บทช่วยสอนอธิบายวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel: สร้างกฎการตรวจสอบสำหรับตัวเลข วันที่ หรือค่าข้อความ สร้างรายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คัดลอกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปยังเซลล์อื่น ค้นหารายการที่ไม่ถูกต้อง แก้ไขและลบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .

เมื่อตั้งค่าสมุดงานสำหรับผู้ใช้ของคุณ คุณอาจต้องการควบคุมการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ที่ต้องการบ่อยๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการป้อนข้อมูลทั้งหมดถูกต้องและสอดคล้องกัน เหนือสิ่งอื่นใด คุณอาจต้องการอนุญาตเฉพาะประเภทข้อมูลเฉพาะ เช่น ตัวเลขหรือวันที่ในเซลล์ หรือจำกัดตัวเลขไว้เฉพาะช่วงและข้อความตามความยาวที่กำหนด คุณอาจต้องการให้รายการที่ยอมรับได้ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อขจัดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ช่วยให้คุณทำสิ่งเหล่านี้ได้ในทุกเวอร์ชันของ Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 และต่ำกว่า

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel คืออะไร

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel เป็นคุณลักษณะที่จำกัด (ตรวจสอบความถูกต้อง) การป้อนข้อมูลของผู้ใช้ในเวิร์กชีต ในทางเทคนิค คุณจะสร้างกฎการตรวจสอบที่ควบคุมประเภทข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งได้

ต่อไปนี้เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของการตรวจสอบข้อมูลของ Excel ที่ทำได้:

• อนุญาตเฉพาะค่า ตัวเลข หรือ ข้อความ ในเซลล์
• อนุญาตเฉพาะตัวเลขภายในช่วง ที่ระบุ .
• อนุญาตข้อมูล รายการ ความยาว เฉพาะ
• จำกัดวันที่และเวลานอกกำหนดจากนั้นคลิก ตกลง .



เคล็ดลับ:

1. หากต้องการลบการตรวจสอบข้อมูล จาก เซลล์ทั้งหมด บนแผ่นงานปัจจุบัน ใช้การค้นหา & เลือกคุณสมบัติเพื่อเลือกเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบทั้งหมด
2. หากต้องการลบ กฎการตรวจสอบข้อมูลบางข้อ ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ที่มีกฎนั้น เปิดหน้าต่างโต้ตอบ การตรวจสอบข้อมูล ทำเครื่องหมายในช่อง ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่นทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน จากนั้นคลิกปุ่ม ล้างทั้งหมด

อย่างที่คุณเห็น มาตรฐาน วิธีนี้ค่อนข้างเร็วแต่ต้องใช้การคลิกเมาส์ไม่กี่ครั้ง ไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไรเท่าที่ฉันกังวล แต่ถ้าคุณต้องการใช้แป้นพิมพ์มากกว่าเมาส์ คุณอาจพบว่าแนวทางต่อไปนี้น่าสนใจ

วิธีที่ 2: วางแบบพิเศษเพื่อลบกฎการตรวจสอบข้อมูล

ตามกฏหมาย Excel Paste Special ได้รับการออกแบบ สำหรับวางองค์ประกอบเฉพาะของเซลล์ที่คัดลอก แท้จริงแล้วมันสามารถทำประโยชน์ได้อีกมากมาย เหนือสิ่งอื่นใด มันสามารถลบกฎการตรวจสอบข้อมูลในเวิร์กชีตได้อย่างรวดเร็ว มีวิธีการดังนี้:

1. เลือกเซลล์ว่างที่ไม่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แล้วกด Ctrl + C เพื่อคัดลอกเซลล์นั้น
2. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการนำการตรวจสอบข้อมูลออก
3. กด Ctrl + Alt + V จากนั้นกด N ซึ่งเป็นทางลัดสำหรับ วางแบบพิเศษ > ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .
4. กด Enter เสร็จแล้ว!

เคล็ดลับการตรวจสอบข้อมูลใน Excel

ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานการตรวจสอบข้อมูลใน Excel แล้ว ให้ฉันแบ่งปันเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถทำให้กฎของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ตามเซลล์อื่น

แทนที่จะพิมพ์ค่าลงในกล่องเกณฑ์โดยตรง คุณสามารถป้อนลงใน เซลล์ แล้วอ้างอิงถึงเซลล์เหล่านั้น หากคุณตัดสินใจเปลี่ยนเงื่อนไขการตรวจสอบในภายหลัง คุณเพียงแค่พิมพ์ตัวเลขใหม่ลงในแผ่นงาน โดยไม่ต้องแก้ไขกฎ

หากต้องการป้อน การอ้างอิงเซลล์ ให้พิมพ์ในช่อง กล่องที่นำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ หรือคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากกล่อง จากนั้นเลือกเซลล์โดยใช้เมาส์ คุณยังสามารถคลิกที่ใดก็ได้ภายในกล่อง จากนั้นเลือกเซลล์บนแผ่นงาน

ตัวอย่างเช่น หากต้องการให้จำนวนเต็มใดๆ นอกเหนือจากตัวเลขใน A1 ให้เลือก ไม่เท่ากับ เกณฑ์ในช่อง ข้อมูล และพิมพ์ =$A$1 ในช่อง ค่า :



หากต้องการก้าวไปอีกขั้น คุณสามารถป้อน สูตร ในเซลล์ที่อ้างอิง และให้ Excel ตรวจสอบข้อมูลที่ป้อนตามสูตรนั้น

ตัวอย่างเช่น หากต้องการจำกัดให้ผู้ใช้ป้อนวันที่หลังจากวันนี้ ให้ป้อนสูตร =TODAY() ในบางเซลล์ พูด B1 แล้วตั้งค่ากฎการตรวจสอบวันที่ตามเซลล์นั้น:



หรือ คุณสามารถป้อนสูตร =TODAY() ได้โดยตรงใน วันที่เริ่มต้น ซึ่งจะมีผลเช่นเดียวกัน

กฎการตรวจสอบตามสูตร

ในสถานการณ์ที่ไม่สามารถกำหนดเกณฑ์การตรวจสอบที่ต้องการตามค่าหรือเซลล์ได้อ้างอิง คุณสามารถแสดงโดยใช้สูตร

ตัวอย่างเช่น หากต้องการจำกัดรายการให้มีค่าต่ำสุดและค่าสูงสุดในรายการตัวเลขที่มีอยู่ เช่น A1:A10 ให้ใช้สูตรต่อไปนี้:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



โปรดทราบว่าเราล็อกช่วงโดยใช้เครื่องหมาย $ (การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์) เพื่อให้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของ Excel ใช้งานได้ ได้อย่างถูกต้องสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด

วิธีค้นหาข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในแผ่นงาน

แม้ว่า Microsoft Excel จะอนุญาตให้ใช้การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่แล้ว แต่จะไม่แจ้งให้คุณทราบหากมี ของค่าที่มีอยู่ไม่ตรงตามเกณฑ์การตรวจสอบ

หากต้องการค้นหาข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งเข้ามาในเวิร์กชีตของคุณก่อนที่คุณจะเพิ่มการตรวจสอบข้อมูล ให้ไปที่แท็บ ข้อมูล และคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > วงกลมข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง .



การดำเนินการนี้จะเน้นเซลล์ทั้งหมดที่ไม่ตรงตามเกณฑ์การตรวจสอบ:



ดูสิ่งนี้ด้วย: Excel: แยกสตริงตามตัวคั่นหรือรูปแบบ แยกข้อความและตัวเลข

ทันทีที่คุณแก้ไขรายการที่ไม่ถูกต้อง วงกลมจะหายไปโดยอัตโนมัติ หากต้องการลบแวดวงทั้งหมด ให้ไปที่แท็บ ข้อมูล แล้วคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > ล้างแวดวงการตรวจสอบความถูกต้อง .

วิธีป้องกันแผ่นงาน ด้วยการตรวจสอบข้อมูล

ในกรณีที่คุณต้องการป้องกันแผ่นงานหรือสมุดงานด้วยรหัสผ่าน ให้กำหนดการตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลที่ต้องการก่อน แล้วจึงป้องกันแผ่นงาน สิ่งสำคัญคือคุณต้อง ปลดล็อกเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว ก่อนที่จะทำการป้องกันแผ่นงาน มิฉะนั้นผู้ใช้ของคุณจะไม่สามารถป้อนข้อมูลใดๆ ในเซลล์เหล่านั้นได้ สำหรับหลักเกณฑ์โดยละเอียด โปรดดูวิธีปลดล็อกบางเซลล์ในแผ่นงานที่มีการป้องกัน

วิธีแชร์สมุดงานด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เพื่อให้ผู้ใช้หลายคนทำงานร่วมกันในสมุดงาน อย่าลืม แชร์สมุดงานหลังจากที่คุณตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หลังจากแชร์สมุดงานแล้ว กฎการตรวจสอบข้อมูลของคุณจะทำงานต่อไป แต่คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มกฎใหม่ได้

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงาน

หากการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไม่ทำงาน ทำงานไม่ถูกต้องในเวิร์กชีตของคุณ เป็นไปได้มากว่าเกิดจากสาเหตุข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใช้ไม่ได้กับข้อมูลที่คัดลอก

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ออกแบบมาเพื่อห้ามไม่ให้ พิมพ์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ลงในเซลล์โดยตรง แต่ไม่สามารถหยุดผู้ใช้จากการคัดลอกข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง แม้ว่าจะไม่มีวิธีการปิดใช้งานทางลัดคัดลอก/วาง (นอกเหนือจากการใช้ VBA) อย่างน้อยคุณก็สามารถป้องกันการคัดลอกข้อมูลได้โดยการลากและวางเซลล์ ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > ตัวเลือกการแก้ไข และล้างเครื่องหมาย เปิดใช้งานการเติม แฮนเดิลและการลากและวางเซลล์ กล่องกาเครื่องหมาย



การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ไม่สามารถใช้งานได้เมื่ออยู่ในโหมดแก้ไขเซลล์

คำสั่งการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลคือ ไม่พร้อมใช้งาน (เป็นสีเทา) หากคุณกำลังป้อนหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเซลล์ หลังจากที่คุณแก้ไขเซลล์เสร็จแล้วกด Enter หรือ Esc เพื่อออกจากโหมดแก้ไข จากนั้นทำการตรวจสอบข้อมูล

ไม่สามารถใช้การตรวจสอบข้อมูลกับเวิร์กบุ๊กที่มีการป้องกันหรือแชร์ได้

แม้ว่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องที่มีอยู่จะยังคงทำงานในโหมดป้องกันและแชร์ สมุดงาน คุณไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลหรือตั้งค่ากฎใหม่ได้ ในการดำเนินการนี้ ให้ยกเลิกการแบ่งปันและ/หรือยกเลิกการป้องกันสมุดงานของคุณก่อน

สูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไม่ถูกต้อง

เมื่อดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตามสูตรใน Excel มีสิ่งสำคัญสามประการที่ต้องตรวจสอบ:

• สูตรการตรวจสอบไม่ส่งกลับข้อผิดพลาด
• สูตรไม่อ้างอิงเซลล์ว่าง
• ใช้การอ้างอิงเซลล์ที่เหมาะสม

สำหรับ ข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กำหนดเองไม่ทำงาน

การคำนวณใหม่ด้วยตนเองเปิดอยู่

หากเปิดโหมดการคำนวณด้วยตนเองใน Excel ของคุณ สูตรที่ไม่มีการคำนวณอาจทำให้ข้อมูลไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ . หากต้องการเปลี่ยนตัวเลือกการคำนวณของ Excel กลับเป็นแบบอัตโนมัติ ให้ไปที่แท็บ สูตร > กลุ่มการคำนวณ คลิกปุ่ม ตัวเลือกการคำนวณ แล้วคลิก อัตโนมัติ .

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูการคำนวณอัตโนมัติเทียบกับการคำนวณด้วยตนเอง

นั่นคือวิธีที่คุณเพิ่มและใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel ฉันขอขอบคุณสำหรับการอ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!

ช่วง .
• จำกัดรายการเป็นการเลือกจาก รายการแบบเลื่อนลง .
• ตรวจสอบความถูกต้องของรายการตาม เซลล์อื่น .
• แสดง ข้อความป้อนเข้า เมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์
• แสดง ข้อความเตือน เมื่อป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง<11
• ค้นหา รายการที่ไม่ถูกต้อง ในเซลล์ที่ตรวจสอบแล้ว

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ากฎที่จำกัดการป้อนข้อมูลเป็นตัวเลข 4 หลักระหว่าง 1,000 ถึง 9999 ถ้า ผู้ใช้พิมพ์อย่างอื่น Excel จะแสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดโดยอธิบายสิ่งที่พวกเขาทำผิด:

วิธีตรวจสอบข้อมูลใน Excel

วิธีเพิ่มข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้องใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ไปที่แท็บ ข้อมูล > เครื่องมือข้อมูล และคลิกปุ่ม ข้อมูล ปุ่มตรวจสอบความถูกต้อง

คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้โดยกด Alt > ง > L โดยกดแต่ละปุ่มแยกกัน

2. สร้างกฎการตรวจสอบความถูกต้องของ Excel

ในแท็บ การตั้งค่า กำหนดเกณฑ์การตรวจสอบตามความต้องการของคุณ ในเกณฑ์ คุณสามารถระบุสิ่งต่อไปนี้:

• ค่า - พิมพ์ตัวเลขในช่องเกณฑ์ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
• การอ้างอิงเซลล์ - สร้างกฎตามค่าหรือสูตรในเซลล์อื่น
• สูตร - อนุญาตให้แสดงเพิ่มเติมเงื่อนไขที่ซับซ้อนเช่นในตัวอย่างนี้

ตามตัวอย่าง ลองสร้างกฎที่จำกัดผู้ใช้ให้ป้อนจำนวนเต็มระหว่าง 1,000 ถึง 9999:

เมื่อกำหนดค่ากฎการตรวจสอบแล้ว ให้คลิก ตกลง เพื่อปิดหน้าต่าง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หรือเปลี่ยนไปใช้แท็บอื่นเพื่อเพิ่มข้อความป้อนเข้าหรือ/และการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

3. เพิ่มข้อความป้อนเข้า (ไม่บังคับ)

หากคุณต้องการแสดงข้อความที่อธิบายให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อมูลใดบ้างที่อนุญาตในเซลล์ที่ระบุ ให้เปิดแท็บ ข้อความป้อนเข้า และทำดังต่อไปนี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง แสดงข้อความที่ป้อนเมื่อเซลล์ถูกเลือก
• ป้อนชื่อเรื่องและข้อความของข้อความของคุณลงในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง<11
• คลิก ตกลง เพื่อปิดหน้าต่างโต้ตอบ

ทันทีที่ผู้ใช้เลือกเซลล์ที่ถูกต้อง ข้อความต่อไปนี้จะ แสดง:

4. แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด (ไม่บังคับ)

นอกเหนือจากข้อความที่ป้อน คุณสามารถแสดงหนึ่งในการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดต่อไปนี้เมื่อป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเซลล์

ประเภทการแจ้งเตือน	คำอธิบาย
หยุด (ค่าเริ่มต้น)	ประเภทการแจ้งเตือนที่เข้มงวดที่สุด ที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณคลิก ลองใหม่ เพื่อพิมพ์ค่าอื่นหรือ ยกเลิก เพื่อลบรายการออก
คำเตือน	เตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่ไม่ป้องกันการป้อนข้อมูล คุณคลิก ใช่ เพื่อป้อนรายการที่ไม่ถูกต้อง ไม่ใช่ เพื่อแก้ไข หรือ ยกเลิก เพื่อลบรายการ
ข้อมูล	ประเภทการแจ้งเตือนที่อนุญาตมากที่สุดซึ่งจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเท่านั้น คุณคลิก ตกลง เพื่อป้อนค่าที่ไม่ถูกต้องหรือ ยกเลิก เพื่อลบออกจากเซลล์

ในการกำหนดค่าข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่กำหนดเอง ให้ไปที่แท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด และกำหนดพารามิเตอร์ต่อไปนี้:

• ทำเครื่องหมายที่ช่อง แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง กล่อง (โดยปกติจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น)
• ในกล่อง สไตล์ เลือกประเภทการแจ้งเตือนที่ต้องการ
• ป้อนชื่อเรื่องและข้อความของข้อความแสดงข้อผิดพลาดลงในช่องที่เกี่ยวข้อง กล่อง
• คลิก ตกลง .

และตอนนี้ หากผู้ใช้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง Excel จะแสดงข้อความพิเศษ แจ้งเตือนอธิบายข้อผิดพลาด (เหมือนที่แสดงในตอนต้นของบทช่วยสอนนี้)

หมายเหตุ หากคุณไม่ได้พิมพ์ข้อความของคุณเอง การแจ้งเตือนการหยุดเริ่มต้น พร้อมข้อความต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น: ค่านี้ไม่ตรงกับข้อจำกัดการตรวจสอบข้อมูลที่กำหนดไว้สำหรับเซลล์นี้ .

ตัวอย่างการตรวจสอบข้อมูลของ Excel

เมื่อเพิ่มกฎการตรวจสอบข้อมูลใน Excel คุณสามารถเลือกหนึ่งในการตั้งค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือระบุเกณฑ์ที่กำหนดเองตามสูตรการตรวจสอบความถูกต้องของคุณเอง ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงตัวเลือกในตัวแต่ละตัวเลือก และในสัปดาห์หน้าเราจะจะมีการดูการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ด้วยสูตรที่กำหนดเองอย่างละเอียดยิ่งขึ้นในบทช่วยสอนที่แยกต่างหาก

ดังที่คุณทราบแล้ว เกณฑ์การตรวจสอบจะกำหนดไว้ในแท็บ การตั้งค่า ของ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบ ( ข้อมูล แท็บ > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล )

จำนวนเต็มและทศนิยม

เพื่อจำกัดการป้อนข้อมูลไว้ที่ จำนวนเต็ม หรือ ทศนิยม เลือกรายการที่เกี่ยวข้องในช่อง อนุญาต จากนั้น เลือกหนึ่งในเกณฑ์ต่อไปนี้ในช่อง ข้อมูล :

• เท่ากับ หรือ ไม่เท่ากับ จำนวนที่ระบุ
• มากกว่า หรือ น้อยกว่า จำนวนที่ระบุ
• ระหว่าง ตัวเลขสองตัว หรือ ไม่อยู่ระหว่าง เพื่อยกเว้นช่วงของตัวเลขนั้น

ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีที่คุณสร้างกฎการตรวจสอบความถูกต้องของ Excel ที่อนุญาตให้จำนวนเต็มใดๆ ที่มากกว่า 0:

การตรวจสอบวันที่และเวลาใน Excel

ในการตรวจสอบวันที่ ให้เลือก วันที่ ในช่อง อนุญาต จากนั้นเลือกเกณฑ์ที่เหมาะสมในช่อง ข้อมูล กล่อง มีตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าให้เลือกมากมาย: อนุญาตเฉพาะวันที่ระหว่างสองวัน เท่ากับ มากกว่าหรือน้อยกว่าวันที่ที่ระบุ และอื่นๆ

ในทำนองเดียวกัน หากต้องการตรวจสอบเวลา ให้เลือก เวลา ในกล่อง อนุญาต จากนั้นกำหนดเกณฑ์ที่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น หากต้องการอนุญาตเฉพาะวันที่ระหว่าง วันที่เริ่มต้น ใน B1 และ วันที่สิ้นสุด ใน B2 ให้ใช้ Excel นี้กฎการตรวจสอบวันที่:

หากต้องการตรวจสอบรายการตามข้อมูลของวันนี้และเวลาปัจจุบัน ให้สร้างสูตรการตรวจสอบข้อมูลของคุณเองตามที่แสดงในตัวอย่างเหล่านี้:

• ตรวจสอบวันที่ตามวันที่ปัจจุบัน
• ตรวจสอบเวลาตามเวลาปัจจุบัน

ความยาวข้อความ

หากต้องการให้ป้อนข้อมูลตามความยาวที่กำหนด ให้เลือก ข้อความ ความยาว ในกล่อง อนุญาต และเลือกเกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้องตามตรรกะทางธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากต้องการจำกัดอินพุตไว้ที่ 10 อักขระ ให้สร้างกฎนี้:<3

หมายเหตุ ตัวเลือก ความยาวข้อความ จำกัดจำนวนอักขระแต่ไม่จำกัดประเภทข้อมูล หมายความว่ากฎข้างต้นจะอนุญาตให้ทั้งข้อความและตัวเลขไม่เกิน 10 อักขระหรือ 10 หลักตามลำดับ

รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel (แบบเลื่อนลง)

หากต้องการเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงของรายการลงในเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ ให้เลือกเซลล์เป้าหมายแล้วทำดังต่อไปนี้:

1. เปิด กล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (แท็บ ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล )
2. ในแท็บ การตั้งค่า เลือก รายการ ในช่อง อนุญาต
3. ในช่อง แหล่งที่มา พิมพ์รายการของรายการการตรวจสอบความถูกต้องของ Excel โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น หากต้องการจำกัดการป้อนข้อมูลของผู้ใช้เป็นสามตัวเลือก ให้พิมพ์ ใช่ ไม่ใช่ ไม่ใช่ ไม่ใช่ .
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง แบบเลื่อนลงในเซลล์ ใน เพื่อให้ลูกศรแบบเลื่อนลงปรากฏถัดจากเซลล์
5. คลิก ตกลง .

รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ที่ได้จะมีลักษณะดังนี้:

หมายเหตุ โปรดระวังตัวเลือก ละเว้นว่าง ซึ่งถูกเลือกไว้ตามค่าเริ่มต้น หากคุณกำลังสร้างรายการแบบหล่นลงตามช่วงที่มีชื่อซึ่งมีเซลล์ว่างอย่างน้อยหนึ่งเซลล์ การเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้จะทำให้สามารถป้อนค่าใดๆ ในเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้องได้ ในหลาย ๆ สถานการณ์ ยังเป็นจริงสำหรับการตรวจสอบสูตร: ถ้าเซลล์ที่อ้างอิงในสูตรว่างเปล่า ค่าใด ๆ จะได้รับอนุญาตให้อยู่ในเซลล์ที่ตรวจสอบแล้ว

วิธีอื่น ๆ ในการสร้างรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel

การจัดหารายการที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคโดยตรงในช่อง แหล่งที่มา เป็นวิธีที่เร็วที่สุดและได้ผลดีสำหรับรายการแบบเลื่อนลงขนาดเล็กที่ไม่น่าจะมีการเปลี่ยนแปลง ในสถานการณ์อื่นๆ คุณสามารถดำเนินการด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• รายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแบบเลื่อนลงจากช่วงของเซลล์
• รายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแบบไดนามิกจากช่วงที่มีชื่อ
• รายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแบบไดนามิกจากตาราง Excel
• รายการแบบหล่นลงแบบเรียงซ้อน (ขึ้นต่อกัน)

กฎการตรวจสอบข้อมูลที่กำหนดเอง

นอกเหนือจากการตรวจสอบข้อมูล Excel ในตัว กฎที่กล่าวถึงในบทช่วยสอนนี้ คุณสามารถสร้าง กฎที่กำหนดเอง ด้วยสูตรการตรวจสอบข้อมูลของคุณเอง นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วน:

• อนุญาตเฉพาะตัวเลข
• อนุญาตเฉพาะข้อความ
• อนุญาตข้อความที่ขึ้นต้นด้วยอักขระเฉพาะ
• อนุญาตเฉพาะรายการที่ไม่ซ้ำ และไม่อนุญาตรายการที่ซ้ำกัน

สำหรับตัวอย่างเพิ่มเติม โปรดดูกฎและสูตรการตรวจสอบข้อมูลที่กำหนดเอง

วิธีแก้ไขการตรวจสอบข้อมูลใน Excel

หากต้องการเปลี่ยนกฎการตรวจสอบความถูกต้องของ Excel ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว
2. เปิดกล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (แท็บ ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ).
3. ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
4. เลือกช่องทำเครื่องหมาย ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน เพื่อคัดลอก การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดด้วยเกณฑ์การตรวจสอบเดิม
5. คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแก้ไข รายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel โดยการเพิ่มหรือลบรายการจากช่อง แหล่งที่มา และกำหนดให้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีผลกับเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดที่มีรายการแบบหล่นลงเดียวกัน:

วิธีคัดลอกกฎการตรวจสอบข้อมูล Excel ไปยังเซลล์อื่น

หากคุณกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์หนึ่งและต้องการยืนยันเซลล์อื่นด้วยเกณฑ์เดียวกัน โย คุณไม่จำเป็นต้องสร้างกฎใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น

หากต้องการคัดลอกกฎการตรวจสอบใน Excel ให้ดำเนินการ 4 ขั้นตอนสั้นๆ เหล่านี้:

1. เลือกเซลล์ที่จะตรวจสอบความถูกต้อง ใช้กฎแล้วกด Ctrl + C เพื่อคัดลอก
2. เลือกเซลล์อื่นที่คุณต้องการตรวจสอบ หากต้องการเลือกเซลล์ที่ไม่ติดกัน ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ขณะเลือกเซลล์
3. คลิกขวาที่ส่วนที่เลือก คลิก วางพิเศษ จากนั้นเลือกตัวเลือก การตรวจสอบความถูกต้อง

   อีกทางหนึ่ง กดปุ่มลัด วางแบบพิเศษ > การตรวจสอบความถูกต้อง : Ctrl + Alt + V จากนั้นกด N

4. คลิก ตกลง .

เคล็ดลับ แทนที่จะคัดลอกการตรวจสอบข้อมูลไปยังเซลล์อื่น คุณสามารถแปลงชุดข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel ได้ เมื่อคุณเพิ่มแถวในตาราง Excel จะใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของคุณกับแถวใหม่โดยอัตโนมัติ

วิธีค้นหาเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel

เพื่อค้นหาเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมดอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน แผ่นงาน ไปที่กลุ่ม หน้าแรก > การแก้ไข แล้วคลิก ค้นหา & เลือก > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล :

การดำเนินการนี้จะเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีกฎการตรวจสอบข้อมูลที่ใช้กับเซลล์เหล่านี้:

วิธีลบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel

โดยรวมแล้ว มีสองวิธีในการลบการตรวจสอบความถูกต้องใน Excel: แนวทางมาตรฐานที่ออกแบบโดย Microsoft และเทคนิคไร้เมาส์ที่คิดค้นโดย Excel geeks ที่ไม่เคยละมือจากคีย์บอร์ดเว้นแต่จำเป็นจริงๆ (เช่น ดื่มกาแฟ :)

วิธีที่ 1: วิธีปกติในการลบการตรวจสอบข้อมูล

โดยปกติ เพื่อลบการตรวจสอบข้อมูล ในแผ่นงาน Excel ให้คุณดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
2. บนแท็บ ข้อมูล คลิกปุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ปุ่ม
3. ในแท็บ การตั้งค่า คลิกปุ่ม ล้างทั้งหมด