Jag skulle vilja fortsätta vår rundtur i delade e-postmallar och berätta mer om hur man infogar bilder. Vårt tillägg stöder en annan onlinelagring som du kan använda för dina bilder - SharePoint. Jag ska berätta om den här plattformen, lära dig att placera bilder där och visa hur du infogar dem i ett Outlook-meddelande.

Lär känna delade e-postmallar

Jag vill ägna det första kapitlet i den här handledningen åt en liten introduktion till delade e-postmallar. Vi skapade det här tillägget så att du kan undvika repetitiva uppgifter som att klistra in eller skriva samma text från e-post till e-post. Det finns ingen anledning att återigen tillämpa den förlorade formateringen, lägga till hyperlänkar och klistra in bilderna igen. Ett klick och allt är klart! Ett klick och du har en perfekt formateradAlla nödvändiga filer är bifogade, bilderna är inlagda. Allt du behöver göra är att skicka det.

Eftersom den här handboken är tillägnad att infoga bilder ska jag visa dig ett av sätten att bädda in en bild i en mall för att klistra in den i ditt Outlook-meddelande. Du lär dig att arbeta i SharePoint, dela filer och mappar där och lägga till dem i Outlook med hjälp av ett speciellt makro. Lita på mig, det är svårare sagt än gjort :)

Låt oss se hur det ser ut med ett enkelt exempel. När vi nu är på väg att fira julhelgen skulle det vara trevligt att skicka ett fint meddelande till alla dina släktingar, vänner, kollegor och alla andra i dina kontakter. Men tanken på att klistra in och färglägga samma text och sedan infoga och ändra storlek på samma bild kan göra dig galen. Det låter som en supertråkig uppgift att hantera under en festlig årstid.

Om det här fallet låter lite bekant är Shared Email Templates något för dig. Du skapar en mall, tillämpar den nödvändiga formateringen, infogar en bild som du vill ha och sparar den. Allt du behöver göra är att klistra in mallen i ditt meddelande. Du får ett färdigt e-postmeddelande med ett enda klick.

Jag går igenom hela processen - från att öppna SharePoint till att klistra in ett e-postmeddelande med makro för att bädda in en bild - så att du kan försäkra dig om att det inte är svårt att spara tid :)

Hur du skapar en personlig SharePoint-grupp och delar dess innehåll

Idag ska vi klistra in bilder från SharePoint, en onlineplattform som tillhandahålls av Microsoft. Det är en mindre utbredd men ändå praktisk plattform för att lagra filer och dela dem med dina kollegor. Vi placerar några bilder där för att se hur det fungerar.

Tips: Om du säkert vet vilka användare du ska dela filerna med och vill skapa en gemensam grupp för er alla kan du hoppa över den första delen och gå direkt till att skapa en delad grupp. Om du däremot vill att det ska vara en delad mapp i din personliga grupp fortsätter du att läsa.

Skapa en personlig SharePoint-grupp

Öppna office.com, logga in, klicka på ikonen för appstartaren och välj SharePoint därifrån:

Klicka på Skapa webbplats och välj antingen en Team-webbplats (om det finns vissa personer som du vill dela filerna med) eller en Communication-webbplats (om du skapar en arbetsplats för hela organisationen):

Ge din webbplats ett namn, lägg till en beskrivning och klicka på Slutförande .

På så sätt skapas en privat grupp som endast är tillgänglig för dig. Du kan lägga till filer för personligt bruk och dela mapparna med andra om det behövs.

Lägg till filer i din SharePoint-mapp

Mitt råd är att samla alla bilder i en mapp. Det blir mycket lättare för dig att hitta dem och klistra in dem i en mall, och om du bestämmer dig för att byta ut eller ta bort några blir det inga problem.

Om du vill ha alla bilder samlade på ett ställe och ha dem redo att användas i delade e-postmallar skapar du en ny mapp på Dokument fliken:

Ladda sedan upp de nödvändiga filerna i den nya mappen:

Alternativt kan du dra och släppa filerna i din SharePoint-mapp för att lägga till dem.

Hur du delar en personlig SharePoint-mapp med kollegor

Om du inte är den enda som ska använda bilderna i mallarna måste du dela dem med ditt team. Om du redan har lagt till dem som ägare/redaktörer när du skapar en webbplats kan du göra det :) Hoppa över det här steget och gå direkt till att infoga bilden i Outlook.

Men om du har glömt att lägga till andra medlemmar på din webbplats eller om det finns nya användare som du vill dela filer med kan du fortsätta läsa.

Som jag redan har nämnt är det mycket bekvämare att ha alla bilder som du vill använda i mallar i en enda mapp. Då kan du snabbt hitta och redigera dem om det behövs. Och om du vill att andra ska använda samma mallar med dessa bilder behöver du bara dela hela mappen med dem:

1. Välj den nödvändiga mappen, tryck på ikonen med de tre prickarna och välj Hantera åtkomst :
2. Klicka på plustecknet och ange lagkamraternas namn eller e-postadresser så att de får tillgång (tittare eller redaktör, det är upp till dig) till din speciella mapp:

Tips: Om det bara är några få bilder som du vill dela med dina kollegor öppnar du mappen, letar upp de önskade bilderna och delar dem en efter en. Proceduren är densamma: tre prickar -> Hantera åtkomst -> plustecknet -> användare och behörigheter -> Bevilja åtkomst. Tyvärr finns det inget sätt att dela några få filer på en gång, så du måste gå igenom den här processen flera gånger.

Skapa en delad grupp för alla gruppmedlemmar

Om du vet säkert vilka personer du ska dela mallarna med och vill ha en gemensam plats att lagra dina data på, kan du skapa en delad grupp. I det här fallet har varje medlem tillgång till allt innehåll och det finns inget behov av att dela mappar med filer separat.

Öppna SharePoint och gå till Skapa webbplats -> Lagets webbplats och lägga till ytterligare ägare eller medlemmar till ditt team:

Tips: Om du vill dela data med hela organisationen kan du skapa en kommunikationswebbplats i stället.

Nu kan du börja ladda upp filerna. Det finns två sätt att göra det:

• Gå till Dokument lägger du till en mapp och börjar fylla den med filer som ska användas i delade e-postmallar.
• Klicka på Ny -> Dokumentbibliotek och fyll i biblioteket med önskat innehåll:

Om du har nya gruppmedlemmar eller om du vill ta bort en tidigare lagkamrat från din delade grupp klickar du på knappen Ledamöter i det övre högra hörnet av fönstret och hantera gruppmedlemskapet där:

När du är klar kan vi återvända till Outlook och försöka infoga några bilder.

Infoga en bild från SharePoint i ett Outlook-meddelande

När bilderna har laddats upp och delats måste du ta ytterligare ett steg för att lägga till dem i dina mallar. Detta steg kallas ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]-makrot. Låt mig guida dig härifrån:

1. Starta Shred Email Templates, öppna en ny mall och välj ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] från listan med Infoga makro lista:
2. Logga in på din SharePoint, gå till den nödvändiga mappen, välj fotot och tryck på Välj :

   Observera att våra delade e-postmallar stöder följande format: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Ange bildens storlek (i pixlar) eller låt den vara oförändrad och klicka på Infoga .

Om du inte kan hitta rätt bild, kontrollera om den matchar de format som stöds och om du är inloggad på rätt SharePoint-konto. Om du ser att du av misstag har loggat in på fel konto klickar du bara på " Byt SharePoint-konto " för att återinlogga:

När makrot har lagts till i mallen ser du makrot ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT med slumpmässiga tecken inom hakparentes. Det är filens unika sökväg till dess plats i SharePoint.

Även om det ser ut som ett fel kommer den helt normala bilden att klistras in i e-postmeddelandet.

Har du glömt något?

Vi har gjort vårt bästa för att göra vårt tillägg så användarvänligt som möjligt. Vi har skapat ett verktyg med ett tydligt gränssnitt, enkla men bekväma alternativ och försiktiga påminnelser om du har missat något steg.

Eftersom vi talar om delade bilder från delade mappar kan det finnas några meddelanden som kan dyka upp. Du har till exempel skapat en personlig mapp i din SharePoint, skapat ett team i delade e-postmallar och skapat några mallar med makrot ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Om du har läst den här artikeln noggrant måste du ha märkt att det saknas något. Ja, makrot ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[].mappen har inte delats med de andra ännu. I det här fallet varnar tilläggsmodulen dig när du klistrar in en mall, och du får följande meddelande:

Det är bara en vänlig påminnelse om att dela filerna med de andra eller välja en annan bild från den delade mappen i stället. När det gäller bilden är det ingen fara, den läggs till i ditt e-postmeddelande så snart du klickar på Stäng.

Om det däremot är du som klistrar in mallen med en odelad bild kommer meddelandet att se annorlunda ut:

Ingen bild läggs in förrän mappens ägare ger dig motsvarande behörighet.

Det var allt jag ville berätta om ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]-makrot idag, tack för att du läste. Om du bestämmer dig för att prova våra delade e-postmallar kan du installera dem från Microsoft Store. Om du har någon feedback att dela med dig av kan du gärna lämna ett par ord i kommentarsfältet ;)