Selles õpetuses vaatame põhjalikult, kuidas Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ja varasemad Outlookid ühendada.

Kui teil on vaja saata personaliseeritud e-kirju mitmele vastuvõtjale, on kirjade ühendamine tõeline ajasäästja. See sobib suurepäraselt äriuudiste, hooajakaunistuste jms saatmiseks, nii et iga vastuvõtja saab isikliku e-kirja oma andmetega, ilma et ta teaks, kellele see sõnum on saadetud.

Outlookis on mõned viisid, kuidas teha Outlooki kirjade ühendamist, ja me vaatame iga meetodit lähemalt.

Mis on Mail Merge?

Postiühendamine on protsess, mille käigus luuakse igale adressaadile kohandatud massilisi e-kirju, võttes andmeid andmebaasist, tabelist või muust struktureeritud failist.

Põhimõtteliselt valmistate te oma sõnumi malli ette, pannes vajaduse korral paigutussalvestisi, ja kirjasulam tõmbab saaja andmed (näiteks nimi, e-posti aadress jne) lähtefailist ja lisab need e-kirjale paigutussalvestiste asemele.

Lõpuks on kõik õnnelikud - saajad tunnevad end ainulaadsena ja väärtustatuna, kui nad saavad individuaalse sõnumi, mis käsitleb nende konkreetseid muresid, ning teie jaoks on paranenud kaasamismäär ;)

Kuidas teha Outlookis kirjade ühendamist

Kui kõik inimesed, kellele soovite adresseerida, on juba teie Outlooki kontaktide kaustas, saate teha kirjade ühendamise otse Outlookist. Lihtsuse huvides jagame kogu protsessi 6 sisuliseks sammuks.

Samm 1. Valige oma Outlooki kontaktid

Kõigepealt peate valima, millistele kontaktidele soovite saata e-kirja. Selleks lülitage oma Outlooki Kontaktid (CTRL + 3 otsetee viib teid kohe sinna), valige vasakul paanil soovitud kaust ja seejärel valige huvipakkuvad inimesed.

Kasulikud nõuanded:

• aadressile visuaalselt näha väljad mida kasutatakse ühendamisel, valige valikuvõimalus Telefon või Loetelu vaade Kodu vahekaardil Praegune vaade rühm.
• Saate sorteeri kontaktid poolt Kategooria , Ettevõte või Asukoht klõpsates vastavat nuppu Vaata vahekaart Kokkulepe rühm.
• Sest ainult asjakohased kontaktid on nähtavad , teostage otsing ettevõtte, riigi või kategooria alusel.
• Outlooki kontaktid sisaldavad kokku 92 välja, millest paljud on tühjad. Postiühendust lihtsamaks muutmiseks saate te kuvada ainult asjakohased väljad , ja kasutage seejärel praeguse vaate välju ühendamiseks.
• aadressile eemaldada ebaolulised veerud vaatest, klõpsake veeru nimetusel paremklõpsuga ja seejärel klõpsake nuppu Eemaldage see veerg .
• aadressile lisada rohkem veerge praegusesse vaatesse, klõpsake paremal hiireklõpsuga ükskõik millisel veeru nimel, klõpsake nuppu Vaata seaded > Veerud... .

Allpool oleval ekraanipildil on Outlooki kontaktid rühmitatud kategooriate kaupa, kusjuures Äri kategooria kontaktid valitud:

Samm 2. Alustage Outlooki kirjade ühendamist

Kui kontaktid on valitud, minge Kodu tab> Meetmed gruppi ja klõpsake nuppu Mail Merge nupp.

Samm 3. Seadistage Outlookis kirjade ühendamine

In the Mail Merge kontaktid dialoogiaknas, valige teile sobivaimad valikud.

Veebilehel Kontaktid , valige üks järgmistest:

• Kõik kontaktid praeguses vaates - kui olete filtreerinud oma vaate nii, et nähtavad on ainult sihtkontaktid.
• Ainult valitud kontaktid - kui olete valinud kontaktid, kellele soovite saata e-kirja.

Veebilehel Ühendatavad väljad , valige kas:

• Kõik kontaktväljad - kui soovite, et kõiki kontaktivälju kasutataks ühendamisel.
• Kontaktväljad praeguses vaates - kui olete oma vaate seadistanud nii, et kuvatakse ainult need väljad, mis lisatakse ühendamisele.

Veebilehel Dokumendifail , valige kas:

• Uus dokument - dokumendi faili loomiseks nullist.
• Olemasolev dokument - et otsida olemasolevat dokumenti, mida soovite ühendamiseks kasutada.

Veebilehel Kontaktandmete fail , valige Alaline fail märkeruut, kui soovite valitud kontaktid ja väljad edaspidiseks kasutamiseks salvestada. Komadega eraldatud andmed salvestatakse Wordi dokumendis (*.doc).

Konfigureeri Ühinemise valikud sel viisil:

• Sest Dokumendi tüüp , valige Vormikohased kirjad .
• Sest Ühinemine , valige E-post .
• Sest Sõnumi teemarida , kirjuta mis tahes teema, mida sa sobivaks pead (hiljem saad seda muuta).

Siin on meie näidispostituse seaded:

Märkus. Kui olete valinud Kontaktväljad praeguses vaates , veenduge, et kõik ühendamiseks ettenähtud väljad (sh. E-post väli!) kuvatakse praeguses vaates.

Kui olete lõpetanud, klõpsake OK See avab Wordi koonddokumendi.

Samm 4. Looge Wordi koonddokumendi loomine

Tavaliselt avaneb dokument Wordis dokumendiga Postisaadetised vahekaart valitud, valmis valima liitmisväljad Võite mõelda neist kui mingisugustest paigutussalvestitest, mis ütlevad Wordile, kuhu sisestada isikuandmeid.

Dokumendile liitmisvälja lisamiseks kasutage ühte neist nuppudest dokumendis Write & Insert Fields rühm:

Sisestage tervitus

Kuna igasugune hea suhtlus algab tervitusest, siis tuleb see kõigepealt lisada. Nii et klõpsake nuppu Tervitusliin nuppu ribal ja valige soovitud tervitusformaat oma e-kirja jaoks. Lisaks määrake, millist tervitust kasutada, kui konkreetse saaja kohta ei leidu teavet.

Klõpsake OK , ja teil on "GreetingLine" dokumenti sisestatud paigutuskoht.

Kasulikud nõuanded:

• Selle asemel, et vaikimisi " Lugupeetud ", võite sisestada mis tahes tervituse, nagu näiteks " Tere , " Hei " jne.
• Veebilehel Eelvaade , klõpsake nuppu Järgmine / Eelmine nuppu, et vaadata täpselt, kuidas tervitusrida iga saaja jaoks välja näeb.
• Kui teave tervitusribal on vale, klõpsake nuppu Match Fields nuppu, et tuvastada õige väli.
• Samamoodi saab lisada Aadressiplokk vajadusel.

Sisestage sõnumi tekst

Pärast tervitusrida vajutage Enter, et alustada dokumendis uut rida ja sisestage oma sõnumi tekst. Ärge unustage, et lisada lõpus allkiri, sest Outlooki vaikimisi allkirja ei sisestata.

Sisestage liitmisväljad

Muude isikuandmete lisamiseks sõnumisse sisestage vajaduse korral vastavad liitmisväljad. Siin on kirjeldatud, kuidas:

1. Asetage kursor täpselt sinna, kuhu soovite sisestada konkreetset teavet.
2. Klõpsake nuppu Sisesta ühendamisväli nuppu lindil.
3. Valige avanevas dialoogiaknas vajalik väli ja klõpsake nuppu Sisesta .
4. Pärast kõigi väljade sisestamist klõpsake Sulge dialoogiakna sulgemiseks.

Näitena lisame mobiiltelefoni:

Kui kõik on tehtud, võib teie lõplik dokument välja näha umbes nii:

Vihje. Kui mõned olulised väljad on puudu Sisesta ühendamisväli dialoogiaknas, kuigi olete üsna kindel, et olete Outlookis kontaktid õigesti seadistanud, proovige esmalt eksportida oma Outlooki kontaktid Excelisse ja seejärel kasutada andmeallikana Exceli lehte. Kahjuks ei tea kunagi täpselt, mis toimub Outlooki sees :(

Samm 5. Eelvaade kirjade ühendamise tulemustest

Enne personaalsete kirjade saatmist on hea mõte teha eelvaade, et veenduda, et iga e-kirja sisu on korras. Selleks klõpsake nuppu Eelvaate tulemused nuppu Postisaadetised vahekaart ja seejärel kasutage noolega nuppe, et vaadata kõiki e-kirju.

Samm 6. Saatke välja personaliseeritud hulgi e-kirju

Veel paar klõpsu ja teie postitused on teel.

1. On Postisaadetised vahekaardil Lõpeta rühma, klõpsake Lõpeta & Ühenda ja seejärel valige Saada e-kirju... .

Klõpsates OK saadab e-kirjad kausta Outbox. Saatmine toimub vastavalt teie praegustele seadistustele: kohe, kui ühendus luuakse, või iga N minuti järel.

Vihje. Kui otsite Outlook Mail Merge koos manusega , siis proovige jagatud e-posti mallide tööriista, mis sisaldab seda ja paljusid teisi kasulikke funktsioone.

Kuidas Outlooki kontaktide abil Wordist postiühendust teha

Kui teil on oma e-kirja tekst juba Wordis kirjutatud, võite sealt alustada kirjade ühendamise protsessi. Lõpptulemus on täpselt sama, mis Outlookist alustades.

Wordis saab kirjade ühendamist teha kahel viisil: kasutades kirjade ühendamise viisardit või vastavaid valikuid ribalindil. Kui teete ühendamist esimest korda, võivad viisardi juhised tulla kasuks, nii et kasutame seda.

1. Looge Wordis uus dokument. Te võite kohe sisestada oma sõnumi teksti või jätkata tühja dokumendiga.
2. Alusta Mail Merge Wizard Selleks minge aadressil Postisaadetised vahekaart ja klõpsake Start Mail Merge > Samm-sammult Mail Merge Wizard .

Kuidas teha Exceli andmeallikast postiühendust

Juhul, kui andmed kirjade ühendamise jaoks on salvestatud väljaspool Outlooki, saate Wordis kirjade ühendamise tegemisel kasutada andmeallikana Exceli töölehte või Accessi andmebaasi. Sammud on täpselt samad, mis ülaltoodud näites. Ainus erinevus on kirjade ühendamise juhi samm 4, kus valite Kasutage olemasolevat nimekirja ja seejärel otsige oma Exceli faili.

Selle näite puhul kasutatakse järgmist Exceli tabelit:

Tulemusena saate selle isikustatud sõnumi:

Kui tunnete, et vajate üksikasjalikumaid juhiseid, vaadake seda läbivat õpetust: Kuidas ühendada Excelist Wordi posti teel.

Outlook Mail Merge add-in personaliseeritud masspostituste jaoks

Kui otsite võimalust saata oma isikliku Outlooki postkastist kohandatud massilisi e-posti kampaaniaid, siis hindate kindlasti meie jagatud e-posti mallide hulka kuuluvat uhiuut Mail Merge funktsiooni. Kuidas see erineb Outlooki omast? Siin on põhipunktid:

• Saate luua ja käivitada kirjavahetuskampaaniaid otse Outlookis. ilma Wordita või mis tahes muu rakendus.
• Saate lisada manused ja pildid oma postiühendusele.
• Saate luua jõulisi ja ilusaid kujundusi sisseehitatud kirjade ühendamise mallid või oma HTML-põhiseid.
• Saate oma masspostitusi isikupärastada mis tahes kohandatud liitmisväljad .
• Tänu komplekti kohanemisvõimelised paigutused , näevad teie sõnumid suurepäraselt välja igas e-posti kliendis, olgu see siis Outlook for Windows, Gmail või Apple Mail.
• Postiühendust saab käivitada mis tahes Outlooki rakendus : Windows, Mac ja Outlook Online.

Öeldakse, et pilk on parem kui tuhat sõna, seega näeme seda ka praktikas :)

1. Koostage Exceli tabelis postitusnimekiri

Teie levitamisnimekiri on Exceli tabel, mis sisaldab vastuvõtjate e-posti aadresse ja isikuandmeid liitmisväljade jaoks.

• Töövihik peab olema salvestatud OneDrive'is.
• Kõik andmed peavad olema Exceli tabelis.
• E-posti aadressid tuleks paigutada kõige vasakpoolsemasse veergu, mille nimi on E-post .

Siin on Exceli tabel, mida me kasutame selle näite jaoks:

2. Looge kirjavahetuse koondamisvorm

Selleks, et luua kirjavahetuse segamall, tuleb teha järgmist:

1. Klõpsake jaotatud e-posti mallide paanil paremklõpsuga ükskõik millisel teie mallide kaustas ja valige seejärel Uus Mail Merge malli kontekstmenüüst:

   

2. Valige üks konserveeritud kujundus või klõpsake nuppu Kohandatud HTML oma malli kleepimiseks ja seejärel klõpsake nuppu Järgmine :

   

3. Valige oma eelistatud värviteema ja klõpsake Lõpeta :

   

4. Sulgemisvorm on valmis kasutamiseks - lihtsalt asendage tekstide, piltide ja hüperlinkide paigutajad tegelike tekstidega.

Vihje. Teisest allikast kopeerimisel kasutage Ctrl + Shift + V otseteed, et kleepida teksti ilma vormindamiseta.

3. Isikupärastage oma e-kirja mall, kasutades liitmisvälju

E-posti isikupärastamine toimub abiga ~%MergeField makro. Meie veebidokumendis leiate üksikasjalikud juhised selle kasutamise kohta. Siinkohal näitan teile lihtsalt tulemust:

Nagu näete, oleme sisestanud kaks liitmisvälja: Eesnimi ja Link . Esimene on ilmselge - see tõmbab teabe välja Eesnimi veergu, et pöörduda iga kontakti poole nimeliselt. Teine on palju huvitavam - see loob individuaalne link iga saaja jaoks, mis põhineb veebilehe aadressil, mis asub Link veerus. Kuna me ei taha mitte lihtsalt sisestada kontaktipõhist url-i, vaid teha sellest ilusa hüperlingi, siis lülitume HTML-vaatajasse ja paigutame makro sisemusse href atribuut nagu see:

abonementplaan

Vihje. lisada manusematerjal oma kirjasegule, kasutage ühte järgmistest valikutest ~%Attach Makrode täielik nimekiri on siin.

4. Kuidas seadistada Outlooki kirjade ühendamise kampaaniat

Postiühenduskampaania koostamine on lihtne - paned lihtsalt kõik tükid kokku:

1. Nimetage oma uus kampaania.
2. Sisestage tekst Teema rida.
3. Valikuliselt määrake e-posti aadress vastuste jaoks.
4. Importige oma postitusnimekiri.
5. Valige e-kirja mall.
6. Planeeri massiline e-kirjade saatmine hilisemaks kuupäevaks või alusta kohe.

See on kõik! Kui teie isikupärastatud masspostitused lähevad, võite olla täiesti kindel, et iga e-kiri näeb hea välja, ükskõik millises e-posti kliendirakenduses vastuvõtja selle avab (muidugi, kui olete kasutanud meie kohanduvat kujundust).

Outlook Mail Merge e-posti piirangud

Outlookis endas ei ole vastuvõtjate maksimaalset arvu piiratud. Office 365 ja Outlook.com on aga sellised piirangud olemas.

Outlook 365

• 10 000 vastuvõtjat päevas
• 30 e-kirja minutis

Lisateavet leiate jaotisest Microsoft 365 vastuvõtu ja saatmise piirangud.

Outlook.com

Tasuta kontode puhul on piirangud sõltuvalt kasutamisloost erinevad.

Microsoft 365 tellijatele kehtivad järgmised piirangud:

• 5,000 päevast saajat
• 1000 igapäevast mitte-suhtevastuvõtjat (st kedagi, kellele te pole kunagi varem e-kirju saatnud).

Lisateavet leiate jaotisest Piirangute saatmine Outlook.comis.

Lisaks sellele on väljaminevate sõnumite arvu piirangud määratud Internet ja e-posti teenusepakkujad et vähendada rämpsposti ja vältida e-posti serverite ülekoormust. Seega, enne kirjade ühendamist kontrollige kindlasti oma e-posti administraatorilt või internetiteenuse pakkujalt, kui palju kirju on teil lubatud päevas ja tunni jooksul saata. Üldiselt ei teki tõenäoliselt mingeid probleeme, kui te jääte alla 500 sõnumi päevas.

Nii saab Outlookis postiühendust teha. Tänan teid lugemise eest ja ootan teid järgmisel nädalal meie blogis!