In deze tutorial gaan we dieper in op hoe je kunt mailen in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 en eerder.

Wanneer u gepersonaliseerde e-mails moet sturen naar meerdere ontvangers, is mailmerge een echte tijdsbesparing. Het werkt geweldig voor het versturen van zakelijke updates, seizoensgroeten en dergelijke, zodat elke ontvanger een persoonlijke e-mail krijgt met zijn eigen informatie, zonder te weten naar wie dit bericht nog meer is gestuurd.

Er zijn een paar manieren om een mailmerge te doen in Outlook, en we gaan elke methode nader bekijken.

Wat is Mail Merge?

Mail merge is een proces waarbij voor elke ontvanger op maat gemaakte massamails worden gemaakt door gegevens uit een database, spreadsheet of ander gestructureerd bestand te halen.

Het komt erop neer dat u uw berichtensjabloon opstelt en waar nodig plaatshouders toevoegt, en een mailmerge haalt de gegevens van de ontvanger (zoals een naam, e-mailadres, enz.) uit een bronbestand en voegt ze in een e-mail in op de plaats van de plaatshouders.

Uiteindelijk is iedereen tevreden - de ontvangers voelen zich uniek en gewaardeerd door een individueel bericht dat ingaat op hun specifieke zorgen, en u geniet van een verbeterde betrokkenheid ;)

Hoe een mail merge doen in Outlook

Als alle mensen die je wilt aanspreken al in je Outlook Contacts map staan, kun je een mailmerge rechtstreeks vanuit Outlook uitvoeren. Voor het gemak zullen we het hele proces in 6 zinvolle stappen opsplitsen.

Stap 1. Selecteer uw Outlook-contacten

Eerst moet u kiezen naar welke van uw contacten u een e-mail wilt sturen. Ga hiervoor naar uw Outlook Contacten (de sneltoets CTRL + 3 brengt u er meteen naartoe), selecteer de gewenste map in het linkerdeelvenster, en kies dan de personen die u interesseren.

Nuttige tips:

• Naar visueel de velden zien die zal worden gebruikt in de samenvoeging, selecteer de Telefoon of Lijst zicht op de Home tabblad, in de Huidige weergave groep.
• U kunt contacten sorteren door Categorie , Bedrijf of Locatie door te klikken op de overeenkomstige knop op de Bekijk tabblad in de Schikking groep.
• Want alleen de relevante contacten zichtbaar zijn , een zoekopdracht uitvoeren op basis van het bedrijf, het land of de categorie.
• Outlook-contacten bevatten in totaal 92 velden, waarvan vele leeg zijn. Om het samenvoegen van de mail te vergemakkelijken, kunt u alleen relevante velden weergeven en gebruik dan de velden in de huidige weergave voor de samenvoeging.
• Naar irrelevante kolommen verwijderen vanuit de weergave, klik met de rechtermuisknop op de kolomnaam en klik vervolgens op Verwijder deze kolom .
• Naar meer kolommen toevoegen naar de huidige weergave, rechtsklik op een kolomnaam, klik op Instellingen bekijken > Kolommen... .

De onderstaande schermafbeelding toont Outlook-contactpersonen gegroepeerd per categorie, met de Business categorie contacten geselecteerd:

Stap 2. Start mailmerge in Outlook

Met de contacten geselecteerd, ga naar de Home tab> Acties groep, en klik op de Mail Merge knop.

Stap 3. E-mailmerge instellen in Outlook

In de Mail Merge Contacten dialoogvenster, selecteer de opties die voor u het beste werken.

Onder Contacten kies een van de volgende:

• Alle contacten in de huidige weergave - als u uw weergave hebt gefilterd zodat alleen de doelcontacten zichtbaar zijn.
• Alleen geselecteerde contacten - als u de contacten hebt geselecteerd waarnaar u wilt e-mailen.

Onder Samen te voegen velden kies een van beide:

• Alle contactvelden - als je wilt dat alle contactpersonenvelden worden gebruikt in de samenvoeging.
• Contactvelden in huidige weergave - als je je weergave zo hebt geconfigureerd dat alleen de velden die in de samenvoeging moeten worden opgenomen, worden weergegeven.

Onder Document bestand kies een van beide:

• Nieuw document - om het documentbestand vanaf nul aan te maken.
• Bestaand document - om te bladeren naar het bestaande document dat u wilt gebruiken voor de samenvoeging.

Onder Bestand met contactgegevens selecteer de Permanent bestand Schakel het selectievakje in als u de geselecteerde contactpersonen en velden wilt opslaan voor toekomstig gebruik. De door komma's gescheiden gegevens worden opgeslagen in een Word-document (*.doc).

Configureer Opties voor samenvoegen op deze manier:

• Voor Type document kies Formulieren .
• Voor Samenvoegen tot kies E-mail .
• Voor Onderwerp van het bericht , type het onderwerp dat u goeddunkt (u kunt het later bewerken).

Hier zijn de instellingen voor onze voorbeeld samenvoeging:

Opmerking. Als u de Contactvelden in huidige weergave optie Zorg ervoor dat alle velden die bestemd zijn voor de samenvoeging (inclusief de E-mail veld!) worden weergegeven in de huidige weergave.

Wanneer u klaar bent, klikt u op OK Dit opent het samenvoegdocument in Word.

Stap 4. Maak een mail merge document in Word

Normaal opent het document in Word met de Mailings tabblad geselecteerd, klaar om de samengevoegde velden U kunt ze zien als een soort plaatshouders die Word vertellen waar persoonlijke gegevens moeten worden ingevoegd.

Om een samenvoegveld aan het document toe te voegen, gebruikt u een van deze knoppen in het Write & Insert Fields groep:

Een groet invoegen

Aangezien alle goede communicatie begint met een begroeting, is dit wat u in de eerste plaats moet toevoegen. Dus, klik op de Groetlijn knop op het lint en selecteer de gewenste begroetingsindeling voor uw e-mail. Geef bovendien aan welke begroeting moet worden gebruikt wanneer voor een bepaalde ontvanger geen informatie wordt gevonden.

Klik op OK en je hebt de "GreetingLine" placeholder in het document.

Nuttige tips:

• In plaats van de standaard " Beste ", kunt u elke gewenste begroeting typen zoals " Hallo , " Hey ", enz.
• Onder Voorbeeld klik op de Volgende / Vorige knop om precies te zien hoe de begroetingsregel er voor elke ontvanger uit zal zien.
• Als de informatie in de begroetingsregel onjuist is, klikt u op de knop Wedstrijdvelden om het juiste veld te vinden.
• Op soortgelijke wijze kunt u de Adresblok indien nodig.

Typ de berichttekst

Druk na de begroetingsregel op Enter om een nieuwe regel in uw document te beginnen en typ de tekst van uw bericht. Vergeet niet een handtekening toe te voegen aan het einde, aangezien uw standaard Outlook-handtekening niet wordt ingevoegd.

Samenvoegingsvelden invoegen

Om andere persoonlijke gegevens in een bericht op te nemen, voegt u waar nodig de bijbehorende samenvoegvelden in. Zo gaat u te werk:

1. Plaats de cursor precies daar waar u specifieke informatie wilt invoegen.
2. Klik op de Samenvoegingsveld invoegen knop op het lint.
3. In het dialoogvenster dat verschijnt, selecteert u het vereiste veld en klikt u op Plaats .
4. Nadat u alle velden hebt ingevoegd, klikt u op Sluit om het dialoogvenster te sluiten.

Als voorbeeld voegen we een mobiele telefoon toe:

Als alles klaar is, kan uw definitieve document er ongeveer zo uitzien:

Tip. Als enkele belangrijke velden ontbreken in de Samenvoegingsveld invoegen dialoogvenster, hoewel je er vrij zeker van bent dat je de contacten goed hebt ingesteld in Outlook, probeer dan eerst je Outlook-contacten te exporteren naar Excel, en gebruik dan een Excel-sheet als gegevensbron. Helaas weet je nooit precies wat er in Outlook gebeurt :(

Stap 5. Voorbeeld van de samenvoegresultaten

Voordat u uw gepersonaliseerde mailings verstuurt, is het een goed idee om een voorbeeld van de resultaten te bekijken om er zeker van te zijn dat de inhoud van elke e-mail in orde is. Om dit te laten doen, klikt u op de knop Voorbeeld resultaten knop op de Mailings tab, en gebruik dan de pijltjestoetsen om alle e-mails te bekijken.

Stap 6. Stuur een gepersonaliseerde bulk e-mail

Nog een paar klikken en uw mailings zijn onderweg.

1. Op de Mailings tabblad, in de Afwerking groep, klik Finish & Merge en selecteer vervolgens Stuur e-mailberichten... .

Klikken op OK verstuurt e-mail naar de map Outbox. Het versturen gebeurt op basis van uw huidige instellingen: onmiddellijk bij verbinding of elke N minuten.

Tip. Als u op zoek bent naar Outlook Mail Merge met bijlage probeer dan de tool Gedeelde e-mailsjablonen die deze en vele andere nuttige functies bevat.

Hoe samenvoegen vanuit Word met Outlook-contacten

Als u de tekst van uw e-mail al in Word hebt geschreven, kunt u van daaruit een samenvoegproces starten. Het eindresultaat zal precies hetzelfde zijn als wanneer u het vanuit Outlook start.

In Word kan een mailmerge op twee manieren worden uitgevoerd: met de Wizard Mail Merge of met de gelijkwaardige opties op het lint. Als u de samenvoeging voor het eerst uitvoert, kan de begeleiding van de wizard van pas komen, dus die gaan we gebruiken.

1. Maak in Word een nieuw document aan. U kunt nu de tekst van uw bericht typen of doorgaan met een leeg document.
2. Start de Wizard samensmelten Ga hiervoor naar de Mailings en klik op Mail Merge starten > Stap-voor-stap samenvoeg wizard .

Hoe mail merge te doen vanuit Excel gegevensbron

Als de informatie voor de mailmerge buiten Outlook is opgeslagen, kunt u een Excel werkblad of Access database gebruiken als gegevensbron wanneer u een mailmerge in Word uitvoert. De stappen zijn precies hetzelfde als in het bovenstaande voorbeeld. Het enige verschil is stap 4 van de Wizard Mail Merge, waar u het Een bestaande lijst gebruiken optie, en blader dan naar uw Excel-bestand.

Voor dit voorbeeld wordt het volgende Excel-blad gebruikt:

In het resultaat krijg je deze gepersonaliseerde boodschap:

Als u meer gedetailleerde instructies nodig hebt, bekijk dan deze end-to-end tutorial: Hoe samenvoegen van Excel naar Word.

Outlook Mail Merge add-in voor gepersonaliseerde massamailings

Als u op zoek bent naar een manier om op maat gemaakte bulk e-mailcampagnes te versturen vanuit uw persoonlijke Outlook-mailbox, dan zult u de gloednieuwe Mail Merge-functie in onze gedeelde e-mailsjablonen zeker waarderen. Hoe verschilt die van die van Outlook? Hier zijn de belangrijkste punten:

• U kunt mailmerge-campagnes rechtstreeks in Outlook aanmaken en uitvoeren zonder woord of een andere toepassing.
• U kunt bijlagen en beelden naar je mail merge.
• U kunt robuuste en mooie ontwerpen maken met behulp van de ingebouwde sjablonen voor samenvoegen of uw eigen HTML-gebaseerde.
• U kunt uw massamailings personaliseren met eender welke aangepaste samenvoegingsvelden .
• Als gevolg van een reeks adaptieve indelingen , uw berichten zien er geweldig uit in elke e-mailclient, of het nu Outlook voor Windows, Gmail of Apple Mail is.
• Een mailmerge kan worden uitgevoerd in elke Outlook app voor Windows, voor Mac en Outlook Online.

Ze zeggen dat een blik beter is dan duizend woorden, dus laten we het in actie zien :)

1. Maak een verzendlijst in Excel

Uw distributielijst is een Excel-tabel met de e-mailadressen van de ontvangers en persoonlijke gegevens voor samenvoegingsvelden.

• De werkmap moet worden opgeslagen in OneDrive.
• Alle gegevens moeten in een Excel-tabel staan.
• E-mailadressen moeten in de meest linkse kolom worden geplaatst, met de naam E-mail .

Hier is een Excel-tabel die we voor dit voorbeeld gaan gebruiken:

2. Maak een sjabloon voor samenvoegen

Dit is wat u moet doen om een sjabloon voor samenvoegen te maken:

1. Klik in het deelvenster Gedeelde e-mailsjablonen met de rechtermuisknop op een van uw sjabloonmappen en kies vervolgens Nieuwe sjabloon voor samenvoegen uit het contextmenu:

   

2. Kies een van de ingeblikte lay-outs of klik op Aangepaste HTML om uw eigen sjabloon te plakken, en klik dan op Volgende :

   

3. Kies het kleurenthema van uw voorkeur en klik op Afwerking :

   

4. Een sjabloon voor samenvoegen is klaar voor gebruik - vervang gewoon de placeholder-teksten, afbeeldingen en hyperlinks door de echte.

Tip. Gebruik bij het kopiëren uit een andere bron de sneltoets Ctrl + Shift + V om tekst zonder opmaak te plakken.

3. Personaliseer uw e-mailsjabloon met behulp van samenvoegvelden

E-mail personalisatie wordt gedaan met behulp van de ~%MergeField macro. In onze online docs kunt u de gedetailleerde instructies vinden over hoe het te gebruiken. Hier zal ik u alleen het resultaat laten zien:

Zoals je ziet, hebben we twee samenvoegingsvelden ingevoegd: Voornaam en Link De eerste is duidelijk - het haalt de informatie uit de Voornaam kolom om elk contact bij naam aan te spreken. De andere is veel interessanter - het creëert een individuele link voor elke ontvanger op basis van een webpagina-adres in de Link Omdat we niet alleen een contact-specifieke url willen invoegen, maar er een mooie hyperlink van willen maken, schakelen we over naar de HTML-viewer en plaatsen we de macro binnen de href attribuut zoals dit:

abonnementsplan

Tip. bijlage toevoegen aan uw mail merge, gebruik een van de ~%Attach De volledige lijst van beschikbare macro's staat hier.

4. Hoe een mailmerge campagne opzetten in Outlook

Het opzetten van een mail merge campagne is een fluitje van een cent - u voegt gewoon alle stukken samen:

1. Noem je nieuwe campagne.
2. Typ de tekst voor de Onderwerp lijn.
3. Geef optioneel het e-mailadres op voor antwoorden.
4. Importeer uw mailinglijst.
5. Kies een e-mailsjabloon.
6. Plan het verzenden van bulk e-mail voor een latere datum of begin onmiddellijk.

Dat is het! Wanneer uw gepersonaliseerde massamailings de deur uitgaan, kunt u er absoluut zeker van zijn dat elke e-mail er goed uitziet in welke e-mail client app de ontvanger ook opent (natuurlijk, als u onze adaptieve lay-outs hebt gebruikt).

Outlook Mail Merge e-mail limieten

In Outlook zelf is er geen limiet aan een maximaal aantal ontvangers. In Office 365 en Outlook.com bestaan dergelijke limieten echter wel.

Outlook 365

• 10.000 ontvangers per dag
• 30 e-mails per minuut

Zie voor meer details Microsoft 365 ontvangst- en verzendlimieten.

Outlook.com

Voor gratis accounts variëren de beperkingen afhankelijk van de gebruiksgeschiedenis.

Voor Microsoft 365-abonnees zijn de beperkingen:

• 5.000 dagelijkse ontvangers
• 1.000 dagelijkse ontvangers zonder relatie (d.w.z. iemand die je nog nooit gemaild hebt)

Zie voor meer details Begrenzingen verzenden in Outlook.com.

Bovendien worden limieten voor het aantal uitgaande berichten ingesteld door Internet en aanbieders van e-maildiensten om spam te verminderen en overbelasting van e-mailservers te voorkomen. Dus, voordat u een mailmerge doet, moet u bij uw e-mailbeheerder of internetprovider nagaan hoeveel e-mails u per dag en binnen een uur mag versturen. Over het algemeen is het onwaarschijnlijk dat u problemen zult krijgen zolang u onder de 500 berichten per dag blijft.

Dat is hoe je samenvoegt in Outlook. Ik dank u voor het lezen en zie u graag volgende week op onze blog!