Θα ήθελα να συνεχίσω την περιήγησή μας στα Κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να σας πω περισσότερα για την εισαγωγή εικόνων. Το πρόσθετό μας υποστηρίζει έναν άλλο διαδικτυακό αποθηκευτικό χώρο που μπορεί να χρησιμοποιείτε για τις εικόνες σας - το SharePoint. Θα σας μιλήσω για αυτή την πλατφόρμα, θα σας διδάξω να τοποθετείτε εικόνες εκεί και θα σας δείξω πώς να τις εισάγετε σε ένα μήνυμα του Outlook.

Γνωρίστε τα κοινόχρηστα πρότυπα email

Θα ήθελα να αφιερώσω το πρώτο κεφάλαιο αυτού του σεμιναρίου σε μια μικρή εισαγωγή στα Κοινόχρηστα Πρότυπα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. Δημιουργήσαμε αυτό το πρόσθετο έτσι ώστε να μπορείτε να αποφύγετε επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως η επικόλληση ή η πληκτρολόγηση του ίδιου κειμένου από email σε email. Δεν χρειάζεται να εφαρμόσετε ξανά τη χαμένη μορφοποίηση, να προσθέσετε ξανά τους υπερσυνδέσμους και να επικολλήσετε ξανά τις εικόνες. Ένα κλικ και είστε έτοιμοι! Ένα κλικ και έχετε ένα τέλεια μορφοποιημένοΌλα τα απαραίτητα αρχεία είναι συνημμένα, οι εικόνες είναι επικολλημένες. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να το στείλετε.

Δεδομένου ότι αυτό το εγχειρίδιο είναι αφιερωμένο στην εισαγωγή εικόνων, θα σας δείξω έναν από τους τρόπους για να ενσωματώσετε μια εικόνα σε ένα πρότυπο για να την επικολλήσετε στο μήνυμα του Outlook. Θα μάθετε πώς να εργάζεστε στο SharePoint, να μοιράζεστε αρχεία και φακέλους εκεί και να τα προσθέτετε στο Outlook σας χρησιμοποιώντας μια ειδική μακροεντολή. Πιστέψτε με, είναι πιο δύσκολο να το λες παρά να το κάνεις :)

Ας δούμε πώς φαίνεται σε ένα απλό παράδειγμα. Καθώς ετοιμαζόμαστε να γιορτάσουμε τις διακοπές των Χριστουγέννων, θα ήταν ωραίο να στείλετε ένα υπέροχο σημείωμα σε όλους τους συγγενείς, τους φίλους, τους συναδέλφους, σε όλους τους άλλους στις επαφές σας. Αλλά η σκέψη του να επικολλήσετε και να χρωματίσετε το ίδιο κείμενο, στη συνέχεια να εισάγετε και να αλλάξετε το μέγεθος της ίδιας εικόνας μπορεί να σας τρελάνει. Ακούγεται σαν μια εξαιρετικά βαρετή εργασία για να χειριστείτε σε μια εορταστική περίοδο.

Αν αυτή η περίπτωση σας ακούγεται έστω και λίγο οικεία, τα κοινόχρηστα πρότυπα email είναι για εσάς. Δημιουργείτε ένα πρότυπο, εφαρμόζετε την απαραίτητη μορφοποίηση, εισάγετε την εικόνα που σας αρέσει και το αποθηκεύετε. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επικολλήσετε αυτό το πρότυπο στο μήνυμά σας. Θα έχετε ένα έτοιμο προς αποστολή email με ένα κλικ.

Θα σας καθοδηγήσω σε όλη τη διαδικασία - από το άνοιγμα του SharePoint μέχρι την επικόλληση ενός email με τη μακροεντολή για την ενσωμάτωση μιας εικόνας - έτσι ώστε να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα δύσκολο στην εξοικονόμηση χρόνου :)

Πώς να δημιουργήσετε μια προσωπική ομάδα SharePoint και να μοιραστείτε το περιεχόμενό της

Σήμερα θα επικολλήσουμε εικόνες από το SharePoint, μια διαδικτυακή πλατφόρμα που παρέχεται από τη Microsoft. Πρόκειται για μια λιγότερο διαδεδομένη αλλά βολική πλατφόρμα για την αποθήκευση αρχείων και την κοινή χρήση τους με τους συναδέλφους σας. Ας τοποθετήσουμε μερικές εικόνες εκεί για να δούμε πώς λειτουργεί.

Συμβουλή: Αν γνωρίζετε με βεβαιότητα τους χρήστες με τους οποίους θα χρειαστεί να μοιραστείτε τα αρχεία και θέλετε να δημιουργήσετε μια κοινή ομάδα για όλους σας, παραλείψτε το πρώτο μέρος και προχωρήστε κατευθείαν στη δημιουργία μιας κοινής ομάδας. Αν όμως θέλετε να είναι ένας κοινός φάκελος στην προσωπική σας ομάδα, συνεχίστε την ανάγνωση.

Δημιουργία προσωπικής ομάδας SharePoint

Ανοίξτε το office.com, συνδεθείτε και κάντε κλικ στο εικονίδιο του εκτοξευτή εφαρμογών και επιλέξτε SharePoint από εκεί:

Κάντε κλικ στο Δημιουργία τοποθεσίας και επιλέξτε είτε τοποθεσία ομάδας (αν υπάρχουν κάποια συγκεκριμένα άτομα με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε τα αρχεία) είτε τοποθεσία επικοινωνίας (αν δημιουργείτε ένα χώρο εργασίας για ολόκληρο τον οργανισμό) για να προχωρήσετε:

Δώστε ένα όνομα στον ιστότοπό σας, προσθέστε κάποια περιγραφή και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος .

Ως εκ τούτου, θα δημιουργηθεί μια ιδιωτική ομάδα που θα είναι διαθέσιμη μόνο σε εσάς. Θα μπορείτε να προσθέσετε αρχεία για προσωπική χρήση και να μοιραστείτε τους φακέλους με άλλους, εάν είναι απαραίτητο.

Προσθήκη αρχείων στο φάκελο SharePoint

Η συμβουλή μου θα ήταν να έχετε συγκεντρώσει όλες τις εικόνες σε έναν φάκελο. Θα είναι πολύ πιο εύκολο για εσάς να τις βρείτε και να τις επικολλήσετε σε ένα πρότυπο και αν αποφασίσετε να αντικαταστήσετε ή να αφαιρέσετε κάποιες, δεν θα είναι καθόλου πρόβλημα.

Για να συγκεντρώσετε όλες τις εικόνες σε ένα μέρος και να τις έχετε έτοιμες για χρήση σε κοινόχρηστα πρότυπα email, δημιουργήστε έναν νέο φάκελο στο αρχείο Έγγραφα καρτέλα:

Στη συνέχεια, ανεβάστε τα απαραίτητα αρχεία στο νέο σας φάκελο:

Εναλλακτικά, μπορείτε απλώς να σύρετε και να αποθέσετε τα αρχεία στο φάκελο SharePoint για να τα προσθέσετε.

Πώς να μοιραστείτε έναν προσωπικό φάκελο SharePoint με συναδέλφους

Αν δεν είστε ο μόνος που πρόκειται να χρησιμοποιήσει αυτές τις εικόνες στα πρότυπα, θα πρέπει να τις μοιραστείτε με την ομάδα σας. Αν τους έχετε ήδη προσθέσει ως ιδιοκτήτες/συντάκτες κατά τη δημιουργία ενός ιστότοπου, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε :) Παραλείψτε αυτό το βήμα και προχωρήστε κατευθείαν στην εισαγωγή αυτής της εικόνας στο Outlook.

Αν, ωστόσο, έχετε ξεχάσει να προσθέσετε άλλα μέλη στον ιστότοπό σας ή υπάρχουν νέοι χρήστες με τους οποίους θα θέλατε να μοιραστείτε κάποια αρχεία, συνεχίστε να διαβάζετε.

Όπως έχω ήδη αναφέρει, είναι πολύ πιο βολικό να έχετε όλες τις εικόνες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε πρότυπα σε έναν φάκελο. Θα μπορείτε να τις βρείτε γρήγορα και να τις επεξεργαστείτε αν χρειαστεί. Και αν θέλετε να χρησιμοποιήσουν και άλλοι τα ίδια ακριβώς πρότυπα με αυτές τις εικόνες, θα πρέπει απλώς να μοιραστείτε ολόκληρο το φάκελο μαζί τους:

1. Επιλέξτε τον απαραίτητο φάκελο, πατήστε το εικονίδιο με τις τρεις τελείες και επιλέξτε Διαχείριση πρόσβασης :
2. Κάντε κλικ στο σύμβολο συν και εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμπαικτών σας, παρέχοντάς τους πρόσβαση (προβολή ή επεξεργασία, εξαρτάται από εσάς) στον ειδικό φάκελό σας:

Συμβουλή. Αν υπάρχουν μόνο μερικές εικόνες που θέλετε να μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας, ανοίξτε το φάκελο, βρείτε τις επιθυμητές εικόνες και μοιραστείτε τις μία προς μία. Η διαδικασία θα είναι η ίδια: τρεις τελείες ->- Διαχείριση πρόσβασης ->- το σύμβολο συν ->- χρήστες και δικαιώματα ->- Χορήγηση πρόσβασης. Δυστυχώς, δεν υπάρχει τρόπος να μοιραστείτε μερικά αρχεία με τη μία, οπότε θα πρέπει να επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία αρκετές φορές.

Δημιουργήστε μια κοινή ομάδα για όλα τα μέλη της ομάδας

Αν γνωρίζετε με βεβαιότητα με ποιους ανθρώπους θα μοιραστείτε τα πρότυπα και θέλετε να έχετε ένα κοινό μέρος για την αποθήκευση των δεδομένων σας, απλώς δημιουργήστε μια κοινή ομάδα. Σε αυτή την περίπτωση κάθε μέλος έχει πρόσβαση σε όλο το περιεχόμενο και δεν θα υπάρχει ανάγκη να μοιράζεστε φακέλους με αρχεία ξεχωριστά.

Ανοίξτε το SharePoint και μεταβείτε στο Δημιουργία τοποθεσίας ->, Τοποθεσία της ομάδας και να προσθέσετε επιπλέον ιδιοκτήτες ή μέλη στην ομάδα σας:

Συμβουλή. Αν θέλετε να μοιραστείτε δεδομένα με ολόκληρο τον οργανισμό, δημιουργήστε αντί αυτού μια τοποθεσία επικοινωνίας.

Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να ανεβάζετε τα αρχεία. Υπάρχουν δύο τρόποι για να προχωρήσετε:

• Πηγαίνετε στο Έγγραφα προσθέστε έναν φάκελο και αρχίστε να τον γεμίζετε με τα αρχεία που θα χρησιμοποιήσετε στα Κοινόχρηστα πρότυπα email.
• Κάντε κλικ στο Νέο ->, Βιβλιοθήκη εγγράφων και συμπληρώστε τη βιβλιοθήκη με το επιθυμητό περιεχόμενο:

Σε περίπτωση που έχετε κάποια νέα μέλη της ομάδας ή πρέπει να αφαιρέσετε έναν πρώην συμπαίκτη σας από την κοινή ομάδα σας, κάντε κλικ στο κουμπί Μέλη στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου και διαχειριστείτε εκεί τη συμμετοχή στην ομάδα:

Μόλις είστε έτοιμοι, ας επιστρέψουμε στο Outlook και ας δοκιμάσουμε να εισάγουμε μερικές εικόνες.

Εισαγωγή μιας εικόνας από το SharePoint σε ένα μήνυμα του Outlook

Μόλις οι εικόνες σας φορτωθούν και κοινοποιηθούν, πρέπει να κάνετε ένα ακόμη βήμα για να τις προσθέσετε στα πρότυπα σας. Αυτό το βήμα ονομάζεται μακροεντολή ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Επιτρέψτε μου να σας καθοδηγήσω από εδώ και πέρα:

1. Ξεκινήστε το Shred Email Templates, ανοίξτε ένα νέο πρότυπο και επιλέξτε ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] από το παράθυρο Εισαγωγή μακροεντολών λίστα:
2. Συνδεθείτε στο SharePoint, μεταβείτε στον απαραίτητο φάκελο, επιλέξτε τη φωτογραφία και πατήστε το πλήκτρο Επιλέξτε :

   Σημείωση. Λάβετε υπόψη ότι τα κοινόχρηστα πρότυπα email υποστηρίζουν τις ακόλουθες μορφές: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Ορίστε το μέγεθος της εικόνας (σε pixels) ή αφήστε το ως έχει και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή .

Αν δεν μπορείτε να βρείτε τη σωστή εικόνα, ελέγξτε ξανά αν ταιριάζει με τις υποστηριζόμενες μορφές και αν έχετε συνδεθεί στο σωστό λογαριασμό SharePoint. Αν δείτε ότι έχετε συνδεθεί κατά λάθος σε λάθος λογαριασμό, απλά κάντε κλικ στο " Αλλαγή λογαριασμού SharePoint " για την επανασύνδεση:

Μόλις η μακροεντολή προστεθεί στο πρότυπό σας, θα δείτε τη μακροεντολή ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT με τυχαίους χαρακτήρες σε αγκύλες. Θα είναι η μοναδική διαδρομή του αρχείου προς τη θέση του στο SharePoint.

Αν και μοιάζει με κάποιο σφάλμα, η απολύτως φυσιολογική εικόνα θα επικολληθεί στο σώμα του email σας.

Ξεχάσατε κάτι;

Κάναμε ό,τι καλύτερο μπορούσαμε για να κάνουμε το πρόσθετό μας όσο το δυνατόν πιο φιλικό προς το χρήστη. Δημιουργήσαμε ένα εργαλείο με σαφές περιβάλλον εργασίας, απλές αλλά βολικές επιλογές και απαλές υπενθυμίσεις σε περίπτωση που έχετε παραλείψει κάποιο βήμα.

Καθώς μιλάμε για τις κοινόχρηστες εικόνες από κοινόχρηστους φακέλους, μπορεί να εμφανιστούν μερικές ειδοποιήσεις. Για παράδειγμα, έχετε δημιουργήσει έναν προσωπικό φάκελο στο SharePoint σας, έχετε δημιουργήσει μια ομάδα στο Shared Email Templates και έχετε δημιουργήσει μερικά πρότυπα με τη μακροεντολή ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Αν διαβάσατε προσεκτικά αυτό το άρθρο, θα πρέπει να έχετε παρατηρήσει ότι κάτι λείπει. Ναι, τοΣε αυτή την περίπτωση, το πρόσθετο θα σας προειδοποιήσει κατά την επικόλληση ενός προτύπου, θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα:

Είναι απλώς μια φιλική υπενθύμιση για να μοιραστείτε τα αρχεία με τους άλλους ή να επιλέξετε μια άλλη εικόνα από τον κοινόχρηστο φάκελο. Όσο για την εικόνα, μην ανησυχείτε, θα προστεθεί στο email σας μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Αν όμως είστε εσείς που επικολλάτε το πρότυπο με μια μη κοινόχρηστη εικόνα, το μήνυμα θα έχει διαφορετική εμφάνιση:

Καμία εικόνα δεν θα εισαχθεί μέχρι ο ιδιοκτήτης του φακέλου να σας χορηγήσει τα αντίστοιχα δικαιώματα.

Αυτά ήταν όλα όσα ήθελα να σας πω για τη μακροεντολή ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] σήμερα, σας ευχαριστώ που διαβάσατε. Αν αποφασίσετε να δοκιμάσετε τα Κοινόχρηστα πρότυπα email, μπορείτε να τα εγκαταστήσετε από το Microsoft Store. Αν έχετε να μοιραστείτε κάποιο σχόλιο, αφήστε λίγα λόγια στην ενότητα των σχολίων ;)