U ovom vodiču ćemo detaljno pogledati kako spojiti poštu u Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 i ranijim verzijama.

Kad god trebate poslati personaliziranu e-poštu većem broju primalaca, spajanje pošte je stvarna ušteda vremena. Odlično funkcionira za slanje poslovnih ažuriranja, čestitki za sezonu i slično, tako da svaki primalac dobije lični email sa svojim podacima, a da ne zna kome je još poslata ova poruka.

Postoji nekoliko načine za spajanje pošte u Outlooku, a mi ćemo pažljivo pogledati svaki metod.

Šta je spajanje pošte?

Spajanje pošte je proces kreiranja masovnih e-poruka prilagođenih svakom primaocu uzimanjem podataka iz baze podataka, proračunske tablice ili druge strukturirane datoteke.

U osnovi, pripremate svoj predložak poruke stavljajući rezervirane mjesta gdje je to prikladno, a spajanje pošte povlači pojedinosti o primaocu (kao što je ime, adresa e-pošte, itd.) iz izvorne datoteke i umeće ih u e-poruku na mjesto rezerviranih mjesta.

Na kraju, svi su sretni - primaoci se osjećaju jedinstveni i cijenjeni da dobiju pojedinca poruka koja se odnosi na njihove specifične probleme, a vi uživate u poboljšanoj stopi angažmana ;)

Kako napraviti spajanje pošte u Outlooku

Ako sve t Ljudi kojima želite da se obratite već su u fascikli Outlook kontakata, možete izvršiti spajanje pošte direktno iz Outlooka. radi pogodnosti,Mail.

Kažu da je izgled bolji od hiljadu riječi, pa da vidimo na djelu :)

1. Napravite mailing listu u Excel listu

Vaša lista distribucije je Excel tabela koja sadrži adrese e-pošte primatelja i lične podatke za polja za spajanje.

• Radna knjiga mora biti pohranjena u OneDrive .
• Svi podaci moraju biti unutar Excel tabele.
• Adrese e-pošte treba staviti u krajnju lijevu kolonu pod nazivom Email .

Evo Excel tablice koju ćemo koristiti za ovaj primjer:

2. Kreirajte predložak za spajanje pošte

Da biste kreirali predložak za spajanje pošte, ovo trebate učiniti:

1. U oknu Zajednički predlošci e-pošte, kliknite desnim tasterom miša na bilo koju fasciklu predložaka , a zatim odaberite Novi predložak spajanja pošte iz kontekstnog izbornika:

   

2. Odaberite jedan od unaprijed pripremljenih izgleda ili kliknite na Prilagođeni HTML da zalijepite vlastiti predložak, a zatim kliknite Dalje :

   

3. Odaberite željenu temu boja i kliknite Završi :

   

4. Predložak za spajanje pošte spreman je za vašu upotrebu - jednostavno zamijenite tekstove, slike i hiperveze za čuvanje mjesta pravim.

Savjet. Kada kopirate iz drugog izvora, koristite prečicu Ctrl + Shift + V za lijepljenje teksta bez formatiranja.

3. Personalizirajte svoj predložak e-poštekorištenjem polja za spajanje

Personalizacija e-pošte se vrši uz pomoć makronaredbe ~%MergeField . U našim online dokumentima možete pronaći detaljna uputstva o tome kako ga koristiti. Evo, samo ću vam pokazati rezultat:

Kao što vidite, ubacili smo dva polja za spajanje: Ime i Link . Prvi je očigledan - izvlači informacije iz kolone Ime da bi se obratio svakom kontaktu imenom. Drugi je mnogo zanimljiviji - kreira pojedinačni link za svakog primaoca na osnovu adrese web stranice u koloni Link . Budući da ne želimo samo da ubacimo url specifičan za kontakt, već da ga učinimo prekrasnom hipervezom, prelazimo na HTML preglednik i stavljamo makro unutar atributa href ovako:

subscription plan

Savjet. Za dodavanje priloga u vaše spajanje pošte, koristite jedan od ~%Attach makronaredbi. Kompletna lista dostupnih makroa je ovdje.

4. Kako postaviti kampanju objedinjavanja pošte u Outlooku

Postavljanje kampanje spajanja pošte je jednostavno - jednostavno sastavite sve dijelove:

1. Nazovite svoju novu kampanju.
2. Upišite tekst u red Subject .
3. Po želji, navedite adresu e-pošte za odgovore.
4. Uvezite svoju mailing listu.
5. Odaberite šablon e-pošte.
6. Zakažite masovno slanje e-pošte za kasniji datum ili počnite odmah.

To je to! Kadavaše personalizirane masovne e-pošte nestaju, možete biti potpuno sigurni da će svaka e-poruka izgledati dobro u bilo kojoj aplikaciji klijenta e-pošte koju je primalac otvori (naravno, ako ste koristili naše prilagodljive izglede).

Outlook Mail Merge ograničenja e-pošte

U samom Outlooku, ne postoji ograničenje na maksimalan broj primalaca. Međutim, takva ograničenja postoje u Office 365 i Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 primalaca dnevno
• 30 e-poruka u minuti

Za više detalja pogledajte ograničenja primanja i slanja za Microsoft 365.

Outlook.com

Za besplatne naloge, ograničenja se razlikuju u zavisnosti od historija korištenja.

Za pretplatnike na Microsoft 365, ograničenja su:

• 5.000 dnevnih primatelja
• 1.000 dnevnih primatelja bez veze (tj. neko kome nikada niste poslali e-poštu prije)

Za više detalja, pogledajte Ograničenja slanja na Outlook.com.

Pored toga, ograničenja za broj odlaznih poruka postavljaju Internet i provajderi usluga e-pošte za smanjenje neželjene pošte i sprečavanje preopterećenja servera e-pošte. Dakle, prije spajanja pošte provjerite sa svojim administratorom e-pošte ili internet provajderom koliko e-poruka smijete poslati dnevno iu roku od jednog sata. Općenito, malo je vjerovatno da ćete naići na bilo kakve probleme sve dok imate manje od 500 poruka dnevno.

Tako se spajanje pošte u Outlooku. Zahvaljujem na čitanju i gledanjuradujemo se što se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!

Korak 1. Odaberite svoje Outlook kontakte

Prvo, trebate odabrati kojem od svojih kontakata želite poslati e-poštu. Za ovo, prebacite se na svoj Outlook Kontakti (prečica CTRL + 3 će vas odmah odvesti tamo), odaberite željeni folder u lijevom oknu, a zatim odaberite osobe koje vas zanimaju.

Korisni savjeti:

• Da vizuelno vidite polja koja će se koristiti u spajanju, odaberite prikaz Telefon ili Lista na kartici Početna , u grupi Trenutni prikaz .
• Možete sortirati kontakte po Kategoriji , Kompanija ili Lokacija klikom na odgovarajuće dugme na kartici Prikaz u grupi Aranžman .
• Samo za relevantni kontakti da budu vidljivi , izvršite pretragu na osnovu kompanije, zemlje ili kategorije.
• Outlook kontakti sadrže ukupno 92 polja, od kojih su mnoga prazna. Da biste olakšali spajanje pošte, možete prikazati samo relevantna polja , a zatim koristiti polja u trenutnom prikazu za spajanje.
• Da uklonite nebitne kolone iz prikaz, kliknite desnim tasterom miša na naziv kolone, a zatim kliknite na Ukloni ovu kolonu .
• Da dodate još kolona trenutnom prikazu, kliknite desnim tasterom miša na bilo koji naziv kolone, kliknite Prikaži postavke > Kolone… .

Snimak ekrana ispod prikazuje Outlook kontakte grupirane po kategorijama, saizabrani kontakti kategorije Poslovni :

Korak 2. Pokrenite spajanje pošte u Outlook

Sa odabranim kontaktima idite na Početna kartica > Radnje grupa i kliknite na dugme Spajanje pošte .

Korak 3. Postavite gore objedinjavanje pošte u Outlook

U dijaloškom okviru Kontakti spajanja pošte odaberite opcije koje vam najbolje odgovaraju.

Pod Kontakti odaberite jedno od sljedećeg:

• Svi kontakti u trenutnom prikazu - ako ste filtrirali svoj prikaz tako da su vidljivi samo ciljni kontakti.
• Samo odabrani kontakti - ako ste odabrali kontakte kojima želite slati e-poštu.

Pod Polja za spajanje odaberite jedno od:

• Sva kontakt polja - ako želite da se sva kontakt polja koriste u spajanju.
• Polja kontakta u trenutnom prikazu - ako želite konfigurirao sam vaš pogled tako da se prikazuju samo polja koja će biti uključena u spajanje.

Pod Datoteka dokumenta odaberite bilo koje:

• Novi dokument - za kreiranje datoteke dokumenta od nule.
• Postojeći dokument - za pretraživanje postojećeg dokumenta koji želite koristiti za spajanje.

Pod Datoteka podataka o kontaktima , potvrdite okvir Trajna datoteka ako želite da sačuvate odabrane kontakte i polja za buduću upotrebu. Podaci razdvojeni zarezima bit će sačuvani u Word dokumentu (*.doc).

Konfiguriraj Opcije spajanja na ovaj način:

• Za Vrsta dokumenta odaberite Pisma obrasca .
• Za Spoji u , odaberite E-pošta .
• Za Linija predmeta poruke unesite bilo koju temu koja vam odgovara (moći ćete je urediti kasnije).

Ovo su postavke za naš uzorak spajanja pošte:

Napomena. Ako ste odabrali Polja za kontakt u trenutnoj opciji prikaza , uvjerite se da su sva polja namijenjena spajanju (uključujući polje Email !) prikazana u trenutnom prikazu.

Kada završite, kliknite na OK . Ovo će otvoriti dokument za spajanje pošte u Wordu.

Korak 4. Kreirajte dokument za spajanje pošte u Wordu

Obično se dokument otvara u Wordu sa odabranom karticom Poštanske poruke , spreman za vas da odaberete spoji polja . Možete ih zamisliti kao neku vrstu čuvara mjesta koja će reći Wordu gdje da umetne lične podatke.

Da dodate polje za spajanje u dokument, koristite jedno od ovih dugmadi u Napiši & Umetnite polja grupa:

Ubacite pozdrav

Kako svaka dobra komunikacija počinje pozdravom, ovo je ono što trebate dodati u prvom mjesto. Dakle, kliknite na dugme Linija pozdrava na traci i odaberite željeni format pozdrava za svoju e-poštu. Dodatno, navedite koji pozdrav koristiti kada se ne pronađu informacije za određenog primatelja.

Kliknite OK i imat ćete «GreetingLine» rezervirano mjesto umetnuto u dokument.

Korisni savjeti:

• Umjesto zadanog " Dragi ", možete upisati bilo koji pozdrav koji vam se sviđa kao što je " Zdravo , " Hej ", itd.
• Pod Pregled , kliknite na Dalje / Prethodno dugme da vidite tačno kako će izgledati pozdravni red za svakog primaoca.
• Ako su informacije u pozdravnoj liniji pogrešne, kliknite na dugme Upari polja da identifikujete ispravno polje.
• Na sličan način možete dodati Adresni blok ako je potrebno.

Upišite tekst poruke

Nakon pozdravnog retka, pritisnite Enter da započnete novi red u dokumentu i otkucajte tekst svoje poruke. Ne zaboravite dodati potpis na kraju, jer vaš zadani Outlook potpis neće biti umetnut.

Umetnite polja za spajanje

Da biste uključili druge lične podatke u poruku, umetnite odgovarajuća polja za spajanje gdje je to prikladno.Evo kako:

1. Postavite kursor tačno tamo gdje želite da umetnete određene informacije.
2. Kliknite na dugme Insert Merge Field na traci.
3. U dijaloškom okviru koji se pojavi, odaberite potrebno polje i kliknite Insert .
4. Nakon umetanja svih polja, kliknite Zatvori da zatvorite dijaloški okvir.

Kao primjer, dodajemo mobilni telefon:

Kada sve bude gotovo, vaš finalizirani dokument može izgledati otprilike ovako:

Savjet. Akoneka važna polja nedostaju u dijaloškom okviru Insert Merge Field , iako ste prilično sigurni da ste postavili kontakte direktno u Outlooku, pokušajte prvo da izvezete svoje Outlook kontakte u Excel, a zatim koristite Excel list kao podatke izvor. Nažalost, nikada ne znate tačno šta se dešava unutar Outlooka :(

Korak 5. Pregledajte rezultate spajanja pošte

Pre slanja personalizovanih poruka, dobra je ideja da pregledate rezultate kako biste bili sigurni da su sadržaj svake e-pošte je u redu. Da biste to učinili, kliknite na dugme Pregled rezultata na kartici Poštanske poruke , a zatim koristite dugmad sa strelicama da vidite sve e-poruke.

Korak 6. Pošaljite personaliziranu masovnu e-poštu

Još samo nekoliko klikova i vaša e-pošta će biti na putu.

1. Uključeno na kartici Poštanske poruke , u grupi Završi , kliknite na Završi & spoji , a zatim odaberite Pošalji poruke e-pošte… .

Klik na OK šalje e-poštu u folder Outbox. Slanje će se izvršiti na osnovu vaše trenutne postavke: odmah nakon povezivanja ili svakih N minuta.

Savjet. Ako tražite Outlook Mail Merge s prilogom , isprobajte alat za dijeljene predloške e-pošte koji uključuje ovo i mnoge drugekorisne karakteristike.

Kako spojiti poštu iz Worda koristeći Outlook kontakte

U situaciji kada već imate tekst svoje e-pošte napisan u Wordu, možete započeti proces spajanja pošte odatle. Konačni rezultat će biti potpuno isti kao kada je pokrenut iz Outlooka.

U Wordu, spajanje pošte može se obaviti na dva načina: korištenjem čarobnjaka za spajanje pošte ili ekvivalentnih opcija na traci. Ako spajanje izvodite po prvi put, vodič čarobnjaka može biti od koristi, pa ćemo ga koristiti.

1. U Wordu kreirajte novi dokument. Možete odmah upisati tekst svoje poruke ili nastaviti s praznim dokumentom.
2. Pokrenite Čarobnjak za spajanje pošte . Za ovo idite na karticu Poštanske poruke i kliknite na Pokreni spajanje pošte > Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak .

Kako napraviti spajanje pošte iz Excel izvora podataka

U slučaju da su informacije za spajanje pošte pohranjene izvan Outlook, možete koristiti Excel radni list ili Access bazu podataka kao izvor podataka kada vršite spajanje pošte u Wordu. Thekoraci će biti potpuno isti kao u gornjem primjeru. Jedina razlika je u 4. koraku čarobnjaka za spajanje pošte, gdje birate opciju Koristi postojeću listu , a zatim tražite svoju Excel datoteku.

Za ovaj primjer koristi se sljedeći Excel list:

U rezultatu dobijate ovu personaliziranu poruku:

Ako smatrate da su vam potrebna detaljnija uputstva, pogledajte ovaj vodič s kraja na kraj: Kako spojiti poštu iz Excela u Word.

Outlook dodatak za spajanje pošte za personalizirane masovne slanje pošte

Ako tražite način za slanje prilagođenih masovnih kampanja e-pošte iz vašeg ličnog Outlook poštanskog sandučeta, onda ćete sigurno cijeniti potpuno novu funkciju spajanja pošte uključenu u naše zajedničke predloške e-pošte. Po čemu se razlikuje od Outlookovog? Evo ključnih tačaka:

• Možete kreirati i pokrenuti kampanje spajanja pošte direktno u Outlooku bez Word ili bilo koje druge aplikacije.
• Možete dodati prilozi i slike za vaše spajanje pošte.
• Možete kreirati robusne i lijepe dizajne uz pomoć ugrađenih predložaka za spajanje pošte ili vašeg vlastitog HTML-a zasnovane.
• Možete personalizirati svoje masovne e-mailove s bilo kojim prilagođenim poljima spajanja .
• Zbog skupa prilagodljivih izgleda , vaše poruke će izgledaju sjajno u bilo kojem klijentu e-pošte, bilo da je u pitanju Outlook za Windows, Gmail ili Apple