บทช่วยสอนจะพิจารณาวิธีการจัดกลุ่มคอลัมน์ใน Excel ด้วยตนเอง และใช้คุณลักษณะ Auto Outline เพื่อจัดกลุ่มคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

หากคุณรู้สึกหนักใจหรือสับสนเกี่ยวกับเนื้อหามากมายในเวิร์กชีตของคุณ คุณสามารถจัดระเบียบคอลัมน์เป็นกลุ่มเพื่อซ่อนและแสดงส่วนต่างๆ ของแผ่นงานได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้มองเห็นเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

วิธีจัดกลุ่มคอลัมน์ใน Excel

เมื่อจัดกลุ่มคอลัมน์ใน Excel วิธีที่ดีที่สุดคือทำด้วยตนเอง เนื่องจากคุณลักษณะ Auto Outline มักจะให้ผลลัพธ์ที่ขัดแย้งกัน

หมายเหตุ เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการจัดกลุ่มที่ไม่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กชีตของคุณไม่มีคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่

หากต้องการจัดกลุ่มคอลัมน์ใน Excel ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดกลุ่ม หรืออย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในแต่ละคอลัมน์
2. บนแท็บ แท็บข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง คลิกปุ่ม กลุ่ม หรือใช้ทางลัด Shift + Alt + ลูกศรขวา
3. หากคุณเลือกเซลล์แทนที่จะเลือกทั้งคอลัมน์ กล่องโต้ตอบ กลุ่ม จะปรากฏขึ้นเพื่อขอให้คุณระบุสิ่งที่คุณต้องการจัดกลุ่ม แน่นอน คุณเลือก คอลัมน์ และคลิก ตกลง

หากต้องการดูวิธีการทำงานในทางปฏิบัติ มาจัดกลุ่มคอลัมน์กลางทั้งหมดในชุดข้อมูลด้านล่าง สำหรับสิ่งนี้ เราเน้นคอลัมน์ B ถึง I และคลิก กลุ่ม :

การดำเนินการนี้จะสร้างโครงร่างระดับ 1 ดังที่แสดงด้านล่าง:

คลิกเครื่องหมายลบ (-) ที่ด้านบนสุดของกลุ่มหรือโครงร่างหมายเลข 1 ที่มุมบนซ้ายจะซ่อนคอลัมน์ทั้งหมดภายในกลุ่ม:

สร้างกลุ่มคอลัมน์ที่ซ้อนกัน

ภายในกลุ่มใดๆ คุณสามารถร่างกลุ่มหลายๆ กลุ่มที่ระดับภายในได้ หากต้องการสร้างกลุ่มคอลัมน์ที่ซ้อนกันภายใน คุณต้องทำดังนี้:

1. เลือกคอลัมน์ที่จะรวมไว้ในกลุ่มภายใน
2. บนแท็บ ข้อมูล แท็บ ในกลุ่ม เค้าร่าง คลิก กลุ่ม หรือกดแป้นพิมพ์ลัด Shift + Alt + ลูกศรขวา

ในชุดข้อมูลของเรา เพื่อจัดกลุ่มรายละเอียด Q1 เราเลือกคอลัมน์ B ถึง D แล้วคลิก กลุ่ม :

ในลักษณะเดียวกัน คุณสามารถจัดกลุ่มรายละเอียด Q2 (คอลัมน์ F ถึง H)

หมายเหตุ เนื่องจากสามารถจัดกลุ่มได้เฉพาะ คอลัมน์ที่อยู่ติดกัน คุณจะต้องทำตามขั้นตอนข้างต้นซ้ำสำหรับแต่ละกลุ่มภายในทีละกลุ่ม

ด้วยเหตุนี้ เราจึงมีการจัดกลุ่ม 2 ระดับ:

• กลุ่มภายนอก (ระดับ 1) - คอลัมน์ B ถึง I
• กลุ่มภายใน 2 กลุ่ม (ระดับ 2) - คอลัมน์ B - D และ F - H

การคลิกปุ่มลบ (-) เหนือกลุ่มภายในจะทำสัญญาเฉพาะกลุ่มนั้นๆ การคลิกหมายเลข 2 ที่มุมซ้ายบนจะยุบกลุ่มทั้งหมดของระดับนี้:

หากต้องการให้ข้อมูลที่ซ่อนอยู่สามารถมองเห็นได้อีกครั้ง ให้ขยายกลุ่มคอลัมน์โดยคลิกที่เครื่องหมายบวก ( +) ปุ่ม หรือคุณสามารถขยายกลุ่มทั้งหมดในระดับที่กำหนดได้โดยคลิกที่หมายเลขโครงร่าง

เคล็ดลับและหมายเหตุ:

• หากต้องการซ่อนหรือแสดงแถบโครงร่างและตัวเลขอย่างรวดเร็ว ให้กดแป้น Ctrl + 8 พร้อมกัน การกดทางลัดเป็นครั้งแรกจะซ่อนสัญลักษณ์เค้าร่าง การกดอีกครั้งจะแสดงเค้าร่างอีกครั้ง
• หากสัญลักษณ์เค้าร่างไม่แสดงใน Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แสดงสัญลักษณ์เค้าร่างถ้าเค้าร่าง ถูกนำไปใช้ กล่องกาเครื่องหมายถูกเลือกในการตั้งค่าของคุณ: ไฟล์ แท็บ > ตัวเลือก > หมวดหมู่ขั้นสูง .

วิธีจัดโครงร่างคอลัมน์โดยอัตโนมัติใน Excel

Microsoft Excel ยังสามารถสร้างโครงร่างของคอลัมน์โดยอัตโนมัติได้อีกด้วย ซึ่งใช้ได้กับคำเตือนต่อไปนี้:

• ไม่ควรมีคอลัมน์ว่างในชุดข้อมูลของคุณ หากมี ให้ลบออกตามที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้
• ทางด้านขวาของคอลัมน์รายละเอียดแต่ละกลุ่ม ควรมีคอลัมน์สรุปพร้อมสูตร

ในชุดข้อมูลของเรา มีคอลัมน์สรุป 3 คอลัมน์ดังที่แสดงด้านล่าง:

ในการร่างคอลัมน์อัตโนมัติใน Excel ให้ทำดังนี้:

1. เลือกชุดข้อมูลหรือเซลล์ใดเซลล์หนึ่งภายในนั้น
2. บน แท็บ ข้อมูล คลิกลูกศรด้านล่าง กลุ่ม จากนั้นคลิก โครงร่างอัตโนมัติ

ในกรณีของเรา คุณลักษณะ โครงร่างอัตโนมัติ ได้สร้างกลุ่มสองกลุ่มสำหรับข้อมูลไตรมาสที่ 1 และไตรมาสที่ 2 หากคุณต้องการกลุ่มภายนอกสำหรับคอลัมน์ B - I คุณจะต้องสร้างด้วยตนเองตามที่อธิบายไว้ในส่วนแรกของบทช่วยสอนนี้

หากคอลัมน์สรุปของคุณ เป็นวางไว้ที่ ซ้าย ของคอลัมน์รายละเอียด ดำเนินการด้วยวิธีนี้:

1. คลิกลูกศรเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของกลุ่ม โครงร่าง ซึ่งเรียกว่าตัวเรียกใช้กล่องโต้ตอบ

   

2. ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่า ที่ปรากฏขึ้น ให้ล้าง คอลัมน์สรุปทางด้านขวาของรายละเอียด แล้วคลิก ตกลง .

   

หลังจากนั้น ให้ใช้คุณลักษณะ โครงร่างอัตโนมัติ ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น และคุณจะได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้:

วิธีซ่อนและแสดงคอลัมน์ที่จัดกลุ่ม

ขึ้นอยู่กับจำนวนกลุ่มที่คุณต้องการปกปิดหรือแสดง ให้ใช้ หนึ่งในเทคนิคด้านล่าง

ซ่อนและแสดงกลุ่มคอลัมน์ที่ต้องการ

• หากต้องการ ซ่อน ข้อมูลภายในกลุ่ม ให้คลิกเครื่องหมายลบ (-) สำหรับกลุ่ม
• หากต้องการ แสดง ข้อมูลภายในกลุ่ม ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) สำหรับกลุ่ม

ขยายหรือยุบทั้งหมด โครงร่างในระดับที่กำหนด

หากต้องการซ่อนหรือแสดงโครงร่างทั้งหมดในระดับหนึ่ง ให้คลิกที่ไอคอนที่เกี่ยวข้อง หมายเลขบรรทัด

ตัวอย่างเช่น หากโครงร่างของคุณมีสามระดับ คุณสามารถซ่อนกลุ่มทั้งหมดของระดับที่สองได้โดยคลิกที่หมายเลข 2 หากต้องการขยายกลุ่มทั้งหมด ให้คลิกหมายเลข 3

ซ่อนและแสดงข้อมูลที่จัดกลุ่มทั้งหมด

• หากต้องการซ่อนกลุ่มทั้งหมด ให้คลิกหมายเลข 1 ซึ่งจะแสดงรายละเอียดในระดับต่ำสุด
• หากต้องการแสดงข้อมูลทั้งหมด ให้คลิกหมายเลขโครงร่างสูงสุด สำหรับตัวอย่างเช่น หากคุณมีสี่ระดับ ให้คลิกที่หมายเลข 4

ชุดข้อมูลตัวอย่างของเรามี 3 ระดับโครงร่าง:

ระดับ 1 - แสดงเฉพาะ รายการ และ ผลรวมทั้งหมด (คอลัมน์ A และ J) ในขณะที่ซ่อนคอลัมน์กลางทั้งหมด

ระดับ 2 – นอกจากระดับ 1 แล้ว ยังแสดงผลรวม Q1 และ Q2 (คอลัมน์ E และ I) ด้วย

ระดับ 3 - แสดงข้อมูลทั้งหมด

วิธีคัดลอกเฉพาะคอลัมน์ที่มองเห็น

หลังจากซ่อนกลุ่มคอลัมน์บางกลุ่มแล้ว คุณอาจต้องการคัดลอก แสดงข้อมูลที่อื่น ปัญหาคือการเน้นข้อมูลที่ร่างด้วยวิธีปกติจะเป็นการเลือกข้อมูลทั้งหมด รวมทั้งคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่

หากต้องการเลือกและคัดลอกเฉพาะคอลัมน์ที่มองเห็น คุณต้องทำดังนี้:

1. ใช้สัญลักษณ์เค้าร่างเพื่อซ่อนคอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการคัดลอก
2. เลือกคอลัมน์ที่มองเห็นโดยใช้เมาส์
3. ในแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข คลิก ค้นหา & เลือก > ไปที่ .
4. ในกล่องโต้ตอบ ไปที่แบบพิเศษ เลือก เซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น แล้วคลิก ตกลง .

   

5. เมื่อคุณเลือกเฉพาะเซลล์ที่มองเห็นได้แล้ว ให้กด Ctrl + C เพื่อคัดลอกเซลล์เหล่านั้น
6. คลิกเซลล์ปลายทางและ กด Ctrl + V เพื่อวางข้อมูลที่คัดลอก

วิธียกเลิกการจัดกลุ่มคอลัมน์ใน Excel

Microsoft Excel ให้ตัวเลือกในการลบการจัดกลุ่มทั้งหมดในคราวเดียวหรือยกเลิกการจัดกลุ่มบางคอลัมน์เท่านั้น

วิธีลบโครงร่างทั้งหมด

วิธีลบทั้งหมดทีละกลุ่ม ไปที่แท็บ ข้อมูล > โครงร่าง กลุ่ม คลิกลูกศรใต้ เลิกจัดกลุ่ม แล้วคลิก ล้างโครงร่าง .

หมายเหตุ:

• การล้างโครงร่างจะลบเฉพาะสัญลักษณ์โครงร่างเท่านั้น แต่จะไม่ลบข้อมูลใดๆ
• หากกลุ่มคอลัมน์บางกลุ่มถูกยุบขณะล้างโครงร่าง คอลัมน์เหล่านั้นอาจยังคงซ่อนอยู่หลังจากนำโครงร่างออก หากต้องการแสดงข้อมูล ให้คลายคอลัมน์ด้วยตนเอง
• เมื่อล้างโครงร่างแล้ว จะไม่สามารถนำกลับคืนได้ด้วย Undo คุณจะต้องสร้างโครงร่างใหม่ตั้งแต่ต้น

วิธียกเลิกการจัดกลุ่มคอลัมน์เฉพาะ

หากต้องการนำการจัดกลุ่มสำหรับบางคอลัมน์ออกโดยไม่ลบโครงร่างทั้งหมด ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกแถวที่คุณต้องการยกเลิกการจัดกลุ่ม ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถกดปุ่ม Shift ค้างไว้ในขณะที่คลิกปุ่มบวก (+) หรือลบ (-) สำหรับกลุ่ม
2. บนแท็บ ข้อมูล ใน เค้าร่าง จัดกลุ่ม และคลิกปุ่ม เลิกจัดกลุ่ม หรือกดแป้น Shift + Alt + ลูกศรซ้ายพร้อมกัน ซึ่งเป็นทางลัดสำหรับแยกการจัดกลุ่มใน Excel

   

นั่นคือวิธีการจัดกลุ่มและจัดโครงร่างคอลัมน์อัตโนมัติใน Excel ฉันขอขอบคุณสำหรับการอ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า