У навчальному посібнику пояснюються основи роботи з функцією Flash Fill та наводяться приклади використання Flash Fill в Excel.

Флеш-заповнення - одна з найдивовижніших функцій Excel. Вона хапає нудне завдання, на виконання якого вручну пішли б години, і виконує його автоматично в одну мить (звідси і назва). І робить це швидко і просто, не вимагаючи від вас жодних дій, а лише наводячи приклад того, що ви хочете.

Що таке флеш-заповнення в Excel?

Excel Flash Fill - це спеціальний інструмент, який аналізує інформацію, що вводиться, і автоматично заповнює дані, коли виявляє закономірність.

Функція Flash Fill була представлена в Excel 2013 і доступна в усіх наступних версіях Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 та Excel для Microsoft 365.

Розпочавшись у грудні 2009 року як спроба Суміта Гулвані, старшого наукового співробітника Microsoft, допомогти бізнесвумен, яку він випадково зустрів в аеропорту, з проблемою злиття, через кілька років вона перетворилася на потужний інструмент для автоматизації багатьох завдань в Excel.

Flash Fill легко справляється з десятками різних завдань, які в іншому випадку зажадали б складних формул або навіть коду VBA, таких як розбиття і об'єднання текстових рядків, очищення даних і виправлення невідповідностей, форматування тексту і чисел, перетворення дат в потрібний формат і багато іншого.

Кожного разу Flash Fill об'єднує мільйони маленьких програм, які могли б виконати завдання, потім сортує ці фрагменти коду за допомогою методів машинного навчання і знаходить ту, яка найкраще підходить для роботи. Все це робиться за мілісекунди у фоновому режимі, і користувач бачить результати практично відразу!

Де знаходиться Flash-заповнення в Excel?

В Excel 2013 і новіших версіях інструмент "Flash-заливка" знаходиться на панелі Вкладка "Дані у справі Інструменти даних група:

Ярлик Excel Flash-заповнення

Ті з вас, хто вважає за краще більшу частину часу працювати з клавіатури, можуть запустити Flash Fill такою комбінацією клавіш: Ctrl + E

Як використовувати Flash-заповнення в Excel

Зазвичай Flash Fill запускається автоматично, і вам потрібно лише вказати шаблон. Ось як:

1. Вставте новий стовпець поруч зі стовпцем з вихідними даними.
2. У першій комірці новоствореного стовпчика введіть потрібне значення.
3. Почніть вводити дані в наступну комірку, і якщо Excel виявить шаблон, він покаже попередній перегляд даних, які будуть автоматично заповнені в наступних комірках.
4. Натисніть клавішу Enter для прийняття попереднього перегляду. Готово!

Чайові:

• Якщо ви незадоволені результатами Flash Fill, ви можете скасувати їх, натиснувши клавіші Ctrl + Z або через меню параметрів Flash Fill.
• Якщо Flash Fill не запускається автоматично, спробуйте ці прості методи усунення несправностей.

Як швидко заповнити в Excel натисканням кнопки або комбінацією клавіш

У більшості ситуацій Flash-заливка спрацьовує автоматично, як тільки Excel виявляє шаблон у даних, що вводяться. Якщо попередній перегляд не з'являється, ви можете активувати Flash-заливка вручну таким чином:

1. Заповніть першу комірку та натисніть Enter.
2. Натисніть на кнопку Flash Fill на кнопці Дані або натисніть комбінацію клавіш Ctrl + E.

Параметри заповнення Excel Flash

При використанні Flash-заповнення в Excel для автоматизації введення даних Параметри заповнення флеш-пам'яті Біля автоматично заповнених клітинок з'являється кнопка , при натисканні якої відкривається меню, яке дозволяє виконати наступні дії:

• Скасуйте результати флеш-заповнення.
• Виділіть порожні клітинки, які Excel не зміг заповнити.
• Виділіть змінені комірки, наприклад, щоб відформатувати їх усі одразу.

Приклади заповнення Excel Flash Flash

Як вже було сказано, Flash Fill є дуже універсальним інструментом. Наведені нижче приклади демонструють деякі з його можливостей, але їх набагато більше!

Витягнути текст з комірки (розділити стовпці)

До появи функції Flash Fill розбиття вмісту однієї комірки на декілька комірок вимагало використання функції "Текст в столбцы" або "Текст" в Excel. За допомогою функції Flash Fill можна отримати результат миттєво, без складних маніпуляцій з текстом.

Припустимо, у вас є стовпець адрес, і ви хочете виділити поштові індекси в окремий стовпець. Вкажіть свою мету, ввівши поштовий індекс в першу комірку. Як тільки Excel зрозуміє, що ви намагаєтеся зробити, він заповнить всі рядки під прикладом витягнутими поштовими індексами. Вам потрібно лише натиснути Enter, щоб прийняти їх всі.

Формули для розділення комірок і вилучення тексту:

• Витягнути підрядок - формули для вилучення тексту певної довжини або отримання підрядка до або після заданого символу.
• Витягнути число з рядка - формули для вилучення чисел з алфавітно-цифрових рядків.
• Розділення імен в Excel - формули для вилучення імені, прізвища та по батькові.

Інструменти для витягування та розколювання:

• Text Toolkit for Excel - 25 інструментів для виконання різних маніпуляцій з текстом, включаючи розділення комірки будь-яким символом, таким як кома, пробіл, розрив рядка; вилучення тексту і чисел.
• Інструмент "Розділити імена" - швидкий і простий спосіб розділити імена в Excel.

Об'єднати дані з декількох комірок (об'єднати стовпці)

Якщо перед вами стоїть протилежне завдання - не біда, Flash Fill теж вміє об'єднувати комірки. Більш того, він може розділяти об'єднані значення пробілом, комою, крапкою з комою або будь-яким іншим символом - потрібно лише вказати Excel потрібний розділовий знак у першій комірці:

Цей метод особливо корисний для об'єднання різних частин імені в одну комірку, як показано в розділі Як об'єднати ім'я та прізвище за допомогою Flash-заповнення.

Формули для об'єднання значень комірок:

• Функція СЦЕПИТЬ в Excel - формули для об'єднання текстових рядків, комірок і стовпців.

Інструменти злиття:

• Майстер об'єднання таблиць - швидкий спосіб об'єднати дві таблиці за спільними стовпцями.
• Майстер об'єднання дублікатів - об'єднати схожі рядки в один за ключовими стовпцями.

Чисті дані

Якщо деякі записи даних на вашому аркуші починаються з початкового пробілу, Flash Fill може позбутися їх в одну мить. Введіть перше значення без попереднього пробілу, і всі зайві пробіли в інших комірках також зникнуть:

Формули для очищення даних:

• Функція Excel TRIM - формули для видалення зайвих пробілів в Excel.

Інструменти для очищення даних:

• Text Toolkit for Excel - обрізає всі початкові, кінцеві та міжрядкові пробіли, крім одного пробілу між словами.

Форматувати текст, цифри та дати

Досить часто дані в електронних таблицях відформатовані одним способом, тоді як ви хочете, щоб вони виглядали по-іншому. Просто почніть вводити значення саме так, як ви хочете, щоб вони з'явилися, а Flash Fill зробить все інше.

Можливо, у вас є колонка імен та прізвищ у нижньому регістрі, а ви хочете, щоб прізвище та ім'я були у правильному регістрі, через кому. Шматочок пирога для Flash Fill :)

Можливо, ви працюєте зі стовпчиком чисел, які потрібно відформатувати у вигляді телефонних номерів. Завдання можна виконати, використовуючи заздалегідь визначений Спеціальний формат або створивши власний формат чисел. Або ви можете зробити це простим способом за допомогою Flash Fill:

Щоб переформатувати дати на свій смак, можна застосувати відповідний Формат дати або ввести в першу комірку правильно відформатовану дату. Ой, не з'явилися пропозиції... А якщо натиснути комбінацію клавіш Flash Fill (Ctrl + E) або натиснути її кнопку на стрічці? Ага, працює чудово!

Замінити частину вмісту комірки

Заміна частини рядка іншим текстом - дуже поширена операція в Excel, яку Flash Fill також може автоматизувати.

Скажімо, у вас є колонка з номерами соціального страхування, і ви хочете цензурувати цю конфіденційну інформацію, замінивши останні 4 цифри на XXXX.

Для цього скористайтеся функцією ЗАМІНИТИ або введіть потрібне значення в першу комірку і дозвольте Flash Fill автоматично заповнити решту комірок:

Розширені комбінації

Flash Fill в Excel може виконувати не тільки прості завдання, як показано в наведених вище прикладах, але й більш складні операції з перегрупування даних.

Для прикладу об'єднаємо різні фрагменти інформації з 3 колонок і додамо до результату кілька власних символів.

Припустимо, у вас є імена в колонці A, прізвища в колонці B і доменні імена в колонці C. На основі цієї інформації ви хочете згенерувати адреси електронної пошти в такому форматі: [email protected] .

Для досвідчених користувачів Excel не складе труднощів виділити ініціал за допомогою функції ЛІВШИЙ, перетворити всі символи в нижній регістр за допомогою функції НИЖНІЙ та об'єднати всі фрагменти за допомогою оператора конкатенації:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Але чи може Excel Flash Fill автоматично створити ці адреси електронної пошти для нас? Звичайно!

Обмеження та застереження щодо заповнення Excel Flash Fill

Flash Fill - це чудовий інструмент, але він має кілька обмежень, про які вам слід знати, перш ніж ви почнете використовувати цю функцію на своїх реальних наборах даних.

1. результати Flash Fill не оновлюються автоматично

На відміну від формул, результати Flash Fill є статичними. Якщо ви вносите будь-які зміни у вихідні дані, вони не будуть відображені в результатах Flash Fill.

2. може не виявити закономірності

У деяких ситуаціях, особливо коли вихідні дані розташовані або відформатовані по-іншому, Flash Fill може спіткнутися і видавати неправильні результати.

Наприклад, якщо ви використовуєте Flash Fill для вилучення по батькові зі списку, де деякі записи містять тільки ім'я та прізвище, результати для цих комірок будуть неправильними. Тому доцільно завжди переглядати результати Flash Fill.

3. ігнорує комірки з символами, що не друкуються

Якщо деякі клітинки, що підлягають автоматичному заповненню, містять пробіли або інші недруковані символи, Flash Fill пропустить такі клітинки.

Отже, якщо якась з отриманих комірок виявиться порожньою, очистіть ці комірки ( Головна сторінка вкладка> Формати група> Чисто > Очистити все ) і знову запустіть Flash Fill.

4. може перетворювати числа в рядки

При використанні Flash Fill для переформатування чисел, будь ласка, пам'ятайте, що він може перетворити ваші числа в алфавітно-цифрові рядки. Якщо ви віддаєте перевагу збереженню чисел, скористайтеся можливостями формату Excel, який змінює тільки візуальне представлення, але не базові значення.

Як увімкнути та вимкнути Flash Fill

За замовчуванням в Excel включена функція Flash-заповнення. Якщо ви не хочете, щоб на ваших аркушах з'являлися підказки або автоматичні зміни, ви можете відключити Flash Fill таким чином:

1. У вашому Excel перейдіть до Файл > Опції .
2. На лівій панелі натисніть Просунутий .
3. Під Варіанти редагування очистити територію від Автоматичне флеш-заповнення Ящик.
4. Натисніть OK, щоб зберегти зміни.

До знову ввімкнути Flash Fill, просто встановіть цей прапорець ще раз.

Не працює Flash-заповнення Excel

У більшості випадків Flash Fill працює без збоїв. Коли він зависає, може з'явитися наведена нижче помилка, і наведені нижче поради допоможуть вам її виправити.

1. навести більше прикладів

Якщо Flash Fill не може розпізнати шаблон у ваших даних, заповніть ще кілька клітинок вручну, щоб Excel міг спробувати різні шаблони і знайти той, який найкраще відповідає вашим потребам.

2. змусити його працювати

Якщо підказки Flash Fill не з'являються автоматично під час введення тексту, спробуйте запустити її вручну.

3. переконайтеся, що функція Flash Fill увімкнена

Якщо він не запускається ні автоматично, ні вручну, перевірте, чи ввімкнена функція Flash Fill у вашому Excel.

4. помилка заповнення флеш-пам'яті не зникає

Якщо жодна з наведених вище пропозицій не спрацювала і Excel Flash Fill все одно видає помилку, не залишається нічого іншого, як ввести дані вручну або за допомогою формул.

Ось так можна використовувати Flash-заповнення в Excel. Дякую за прочитання і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!