Želio bih nastaviti obilazak dijeljenih predložaka e-pošte i reći vam nešto više o umetanju slika. Naš dodatak podržava drugu mrežnu pohranu koju možete koristiti za svoje slike - SharePoint. Reći ću vam o ovoj platformi, naučiti vas kako tamo postavljati slike i pokazati kako ih umetnuti u Outlook poruku.

Upoznajte zajedničke predloške e-pošte

I Želio bih prvo poglavlje ovog vodiča posvetiti malom uvodu u zajedničke predloške e-pošte. Napravili smo ovaj dodatak kako biste mogli izbjeći zadatke koji se ponavljaju kao što je lijepljenje ili upisivanje istog teksta iz e-pošte u e-poštu. Nema potrebe za ponovnom primjenom izgubljenog oblikovanja, ponovnim dodavanjem hiperveza i ponovnim lijepljenjem slika. Jedan klik i sve je spremno! Jedan klik i imate spremnu savršeno oblikovanu e-poštu. Sve potrebne datoteke su priložene, slike – zalijepljene. Sve što trebate učiniti je poslati je.

Budući da je ovaj priručnik posvećen umetanju slika, pokazat ću vam jedan od načina da ugradite sliku u predložak kako biste je zalijepili u svoju Outlook poruku. Naučit ćete kako raditi u SharePointu, ondje dijeliti datoteke i mape te ih dodati u svoj Outlook pomoću posebne makronaredbe. Vjerujte mi, teže je to reći nego učiniti :)

Da vidimo kako to izgleda na jednostavnom primjeru. Budući da su pred nama božićni praznici, bilo bi lijepo poslati lijepu poruku svim svojim rođacima, prijateljima, kolegama, svima ostalima u vašemkontakti. Ali pomisao na lijepljenje i bojanje istog teksta, zatim umetanje i mijenjanje veličine iste slike može vas izluditi. Zvuči kao super dosadan zadatak za obavljanje praznične sezone.

Ako ovaj slučaj zvuči makar malo poznato, dijeljeni predlošci e-pošte su za vas. Napravite predložak, primijenite potrebno oblikovanje, umetnete sliku koja vam se sviđa i spremite je. Sve što trebate učiniti je zalijepiti ovaj predložak u svoju poruku. Dobit ćete e-poruku spremnu za slanje jednim klikom.

Provest ću vas kroz cijeli postupak – od otvaranja SharePointa do lijepljenja e-pošte s makronaredbom za ugrađivanje slike – kako biste bili sigurni da nema ništa teško u uštedi vremena :)

Kako stvoriti osobnu SharePoint grupu i dijeliti njezin sadržaj

Danas ćemo lijepiti slike iz SharePointa, online platforme koju nudi Microsoft. To je manje raširena, ali praktična platforma za pohranu datoteka i njihovo dijeljenje s kolegama. Postavimo tamo neke slike da vidimo kako funkcionira.

Savjet. Ako sigurno znate s kojim korisnicima trebate dijeliti datoteke i želite stvoriti zajedničku grupu za sve vas, preskočite prvi dio i prijeđite odmah na stvaranje zajedničke grupe. Međutim, ako želite da to bude dijeljena mapa u vašoj osobnoj grupi, nastavite čitati.

Stvorite osobnu SharePoint grupu

Otvorite office.com, prijavite se i kliknite ikonu pokretača aplikacije i odaberiteSharePoint odatle:

Kliknite na gumb Stvori web mjesto i odaberite web mjesto tima (ako postoje određene osobe s kojima želite dijeliti datoteke) ili web mjesto komunikacije (ako stvarate radno mjesto za cijelu organizaciju) da biste nastavili:

Dajte naziv svojoj web stranici, dodajte neki opis i kliknite Završi .

Stoga, privatni stvorit će se grupa dostupna samo vama. Moći ćete dodavati datoteke za osobnu upotrebu i dijeliti mape s drugima ako je potrebno.

Dodajte datoteke u svoju SharePoint mapu

Moj savjet bi bio da sve slike skupite u jednu mapa. Bilo bi vam puno lakše pronaći ih i zalijepiti u predložak, a ako odlučite zamijeniti ili ukloniti neke, to uopće neće biti problem.

Da biste imali sve slike okupljene u jednom mjestu i pripremite ih za korištenje u dijeljenim predlošcima e-pošte, stvorite novu mapu na kartici Dokumenti :

Zatim prenesite potrebne datoteke u svoju novu mapu:

Alternativno, možete jednostavno povući i ispustiti datoteke u svoju mapu SharePoint da biste ih dodali.

Kako dijeliti osobnu mapu SharePoint s kolegama

Ako niste jedini koji ide da biste koristili te slike u predlošcima, morat ćete ih podijeliti sa svojim timom. Ako ste ih već dodali kao vlasnike/urednike prilikom izrade stranice, spremni ste :) Preskočite ovaj koraki idite odmah na umetanje ove slike u Outlook.

Ako ste ipak zaboravili dodati druge članove na svoju stranicu ili postoje novi korisnici s kojima biste željeli podijeliti neke datoteke, nastavite čitati.

Kao što sam već spomenuo, puno je praktičnije imati sve slike koje želite koristiti u predlošcima u jednoj mapi. Moći ćete ih brzo pronaći i urediti ako je potrebno. A ako želite da drugi koriste iste predloške s tim slikama, samo ćete morati podijeliti cijelu mapu s njima:

1. Odaberite potrebnu mapu, pritisnite ikonu s tri točke i odaberite Upravljanje pristupom :
2. Kliknite na znak plus i unesite imena ili adrese e-pošte suigrača dajući im pristup (preglednik ili uređivač, na vama) vašoj posebnoj mapi:

Savjet. Ako postoji samo nekoliko slika koje biste željeli podijeliti sa svojim kolegama, otvorite mapu, pronađite željene slike i podijelite ih jednu po jednu. Postupak će biti isti: tri točke -> Upravljanje pristupom -> znak plus -> korisnici i dopuštenja -> Dozvoliti pristup. Nažalost, ne postoji način za dijeljenje nekoliko datoteka u pokretu, tako da ćete morati proći ovaj postupak nekoliko puta.

Stvorite zajedničku grupu za sve članove tima

Ako sigurno znate s kojim ljudima dijelite predloške i želite imati zajedničko mjesto za pohranu svojih podataka, samo stvorite zajedničku grupu. U ovom slučajusvaki član ima pristup cjelokupnom sadržaju i ne bi bilo potrebe odvojeno dijeliti mape datoteka.

Otvorite SharePoint i idite na Stvori web mjesto -> Timsko mjesto i dodajte dodatne vlasnike ili članove u svoj tim:

Savjet. Ako želite dijeliti podatke s cijelom organizacijom, umjesto toga izradite komunikacijsko mjesto.

Sada možete početi učitavati datoteke. Postoje dva načina:

• Idite na karticu Dokumenti , dodajte mapu i počnite je puniti datotekama za korištenje u dijeljenim predlošcima e-pošte.
• Kliknite Novo -> Biblioteka dokumenata i ispunite biblioteku željenim sadržajem:

U slučaju da imate nove članove grupe ili trebate ukloniti bivšeg suigrača iz vaše zajedničke grupe, kliknite na gumb Članovi u gornjem desnom kutu prozora i tamo upravljajte članstvom u grupi:

Kada budete spremni, vratimo se u Outlook i pokušajmo umetnuti neke slike.

Umetnite sliku iz SharePointa u Outlook poruku

Nakon što se vaše slike učitaju i dijele, trebate poduzeti još jedan korak da ih dodate u svoje predloške. Ovaj se korak naziva makronaredba ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Dopustite da vas vodim odavde:

1. Pokrenite Shred Email Templates, otvorite novi predložak i odaberite ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] s popisa Insert Macro :
2. Prijavite se na svoj SharePoint,vodite do potrebne mape, odaberite fotografiju i pritisnite Odaberi :

   Napomena. Imajte na umu da naši dijeljeni predlošci e-pošte podržavaju sljedeće formate: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Postavite slike veličinu (u pikselima) ili je ostavite kao i kliknite Umetni .

Ako ne možete pronaći ispravnu sliku, ponovno provjerite odgovara li podržanim formatima i jeste li prijavljeni pod ispravnim SharePoint računom. Ako vidite da ste se greškom prijavili na pogrešan račun, samo kliknite ikonu “ Promijeni SharePoint račun ” za ponovno prijavljivanje:

Kad se makronaredba doda vašem predlošku, vidjet ću makronaredbu ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT s nasumičnim znakovima u uglatim zagradama. To bi bio jedinstveni put datoteke do njezine lokacije u vašem SharePointu.

Iako izgleda kao neka vrsta greške, savršeno normalna slika bit će zalijepljena u tijelo vaše e-pošte.

Zaboravili ste nešto?

Dali smo sve od sebe da naš dodatak bude što lakši za korištenje. Stvorili smo alat s jasnim sučeljem, jednostavnim, ali praktičnim opcijama i blagim podsjetnicima u slučaju da ste propustili neki korak.

Budući da govorimo o dijeljenim slikama iz dijeljenih mapa, može ih biti nekoliko obavijesti koje se mogu pojaviti. Na primjer, stvorili ste osobnu mapu u svom SharePointu, stvorili tim u dijeljenim predlošcima e-pošte i stvorilinekoliko predložaka s ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makronaredbom. Ako ste pažljivo pročitali ovaj članak, sigurno ste primijetili da nešto nedostaje. Da, mapa još nije podijeljena s drugima. U ovom slučaju, dodatak će vas upozoriti kada zalijepite predložak, vidjet ćete sljedeću poruku:

To je samo prijateljski podsjetnik da podijelite datoteke s drugima ili odaberete drugu sliku iz dijeljene mape umjesto toga. Što se tiče slike, bez brige, bit će dodana vašoj e-pošti čim kliknete Zatvori.

Međutim, ako ste vi taj koji lijepite predložak sa slikom koja se ne dijeli, poruka će izgledati drugačije:

Nijedna slika neće biti umetnuta dok vam vlasnik mape ne dodijeli odgovarajuća dopuštenja.

To je sve što sam vam danas želio reći o ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makronaredbi, hvala vam na čitanju . Ako odlučite isprobati naše zajedničke predloške e-pošte, slobodno ih instalirajte iz Microsoftove trgovine. Ako želite podijeliti povratne informacije, ostavite nekoliko riječi u odjeljku s komentarima ;)