مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس سے واقف ہوں

میں ان لوگوں کے لیے کچھ وضاحت کے ساتھ شروع کرتا ہوں جو ابلیبٹس میں نئے ہیں اور نہیں سمجھتے کہ یہ کیا ہے۔ ہماری ٹیم نے حال ہی میں آؤٹ لک کے لیے ایک بالکل نیا ٹول متعارف کرایا ہے اور اسے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کا نام دیا ہے۔ یہ کیا کر رہا ہے؟ یہ آپ کا وقت بچاتا ہے! ایک ہی متن کو بار بار ٹائپ یا کاپی پیسٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ صرف مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس چلاتے ہیں، مطلوبہ ٹیمپلیٹ منتخب کریں اور اسے اپنے ای میل میں چسپاں کریں۔ فارمیٹنگ، ہائپر لنکس، امیجز یا منسلکات کو محفوظ کرنے کی ضرورت ہے؟ کوئی مسئلہ نہیں!

مزید برآں، چونکہ مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کلاؤڈ بیسڈ ایڈ ان ہے، اس لیے آپ ایک ہی ٹیمپلیٹس کو متعدد آلات پر استعمال کر سکتے ہیں، کوئی حرف ضائع نہیں ہوگا۔ اور اگر آپ چاہتے ہیں کہ دوسروں کو بھی انہی ٹیمپلیٹس تک رسائی حاصل ہو، تو آپ ایک ٹیم بنا سکتے ہیں اور اپنے ٹیمپلیٹس کو دوسروں کے ساتھ بانٹ سکتے ہیں۔

جیسا کہ ہم آج تصویروں کے بارے میں بات کر رہے ہیں، میں آپ کو ایک مثال دیتا ہوں۔ چونکہ ہم ابھی تعطیلات کے دہانے پر ہیں، آپ کے تمام رابطوں کو کرسمس کا ایک نیوز لیٹر بھیجا جانے والا ہے۔ کیا آپ ایک ہی متن کو بار بار پیسٹ اور ایڈٹ کرنا چاہیں گے؟ہر ای میل میں؟ یا آپ پیسٹ آئیکن کو مارنا پسند کریں گے تاکہ ضروری متن، فارمیٹنگ اور یقیناً کرسمسی پوسٹ کارڈ شامل ہو جائے؟ دیکھیں، پہلے سے محفوظ کردہ ٹیمپلیٹ ایک کلک میں بھیجنے کے لیے تیار ای میل بناتا ہے:

اگر آپ کو لگتا ہے کہ یہ آپ کے لیے بہت مشکل ہے اور آپ اسے بہتر کریں گے۔ پرانے زمانے کا طریقہ، براہ کرم اس مضمون کو اپنے وقت کے چند منٹ دیں۔ مجھ پر بھروسہ کریں، آپ حیران ہوں گے کہ یہ کتنا آسان ہے ؛)

اپنی تصاویر کو OneDrive پر کیسے رکھیں

آپ ان تصاویر کے مقام کے بارے میں سوچ رہے ہوں گے جنہیں آپ مشترکہ ای میل میں استعمال کرسکتے ہیں۔ ٹیمپلیٹس۔ میں آپ کو اس میں موجود تمام ممکنہ سٹوریجز اور جگہوں کے بارے میں اور مندرجہ ذیل ٹیوٹوریلز کے بارے میں بتاؤں گا تاکہ آپ اس کا انتخاب کر سکیں جو آپ کے لیے زیادہ موزوں ہو۔

میں OneDrive کے ساتھ شروعات کرنا چاہوں گا۔ میری عاجزانہ رائے میں، یہ سب سے آسان پلیٹ فارم ہے جس سے آپ اپنے ٹیمپلیٹ میں کسی تصویر کو ایمبیڈ کر سکتے ہیں اور اگر ضرورت ہو تو اسے اپنے ساتھیوں کے ساتھ شیئر کریں۔ اگر آپ OneDrive میں نئے ہیں اور آپ کو اندازہ نہیں ہے کہ یہ پلیٹ فارم کیا ہے اور آپ کو کیا کرنا چاہیے، کوئی مسئلہ نہیں۔ میں نے آپ کے لیے ایک چھوٹی سی رہنمائی تیار کی ہے جو OneDrive سے واقف ہونے اور اس سے اتنا ہی لطف اندوز ہونے میں مدد کرے گی جتنا میں کرتا ہوں۔

اگرچہ، آپ OneDrive میں ایک پیشہ ور کی طرح محسوس کرتے ہیں، پہلے دو حصوں کو چھوڑ دیں اور چھلانگ لگائیں۔ ٹیمپلیٹس بنانے کا حق؛)

سب سے پہلے، آئیے آپ کی OneDrive کھولیں۔ Office.com پر جائیں اور سائن ان کریں۔ پھر ایپ لانچر آئیکن پر کلک کریں اور OneDrive:

ٹپ کو منتخب کریں۔ میں آپ کو تمام فائلیں رکھنے کی سفارش کروں گا۔آپ ایک فولڈر میں مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں استعمال کرنے جا رہے ہیں۔ اس سے آپ کو ان کو تیزی سے تلاش کرنے میں مدد ملے گی (مثال کے طور پر اگر آپ کو ان میں سے کسی ایک کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہو) اور ضرورت پڑنے پر دوسرے لوگوں کے ساتھ اشتراک کریں۔

اپنے OneDrive پر تصاویر کے ساتھ فولڈر رکھنے کے 2 طریقے ہیں:

• ایک نیا فولڈر بنائیں اور پھر اسے ضروری فائلوں سے پُر کریں:

اپ لوڈ کریں کو دبائیں۔ -> فولڈر ، اپنے کمپیوٹر پر ضروری فولڈر کے لیے براؤز کریں اور کھولیں پر کلک کریں:

ایک لمحے میں، منتخب فائل (فائلیں) ہو جائیں گی۔ آپ کے OneDrive میں شامل کیا گیا۔ اب آپ کے پاس اپنی فائلیں OneDrive پر ہیں۔ دیکھیں۔ آسان! :)

مزید معلومات کے لیے، براہ کرم دیکھیں:

• OneDrive کے ساتھ محفوظ طریقے سے فائلوں کا اشتراک کیسے کریں
• OneDrive میں مشترکہ فائلوں کو کیسے دیکھیں اور اشتراک کرنا بند کریں

ایک ٹیم کے ساتھ OneDrive فولڈر کا اشتراک کریں

اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی ٹیم کے ساتھی کچھ تصویروں کے ساتھ ٹیمپلیٹس استعمال کریں، تو آپ کو نہ صرف ٹیمپلیٹس، بلکہ تصاویر کو بھی شیئر کرنے کی ضرورت ہوگی۔ آئیے آپ کی تصاویر کو شیئر کریں:

1. اپنی OneDrive کے ایک فولڈر میں مشترکہ ٹیمپلیٹس میں استعمال ہونے والی تمام فائلوں کو جمع کریں، اس پر دائیں کلک کریں اور رسائی کا انتظام کریں :<کو منتخب کریں۔ 9>

نوٹ کو دبائیں۔ براہ کرم ذہن میں رکھیں کہ یہ مشق آپ کے ذاتی OneDrive اکاؤنٹ کے لیے کام نہیں کرے گی۔ آپ کو اپنے کارپوریٹ OneDrive میں فائلیں رکھنے اور ان کا اشتراک کرنے کی ضرورت ہے جن تک آپ اور آپ کے ساتھیوں کی رسائی ہے۔

جن فولڈرز کو آپ نے دوسروں کے ساتھ شیئر کیا ہے ان پر کسی شخص کے چھوٹے آئیکن کے ساتھ نشان لگایا گیا ہے:

اگر یہ آپ ہی ہیں جس کے ساتھ کسی نے فائلز/فولڈرز کا اشتراک کیا ہے، تو آپ' انہیں آپ کے OneDrive کے Shared سیکشن میں دیکھیں گے:

اب آپ سب سے آسان حصے کے لیے تیار ہیں۔ آئیے آپ کے ای میل ٹیمپلیٹس میں ایک تصویر ڈالیں۔

OneDrive سے آؤٹ لک پیغام میں تصویر کیسے داخل کریں

جیسا کہ آپ بالکل تیار ہیں - آپ کو اپنی فائلیں OneDrive پر مل گئی ہیں اور ضروری فولڈرز ہیں ضروری لوگوں کے ساتھ اشتراک کیا گیا ہے - آئیے ان تمثیلوں کو آپ کے ٹیمپلیٹس میں شامل کریں۔ ہم نے ایسے کیسز کے لیے ایک خصوصی میکرو متعارف کرایا ہے - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - جو منتخب کردہ تصویر کو آپ کے OneDrive سے آؤٹ لک پیغام میں چسپاں کر دے گا۔ آئیے قدم بہ قدم چلتے ہیں:

1. مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس چلائیں اور ایک نیا ٹیمپلیٹ بنائیں۔
2. میکرو داخل کریں ڈراپ ڈاؤن فہرست کو کھولیں اور ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE کو منتخب کریں۔ :

آپ کو اپنے ٹیمپلیٹ میں بے ترتیب حروف کے سیٹ کے ساتھ داخل کیا گیا میکرو نظر آئے گا۔ مربع بریکٹ. کوئی غلطی، غلطی یا بگ نہیں ہے، کسی بھی چیز میں ترمیم کرنے کی ضرورت نہیں ہے :) یہ آپ کی OneDrive میں اس فائل کا صرف ایک منفرد راستہ ہے۔

اگرچہ اسکوائر میں متن میکرو کے بریکٹس عجیب لگتے ہیں، ٹیمپلیٹ چسپاں کرتے وقت آپ کو بالکل عام تصویر ملے گی۔

تجاویز اور نوٹس

چند اہم پہلو ہیں مجھے نشاندہی کرنی چاہیے۔ سب سے پہلے، جب بھی آپ ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] میکرو کے ساتھ ٹیمپلیٹ بناتے یا داخل کرتے ہیں تو آپ کو اپنے OneDrive اکاؤنٹ میں سائن ان کرنا ہوگا۔ اگرچہ آپ OneDrive ایپ میں سائن ان ہیں۔ میں جانتا ہوں، یہ پریشان کن ہے لیکن مائیکروسافٹ آپ کی سیکیورٹی کے بارے میں بہت فکر مند ہے اور ابھی تک سنگل سائن آن فیچر کو نافذ نہیں کرے گا۔

اس کے علاوہ، تمام امیج فارمیٹس تعاون یافتہ نہیں ہیں۔ یہاں ان فارمیٹس کی فہرست ہے جو آپ ہمارے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں استعمال کر سکتے ہیں: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg۔ اس کے علاوہ، ایک فائل کے لیے 4 Mb کی حد ہے۔ اگر آپ کی تصاویر ان معیارات سے مماثل نہیں ہیں، تو وہ صرف انتخاب کے لیے فہرست میں دستیاب نہیں ہوں گی۔

ٹپ۔ اگر آپ نے غلط اکاؤنٹ کا انتخاب کیا ہے، تو ایڈ ان کو بند کرنے اور شروع سے شروع کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ بس کلک کریں۔اپنے OneDrive اکاؤنٹس کے درمیان سوئچ کرنے کے لیے نیلے کلاؤڈ آئیکن پر:

براہ کرم ذہن میں رکھیں کہ اگر آپ ٹیمپلیٹس کا ایک سیٹ بناتے ہیں اور انہیں اپنی باقی ٹیم کے ساتھ اشتراک کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو آپ' آپ کے ٹیم کے ساتھیوں کو آپ کے OneDrive فولڈر تک رسائی فراہم کرنے کی ضرورت ہوگی۔ میں نے آپ کے لیے یہ کیس چھپا دیا ہے، اگر آپ اسے یاد کرتے ہیں تو اوپر سکرول کریں۔

چلو کہ آپ نے ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] کے ساتھ کچھ ٹیمپلیٹس بنائے لیکن باقی ٹیم کے ساتھ OneDrive فولڈر کا اشتراک کرنا بھول گئے۔ آپ ایسے ٹیمپلیٹ کو بغیر کسی پریشانی کے پیسٹ کر سکیں گے لیکن پیسٹ کرتے وقت ایڈ ان آپ کو ایک اطلاع دکھائے گا:

کوئی فکر نہیں، یہ صرف ایک یاد دہانی ہے کہ یہ مخصوص فائل صرف آپ کے لیے دستیاب ہے اور چونکہ دوسرے صارفین نے اسے شیئر نہیں کیا ہے، اس لیے وہ اسے داخل نہیں کر سکیں گے۔ آپ کو یہ تصویر بند کریں پر کلک کرنے کے بعد چسپاں ہو جائے گی۔ تاہم، جو صارف اس ٹیمپلیٹ کو استعمال کرنے کی کوشش کرے گا اسے درج ذیل خرابی ملے گی:

میرا خیال ہے کہ آپ کو یہ بتانے کی ضرورت نہیں ہے کہ اس مسئلے کو کیسے حل کیا جائے ؛)

ٹپ۔ آپ ہر صارف کے لیے انفرادی طور پر تصاویر بھی شامل کر سکتے ہیں۔ ناقابل یقین لگتا ہے؟ بس اسے چیک کریں: موجودہ صارف کے لیے ڈائنامک آؤٹ لک ای میل ٹیمپلیٹ کیسے بنایا جائے۔

میں آپ کو OneDrive سے تصاویر داخل کرنے کے بارے میں بس اتنا ہی بتانا چاہتا ہوں۔ مجھے امید ہے کہ ٹیوٹوریل کا یہ حصہ واضح اور مددگار تھا اور آپ ہمارے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کی سادگی اور سہولت سے لطف اندوز ہوں گے۔ بلا جھجھک انسٹال کریں۔اسے مائیکروسافٹ اسٹور سے حاصل کریں اور اپنے نئے علم کو عملی طور پر لاگو کریں ؛)

اگر کوئی سوالات باقی ہیں تو براہ کرم تبصرے کے سیکشن میں ان سے پوچھیں۔ مجھے مدد کرنے میں خوشی ہوگی!