder diselapkeun dina dokumén.

Tips mangpaat:

• Gaganti standar " Dear ", anjeun bisa ngetik salam naon waé anu anjeun pikahoyong sapertos " Halo , " Hé ", jsb.
• Dina Preview , klik Salajengna / Saméméhna Tombol pikeun nempo persis kumaha baris salam bakal kasampak unggal panarima.
• Lamun informasi dina garis salam salah, klik tombol Cocok Widang pikeun ngaidentipikasi widang anu bener.
• Ku cara nu sarua, anjeun bisa nambahkeun Alamat Blok lamun diperlukeun.

Ketik teks talatah

Sanggeus baris salam, pencét Enter pikeun ngamimitian baris anyar dina dokumén anjeun sarta ketik teks talatah anjeun. Inget pikeun nambahkeun tanda tangan di ahir, sabab tanda tangan Outlook standar anjeun moal diselapkeun.

Selapkeun widang gabungan

Pikeun ngasupkeun wincik pribadi sejenna dina hiji talatah, selapkeun widang gabungan nu saluyu jeung mana nu cocog. Kieu kumaha carana:

1. Teundeun kursor persis dimana anjeun hoyong nyelapkeun inpormasi husus.
2. Klik tombol Insert Merge Field dina pita.
3. Dina kotak dialog nu nembongan, pilih widang nu diperlukeun, terus klik Selapkeun .
4. Sanggeus nyelapkeun sakabeh widang, klik Tutup pikeun nutup kotak dialog.

Salaku conto, urang nambahkeun telepon sélulér:

Lamun geus rengse, dokumén final Anjeun bisa kasampak kawas kieu:

Tip. Lamunsababaraha widang penting leungit dina Selapkeun Widang Gabung kotak dialog, sanajan anjeun cukup yakin anjeun nyetel kontak katuhu dina Outlook, coba ékspor kontak Outlook anjeun ka Excel heula, lajeng nganggo lambar Excel salaku data. sumber. Hanjakalna, anjeun henteu kantos terang naon anu lumangsung dina Outlook :(

Lengkah 5. Nilik hasil gabungan surat

Saméméh ngirim surat pribadi anjeun, éta hadé pikeun nilik hasil pikeun mastikeun eusi unggal surelek teu kunanaon. Jang ngalampahkeunana, klik tombol Preview Results dina tab Mailings , terus pake tombol panah pikeun nempo sakabeh surelek.

Lengkah 6. Kirim surélék massal anu dipersonalisasi

Ngan sababaraha klik deui, sarta surat anjeun bakal dijalankeun.

1. Asupkeun tab Mailings , dina grup Rengse , klik Rengse & Gabungkeun , terus pilih Kirim Pesen Surelek... .

Ngaklik OK ngirim surelek ka polder Outbox. Pangiriman bakal dilakukeun dumasar kana setelan anjeun ayeuna: langsung lamun disambungkeun atawa unggal N menit.

Tip. Upami anjeun milarian Outlook Mail Merge sareng lampiran , teras cobian alat Témplat Email Dibagi anu kalebet ieu sareng seueur deui.fitur mangpaat.

Kumaha cara ngahijikeun surat ti Word nganggo kontak Outlook

Dina kaayaan nalika anjeun parantos gaduh téks email anjeun ditulis dina Word, anjeun tiasa ngamimitian prosés ngahijikeun surat ti dinya. Hasil ahir bakal persis sarua jeung nalika dimimitian ti Outlook.

Dina Word, ngahiji surat bisa dilakukeun ku dua cara: ku cara maké Mail Merge Wizard atawa pilihan nu sarua dina pita. Upami anjeun pertama kali ngagabung, pituduh wizard tiasa dianggo, janten kami bakal ngagunakeunana.

1. Dina Word, jieun dokumén anyar. Anjeun tiasa ngetik téks pesen anjeun ayeuna atanapi teraskeun ku dokumén kosong.
2. Mimitian Wizard Gabung Surat . Jang ngalampahkeun ieu, buka tab Mailings , teras klik Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard .

Kumaha cara ngagabung surat tina sumber data Excel

Upami inpormasi pikeun gabungan surat disimpen di luar Outlook, anjeun tiasa nganggo lembar kerja Excel atanapi pangkalan data Aksés salaku sumber data nalika ngalakukeun gabungan surat dina Word. Theléngkah bakal persis sarua jeung dina conto di luhur. Hiji-hijina bédana nyaéta léngkah 4 tina Mail Merge Wizard, dimana anjeun milih pilihan Paké daptar anu tos aya , teras kotektak file Excel anjeun.

Kanggo conto ieu, lambaran Excel di handap ieu dianggo:

Dina hasilna, anjeun nampi pesen pribadi ieu:

Upami anjeun peryogi pitunjuk anu langkung rinci, mangga tingali tutorial tungtung-ka-tungtung ieu: Kumaha ngahijikeun surat ti Excel ka Word.

Tambihan Outlook Mail Merge pikeun surat-surat massal anu dipersonalisasi

Upami anjeun milarian cara pikeun ngirim kampanye email massal anu disesuaikan tina kotak surat Outlook pribadi anjeun, maka anjeun pasti bakal ngahargaan fitur Mail Merge anyar anu kalebet sareng Template Email Dibagi kami. Kumaha bédana sareng Outlook? Ieu titik konci:

• Anjeun bisa nyieun jeung ngajalankeun kampanye mail merge langsung di Outlook tanpa Word atawa aplikasi sejenna.
• Anjeun bisa nambahkeun kantétan jeung gambar kana gabungan surat anjeun.
• Anjeun bisa nyieun rarancang anu kuat jeung éndah kalayan bantuan témplat gabungan surat atawa HTML anjeun sorangan- dumasar kana.
• Anjeun tiasa nyaluyukeun setelan surat massal anjeun sareng widang gabungan khusus .
• Kusabab sakumpulan tata letak adaptif , pesen anjeun bakal kasampak hébat dina sagala klien surelek, naha éta Outlook pikeun Windows, Gmail, atawa Apple