Saya ingin melanjutkan tur kami di Template Email Bersama dan memberi tahu Anda lebih banyak tentang memasukkan gambar. Add-in kami mendukung penyimpanan online lain yang mungkin Anda gunakan untuk gambar Anda - SharePoint. Saya akan memberi tahu Anda tentang platform ini, mengajari Anda menempatkan gambar di sana, dan menunjukkan cara menyisipkannya dalam pesan Outlook.

Mengenal Template Email Bersama

Kami membuat add-in ini sehingga Anda dapat menghindari tugas yang berulang-ulang seperti menempelkan atau mengetik teks yang sama dari email ke email. Tidak perlu menerapkan kembali pemformatan yang hilang, menambahkan kembali hyperlink dan menempelkan kembali gambar. Satu klik dan Anda sudah siap!Semua file yang diperlukan terlampir, gambar-gambarnya ditempelkan. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengirimkannya.

Karena manual ini didedikasikan untuk menyisipkan gambar, saya akan menunjukkan kepada Anda salah satu cara menyematkan gambar ke dalam templat untuk menempelkannya ke pesan Outlook Anda. Anda akan belajar cara bekerja di SharePoint, berbagi file dan folder di sana, dan menambahkannya ke Outlook Anda menggunakan makro khusus. Percayalah, itu lebih sulit diucapkan daripada dilakukan :)

Mari kita lihat bagaimana tampilannya pada contoh sederhana. Karena kita akan merayakan liburan Natal, akan menyenangkan untuk mengirim catatan yang indah ke semua kerabat, teman, kolega, hingga semua orang di kontak Anda. Tetapi, memikirkan untuk menempelkan dan mewarnai teks yang sama, lalu menyisipkan dan mengubah ukuran gambar yang sama mungkin membuat Anda gila. Kedengarannya seperti tugas yang sangat membosankan untuk ditangani pada musim perayaan.

Jika kasus ini terdengar sedikit familiar, Shared Email Templates cocok untuk Anda. Anda membuat templat, menerapkan pemformatan yang diperlukan, menyisipkan gambar yang Anda sukai, dan menyimpannya. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menempelkan templat ini ke dalam pesan Anda. Anda akan mendapatkan email yang siap dikirim dalam satu klik.

Saya akan memandu Anda melalui seluruh proses - mulai dari membuka SharePoint hingga menempelkan email dengan makro untuk menyematkan gambar - sehingga Anda dapat memastikan tidak ada yang sulit dalam menghemat waktu :)

Cara membuat grup SharePoint pribadi dan berbagi kontennya

Hari ini kita akan menempelkan gambar dari SharePoint, platform online yang disediakan oleh Microsoft. Ini adalah platform yang kurang tersebar luas namun nyaman untuk menyimpan file dan membagikannya dengan kolega Anda. Mari kita tempatkan beberapa gambar di sana untuk melihat cara kerjanya.

Tip. Jika Anda tahu pasti pengguna yang akan Anda ajak berbagi file dan ingin membuat grup umum untuk Anda semua, lewati bagian pertama dan langsung saja membuat grup bersama. Namun, jika Anda ingin folder tersebut menjadi folder bersama di grup pribadi Anda, lanjutkan membaca.

Buat grup SharePoint pribadi

Buka office.com, masuk, dan klik ikon peluncur aplikasi dan pilih SharePoint dari sana:

Klik pada Buat Situs dan pilih situs Tim (jika ada beberapa orang tertentu yang ingin Anda bagikan filenya) atau situs Komunikasi (jika Anda membuat tempat kerja untuk seluruh organisasi) untuk melanjutkan:

Beri nama situs Anda, tambahkan beberapa deskripsi dan klik Selesai .

Oleh karena itu, grup pribadi yang hanya tersedia untuk Anda akan dibuat. Anda akan dapat menambahkan file untuk penggunaan pribadi dan berbagi folder dengan orang lain jika perlu.

Tambahkan file ke dalam folder SharePoint Anda

Saran saya, sebaiknya semua gambar dikumpulkan dalam satu folder. Akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukan dan menempelkannya ke dalam templat, dan jika Anda memutuskan untuk mengganti atau menghapus beberapa gambar, itu tidak akan menjadi masalah sama sekali.

Agar Anda bisa mengumpulkan semua gambar di satu tempat dan menyiapkannya untuk digunakan dalam Shared Email Templates, buat folder baru pada folder Dokumen tab:

Kemudian unggah file yang diperlukan di folder baru Anda:

Atau, Anda cukup menyeret dan meletakkan file di folder SharePoint Anda untuk menambahkannya.

Cara berbagi folder SharePoint pribadi dengan kolega

Jika Anda bukan satu-satunya yang akan menggunakan gambar-gambar tersebut dalam templat, Anda harus membaginya dengan tim Anda. Jika Anda telah menambahkan mereka sebagai pemilik/editor saat membuat situs, Anda bisa melakukannya :) Lewati langkah ini dan langsung memasukkan gambar ini ke Outlook.

Namun demikian, jika Anda lupa menambahkan anggota lain ke situs Anda atau ada pengguna baru yang ingin Anda ajak berbagi beberapa file, teruslah membaca.

Seperti yang sudah saya sebutkan, akan jauh lebih nyaman jika semua gambar yang ingin Anda gunakan dalam templat berada dalam satu folder. Anda akan dapat dengan cepat menemukan dan mengeditnya jika perlu. Dan jika Anda ingin orang lain menggunakan templat yang sama dengan gambar-gambar itu, Anda hanya perlu berbagi seluruh folder dengan mereka:

1. Pilih folder yang diperlukan, tekan ikon tiga titik, dan pilih Mengelola akses :
2. Klik tanda plus dan masukkan nama atau alamat email rekan tim yang memberikan mereka akses (viewer atau editor, terserah Anda) ke folder khusus Anda:

Tip. Jika hanya ada beberapa gambar yang ingin Anda bagikan dengan kolega Anda, buka folder, temukan gambar yang diinginkan dan bagikan satu per satu. Prosedurnya akan sama: tiga titik -> Kelola akses -> tanda plus -> pengguna dan izin -> Berikan akses. Sayangnya, tidak ada cara untuk membagikan beberapa file sekaligus, jadi Anda harus mengulang proses ini beberapa kali.

Buat grup bersama untuk semua anggota tim

Jika Anda tahu pasti dengan siapa Anda akan berbagi templat dan ingin memiliki tempat yang sama untuk menyimpan data Anda, buat saja grup bersama. Dalam hal ini setiap anggota memiliki akses ke semua konten dan tidak perlu berbagi folder file secara terpisah.

Buka SharePoint dan buka Buat Situs -> Situs tim dan menambahkan pemilik atau anggota tambahan ke tim Anda:

Tip. Jika Anda ingin berbagi data dengan seluruh organisasi, buatlah situs Komunikasi.

Sekarang Anda dapat mulai mengunggah file. Ada dua cara untuk melakukannya:

• Pergi ke Dokumen tab, tambahkan folder dan mulailah mengisinya dengan file-file yang akan digunakan di Shared Email Templates.
• Klik Baru -> Perpustakaan Dokumen dan mengisi perpustakaan dengan konten yang diinginkan:

Jika Anda memiliki beberapa anggota grup baru atau perlu menghapus mantan rekan satu tim dari grup bersama Anda, klik pada tombol Anggota di sudut kanan atas jendela dan mengelola keanggotaan grup di sana:

Setelah Anda siap, mari kembali ke Outlook dan coba memasukkan beberapa gambar.

Sisipkan gambar dari SharePoint dalam pesan Outlook

Setelah gambar Anda diunggah dan dibagikan, Anda perlu mengambil satu langkah lagi untuk menambahkannya ke templat Anda. Langkah ini disebut makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Biarkan saya memandu Anda dari sini:

1. Mulai Shred Email Templates, buka templat baru dan pilih ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] dari Sisipkan Makro daftar:
2. Masuk ke SharePoint Anda, pandu ke folder yang diperlukan, pilih foto dan tekan Pilih :

   Catatan Harap diingat bahwa Templat Email Bersama kami mendukung format berikut: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Tetapkan ukuran gambar (dalam piksel) atau biarkan saja dan klik Sisipkan .

Jika Anda tidak dapat menemukan gambar yang benar, periksa kembali apakah gambar tersebut cocok dengan format yang didukung dan apakah Anda masuk di bawah akun SharePoint yang benar. Jika Anda melihat bahwa Anda salah masuk ke akun yang salah, cukup klik pada " Beralih akun SharePoint " ikon untuk relogging:

Setelah makro ditambahkan ke templat Anda, Anda akan melihat makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT dengan karakter acak dalam tanda kurung siku. Ini akan menjadi jalur unik file ke lokasinya di SharePoint Anda.

Meskipun terlihat seperti semacam bug, namun gambar yang sangat normal akan ditempelkan di badan email Anda.

Lupa sesuatu?

Kami telah melakukan yang terbaik untuk membuat add-in kami semudah mungkin. Kami telah menciptakan alat dengan antarmuka yang jelas, opsi yang sederhana namun nyaman, dan pengingat lembut jika Anda melewatkan beberapa langkah.

Karena kita berbicara tentang gambar bersama dari folder bersama, mungkin ada beberapa pemberitahuan yang mungkin muncul. Misalnya, Anda telah membuat folder pribadi di SharePoint Anda, membuat tim di Template Email Bersama dan membuat beberapa templat dengan makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Jika Anda membaca artikel ini dengan saksama, Anda pasti memperhatikan bahwa ada sesuatu yang hilang. Ya, makroDalam hal ini, add-in akan memperingatkan Anda saat menempelkan template, Anda akan melihat pesan berikut:

Ini hanya pengingat yang ramah untuk berbagi file dengan yang lain atau memilih gambar lain dari folder bersama sebagai gantinya. Sedangkan untuk gambar, jangan khawatir, itu akan ditambahkan ke email Anda segera setelah Anda mengklik Tutup.

Namun demikian, jika Anda yang menempelkan templat dengan gambar yang tidak dibagikan, pesan akan terlihat berbeda:

Tidak ada gambar yang akan disisipkan sampai pemilik folder memberikan izin yang sesuai kepada Anda.

Itu saja yang ingin saya sampaikan kepada Anda tentang makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] hari ini, terima kasih telah membaca. Jika Anda memutuskan untuk mencoba Shared Email Templates kami, silakan menginstalnya dari Microsoft Store. Jika Anda memiliki umpan balik untuk dibagikan, silakan tinggalkan beberapa patah kata di bagian komentar ;)