目次
このチュートリアルでは、Outlook 365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016以前のメールマージの方法について詳しく見ていきます。
メールマージは、複数の受信者にパーソナライズされたメールを送信する必要がある場合に、本当に時間の節約になります。 ビジネスアップデートや季節の挨拶などの送信に最適で、受信者全員が自分の情報を含むパーソナルメールを受け取り、このメッセージが他の誰に送信されたかを知ることはありません。
Outlookでメールマージを行うにはいくつかの方法がありますが、それぞれの方法を詳しく見ていきます。
Mail Mergeとは？
メールマージ は、データベースや表計算ソフトなどの構造化されたファイルからデータを取り込み、受信者ごとにカスタマイズされた大量のメールを作成するプロセスである。
基本的には、メッセージのテンプレートを用意し、適切な場所にプレースホルダーを配置します。メールマージは、ソースファイルから受信者の詳細情報（名前、電子メールアドレスなど）を取得し、プレースホルダーの場所に電子メールに挿入します。
最終的には、受信者は自分の悩みに対応した個別のメッセージを受け取ることで、ユニークで価値があると感じ、あなたはエンゲージメント率を向上させることができます;)
Outlookでメールマージを行う方法
宛先が Outlook の連絡先フォルダにある場合は、Outlook から直接メールマージを実行できます。 便宜上、すべてのプロセスを意味のある 6 つのステップに分解して説明します。
ステップ1.Outlookの連絡先を選択する
まず、メールを送信する連絡先を選択します。 お問い合わせ先 (CTRL + 3のショートカットですぐに行けます）、左ペインで目的のフォルダを選択し、関心のある人物を選びます。
お役立ち情報
- への はたがみえる を選択します。 電話番号 または リスト を見る。 ホーム タブで カレントビュー のグループです。
- することができます。 ソートコンタクト で カテゴリー , 会社概要 または 所在地 の対応するボタンをクリックしてください。 表示 のタブをクリックします。 アレンジメント のグループです。
- だけのため。 関連コンタクトを表示する をクリックすると、会社、国、カテゴリーに基づいた検索を行うことができます。
- Outlookの連絡先には合計92のフィールドがあり、その多くは空です。 メールマージを容易にするために、次のことが可能です。 関連項目のみを表示する で、現在のビューのフィールドをマージに使用します。
- への 不要な列を削除する を表示させ、列名を右クリックし、次に このコラムを削除する .
- への 列を増やす を現在のビューに移動し、任意の列名を右クリックして 表示設定 > コラム... .
下のスクリーンショットは、Outlookの連絡先をカテゴリーごとにグループ化し、その中で 事業内容 のカテゴリーコンタクトを選択しました。
ステップ2.Outlookでメールマージを開始する
連絡先を選択した状態で ホーム tab> アクション をクリックします。 メールマージ ボタンをクリックします。
ステップ3.Outlookでメールマージを設定する
での 連絡先のメールマージ ダイアログボックスで、最適なオプションを選択します。
アンダー お問い合わせ先 は、以下の中から1つ選択してください。
- 現在のビューにあるすべての連絡先 - は、対象の連絡先のみが表示されるようにビューをフィルタリングしている場合です。
- 選択した連絡先のみ - は、メールを送りたい連絡先を選択した場合です。
アンダー 統合する分野 のどちらかを選択します。
- すべての連絡先フィールド - は、すべての連絡先フィールドをマージに使用したい場合です。
- 現在のビューの連絡先フィールド - は、マージに含まれるフィールドのみが表示されるようにビューを構成している場合です。
アンダー ドキュメントファイル のどちらかを選択します。
- 新規文書 - をクリックして、文書ファイルを一から作成します。
- 既存文書 - をクリックして、結合に使用する既存のドキュメントを参照します。
アンダー コンタクトデータファイル を選択します。 パーマネントファイル 選択した連絡先とフィールドを今後の使用のために保存する場合は、チェックボックスをオンにします。 カンマ区切りのデータは、Word文書（*.doc）に保存されます。
コンフィギュレーション マージオプション といった具合に。
- について ドキュメントタイプ を選ぶ。 フォームレター .
- について にマージする。 を選択します。 電子メール .
- について メッセージの件名 をクリックし、好きなテーマを入力してください（後で編集することができます）。
以下は、サンプルのメールマージの設定です。
注意 カレントビューオプションのコンタクトフィールド を含む、マージの対象となるすべてのフィールドを確認します。 電子メール フィールド！）は、現在のビューに表示されます。
をクリックします。 よっしゃー メールマージ文書がWordで開かれます。
ステップ4.Wordでメールマージ文書を作成する
通常、文書をWordで開くと 郵送物 タブが選択され、選択できる状態になっています。 マージフィールド これらは、個人情報を挿入する場所をWordに指示するプレースホルダーのようなものだと考えてください。
文書にマージフィールドを追加するには、以下のボタンのいずれかを使用します。 フィールドの書き込みと挿入 のグループです。
グリーティングを挿入する
良いコミュニケーションは挨拶から始まるので、最初にこれを追加する必要があります。 そこで、以下のように グリーティングライン また、特定の受信者の情報が見つからない場合に使用する挨拶文を指定します。
クリック よっしゃー を手に入れることができます。 "GreetingLine"（挨拶文 文書に挿入されるプレースホルダーです。
お役立ち情報
- デフォルトの" 拝啓 「など、好きなあいさつを入力することができます。 こんにちは , " 嗟夫 " など
- アンダー プレビュー をクリックします。 次のページ / 前 をクリックすると、各受信者にどのような挨拶文が表示されるかを確認できます。
- あいさつ文の内容が間違っている場合は、「あいさつ文」をクリックします。 適合するフィールド ボタンをクリックして、正しいフィールドを識別します。
- 同様の方法で アドレスブロック 必要であれば
メッセージのテキストを入力する
挨拶文の後、Enterキーを押して改行し、本文を入力します。 Outlookのデフォルトの署名は挿入されませんので、最後に署名を追加することを忘れないでください。
マージフィールドの挿入
その他の個人情報をメッセージに含めるには、適切な場所に対応するマージフィールドを挿入します。 その方法は次のとおりです。
- カーソルを特定の情報を挿入したい場所に正確に置く。
- をクリックします。 マージフィールドの挿入 ボタンをクリックします。
- ポップアップするダイアログボックスで、必要なフィールドを選択して インサート .
- すべてのフィールドを挿入したら 閉じる をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。
例として、携帯電話を追加しています。
すべて終了すると、次のような文書が完成します。
ヒント 重要な項目が欠落している場合は マージフィールドの挿入 のダイアログボックスが表示されますが、Outlookで連絡先を正しく設定したはずなのに、Outlookの連絡先をExcelにエクスポートしてから、Excelシートをデータソースとして使用してみてください。 残念ながら、Outlookの内部で何が起こっているかは正確にはわかりません :(笑)
ステップ5.メールマージの結果をプレビューする
パーソナライズド・メールを送信する前に、結果をプレビューして、各メールの内容に問題がないことを確認するとよいでしょう。 それを行うには、次のようにクリックします。 プレビュー結果 ボタンをクリックします。 郵送物 タブをクリックし、矢印ボタンですべてのメールを表示します。
ステップ6.パーソナライズされたバルクメールを送信する
あと数回クリックするだけで、メール配信が可能になります。
- について 郵送物 タブで 仕上がり グループをクリックします。 フィニッシュ＆アンプル、マージ を選択し、さらに メール送信... .
クリックする よっしゃー 送信は、現在の設定（接続したらすぐに、またはN分おき）に従って行われます。
Tip. をお探しの場合 添付ファイル付きOutlook Mail Merge という方は、このような便利な機能を備えた「共有メールテンプレート」ツールをお試しください。
Outlookの連絡先を使ってWordからメールマージを行う方法
すでにWordでメールの本文を作成している場合、そこからメールマージの処理を開始することができます。 最終的な結果は、Outlookから開始した場合とまったく同じになります。
Wordでは、メールマージは、メールマージウィザードを使用する方法と、リボン上の同等のオプションを使用する方法の2種類があります。 初めてマージを実行する場合は、ウィザードのガイダンスが便利ですので、それを使用することになります。
- Wordで、新しい文書を作成します。 今すぐメッセージのテキストを入力することもできますし、白紙の文書のまま続けることもできます。
- を開始します。 メールマージウィザード これについては 郵送物 タブをクリックします。 メールマージを開始する > ステップバイステップ メールマージウィザード .
Outlookの連絡先をWordのメールマージに使用するには、Outlookを既定のメールソフトとして設定する必要があります。
- での への ドロップダウン・ボックスで 電子メールアドレス .
- での 件名 ボックスに、メッセージの件名を入力します。
- での メールフォーマット ドロップダウン・ボックスで、HTML、プレーンテキスト、添付ファイルのいずれかの形式を選択します。
OKをクリックして、メールマージを実行します。
Excelのデータソースからメールマージを行う方法
メールマージの情報がOutlookの外に保存されている場合、Wordでメールマージを行う際にExcelワークシートまたはAccessデータベースをデータソースとして使用できます。 手順は上記の例とまったく同じです。 唯一の違いは、メールマージウィザードのステップ4で、メールマージウィザードで 既存のリストを使用する オプションを選択し、Excelファイルを参照します。
この例では、以下のExcelシートを使用します。
その結果、このようなパーソナライズされたメッセージが表示されます。
もっと詳しい説明が必要だと思われる方は、こちらのエンドツーエンドのチュートリアル：ExcelからWordへのメールマージの方法 をご覧ください。
パーソナライズされた大量メール送信のためのOutlook Mail Mergeアドイン
Outlookのメールボックスから、カスタマイズされた大量のメールキャンペーンを送信する方法をお探しなら、私たちの共有メールテンプレートに含まれる全く新しいメールマージ機能がきっと役に立つでしょう。 Outlookのものとどう違うのでしょうか？ ここではそのポイントをご紹介します。
- Outlookで直接メールマージキャンペーンを作成し、実行することができます。 アバウトワード またはその他のアプリケーションで使用できます。
- を追加することができます。 添付書類 と イメージ をメールマージに追加してください。
- 堅牢で美しいデザインを実現するために、内蔵された メールマージテンプレート または独自のHTMLベースのものを使用します。
- 大量に送るメールに、任意のパーソナライズを行うことができます。 カスタムマージフィールド .
- のセットによるものです。 アダプティブレイアウト Windows版Outlook、Gmail、Apple Mailなど、どのメールクライアントでも美しく表示されます。
- メールマージを実行できるのは 任意のOutlookアプリ : for Windows、for Mac、Outlook Online。
百聞は一見にしかずと言いますが、実際に見てみましょう :)
1.エクセルシートでメーリングリストを作成する
配信リストは、受信者の電子メールアドレスとマージフィールド用の個人データを含むExcelテーブルです。
- ワークブックはOneDriveに保存されている必要があります。
- データはすべてExcelのテーブル内にあること。
- 電子メールアドレスは、一番左の列、名前は 電子メール .
この例で使用するExcelの表はこちらです。
2.メールマージテンプレートの作成
メールマージテンプレートを作成するには、このようにします。
- 共有メールテンプレート] ペインで、任意のテンプレートフォルダを右クリックし、[共有メールテンプレート] を選択します。 新しいメールマージテンプレート をクリックすると、コンテキストメニューが表示されます。
- 定型のレイアウトを選ぶか、または カスタムHTML をクリックして、自分のテンプレートを貼り付けます。 次のページ :
- お好みのカラーテーマを選択し 仕上がり :
- メールマージテンプレートは、プレースホルダーのテキスト、画像、ハイパーリンクを実際のものに置き換えるだけで、すぐに使用することができます。
ヒント：他のソースからコピーする場合、Ctrl + Shift + Vのショートカットを使用すると、テキストを書式なしで貼り付けることができます。
3.マージフィールドを使ったメールテンプレートのパーソナライズ
メールのパーソナライズには ~%MergeField マクロの使い方については、オンラインドキュメントで詳しく説明しています。 ここでは、その結果だけを紹介します。
ご覧のように、2つのマージ・フィールドを挿入しています。 氏名 と リンク 最初のものは明らかです。 氏名（フリガナ もうひとつはもっと興味深いもので、このカラムでは、各コンタクトに名前を付けることができます。 個別リンク のウェブページアドレスに基づき、各受信者ごとに設定する。 リンク 単に連絡先固有のURLを挿入するだけでなく、美しいハイパーリンクにしたいので、HTMLビューアに切り替えて、マクロを ホールド 属性はこのようになります。
サブスクリプション・プラン
Tip. To アドアタッチメント のいずれかを使用して、メールマージを作成します。 ~%Attach 利用可能なマクロの一覧はこちらをご覧ください。
4.Outlookでメールマージキャンペーンを設定する方法
メールマージキャンペーンの設定は簡単で、すべてのピースを組み合わせるだけでOKです。
- 新しいキャンペーンに名前を付けてください。
- のテキストを入力します。 課題 の行になります。
- オプションで、返信用の電子メールアドレスを指定します。
- メーリングリストをインポートする。
- メールのテンプレートを選択します。
- メールの一括送信を後日に予約したり、すぐに開始することができます。
これで完了です！パーソナライズされた大量送信メールは、受信者がどんなメールクライアントアプリで開いても、各メールが美しく見えることに絶対の自信を持つことができます（もちろん、アダプティブレイアウトを使用している場合です）。
Outlook Mail Mergeのメール制限
Outlook自体には受信者数の上限はありませんが、Office 365やOutlook.comには受信者数の上限が存在します。
アウトルック365
- 1日あたり10,000人の受信者
- 1分間に30通のメール
詳しくは、Microsoft 365の受信・送信制限をご覧ください。
Outlook.com
無料アカウントの場合、利用履歴によって制限が異なります。
Microsoft 365をご契約の方は、制限があります。
- 毎日5,000人の受信者
- 毎日1,000人の非関係者（今までメールをしたことがない人など）の受信者
詳しくは、「Outlook.comで制限を送信する」をご覧ください。
さらに、送信メッセージの数の上限は インターネット と メールサービスプロバイダー メールマージを行う前に、メール管理者やインターネットサービスプロバイダーに、1日に送信できるメール数や1時間以内に送信できるメール数を確認してください。 一般的には、1日あたり500通以下であれば、特に問題は発生しないと思われます。
以上、Outlookでメールマージをする方法でした。 読んでいただきありがとうございました！来週のブログでお会いできるのを楽しみにしています。
