Szeretném folytatni a túránkat a Megosztott e-mail sablonokban, és még többet mesélek a képek beillesztéséről. A bővítményünk támogat egy másik online tárhelyet, amelyet a képek tárolására használhat - a SharePointot. Mesélek erről a platformról, megtanítom a képek ottani elhelyezését, és megmutatom, hogyan illeszthetjük be őket egy Outlook üzenetbe.

Ismerje meg a megosztott e-mail sablonokat

Ennek a bemutatónak az első fejezetét a Megosztott e-mail sablonok kis bemutatásának szeretném szentelni. Azért hoztuk létre ezt a bővítményt, hogy elkerülhesse az olyan ismétlődő feladatokat, mint az azonos szöveg beillesztése vagy begépelése e-mailről e-mailre. Nem kell újra alkalmazni az elveszett formázást, újra hozzáadni a hiperlinkeket és újra beilleszteni a képeket. Egy kattintás és kész! Egy kattintás és máris van egy tökéletesen formázottAz összes szükséges fájl csatolva van, a képek beillesztve. Csak el kell küldenie.

Mivel ez a kézikönyv a képek beillesztésének szentelt, megmutatom az egyik módját annak, hogyan lehet egy képet beágyazni egy sablonba, hogy beilleszthesd az Outlook üzenetedbe. Megtanulod, hogyan kell a SharePointban dolgozni, ott fájlokat és mappákat megosztani, és egy speciális makró segítségével hozzáadni őket az Outlookodhoz. Hidd el, nehezebb mondani, mint megtenni :)

Lássuk, hogyan néz ki egy egyszerű példán. Mivel a karácsonyi ünnepek előtt állunk, jó lenne egy kedves üzenetet küldeni az összes rokonodnak, barátodnak, kollégádnak, mindenkinek a kapcsolataid közül. De a gondolat, hogy ugyanazt a szöveget beilleszteni és kiszínezni, majd ugyanazt a képet beszúrni és átméretezni, az őrületbe kergethet. Szuper unalmas feladatnak hangzik az ünnepi időszakban.

Ha ez az eset egy kicsit is ismerősen hangzik, a Shared Email Templates az Ön számára készült. Létrehoz egy sablont, alkalmazza a szükséges formázásokat, illessze be a kívánt képet, és mentse el. Önnek már csak be kell illesztenie ezt a sablont az üzenetébe. Egy kattintással kész, elküldhető e-mailt kap.

Végigkísérem az egész folyamatot - a SharePoint megnyitásától a kép beágyazására szolgáló makróval ellátott e-mail beillesztéséig -, hogy meggyőződhessen róla, hogy nincs semmi nehézséget az időmegtakarításban :)

Személyes SharePoint-csoport létrehozása és tartalmának megosztása

Ma a Microsoft által biztosított online platformról, a SharePointról fogunk képeket beilleszteni. Ez egy kevésbé elterjedt, de kényelmes platform a fájlok tárolására és a kollégákkal való megosztására. Helyezzünk el ott néhány képet, hogy lássuk, hogyan működik.

Tipp: Ha biztosan tudod, hogy kik azok a felhasználók, akikkel meg kell osztanod a fájlokat, és szeretnél egy közös csoportot létrehozni mindannyiótok számára, hagyd ki az első részt, és ugorj rögtön a megosztott csoport létrehozására. Ha viszont azt szeretnéd, hogy a személyes csoportodban legyen egy megosztott mappa, akkor folytasd az olvasást.

Személyes SharePoint-csoport létrehozása

Nyissa meg az office.com-ot, jelentkezzen be, majd kattintson az alkalmazásindító ikonra, és válassza ki onnan a SharePointot:

Kattintson a Oldal létrehozása gombot, és válassza ki a Csapat webhelyet (ha vannak bizonyos személyek, akikkel szeretné megosztani a fájlokat) vagy a Kommunikációs webhelyet (ha az egész szervezet számára hoz létre munkahelyet), és folytassa a munkát:

Adjon nevet az oldalának, adjon hozzá némi leírást, és kattintson a Befejezés .

Így létrejön egy kizárólag az Ön számára elérhető privát csoport, amelyhez hozzáadhat fájlokat személyes használatra, és szükség esetén megoszthatja a mappákat másokkal.

Fájlok hozzáadása a SharePoint mappához

Azt tanácsolnám, hogy az összes képet gyűjtsd össze egy mappába. Sokkal könnyebb lesz megtalálni és beilleszteni őket egy sablonba, és ha úgy döntesz, hogy kicseréled vagy eltávolítasz néhányat, az egyáltalán nem lesz probléma.

Ahhoz, hogy az összes képet egy helyre gyűjthesse, és készen álljon a megosztott e-mail sablonokban való használatra, hozzon létre egy új mappát a Dokumentumok tab:

Ezután töltse fel a szükséges fájlokat az új mappába:

Alternatív megoldásként egyszerűen áthúzhatja a fájlokat a SharePoint mappába, hogy felvegye őket.

Személyes SharePoint mappa megosztása kollégákkal

Ha nem csak te fogod használni ezeket a képeket a sablonokban, akkor meg kell osztanod őket a csapatoddal. Ha már hozzáadtad őket tulajdonosként/szerkesztőként a webhely létrehozásakor, akkor már mehetsz is :) Hagyd ki ezt a lépést, és menj rögtön a kép Outlookba való beillesztéséhez.

Ha azonban elfelejtettél hozzáadni más tagokat a webhelyedhez, vagy vannak új felhasználók, akikkel szeretnél megosztani néhány fájlt, akkor olvass tovább.

Mint már említettem, sokkal kényelmesebb, ha az összes olyan képet, amelyet sablonokban szeretnél használni, egy mappában tartod. Így gyorsan megtalálod és szerkesztheted őket, ha szükséges. Ha pedig azt szeretnéd, hogy mások is használhassák ugyanazokat a sablonokat ezekkel a képekkel, akkor csak meg kell osztanod velük az egész mappát:

1. Válassza ki a szükséges mappát, nyomja meg a három pöttyös ikont, majd válassza a Hozzáférés kezelése :
2. Kattintson a plusz jelre, és adja meg a csapattársak nevét vagy e-mail címét, hogy hozzáférhessenek (nézőként vagy szerkesztőként, Öntől függ) a speciális mappához:

Tipp. Ha csak néhány képet szeretne megosztani a kollégáival, nyissa meg a mappát, keresse meg a kívánt képeket, és ossza meg őket egyenként. Az eljárás ugyanaz lesz: három pont -> Hozzáférés kezelése -> a pluszjel -> felhasználók és jogosultságok -> Hozzáférés megadása. Sajnos nincs mód arra, hogy néhány fájlt egyszerre osszon meg, így ezt a folyamatot többször is végig kell majd csinálnia.

Hozzon létre egy közös csoportot a csapat összes tagja számára

Ha biztosan tudja, hogy milyen emberekkel fogja megosztani a sablonokat, és szeretne egy közös helyet az adatok tárolására, akkor hozzon létre egy megosztott csoportot. Ebben az esetben minden tag hozzáférhet az összes tartalomhoz, és nem lenne szükség a fájlok mappáinak külön-külön történő megosztására.

Nyissa meg a SharePointot, és lépjen a Oldal létrehozása -> Csapat telephelye és további tulajdonosokat vagy tagokat adhat a csapatához:

Tipp: Ha az adatokat az egész szervezet számára szeretné megosztani, hozzon létre inkább egy Kommunikációs webhelyet.

Most már elkezdheti a fájlok feltöltését. Kétféleképpen lehet eljárni:

• Menjen a Dokumentumok lapon adjon hozzá egy mappát, és kezdje el feltölteni a megosztott e-mail sablonokban használni kívánt fájlokkal.
• Kattintson a címre. Új -> Dokumentumtár és töltse ki a könyvtárat a kívánt tartalommal:

Ha új csoporttagok érkeznek, vagy ha egy korábbi csapattársat el kell távolítania a megosztott csoportból, kattintson a Tagok gombot az ablak jobb felső sarkában, és kezelje a csoporttagságot:

Ha készen áll, térjünk vissza az Outlookhoz, és próbáljunk meg néhány képet beszúrni.

Kép beillesztése a SharePointból egy Outlook-üzenetbe

Miután a képeket feltöltötted és megosztottad, még egy lépést kell tenned, hogy hozzáadhasd őket a sablonjaidhoz. Ezt a lépést ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makrónak hívják. Hadd vezesselek el innen:

1. Indítsa el a Shred Email Templates programot, nyisson meg egy új sablont, és válassza a ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] lehetőséget a Makró beillesztése lista:
2. Jelentkezzen be a SharePointba, irányítsa a szükséges mappát, válassza ki a fényképet, és nyomja meg a Válassza ki a címet. :

   Megjegyzés: Ne feledje, hogy a megosztott e-mail sablonok a következő formátumokat támogatják: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Állítsa be a kép méretét (pixelben), vagy hagyja változatlanul, és kattintson a Beillesztés .

Ha nem találja a megfelelő képet, ellenőrizze újra, hogy az megfelel-e a támogatott formátumoknak, és hogy a megfelelő SharePoint-fiókba van-e bejelentkezve. Ha úgy látja, hogy tévedésből rossz fiókba jelentkezett be, kattintson a " SharePoint-fiók váltása " ikonra az újbóli bejelentkezéshez:

Miután a makró hozzá lett adva a sablonhoz, a ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT makró szögletes zárójelben véletlenszerű karakterekkel lesz látható. Ez lenne a fájl egyedi elérési útja a SharePointban található helyéhez.

Bár valamiféle hibának tűnik, a teljesen normális kép be lesz illesztve az e-mail szövegébe.

Elfelejtettél valamit?

Mindent megtettünk, hogy a lehető legjobban felhasználóbarát legyen a kiegészítőnk. Egy olyan eszközt hoztunk létre, amely áttekinthető felülettel, egyszerű, de kényelmes beállításokkal és szelíd emlékeztetőkkel rendelkezik, ha valamilyen lépést kihagyott volna.

Mivel a megosztott mappákból származó megosztott képekről beszélünk, előfordulhat, hogy megjelenik néhány értesítés. Például létrehoztál egy személyes mappát a SharePointban, létrehoztál egy csapatot a Megosztott e-mail sablonok között, és létrehoztál néhány sablont a ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makróval. Ha figyelmesen olvastad ezt a cikket, biztosan észrevetted, hogy valami hiányzik. Igen, amappát még nem osztották meg a többiekkel. Ebben az esetben a bővítmény figyelmeztetni fog a sablon beillesztésekor, a következő üzenetet látja:

Ez csak egy barátságos emlékeztető, hogy ossza meg a fájlokat a többiekkel, vagy válasszon helyette egy másik képet a megosztott mappából. Ami a képet illeti, ne aggódjon, amint a Bezárás gombra kattint, hozzáadjuk az e-mailjéhez.

Ha azonban Ön az, aki beilleszti a sablont egy nem megosztott képpel, akkor az üzenet másképp fog kinézni:

Addig nem kerül beillesztésre kép, amíg a mappa tulajdonosa nem adja meg a megfelelő jogosultságokat.

Ennyit szerettem volna elmondani a ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makróról ma, köszönöm, hogy elolvastad. Ha úgy döntesz, hogy kipróbálod a megosztott e-mail sablonokat, telepítsd a Microsoft Store-ból. Ha van bármilyen visszajelzésed, kérlek, hagyj néhány szót a hozzászólások között ;)