M'agradaria continuar el nostre recorregut a Plantilles de correu electrònic compartit i explicar-vos més coses sobre com inserir imatges. El nostre complement admet un altre emmagatzematge en línia que podeu utilitzar per a les vostres imatges: SharePoint. Us parlaré d'aquesta plataforma, us ensenyaré a col·locar-hi imatges i us mostraré com inserir-les en un missatge d'Outlook.

Coneix les plantilles de correu electrònic compartit

I M'agradaria dedicar el primer capítol d'aquest tutorial a una petita introducció a les plantilles de correu electrònic compartit. Hem creat aquest complement perquè pugueu evitar tasques repetitives com enganxar o escriure el mateix text d'un correu electrònic a un altre. No cal tornar a aplicar el format perdut, tornar a afegir els hiperenllaços i tornar a enganxar les imatges. Un clic i ja està! Un clic i tindreu a punt un correu electrònic perfectament formatat. S'adjunten tots els fitxers necessaris, les imatges s'enganxen. Tot el que heu de fer és enviar-lo.

Com que aquest manual està dedicat a inserir imatges, us mostraré una de les maneres d'inserir una imatge en una plantilla per enganxar-la al vostre missatge d'Outlook. Aprendràs a treballar a SharePoint, a compartir fitxers i carpetes allà i afegir-los a l'Outlook mitjançant una macro especial. Confieu-me, és més difícil dir-ho que fer-ho :)

Veiem com queda amb un exemple senzill. Com que estem a punt de celebrar les vacances de Nadal, seria bo enviar una nota encantadora a tots els vostres familiars, amics, companys, a tots els altres.contactes. Però pensar en enganxar i acolorir el mateix text, després inserir i canviar la mida de la mateixa imatge pot tornar-te boig. Sembla una tasca molt avorrida per fer front a les festes.

Si aquest cas us sembla una mica familiar, Plantilles de correu electrònic compartit és per a vosaltres. Creeu una plantilla, apliqueu el format necessari, inseriu la imatge que us agradi i la deseu. Tot el que heu de fer és enganxar aquesta plantilla al vostre missatge. Rebràs un correu electrònic llest per ser enviat amb un clic.

Us guiaré durant tot el procés, des d'obrir SharePoint fins a enganxar un correu electrònic amb la macro per incrustar una imatge, perquè pugueu assegurar-vos que no hi ha res difícil per estalviar temps :)

Com crear un grup personal de SharePoint i compartir-ne el contingut

Avui enganxarem imatges de SharePoint, una plataforma en línia proporcionada per Microsoft. És una plataforma menys estesa però convenient per emmagatzemar fitxers i compartir-los amb els vostres companys. Col·loquem-hi algunes imatges per veure com funciona.

Consell. Si sabeu del cert amb quins usuaris haureu de compartir els fitxers i voleu crear un grup comú per a tots vosaltres, ometeu-vos la primera part i aneu directament a crear un grup compartit. Tanmateix, si voleu que sigui una carpeta compartida al vostre grup personal, seguiu llegint.

Creeu un grup personal de SharePoint

Obre office.com, inicieu la sessió i feu clic a la icona del llançador d'aplicacions i triaSharePoint des d'allà:

Feu clic al botó Crea un lloc i escolliu un lloc de l'equip (si hi ha persones concretes amb qui voleu compartir els fitxers) o un lloc de comunicació (si esteu creant un lloc de treball per a tota l'organització) per procedir amb:

Doneu un nom al vostre lloc, afegiu-hi una descripció i feu clic a Finalitza .

Per tant, un missatge privat es crearà un grup disponible només per a vostè. Podreu afegir fitxers per a ús personal i compartir les carpetes amb altres si cal.

Afegiu fitxers a la vostra carpeta de SharePoint

El meu consell seria reunir totes les imatges en una sola. carpeta. Seria molt més fàcil trobar-los i enganxar-los en una plantilla i si decidiu substituir-ne o eliminar-ne algun, no serà cap problema.

Per tenir totes les imatges reunides en un lloc i tingueu-los a punt per utilitzar-los a Plantilles de correu electrònic compartit, creeu una carpeta nova a la pestanya Documents :

A continuació, carregueu els fitxers necessaris a la vostra carpeta nova:

Alternativament, podeu arrossegar i deixar anar els fitxers a la vostra carpeta de SharePoint per afegir-los.

Com compartir una carpeta personal de SharePoint amb els companys

Si no sou l'únic que va per utilitzar aquestes imatges a les plantilles, haureu de compartir-les amb el vostre equip. Si ja els heu afegit com a propietaris/editors quan creeu un lloc, ja podeu anar-hi :) Ometeu aquest pasi aneu directament a inserir aquesta imatge a Outlook.

Si, tanmateix, us heu oblidat d'afegir altres membres al vostre lloc o hi ha usuaris nous amb qui voleu compartir alguns fitxers, seguiu llegint.

Com ja he comentat, és molt més convenient tenir totes les imatges que t'agradaria utilitzar en plantilles en una carpeta. Podreu trobar-los i editar-los ràpidament si cal. I si voleu que altres utilitzin les mateixes plantilles amb aquestes imatges, només haureu de compartir tota la carpeta amb ells:

1. Trieu la carpeta necessària, premeu la icona de tres punts i trieu Gestiona l'accés :
2. Feu clic al signe més i introduïu els noms o les adreces de correu electrònic dels companys d'equip que els donen accés (visor o editor, segons vosaltres) a la vostra carpeta especial:

Consell. Si només hi ha algunes imatges que voleu compartir amb els vostres companys, obriu la carpeta, cerqueu les imatges desitjades i compartiu-les una per una. El procediment serà el mateix: tres punts -> Gestiona l'accés -> el signe més -> usuaris i permisos -> Accés garantit. Malauradament, no hi ha manera de compartir uns quants fitxers d'una vegada, de manera que haureu de repassar aquest procés diverses vegades.

Creeu un grup compartit per a tots els membres de l'equip

Si saps amb seguretat amb quines persones ets per compartir les plantilles i vols tenir un lloc comú per emmagatzemar les teves dades, només has de crear un grup compartit. En aquest cascada membre té accés a tot el contingut i no caldria compartir carpetes de fitxers per separat.

Obre SharePoint i vés a Crea un lloc -> Lloc de l'equip i afegeix propietaris o membres addicionals al teu equip:

Consell. Si voleu compartir dades amb tota l'organització, creeu un lloc de comunicació.

Ara podeu començar a penjar els fitxers. Hi ha dues maneres d'anar:

• Aneu a la pestanya Documents , afegiu una carpeta i comenceu a omplir-la amb els fitxers que voleu utilitzar a les plantilles de correu electrònic compartit.
• Feu clic a Nou -> Biblioteca de documents i ompliu la biblioteca amb el contingut desitjat:

En cas que tingueu alguns membres nous del grup o necessiteu eliminar un antic company d'equip del vostre grup compartit, feu clic al botó Membres a l'extrem superior dret de la finestra i gestioneu la pertinença al grup allà:

Quan estigueu preparat, tornem a l'Outlook i provem d'inserir algunes imatges.

Inseriu una imatge de SharePoint en un missatge d'Outlook

Un cop s'hagin penjat i compartit les vostres imatges, podreu heu de fer un pas més per afegir-los a les vostres plantilles. Aquest pas s'anomena macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Permeteu-me guiar-vos des d'aquí:

1. Inicieu Plantilles de correu electrònic Shred, obriu una plantilla nova i trieu ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] a la llista Insereix macro :
2. Inicieu la sessió al vostre SharePoint,guia a la carpeta necessària, trieu la foto i premeu Selecciona :

   Nota. Tingueu en compte que les nostres plantilles de correu electrònic compartit admeten els formats següents: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Definiu la imatge mida (en píxels) o deixeu-la com i feu clic a Insereix .

Si no trobeu la imatge correcta, torneu a comprovar si coincideix amb els formats admesos i si sou registrat amb el compte de SharePoint correcte. Si veieu que heu iniciat la sessió per error al compte equivocat, feu clic a la icona " Canvia el compte de SharePoint " per tornar a iniciar sessió:

Un cop s'ha afegit la macro a la vostra plantilla, podreu" Veurem la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT amb caràcters aleatoris entre claudàtors. Seria la ruta única del fitxer a la seva ubicació al vostre SharePoint.

Tot i que sembla una mena d'error, la imatge perfectament normal s'enganxarà al cos del vostre correu electrònic.

Has oblidat alguna cosa?

Hem fet tot el possible perquè el nostre complement sigui el més fàcil d'utilitzar possible. Hem creat una eina amb una interfície clara, opcions senzilles però còmodes i recordatoris suaus per si us heu perdut algun pas.

Com que estem parlant de les imatges compartides de carpetes compartides, és possible que hi hagi algunes notificacions que puguin aparèixer. Per exemple, heu creat una carpeta personal al vostre SharePoint, heu creat un equip a Plantilles de correu electrònic compartit i heu creatunes quantes plantilles amb la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Si llegiu aquest article amb atenció, haureu d'haver notat que hi ha alguna cosa a faltar. Sí, la carpeta encara no s'ha compartit amb els altres. En aquest cas, el complement us avisarà quan enganxeu una plantilla, veureu el missatge següent:

És només un recordatori amigable per compartir els fitxers amb els altres o triar una altra imatge de la carpeta compartida. en canvi. Pel que fa a la imatge, no us preocupeu, s'afegirà al vostre correu electrònic tan bon punt feu clic a Tanca.

Si, tanmateix, sou vosaltres qui enganxeu la plantilla amb una imatge no compartida, el missatge tindrà un aspecte diferent:

No s'inserirà cap imatge fins que el propietari de la carpeta no us concedeixi els permisos corresponents.

Això és tot el que us volia dir sobre la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] avui, gràcies per llegir-vos . Si decidiu provar les nostres plantilles de correu electrònic compartit, no dubteu a instal·lar-les des de Microsoft Store. Si teniu algun comentari per compartir, deixeu algunes paraules a la secció de comentaris ;)