Yn dizze tutorial sille wy yngeand sjen hoe't jo e-post gearfoegje yn Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 en earder.

As jo ​​​​personalisearre e-postberjochten nei meardere ûntfangers moatte ferstjoere, is e-postfúzje in echte tiidbesparring. It wurket geweldich foar it ferstjoeren fan saaklike updates, seizoensgroeten, en sa, sadat elke ûntfanger in persoanlike e-mail krijt mei har eigen ynformaasje, sûnder te witten nei wa't dit berjocht nochris stjoerd is.

Der binne in pear manieren om in e-postfúzje te dwaan yn Outlook, en wy sille elke metoade goed besjen.

Wat is e-postfúzje?

Berjochtfúzje is in proses fan it meitsjen fan massale e-postberjochten op maat foar elke ûntfanger troch gegevens te nimmen út in databank, spreadsheet, of oare strukturearre triem.

Yn prinsipe meitsje jo jo berjochtsjabloan ta troch plakhâlders te pleatsen wêr passend, en in e-postfúzje lûkt de de details fan de ûntfanger (lykas in namme, e-postadres, ensfh.) út in boarnetriem en foeget se yn in e-post yn it plak fan de plakhâlders.

Unteinlik is elkenien bliid - ûntfangers fiele har unyk en wurdearre om in yndividu te krijen berjocht dy't har spesifike soargen oanpakke, en jo genietsje fan in ferbettere belutsenensnivo ;)

Hoe kinne jo in e-post gearfoegje yn Outlook

As alles t De minsken dy't jo wolle oansprekke, steane al yn jo Outlook-kontaktenmap, jo kinne direkt in e-postfúzje útfiere fanút Outlook. Foar it gemak,Mail.

Se sizze dat in blik better is dan tûzen wurden, dus lit ús it yn aksje sjen :)

1. Meitsje in mailinglist yn Excel-blêd

Jo distribúsjelist is in Excel-tabel dy't de e-mailadressen fan de ûntfangers en persoanlike gegevens foar gearfoegingsfjilden befettet.

• It wurkboek moat opslein wurde yn OneDrive .
• Alle gegevens moatte binnen in Excel-tabel sitte.
• E-mailadressen moatte yn 'e lofterste kolom pleatst wurde, mei de namme E-post .

Hjir is in Excel-tabel dy't wy sille brûke foar dit foarbyld:

2. Meitsje in sjabloan foar e-postfúzje

Om in sjabloan foar e-postfúzje te meitsjen, is dit wat jo moatte dwaan:

1. Op it paniel Dielde e-postsjabloanen, klikje jo mei de rjochter-klik op ien fan jo sjabloanmappen , en kies dan Nije sjabloan foar e-postfúzje út it kontekstmenu:

   

2. Kies ien fan 'e blikfoarmen of klik op Oanpaste HTML om jo eigen sjabloan te plakjen, en klik dan op Folgjende :

   

3. Kies jo foarkar kleurtema en klik op Finish :

   

4. In sjabloan foar e-mailfúzje is klear foar jo gebrûk - ferfange gewoan de plakhâldersteksten, ôfbyldings en hyperkeppelings troch de echte.

Tip. By it kopiearjen fan in oare boarne, brûk dan de fluchtoets Ctrl + Shift + V om tekst te plakjen sûnder opmaak.

3. Personalisearje jo e-postsjabloanit brûken fan gearfoegingsfjilden

E-postpersonalisaasje wurdt dien mei help fan de ~%MergeField makro. Yn ús online dokuminten kinne jo de detaillearre ynstruksjes fine oer hoe't jo it brûke. Hjir sil ik jo gewoan it resultaat sjen litte:

Sa't jo sjogge, hawwe wy twa gearfoegingsfjilden ynfoege: Foarnamme en Link . De earste is fanselssprekkend - it lûkt de ynformaasje út 'e kolom Foarnamme om elk kontakt mei namme te adressearjen. De oare is folle nijsgjirriger - it makket in ydividuele keppeling foar elke ûntfanger basearre op in websideadres yn de kolom Link . Om't wy net allinich in kontaktspesifike url ynfoegje wolle, mar it in prachtige hyperlink meitsje, skeakelje wy oer nei de HTML-werjouwer en pleatse wy de makro yn it href -attribút sa:

subscription plan

Tip. Om bylage ta te foegjen oan jo e-postfúzje, brûk ien fan de ~%Attach makro's. De folsleine list mei beskikbere makro's is hjir.

4. Hoe kinne jo in e-postfúzjekampanje yn Outlook ynstelle

It opsetten fan in e-postfúzjekampanje is in flaubyt - jo sette gewoan alle stikken byinoar:

1. Neam jo nije kampanje.
2. Typ de tekst foar de Underwerp -rigel.
3. Opsjoneel spesifisearje it e-mailadres foar antwurden.
4. Ymportearje jo mailinglist.
5. Kies in e-postsjabloan.
6. Planne bulk-e-postferstjoeren foar in lettere datum of begjin fuortendaliks.

Dat is it! Wannearjo personaliseare massamailings geane fuort, kinne jo der wis fan wêze dat elke e-post der goed útsjen sil yn hokker e-postclient-app de ûntfanger it iepenet (fansels as jo ús adaptive opmaak hawwe brûkt).

Outlook Mail Merge e-postgrinzen

Yn Outlook sels is d'r gjin limyt foar in maksimum oantal ûntfangers. Sokke limiten besteane lykwols yn Office 365 en Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 ûntfangers per dei
• 30 e-mails per minuut

Sjoch foar mear details Microsoft 365 ûntfangst- en ferstjoergrinzen.

Outlook.com

Foar fergese akkounts ferskille beheiningen ôfhinklik fan gebrûksskiednis.

Foar Microsoft 365-abonnees binne de beheiningen:

• 5.000 deistige ûntfangers
• 1.000 deistige ûntfangers sûnder relaasjes (d.w.s. immen dy't jo noait e-post hawwe stjoerd foardat)

Sjoch foar mear details Ferstjoergrinzen yn Outlook.com.

Dêrneist wurde grinzen foar it oantal útgeande berjochten ynsteld troch Ynternet en oanbieders fan e-posttsjinsten om spam te ferminderjen en it oerladen fan e-posttsjinners te foarkommen. Dus, foardat jo in e-postfúzje dwaan, wês wis dat jo kontrolearje mei jo e-postbehearder of ynternettsjinstferliener hoefolle e-mails jo per dei en binnen in oere kinne ferstjoere. Yn 't algemien binne jo wierskynlik gjin problemen te krijen, salang't jo minder dan 500 berjochten per dei bliuwe.

Dat is hoe't jo e-post gearfoegje yn Outlook. Ik tankje jo foar it lêzen en sjenhoopje jo nije wike op ús blog te sjen!

Stap 1. Selektearje jo Outlook-kontakten

Earst moatte jo kieze nei hokker fan jo kontakten jo in e-post stjoere wolle. Skeakelje hjirfoar nei jo Outlook Kontakten (de fluchtoets CTRL + 3 bringt jo fuortdaliks dêrhinne), selektearje de winske map yn it linker paniel en kies dan de minsken fan belang.

Nuttige tips:

• Om fisueel de fjilden te sjen dy't brûkt wurde yn de gearfoeging, selektearje de Telefon of List werjefte op it ljepblêd Thús , yn de groep Aktuele werjefte .
• Jo kinne kontakten sortearje op Kategory , Bedriuw of Lokaasje troch te klikken op de oerienkommende knop op it ljepblêd Besjoch yn de groep Arrangement .
• Allinich foar de relevante kontakten om sichtber te wêzen , fier in sykopdracht út op basis fan it bedriuw, lân of kategory.
• Outlook-kontakten befetsje yn totaal 92 fjilden, wêrfan in protte leech binne. Om it e-postfúzje makliker te meitsjen, kinne jo allinich relevante fjilden sjen litte , en dan de fjilden yn de aktuele werjefte brûke foar de gearfoeging.
• Om irrelevante kolommen te ferwiderjen fan werjaan, klikje mei de rjochtermûsknop op de kolomnamme, en klik dan op Dizze kolom fuortsmite .
• Om mear kolommen ta te foegjen oan de aktuele werjefte, klikje jo mei de rjochter-klik op elke kolomnamme, klik op Ynstellings besjen > Kolommen... .

De skermôfbylding hjirûnder lit Outlook-kontakten groepeare op kategory, meide Bedriuw -kategory kontakten selektearre:

Stap 2. Begjin e-postfúzje yn Outlook

Gean mei de selektearre kontakten nei de 1>Thús tab > Acties groep, en klik op de Mail Merge knop.

Stap 3. Set up mail gearfoegje yn Outlook

Selektearje yn it dialoochfinster Mail Merge Kontakten de opsjes dy't it bêste foar jo wurkje.

Kies ûnder Kontakten ien fan de folgjende:

• Alle kontakten yn aktuele werjefte - as jo jo werjefte filtere hawwe sadat allinich de doelkontakten sichtber binne.
• Allinnich selektearre kontakten - as jo de kontakten selektearre hawwe wêr't jo e-post nei wolle.

Selektearje ûnder Fjilden om te fusearjen ien fan:

• Alle kontaktfjilden - as jo wolle dat alle kontaktfjilden brûkt wurde yn 'e gearfoeging.
• Kontaktfjilden yn aktuele werjefte - as jo' haw jo werjefte ynsteld sadat allinich de fjilden dy't yn 'e gearfoeging moatte wurde werjûn.

Under Dokumentbestân , selektearje ien fan:

• Nije dokumint - om it dokumintbestân fanôf it begjin oan te meitsjen.
• Bestiend dokumint - om te blêdzjen nei it besteande dokumint dat jo brûke wolle foar de gearfoeging.

Selektearje ûnder Kontaktgegevensbestân it karfakje Permanint bestân as jo de selektearre kontakten en fjilden bewarje wolle foar takomstich gebrûk. De troch komma's skieden gegevens wurde bewarre yn in Word-dokumint (*.doc).

Konfigurearje Opsjes gearfoegje op dizze manier:

• Foar Dokuminttype , kies Formulierbrieven .
• Foar Kombinearje nei , selektearje E-post .
• Foar Berjochtregel , typ it ûnderwerp dat jo goed fine (jo kinne it letter bewurkje).

Hjir binne de ynstellings foar ús foarbyldpostfúzje:

Opmerking. As jo ​​de opsje Kontaktfjilden yn aktuele werjefte selektearre hawwe, soargje derfoar dat alle fjilden dy't bedoeld binne foar de gearfoeging (ynklusyf it fjild E-post !) werjûn wurde yn de aktuele werjefte.

As dien, klik dan op OK . Dit sil it e-postfúzjedokumint yn Word iepenje.

Stap 4. Meitsje e-postfúzjedokumint yn Word

Normaal wurdt it dokumint iepene yn Word mei it ljepblêd Mailings selektearre, klear foar jo om de fúzjefjilden te kiezen. Jo kinne tinke oan se as soarte fan plakhâlders dy't sil fertelle Word wêr't te ynfoegje persoanlike details.

Om in foegjen fjild oan it dokumint, brûk ien fan dizze knoppen yn de Skriuw & amp; Fjilden ynfoegje groep:

In groet ynfoegje

Om't alle goede kommunikaasje begjint mei in groet, dit is wat jo moatte tafoegje yn 'e earste plak. Klikje dus op de knop Begroetingsline op it lint en selektearje it winske begroetingsformaat foar jo e-post. Spesifisearje ek hokker begroeting te brûken as der gjin ynformaasje fûn wurdt foar in bepaalde ûntfanger.

Klik op OK , en jo sille de «GreetingLine» plakhâlder ynfoege yn it dokumint.

Nuttige tips:

• Ynstee fan de standert " Dear ", kinne jo ynfiere elke begroeting dy't jo leuk fine, lykas " Hallo , " Hey ", ensfh.
• Under foarbyld klikje op de Folgjende / Foarige knop om krekt te sjen hoe't de begroetingsrigel der útsjen sil foar elke ûntfanger.
• As de ynformaasje yn 'e begroetingsrigel ferkeard is, klik dan op de knop Feld oerienkomme om it juste fjild te identifisearjen.
• Op in fergelykbere wize kinne jo as nedich it Adresblok tafoegje.

Typ de berjochttekst

Druk nei de begroetingsrigel op Enter om in nije rigel yn jo dokumint te begjinnen en typ de tekst fan jo berjocht. Unthâld om in hântekening oan 'e ein ta te foegjen, om't jo standert Outlook-hântekening net ynfoege wurdt.

Foegje gearfoegjefjilden yn

Om oare persoanlike gegevens yn in berjocht op te nimmen, foegje de byhearrende gearfoegingsfjilden yn wêr't fan tapassing is. Hjir is hoe:

1. Plaze de rinnerke krekt wêr't jo spesifike ynformaasje ynfoegje wolle.
2. Klik op de knop Ferfoegje fjild ynfoegje op it lint.
3. Selektearje yn it dialoochfinster dat opkomt, it fereaske fjild en klik op Ynfoegje .
4. Nei it ynfoegjen fan alle fjilden, klikje jo op Slute om it dialoochfinster te sluten.

As foarbyld foegje wy in mobile tillefoan ta:

As alles klear is, kin jo finalisearre dokumint der sa útsjen:

Tip. Asguon wichtige fjilden ûntbrekke yn it dialoochfinster Ferfoegje fjild ynfoegje , hoewol jo der wis fan binne dat jo de kontakten rjochts ynsteld hawwe yn Outlook, besykje earst jo Outlook-kontakten nei Excel te eksportearjen, en brûk dan in Excel-blêd as gegevens boarne. Spitigernôch witte jo noait krekt wat der yn Outlook bart:(

Stap 5. Foarbyld fan e-postfúzjeresultaten

Foardat jo jo personaliseare mailings ferstjoere, is it in goed idee om de resultaten te besjen om te soargjen dat de ynhâld fan elke e-mail is goed. Om it dien te hawwen, klikje jo op de knop Preview Results op it ljepblêd Mailings , en brûk dan de pylkknoppen om alle e-mails te besjen.

Stap 6. Stjoer personaliseare bulk-e-post

Noch in pear klikken, en jo mailings sille ûnderweis wêze.

1. Op de Mailings ljepper, yn de Finish groep, klik Fitish & Merge , en selektearje dan E-mailberjochten ferstjoere... .

Klikken op OK stjoert e-post nei de map Outbox. It ferstjoeren wurdt útfierd op basis fan jo aktuele ynstellings: fuortendaliks as ferbûn of elke N minuten.

Tip. As jo ​​op syk binne nei Outlook Mail Merge mei taheaksel , besykje dan it ark foar dielde e-postsjabloanen dat dit en in protte oare omfettetbrûkbere funksjes.

Hoe kinne jo mail gearfoegje út Word mei help fan Outlook-kontakten

Yn situaasje as jo de tekst fan jo e-post al skreaun hawwe yn Word, kinne jo dêrwei in e-mailfúzjeproses begjinne. It einresultaat sil krekt itselde wêze as doe't it begûn fanút Outlook.

Yn Word kin in e-mailfúzje op twa manieren dien wurde: troch de Mail Merge Wizard te brûken of de lykweardige opsjes op it lint. As jo ​​de gearfoeging foar de earste kear útfiere, kin de begelieding fan de wizard fan pas komme, dus wy sille it brûke.

1. Mei Word, meitsje in nij dokumint. Jo kinne de tekst fan jo berjocht no direkt ynfiere of trochgean mei in leech dokumint.
2. Begjin de Wizard Mail Merge . Gean hjirfoar nei it ljepblêd Mailings en klik op Begjin e-postfúzje > Stap-foar-stap-wizard foar e-postfúzje .

Hoe kinne jo e-postfúzje dwaan fanút Excel-gegevensboarne

Yn gefal dat de ynformaasje foar de e-mailfúzje wurdt opslein bûten Outlook, kinne jo in Excel-wurkblêd as Access-database brûke as gegevensboarne by it dwaan fan in e-postfúzje yn Word. Destappen sille wêze krekt itselde as yn it boppesteande foarbyld. It iennichste ferskil is stap 4 fan 'e Mail Merge Wizard, wêr't jo de opsje Brûk in besteande list selektearje en dan nei jo Excel-bestân blêdzje.

Foar dit foarbyld wurdt it folgjende Excel-blêd brûkt:

Yn it resultaat krije jo dit personaliseare berjocht:

As jo ​​it gefoel hawwe dat jo mear detaillearre ynstruksjes nedich binne, sjoch dan dit ein-oan-ein tutorial: Hoe kinne jo mail gearfoegje fan Excel nei Word.

Outlook Mail Merge add-in foar personaliseare massa mailings

As jo ​​op syk binne nei in manier om oanpaste bulk-e-postkampanjes te ferstjoeren fanút jo persoanlike Outlook-postfak, dan sille jo grif de gloednije funksje foar e-postfúzje wurdearje opnaam yn ús Dielde e-postsjabloanen. Hoe ferskilt it fan Outlook's ien? Hjir binne de wichtichste punten:

• Jo kinne e-postfúzjekampanjes direkt oanmeitsje en útfiere yn Outlook sûnder Word of in oare applikaasje.
• Jo kinne <8 tafoegje>taheaksels en ôfbyldings oan jo e-postfúzje.
• Jo kinne robúste en prachtige ûntwerpen meitsje mei help fan ynboude sjabloanen foar e-postfúzje of jo eigen HTML- basearre.
• Jo kinne jo massamailings personalisearje mei alle oanpaste fúzjefjilden .
• Troch in set fan adaptive opmaak , sille jo berjochten sjocht der geweldich út yn elke e-postclient, of it no Outlook foar Windows, Gmail of Apple is