Як виділити та виділити порожні клітинки в Excel

Michael Brown

11-09-2023 Excel
  • Поділитися Цим
Michael Brown

У статті показано, як знайти і виділити порожні клітинки в Excel за допомогою умовного форматування і VBA. Залежно від ваших потреб, ви можете зафарбувати тільки дійсно порожні клітинки або ті, які містять рядки нульової довжини, а також ті, що містять нульову довжину.

Коли ви отримуєте від когось файл Excel або імпортуєте його із зовнішньої бази даних, завжди корисно перевірити дані, щоб переконатися у відсутності пропусків або відсутніх точок даних. У невеликому наборі даних ви можете легко виявити всі пропуски на власні очі. Але якщо у вас величезний файл, що містить сотні або навіть тисячі рядків, виявити порожні клітинки вручну практично неможливо.

Цей підручник навчить вас 4 швидким і простим способам виділення порожніх клітинок в Excel, щоб ви могли їх візуально ідентифікувати. Який метод найкращий? Це залежить від структури даних, ваших цілей і вашого визначення поняття "порожні клітинки".

    Виділіть та виділіть порожні клітинки за допомогою кнопки "Перейти до спеціального

    Цей простий метод виділяє всі порожні клітинки в заданому діапазоні, які потім можна заповнити будь-яким кольором на ваш вибір.

    Щоб виділити порожні клітинки в Excel, потрібно зробити ось що:

    1. Виділіть діапазон, який потрібно виділити порожнім. Щоб виділити всі комірки з даними, клацніть верхню ліву комірку і натисніть Ctrl + Shift + End, щоб розширити виділення до останньої використовуваної комірки.
    2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Редагування групу, натисніть Знайти та вибрати > Перейдіть до розділу "Особливе Або натисніть F5 і клацніть Особливий... .

    3. В рамках проекту Перейти до спеціальних пропозицій виберіть у діалоговому вікні Заготовки і натисніть ГАРАЗД. В результаті будуть виділені всі порожні клітинки в діапазоні.

    4. Виділивши порожні клітинки, натисніть кнопку Колір заливки на іконці Головна сторінка у вкладці Шрифт та оберіть потрібний колір. Готово!

    Поради та примітки:

    • На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Перейти до спеціальних пропозицій функція вибирає тільки по-справжньому порожні клітинки Не вважаються порожніми і не виділяються комірки, що містять порожній рядок, пробіли, повернення каретки, недруковані символи і т.д. Для виділення комірок з формулами, що повертають в результаті порожній рядок (""), використовуйте або Умовне форматування, або макрос VBA.
    • Цей метод полягає в наступному статичний Зміни, які ви вносите пізніше, не будуть відображатися автоматично: нові порожні клітинки не будуть підсвічуватися, а колишні клітинки, які ви заповнюєте значеннями, залишаться зафарбованими. Якщо ви шукаєте динамічне рішення, то краще використовувати підхід Умовне форматування.

    Фільтрувати та виділяти пропуски в певній колонці

    Якщо вас не цікавлять порожні клітинки в будь-якій частині таблиці, а ви хочете знайти і виділити клітинки або цілі рядки, які мають пропуски в певному стовпчику, фільтр Excel може бути правильним рішенням.

    Для цього необхідно здійснити такі кроки:

    1. Виділіть будь-яку комірку в наборі даних і натисніть кнопку Сортування та фільтрація > Фільтр на Головна сторінка Або натисніть комбінацію клавіш CTRL + Shift + L, щоб увімкнути автофільтри.
    2. Натисніть стрілку випадаючого списку для цільового стовпця і відфільтруйте порожні значення. Для цього зніміть прапорець Вибрати все а потім виберіть (Пропуски) .
    3. Виділіть відфільтровані комірки в ключовому стовпці або цілі рядки і натисніть кнопку Заповнити колір, який ви хочете застосувати.

    У нашому прикладі таблиці ми можемо відфільтрувати, а потім виділити рядки, в яких клітинки SKU порожні:

    Нотатки:

    • На відміну від попереднього методу, цей підхід стосується формул, які повертають порожні рядки ("") як порожні клітинки.
    • Це рішення не підходить для даних, що часто змінюються, оскільки вам доведеться очищати та виділяти знову при кожній зміні.

    Як виділити порожні клітинки в Excel за допомогою умовного форматування

    Обидва методи, розглянуті раніше, є простими і лаконічними, але у них є істотний недолік - жоден з них не реагує на зміни, внесені в набір даних. На відміну від них, Умовне форматування є динамічним рішенням, тобто вам потрібно встановити правило лише один раз. Як тільки порожня комірка буде заповнена будь-яким значенням, колір відразу ж зникне. І навпаки, як тільки з'явиться нова порожня комірка,він буде виділений автоматично.

    Приклад 1. Виділити всі порожні клітинки в діапазоні

    Щоб виділити всі порожні клітинки в заданому діапазоні, налаштуйте правило умовного форматування Excel таким чином:

    1. Виділіть діапазон, в якому потрібно виділити порожні клітинки (в нашому випадку A2:E6).
    2. На Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Нове правило > Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки форматувати .
    3. В рамках проекту Значення формату, для яких ця формула істинна введіть одну з наведених нижче формул, де А2 - верхня ліва комірка виділеного діапазону:

      Виділити абсолютно порожні клітинки які нічого не містять:

      =ISBLANK(A2)

      Також слід підкреслити на перший погляд порожні клітинки які містять рядки нульової довжини (""), що повертаються вашими формулами:

      =LEN(A2)=0

      або

      =A2=""

    4. Натисніть на кнопку Формат переключіться на кнопку Заповнити виберіть потрібний колір фону та натисніть кнопку "ОК".
    5. Натисніть ГАРАЗД. зберегти правило і закрити головне діалогове вікно.

    Детально про кроки див. у статті Створення правила умовного форматування на основі формули в Excel.

    Приклад 2. Виділити рядки, які мають пропуски в певній колонці

    У ситуації, коли ви хочете виділити цілі рядки, які мають порожні комірки в певному стовпці, просто внесіть невелику зміну в формули, розглянуті вище, щоб вони посилалися на комірку в цьому конкретному стовпці, і обов'язково зафіксуйте координату стовпця за допомогою знака $.

    Наприклад, щоб виділити рядки з пробілами в стовпці B, виділіть всю таблицю без заголовків стовпців (A2:E6 в даному прикладі) і створіть правило з однією з цих формул:

    Виділити абсолютно порожні клітинки :

    = ISBLANK($B2)

    Виділити заготовки і клітини, що містять порожні рядки :

    =LEN($B2)=0

    або

    =$B2=""

    В результаті виділяються тільки ті рядки, в яких комірка SKU порожня:

    Для отримання додаткової інформації див. Умовне форматування порожніх клітинок в Excel.

    Виділіть, якщо порожньо, за допомогою VBA

    Якщо ви любите автоматизувати роботу, вам можуть стати в нагоді наступні VBA-коди для зафарбовування порожніх клітинок в Excel.

    Макрос 1: Зафарбувати порожні клітинки

    Цей макрос може допомогти вам виділити по-справжньому порожні клітинки які абсолютно нічого не містять.

    Щоб зафарбувати всі порожні клітинки у виділеному діапазоні, потрібно всього один рядок коду:

    Sub Highlight_Blank_Cells() Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = RGB(255, 181, 106) End Sub

    Для виділення пропусків на заздалегідь визначеному аркуші та діапазоні (діапазон A2:E6 на аркуші 1 у наведеному нижче прикладі) слід використовувати цей код:

    Sub Highlight_Blank_Cells() Dim rng As Range Set rng = Sheet1.Range("A2:E6" ) rng.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = RGB(255, 181, 106) End Sub

    Замість кольору RGB можна застосувати один з 8 основних базових кольорів, набравши перед назвою кольору, наприклад, "vb":

    Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbBlue

    Або можна вказати індекс кольору, наприклад:

    Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.ColorIndex = 6

    Макрос 2: Розфарбувати пропуски та порожні рядки

    Щоб розпізнати візуально порожні клітинки, що містять формули, які повертають порожні рядки, як порожні, перевірте, чи є в них прапорець Текст властивість кожної комірки виділеного діапазону = "", і якщо ІСТИНА, то застосувати колір.

    Ось код для виділення всіх пропусків і порожніх рядків у виділеному діапазоні:

    Sub Highlight_Blanks_Empty_Strings() Dim rng As Range Set rng = Selection For Each cell In rng If cell.Text = "" Then cell.Interior.Color = RGB(255, 181, 106) Else cell.Interior.ColorIndex = xlNone End If Next End Sub

    Як вставити і запустити макрос

    До додати макрос до свого робочого зошита, виконайте такі дії:

    1. Натисніть Alt + F11, щоб відкрити редактор Visual Basic.
    2. У Провіднику проекту зліва клацніть цільову книгу правою кнопкою миші, а потім натисніть Вставка > Модуль .
    3. У вікні Code праворуч вставте код VBA.

    До запустити макрос Це те, що вам потрібно зробити:

    1. Виберіть діапазон на робочому аркуші.
    2. Натисніть Alt + F8, щоб відкрити вікно Макрос діалог.
    3. Виберіть макрос і натисніть Біжи .

    З детальною покроковою інструкцією можна ознайомитися за посиланням:

    • Як вставити і запустити код VBA в Excel
    • Як запустити макрос в Excel

    Ось так можна знайти, виділити і підсвітити порожні клітинки в Excel. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!

    Доступні для завантаження

    Виділити пропуски за допомогою Умовного форматування (файл .xlsx)

    Макроси VBA для зафарбовування порожніх комірок (файл .xlsm)

    Попередній пост Обертання діаграм в Excel - стовпчасті, кругові, секторні та лінійні діаграми
    Наступний пост Як розрахувати середнє арифметичне в Excel: приклади формул

    Майкл Браун — відданий ентузіаст технологій із пристрастю до спрощення складних процесів за допомогою програмних засобів. Маючи понад десятирічний досвід роботи в технологічній індустрії, він відточив свої навички роботи з Microsoft Excel і Outlook, а також із Google Таблицями та Документами. Блог Майкла присвячений тому, щоб поділитися своїми знаннями та досвідом з іншими, надаючи прості поради та навчальні посібники для підвищення продуктивності та ефективності. Незалежно від того, чи є ви досвідченим професіоналом чи початківцем, блог Майкла пропонує цінну інформацію та практичні поради щодо отримання максимальної користі від цих основних програмних інструментів.